Регистрация покупок с помощью счетов покупки и заказов

Счет покупки или заказ на покупку создается для записи стоимости покупок и отслеживания кредиторской задолженности. Счета покупки и заказы на покупку также используются для динамического обновления уровней запасов, то есть вы можете уменьшить себестоимость запасов и обеспечить лучшее обслуживание клиентов. Себестоимость покупок, включая расходы на услуги, и стоимость запасов, образующиеся в результате учета счетов покупки или заказов, учитываются при расчете показателей прибыли и другие ключевых показателей эффективности (КПЭ) деятельности в ролевом центре.

Регистрация покупок с помощью счетов покупки

При получении складских товаров или выполнении приобретенной услуги счет покупки учитывается, чтобы обновить складские и финансовые записи и активировать платеж поставщику в соответствии с условиями оплаты. Осуществление платежей.

Внимание!

Не выполняйте учет счета покупки для физических товаров, пока не будут получены товары и не будет известна конечная стоимость покупки, включая все дополнительные издержки. В противном случае значения стоимости запасов и прибыли могут быть неверными.

Создание и учет счета покупки

Ниже описано, как создать счет на покупку. Действия для создания заказа на покупку аналогичны. Основное отличие заключается в том, что в заказах на покупку есть некоторые дополнительные поля и действия для физической обработки товаров.

1. Выберите значок значок, введите Счета покупки, затем выберите соответствующую ссылку.

2. В поле Имя поставщика введите название существующего поставщика.

   Остальные поля на странице Счет покупки заполнятся стандартными сведениями о выбранном поставщике. Если поставщик не зарегистрирован, выполните следующие действия:

   1. В поле Имя поставщика введите название нового поставщика.
   2. В диалоговом окне регистрации нового поставщика нажмите Да.
   3. Подробнее о том, как заполнить карточку продавца, см. в разделе Регистрация новых поставщиков.
   4. Заполнив карточку поставщика, нажмите ОК, чтобы вернуться на страницу Счет покупки.

3. Заполните остальные поля на странице Счет покупки по мере необходимости. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

   Теперь вы готовы к заполнению строк счета покупки сведениями о товарах или ресурсах, приобретаемых у поставщика.

   Примечание

   Если заданы строки типовых покупок для поставщика, например ежемесячный заказ пополнения заказов, можно вставить строки в счет, выбрав действие Получить строки типовых покупок.

4. На экспресс-вкладке Строки в поле Номер товара введите количество товара в запасах или объем услуг.

5. В поле Кол-во введите количество покупаемых товаров.

   Поле Сумма строки обновляется и отображает значение в поле Прямая себестоимость единицы, умноженное на значение в поле Кол-во.

   Значения цены и суммы по строке отображаются с налогом или без него в зависимости от значения, выбранного в поле Цены с учетом налога на карточке поставщика.

   Поля с итоговыми значениями под строками при создании или изменении строк автоматически обновляются для отображения сумм, которые будут учтены в книгах.

6. В поле Сумма скидки по счету введите сумму, которую нужно вычесть из значения, отображаемого в поле Всего с учетом налога в нижней части счета.

   Примечание

   Если установлены скидки по счету для поставщика, то указанное процентное значение автоматически вводится в поле Скидка по счету поставщика, %, если условия соблюдены. Соответствующая сумма затем вставляется в поле Сумма скидки по счету.

7. При получении приобретенных товаров или услуг выберите Учесть.

Покупка теперь отражается в запасах, книгах учета ресурсов и финансовых записях, а платеж поставщику активирован. Счет покупки удаляется из списка счетов покупки и заменяется новым документом в списке учтенных счетов покупки. Дополнительные сведения о том, что происходит при учете документов покупки, см. в разделе Учет покупок.

Примечание

В редких случаях учтенные суммы могут отличаться от отображаемых в полях итогов. Обычно это происходит из-за округления расчетов в отношении налога на добавленную стоимость (НДС) или налога с продаж.

Чтобы проверить суммы, которые будут фактически учтены, перейдите на страницу Статистика, которая учитывает округления расчетов. Кроме того, если вы выбираете действие Выпустить, поля итоговых сумм будут обновлены, чтобы включить вычисления округления.

Учтенные счета

После того как счет будет учтен, вы сможете найти его в списке учтенных счетов. В обоих списках Учтенные счета продажи и Учтенные счета покупки отображаются учтенные счета с окончательными номерами счетов. В списке вы можете найти каждый учтенный счет, а также исправить или отменить учтенный счет.

Для каждого учтенного счета вы можете искать статистику, измерения и записи в бухгалтерской книге, которые являются результатом учтенного счета. Вы также можете распечатать или отправить учтенный счет.

Можно легко скорректировать или отменить учтенный счет покупки до оплаты поставщику. Это используется, если необходимо исправить опечатку или внести изменение в покупку на раннем этапе обработки заказа. Подробнее в разделе Исправление или отмена неоплаченных счетов покупки. Чтобы сторнировать покупку товаров или услуг, внесенных в учтенный счет покупки, платеж по которому обработан, необходимо создать кредит-ноту покупки. Подробнее в разделе Обработка возвратов покупки или отмен.

Откройте список Учтенные счета покупки в Business Central.

Покупка товаров, не относящихся к запасам

Строки в счете покупки могут иметь тип Ресурс или Товар. Карточки товара могут быть далее классифицированы по типам Складируемый, Сервисный или Нескладируемый, что определяет, представляет ли товар собой физическую единицу, единицу измерения времени работы (также применяется к ресурсам) или физическую единицу, которая не хранится в запасах. Подробнее в разделе Регистрация новых товаров. Процедура обработки счетов покупки такая же для всех упомянутых типов.

Примечание

С типом строки покупки Ресурс вы также можете приобрести внешние ресурсы, например, чтобы выставить счет поставщику за выполненную работу. Узнайте больше в разделе Настройка ресурсов.

Чтобы использовать купленный ресурс, вам может потребоваться задать производственную мощность ресурса и вручную назначить его проекту. При покупке ресурса создается запись в книге учета ресурсов; однако записи в книге учета ресурсов не отслеживаются по количеству и стоимости, как, например, товары. Если требуется отслеживание количества и стоимости, рассмотрите возможность использования других типов позиций строки.

Когда использовать заказы на покупку

Заказы на покупку следует использовать, если процесс покупки требует, чтобы вы могли регистрировать частичную приемку количества в заказе, — например, если у поставщика нет всего количества. Если продажа товаров осуществляется путем непосредственной поставки от поставщика клиенту в виде прямой поставки, то также необходимо использовать заказы на покупку. Подробнее см. в разделе Выполнение прямых поставок.

Во всех других аспектах заказы на покупку аналогичны счетам покупки. Следующая процедура основана на счете покупки. Действия для заказа на покупку аналогичны.

Приемка товаров с помощью заказа на покупку

Ниже описано, как получать товары с использованием из заказа на покупку.

1. Выберите значок , значок, введите Заказы на покупку, а затем выберите соответствующую ссылку.

2. Откройте существующий заказ на покупку или создайте новый заказ.

3. В поле Кол-во для получения введите полученное количество.

   Примечание

   Если полученное количество превышает количество, указанное в заказе на покупку, а поставщик настроен на разрешение переприхода, то вы используете поле Переприход для обработки избыточного количества. Дополнительную информацию см. в разделе Получение большего количества товаров, чем заказано.

4. Выберите действие Учет.

Значение в поле Полученное кол-во обновляется соответствующим образом. Если это частичная приемка, то это значение меньше значения в поле Количество.

Примечание

Если вы используете обработку на складе, вы не можете использовать действие Учесть по заказу на покупку. Это связано с тем, что сотрудник склада уже разнес количество заказа на покупку как полученное. Подробнее см. в разделе Сведения о проектировании: входящий складской поток.

Получение большего количества товаров, чем заказано

Когда прибывает больше товаров, чем заказали, вы можете оприходовать их, а не отменить получение. Например, может быть дешевле оставить излишки товаров в запасах, чем возвращать их, или же ваш поставщик может предложить вам скидку за то, что вы оставите излишек у себя.

Настройка переприхода

Создайте коды переприхода, чтобы определить процент, на который полученное количество может превышать заказанное количество. В поле Отклонение переприхода (%) укажите процент. Затем вы назначаете код на страницах "Карточка товара" или "Карточка поставщика" для товаров и поставщиков.

1. Выберите значок , значок введите Коды переприхода, а затем выберите связанную ссылку.
2. Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

Код переприхода присваивается товару

1. Выберите значок , введите Товары, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Откройте окно Карточка товара для товара.
3. В поле Код переприхода выберите код, который содержит процент, который вы хотите разрешить для переприхода.

Код переприхода присваивается товару. Заказы на покупку или складские приемки для товара теперь позволяют получать больше, чем заказанное количество, в соответствии с указанным процентом допустимого переприхода.

Примечание

Вы можете настроить рабочий процесс утверждения, требующий подтверждения избыточных поступлений, прежде чем их можно будет обработать. Установите флажок Требуется утверждение на странице Коды переприхода. Дополнительные сведения см. в разделе Создание рабочих процессов.

Получение заказа сверх нормы

В строках закупок и строках складской приемки поле Количество переприхода используется для записи избыточного количества, то есть количества, которое превышает значение заказанного количества в поле Количество.

Когда вы обрабатываете чрезмерное поступление, вы можете увеличить значение в поле Кол-во для получения до фактически полученного количества. Поле Количество переприхода затем обновляется, чтобы показать избыточное количество. Кроме того, вы можете ввести избыточное количество в поле Количество переприхода. Поле Кол-во для получения обновляется, чтобы показать заказанное количество плюс избыточное количество. Следующая процедура описывает, как заполнить поле Кол-во для получения.

1. В заказе на покупку или в документе складской приемки, где полученное количество превышает заказанное, введите фактически полученное количество в поле Кол-во для получения.

   Если увеличение находится в пределах допуска, указанного в присвоенном коде переприхода, поле Количество переприхода обновляется, чтобы показать количество, на которое значение в поле Количество превышено.

   Если увеличение превышает допуск, переприход не допускается. Выясните, позволит ли это другой код переприхода. В противном случае может быть принято только заказанное количество, а избыточное количество должно обрабатываться иначе, например путем возврата его поставщику.

2. Учтите приемку, как любой другой квитанции.

Примечание

Business Central не обрабатывает автоматически финансовые аспекты переприхода. Вы должны вручную обработать это по согласованию с поставщиком, например, чтобы поставщик переслал новый или обновленный счет-фактуру.

Номер внешнего документа

В документах закупок и журналах вы можете указать номер документа, который относится к системе нумерации поставщика. Используйте это поле для записи номера, который поставщик присвоил заказу, счету-фактуре или кредит-ноте. Впоследствии, если нужно, можно будет осуществлять поиск учтенной записи по данному номеру.

В поле Номер внеш. документа обязателен на странице Настройка модуля "Покупки и кредиторская задолженность" указано, является ли обязательным ввод номера внешнего документа в следующих ситуациях:

• В поле Номер счета поставщика, Номер заказа поставщика или Номер кредит-ноты поставщика в заголовке покупки

• В поле Номер внешнего документа в строке финансового журнала, где содержимое поля Тип документа задано как Счет, Кредит-нота или Процент-нота, и поле Тип счета задано как Поставщик.

Если выбрано это поле, то описанные выше счет, кредит-нота или тип строки финансового журнала будет невозможно учесть без номера внешнего документа.

Номер внешнего документа включается в учтенные документы, где вы можете искать по соответствующему номеру. Вы также можете выполнять поиск по внешнему номеру документа при навигации по записям книги поставщиков.

Другой способ обработки номеров внешних документов — использовать поле Ваша ссылка. Если вы используете поле Ваша ссылка, номер будет включен в учтенные документы, и вы можете искать по нему так же, как и значения из полей Номер внешнего документа. Но поле недоступно в строках журнала.

Учет покупок

В документе покупки можно выбирать следующие действия учета:

• Учесть
• Предварительный просмотр учета
• Учет и печать

• Пакетный учет

Когда учитывается документ покупки, обновляются счет поставщика, главная книга (ГК), записи книги операций по товарам и записи книги учета ресурсов.

По каждому документе на покупку в таблице Операция ГК создается операция покупки. Операция создается также на счете поставщика в таблице Книга операций поставщиков, а операция ГК создается на соответствующем счете кредиторской задолженности. Кроме этого, в результате учета покупки может быть создана операция налога на добавленную стоимость (НДС) и операция ГК на сумму скидки. Учет операции по скидке зависит от содержания поля Учет скидки на странице Настройка модуля покупки.

Для каждой строки покупки согласно необходимости создаются записи в:

• Таблице Операция книги учета товаров, если строка покупки имеет тип Товар.
• Таблице Операция ГК, если строка покупки имеет тип Счет ГК.
• Таблице Операция книги учета ресурсов, если строка покупки имеет тип Ресурс.

Кроме того, документы покупки всегда записываются в таблицах Прих. накладная покупки - заголовок и Заголовок счета покупки.

Вы всегда можете просмотреть различные операции книги, создаваемые в результате учета. Выберите Предварительный просмотр разноски для проверки документа и проверки ожидаемых записей книги.

Важно!

При учете заказа на покупку для товаров можно создавать, как приходную накладную, так и счет. Их можно выполнять одновременно и независимо друг от друга. Кроме того, прежде чем приступить к учету, можно создать частичную приходную накладную и частичный счет, заполнив поля Кол-во для получения и Кол-во для выставления счета в отдельных строках заказа на покупку. Обратите внимание, что вы не можете создать счет покупки из заказа на покупку по продуктам или услугам, которые не были получены. Это означает, что прежде, чем можно будет выставлять счет, следует зарегистрировать приходную накладную или выбрать одновременное получение и выставление счета.

Программа позволяет выполнить либо учет, либо учет и печать. Если выбрать учет и печать, отчет напечатается одновременно с его учетом. Можно также выбрать действие Пакетный учет, чтобы выполнять учет нескольких заказов одновременно. Подробнее в разделе Одновременный учет нескольких документов.

Просмотр операций книги

Если учет завершен, учтенные строки покупки удаляются из заказа. При завершении учета появляется соответствующее сообщение. После этого появится возможность просмотра учтенных операций на различных страницах, в том числе на страницах Книга операций по поставщикам, Операции ГК, Книга операций по товарам, Записи книги учета ресурсов, Приходные накладные и Учтенные счета покупки.

В большинстве случаев вы можете открыть операции в бухгалтерской книге из соответствующей карточки или документа. Например, на странице Карточка поставщика выберите действие Операции.

Изменение операций книги

Вы можете редактировать определенные поля в учтенных документах покупки, такие как поле Ссылка на оплату. Подробнее в разделе Изменение учтенных документов. Для более важных полей, которые влияют на аудиторский след, необходимо выполнить сторнирование или отменить проводку. Подробнее в разделе Сторнирование учета в журнале и отмена приходных/расходных накладных.

См. также

Запрос предложений
Покупка товаров для продажи
Подготовка прямых поставок
Покупки
Настройка покупки
Настройка ресурсов
Регистрация новых поставщиков
Изменение учтенных документов
Одновременный учет нескольких документов
Покупки
Учет документов и журналов
Исправление или отмена неоплаченных счетов покупки
Поиск страниц и информации с помощью функции "Что вы хотите сделать"
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь