Zdieľať cez


Použitie nastavení politiky na správu ovládacích prvkov ochrany osobných údajov pre Aplikácie Microsoft 365 pre veľké organizácie

Poznámka

Ak si chcete pozrieť zoznam produktov balíka Office, na ktorý sa vzťahujú tieto informácie o ochrane osobných údajov, pozrite si tému Ovládacie prvky na ochranu osobných údajov dostupné pre produkty balíka Office.

Spoločnosť Microsoft sa zaviazala poskytovať informácie a ovládacie prvky potrebné na rozhodovanie o tom, ako sa vaše údaje zhromažďujú a používajú pri používaní služieb Aplikácie Microsoft 365 pre veľké organizácie.

Od verzie 1904 Aplikácií Microsoft 365 pre veľké organizácie sú k dispozícii nové nastavenia politiky, ktoré vám umožňujú ovládať nastavenia týkajúce sa:

  • Diagnostické údaje, ktoré sa zhromažďujú a odosielajú spoločnosti Microsoft o používanom klientskom softvéri balíka Office

  • Online funkcie, ktoré využívajú cloudové funkcie na poskytovanie rozšírených funkcií balíka Office vám a vašim používateľom.

Päť nových nastavení politiky:

  • Konfigurácia úrovne diagnostických údajov o klientskom softvéri, ktoré služby Office odosielajú spoločnosti Microsoft
  • Povoliť používanie pripojených funkcií na analýzu obsahu v Office
  • Povoliť používanie pripojených funkcií na sťahovanie online obsahu v Office
  • Povoliť používanie dodatočných voliteľných pripojených funkcií v Office
  • Povoliť používanie pripojených funkcií v Office

Tieto nastavenia politiky sa môžu implementovať pomocou skupinovej politiky alebo politiky v cloude. Ak používate skupinovú politiku, musíte si z centra sťahovania softvéru Microsoft stiahnuť najnovšiu verziu súborov šablón na správu (ADMX/ADML).

Poznámka

Ak používate nástroj Group Policy Management, všetky tieto nastavenia politiky sa nachádzajú v časti User Configuration (Konfigurácia používateľa)\Policies (Politiky)\Administrative Templates (Nástroje na správu)\Microsoft Office 2016Privacy (Ochrana osobných údajov)\Trust Center (Centrum dôveryhodnosti).

Tieto nové nastavenia politiky sa týkajú aj počítačových verzií Projectu a Visia, ktoré sú súčasťou niektorých plánov predplatného, ako je napríklad Project Plan 5 alebo Visio Plan 2. Vzťahujú sa aj na aplikácie Microsoft 365 pre podnikateľov.

Niektoré existujúce nastavenia politiky sa na Aplikácie Microsoft 365 pre veľké organizácie už nebudú vzťahovať a tiež by ste mali vedieť o niekoľkých zmenách používateľského rozhrania týkajúcich sa nastavení ochrany osobných údajov, pretože vaši používatelia si ich môžu všimnúť a pýtať sa na ne.

Rovnako ako v prípade akýchkoľvek nových nastavení politiky by ste ich najskôr mali dôkladne otestovať v obmedzenom, kontrolovanom prostredí, aby sa zaručilo, že nastavenia, ktoré nakonfigurujete, majú požadovaný účinok, a až potom tieto nastavenia politiky implementovať v celej organizácii.

Nastavenia politiky pre diagnostické údaje

Diagnostické údaje sa používajú na zabezpečenie a aktualizovanie balíka Office, zisťovanie, diagnostiku a riešenie problémov, ako aj na vylepšenia produktov.

Pomocou nastavenia politiky Konfigurácia úrovne diagnostických údajov o klientskom softvéri, ktoré služby Office odosielajú spoločnosti Microsoft môžete nastaviť úroveň diagnostických údajov odosielaných spoločnosti Microsoft.

Ak zapnete toto nastavenie politiky, musíte určiť, aká úroveň diagnostických údajov sa odosiela do spoločnosti Microsoft. Dostupné voľby sú Povinné, Voliteľné a Žiadne.

  • Ak vyberiete možnosť Požadované, spoločnosti Microsoft sa odosielajú minimálne údaje potrebné na očakávané zabezpečenie balíka Office, jeho aktualizáciu a výkonnosť v zariadení, v ktorom je nainštalovaný.

  • Ak vyberiete možnosť Voliteľné, spoločnosti Microsoft sa odosielajú dodatočné údaje, ktoré nám pomáhajú zlepšovať produkty, a obsahujú rozšírené informácie, ktoré nám pomáhajú rozpoznávať, diagnostikovať a riešiť problémy. Tieto údaje sa môžu tiež súhrnne použiť na trénovanie a vylepšovanie prostredí využívajúcich strojové učenie, ako sú odporúčané akcie, dokončovanie textu a kontextová pomoc. Ak sa rozhodnete odosielať nám voliteľné diagnostické údaje, budú obsahovať aj požadované diagnostické údaje.

  • Ak vyberiete možnosť Žiadne, spoločnosti Microsoft sa neodosielajú žiadne diagnostické údaje o klientskom softvéri balíka Office, ktorý sa používa v zariadení používateľa. Táto možnosť však výrazne obmedzuje schopnosť spoločnosti Microsoft zisťovať, diagnostikovať a riešiť problémy, ktoré sa používateľom môžu vyskytnúť pri používaní balíka Office.

Ak vypnete alebo nenakonfigurujete toto nastavenie politiky, spoločnosti Microsoft sa odosielajú voliteľné aj požadované diagnostické údaje.

Poznámka

Aj v prípade, že vyberiete možnosť Žiadne, požadované údaje služby sa odošlú zo zariadenia používateľa spoločnosti Microsoft. Ďalšie informácie nájdete v téme Požadované údaje služieb pre Office.

Ďalšie informácie o diagnostických údajoch sa nachádzajú v článkoch:

Nastavenia politiky pre pripojené funkcie

Aplikácie Microsoft 365 pre veľké organizácie pozostávajú z klientskych softvérových aplikácií a pripojených funkcií, ktoré sú navrhnuté tak, aby umožňovali efektívnejšiu tvorbu, komunikáciu a spoluprácu. Príkladom prepojených funkcií je práca s ostatnými na dokumente uloženom v službe Microsoft OneDrive alebo preklad obsahu dokumentu Word do iného jazyka.

Chápeme, že chcete mať možnosť rozhodnúť sa, ktoré typy pripojených funkcií majú vaši používatelia k dispozícii pri práci s aplikáciami balíka Office. Preto sú k dispozícii štyri nové nastavenia politiky:

  • Povoliť používanie pripojených funkcií na analýzu obsahu v Office
  • Povoliť používanie pripojených funkcií na sťahovanie online obsahu v Office
  • Povoliť používanie dodatočných voliteľných pripojených funkcií v Office
  • Povoliť používanie pripojených funkcií v Office

Ak nenakonfigurujete tieto nastavenia politiky, budú pre vašich používateľov k dispozícii všetky tieto pripojené funkcie. Vaši používatelia tak získajú všetky funkcie a možnosti, ktoré sú dostupné prostredníctvom Aplikácií Microsoft 365 pre veľké organizácie. Chápeme však, že na spĺňanie určitých požiadaviek vašej spoločnosti môže byť potrebné vypnúť niektoré alebo všetky tieto pripojené služby.

Ak sa rozhodnete neposkytovať používateľom niektoré typy pripojených funkcií, príkazy pre tieto funkcie na páse s nástrojmi alebo v ponuke budú neaktívne alebo sa pri pokuse o použitie týchto pripojených funkcií používateľom zobrazí chybové hlásenie. V takom prípade sa spoločnosti Microsoft nebudú odosielať žiadne požadované údaje služieb pre tieto pripojené funkcie.

Vaši používatelia sa nebudú môcť rozhodnúť zapnúť alebo vypnúť tieto pripojené funkcie, ktoré sú súčasťou Aplikácií Microsoft 365 pre veľké organizácie, ak budú prihlásení do balíka Office pomocou prihlasovacích údajov organizácie, ktoré sa niekedy označujú ako pracovné alebo školské konto.

Nastavenia politiky pre pripojené funkcie na analýzu obsahu

Toto sú funkcie, ktoré používajú obsah balíka Office na poskytovanie odporúčaní pre návrh, úprav návrhov, prehľadov údajov a podobných funkcií. Napríklad PowerPoint Designer alebo Translator. Zoznam týchto prepojených funkcií nájdete v časti Prepojené funkcie, ktoré analyzujú váš obsah.

Pomocou nastavenia politiky Povoliť používanie pripojených funkcií na analýzu obsahu v Office môžete určiť, či budú tieto typy pripojených funkcií k dispozícii vašim používateľom. Ak nenakonfigurujete toto nastavenie politiky, tieto pripojené funkcie budú k dispozícii pre vašich používateľov.

Majte na pamäti, že ak vypnete nastavenie politiky Povoliť používanie pripojených funkcií v Office, pripojené funkcie na analýzu obsahu nebudú vašim používateľom k dispozícii.

Poznámka

Ak vypnete nastavenie politiky Povoliť používanie pripojených funkcií v Office, funkcie služby Copilot pre Microsoft 365 nebudú vašim používateľom v niektorých aplikáciách k dispozícii. Ďalšie informácie nájdete v časti Microsoft Copilot, kde nájdete nastavenia Microsoftu 365 a politiky pre online funkcie.

Nastavenie politiky pre pripojené funkcie na sťahovanie online obsahu

Toto sú funkcie, ktoré umožňujú vyhľadať a sťahovať online obsah vrátane šablón, obrázkov, 3D modelov, videí a referenčných materiálov na vylepšenie vašich dokumentov. Napríklad šablóny balíka Office alebo funkcia Rýchly štart pre PowerPoint. Zoznam týchto prepojených funkcií nájdete v časti Prepojené funkcie, ktoré sťahujú obsah online.

Pomocou nastavenia politiky Povoliť používanie pripojených funkcií na sťahovanie online obsahu v Office môžete určiť, či budú tieto typy pripojených funkcií k dispozícii vašim používateľom. Ak nenakonfigurujete toto nastavenie politiky, tieto pripojené funkcie budú k dispozícii pre vašich používateľov.

Majte na pamäti, že ak vypnete nastavenie politiky Povoliť používanie pripojených funkcií v Office, pripojené funkcie na sťahovanie online obsahu nebudú vašim používateľom k dispozícii.

Nastavenia politiky pre voliteľné pripojené funkcie

Okrem pripojených funkcií uvedených vyššie, ktoré sú súčasťou Aplikácií Microsoft 365 pre veľké organizácie, existujú aj voliteľné pripojené funkcie a používateľom k nim môžete umožniť prístup prostredníctvom konta organizácie. Napríklad funkcia 3D mapy v Exceli, ktorá používa službu Bing. Ďalšie príklady nájdete v téme Prehľad voliteľných pripojených funkcií v balíku Office

Tieto pripojené funkcie sú iné, pretože sa na ne nevzťahuje komerčná zmluva vašej spoločnosti so spoločnosťou Microsoft. Voliteľné prepojené funkcie ponúka spoločnosť Microsoft priamo vašim používateľom a riadia sa zmluvou o poskytovaní služieb spoločnosti Microsoft namiesto podmienok produktu Microsoft. V niektorých prípadoch sa prostredníctvom týchto voliteľných funkcií poskytujú obsah alebo funkcie tretích strán a môžu sa na ne vzťahovať aj ďalšie podmienky. Ďalšie informácie sa nachádzajú v téme Prehľad voliteľných online funkcií v balíku Office.

Pomocou nastavenia politiky Povoliť používanie dodatočných voliteľných pripojených funkcií v Office môžete určiť, či budú tieto typy pripojených funkcií k dispozícii vašim používateľom. Ak nenakonfigurujete toto nastavenie politiky, tieto voliteľné online funkcie budú k dispozícii pre vašich používateľov.

Poznámka

Ak chcete použiť nastavenie politiky Povoliť používanie dodatočných voliteľných pripojených funkcií v Office na multilicenčné verzie balíka Office 2019, Project 2019 alebo Visio 2019, musíte použiť skupinovú politiku. Nemôžete použiť politiku v cloude. Platí to, keď je Office 2019, Project 2019 alebo Visio 2019 nakonfigurované tak, aby používali kanál aktualizácií PerpetualVL2019.

Aj keď sa rozhodnete tieto voliteľné pripojené funkcie sprístupniť používateľom, vaši používatelia ich budú môcť vypnúť ako skupinu v dialógovom okne nastavenia ochrany osobných údajov. Vaši používatelia budú mať túto možnosť, len ak sú prihlásení do služieb Office pomocou poverení organizácie (ktoré sa niekedy označujú ako pracovné alebo školské konto) a nie pomocou osobnej e-mailovej adresy.

Taktiež platí, že niektoré tieto voliteľné pripojené funkcie sa považujú aj za pripojené funkcie na analýzu obsahu alebo na sťahovanie online obsahu. Napríklad vkladanie online obrázkov je voliteľná pripojená funkcia, ktorá využíva službu Microsoft Bing, ale považuje sa aj za pripojenú funkciu na sťahovanie online obsahu. Preto ak vypnete nastavenie politiky Povoliť používanie pripojených funkcií na sťahovanie online obsahu v Office, funkcia vkladania online obrázkov nebude vašim používateľom k dispozícii. Nebude k dispozícii, ani ak ste zapli nastavenie politiky Povoliť používanie dodatočných voliteľných pripojených funkcií v Office. Ďalšie informácie o tom, ktoré pripojené analyzujú obsah alebo sťahujú online obsah, sa nachádzajú v téme Pripojené funkcie v Office.

Je tu však jedna výnimka. Nastavenie politiky Povoliť používanie dodatočných voliteľných pripojených funkcií v balíku Office neriadi funkcie, ktoré vyžadujú pripojenie vášho konta LinkedIn k pracovnému alebo školskému kontu Microsoft. Ak chcete ovládať tieto typy funkcií, napríklad informácie LinkedIn na karte profilu v Outlooku, pozrite si časť LinkedIn v aplikáciách a službách spoločnosti Microsoft a Integrácia pripojení k účtu LinkedIn v službe Microsoft Entra ID.

Nastavenia politiky pre väčšinu pripojených funkcií

Pomocou nastavenia politiky Povoliť používanie pripojených funkcií v Office môžete určiť, či budú mať vaši používatelia k dispozícii väčšinu pripojených funkcií dostupných v Aplikáciách Microsoft 365 pre veľké organizácie. Ak vypnete toto nastavenie politiky, tieto typy pripojených funkcií nebudú k dispozícii pre vašich používateľov:

  • Funkcie na analýzu obsahu
  • Funkcie na sťahovanie online obsahu
  • Voliteľné pripojené funkcie

Okrem toho, ak zakážete toto nastavenie politiky, vypne sa aj väčšina ďalších prepojených funkcií, ako napríklad spoluautorstvo a ukladanie súborov online. Zoznam týchto ostatných pripojených funkcií nájdete v téme Pripojené funkcie v Office.

Aj keď vypnete toto nastavenie politiky, niektoré funkcie balíka Office zostanú dostupné, napríklad synchronizácia poštovej schránky v Outlooku, a aplikácie Teams a Skype for Business budú aj naďalej fungovať. Nevyhnutné služby, ako je napríklad licenčná služba, ktorá potvrdzuje, že máte správnu licenciu na používanie služieb Office, takisto zostanú k dispozícii.

Existujúce nastavenia politiky, ktoré nahrádzajú nové nastavenia politiky

Od verzie 1904 sa dve existujúce nastavenia politiky už nevzťahujú na Aplikácie Microsoft 365 pre veľké organizácie. Tieto nové nastavenia politiky sú:

  • Send personal information (Odosielať osobné informácie), ktoré sa nachádza v časti User Configuration (Konfigurácia používateľa)\Policies (Politiky)\Administrative Templates (Nástroje na správu)\Microsoft Office 2016\Privacy (Ochrana osobných údajov)\Trust Center (Centrum dôveryhodnosti).

  • Online Content Options (Možnosti online obsahu), ktoré sa nachádza v časti User Configuration (Konfigurácia používateľa)\Policies (Politiky)\Administrative Templates (Nástroje na správu)\Microsoft Office 2016\Tools (Nástroje) | Options (Možnosti) | General (Všeobecné) | Service Options... (Možnosti služieb...)\Online Content (Online obsah).

Od verzie 1904 nebude mať nakonfigurovanie týchto dvoch existujúcich nastavení politiky žiaden vplyv na Aplikácie Microsoft 365 pre veľké organizácie. Tieto nastavenia sa už neuplatňujú, pretože ich nahrádzajú tieto nové nastavenia politiky:

  • Povoliť používanie pripojených funkcií na analýzu obsahu v Office
  • Povoliť používanie pripojených funkcií na sťahovanie online obsahu v Office
  • Povoliť používanie dodatočných voliteľných pripojených funkcií v Office
  • Povoliť používanie pripojených funkcií v Office

Tieto nové nastavenia politiky poskytujú presnejšiu úroveň kontroly než uvedené dve existujúce nastavenia politiky. Napríklad ak ste predtým použili nastavenie politiky Odosielať osobné informácie, funkcia Rýchly štart pre PowerPoint aj Inteligentné vyhľadávanie by bola vypnutá. Ak však teraz s novými nastaveniami politiky vypnete pomocou nastavenia politiky Povoliť používanie pripojených funkcií na analýzu obsahu v Office tento typ pripojených funkcií, vypne sa len funkcia Inteligentné vyhľadávanie. Funkcia Rýchly štart pre PowerPoint bude naďalej dostupná vašim používateľom.

Tieto nastavenia politiky sa aj naďalej zobrazujú v nástroji Group Policy Management, pretože sa stále vzťahujú na multilicenčné verzie balíka Office 2016 a Office 2019, ako je napríklad Office Professional Plus 2019.

Ako je to v prípade existujúcich nastavení politiky, ktorá riadia pripojené funkcie?

Ako už asi viete, k dispozícii je niekoľko existujúcich nastavené politiky, ktoré umožňujú riadiť pripojené funkcie. Tu je niekoľko príkladov existujúcich nastavení politiky:

  • PowerPoint Designer Options (Možnosti PowerPoint Designera), ktoré sa nachádza v časti User Configuration (Konfigurácia používateľa)\Policies (Politiky)\Administrative Templates (Nástroje na správu)\Microsoft Office 2016\Tools (Nástroje) | Options (Možnosti) | General (Všeobecné) | Service Options... (Možnosti služieb...)\PowerPoint Designer

  • Turn off QuickStarter (Vypnúť Rýchly štart), ktoré sa nachádza v časti User Configuration (Konfigurácia používateľa)\Policies (Politiky)\Administrative Templates (Nástroje na správu)\Microsoft PowerPoint 2016\PowerPoint Options (Možnosti PowerPointu)\General (Všeobecné)

Tieto existujúce nastavenia politiky môžete naďalej používať na vypnutie jednotlivých pripojených funkcií. Majte však na pamäti, že ak použijete niektoré z nových nastavení politiky, toto nastavenie politiky môže vypnúť pripojenú funkciu, ktorú ste zapli pomocou iného nastavenia politiky.

Vo všeobecnosti platí, že ak je jedno nastavenie politiky nakonfigurované na zapnutie konkrétnej pripojenej funkcie a zároveň je iné nastavenie politiky nakonfigurované na vypnutie daného typu pripojenej funkcie, potom je daná konkrétna pripojená funkcia pre používateľov vypnutá.

Došlo k niekoľkým zmenám používateľského rozhrania Aplikácií Microsoft 365 pre veľké organizácie týkajúcim sa ochrany osobných údajov, ktoré si vaši používatelia môžu všimnúť a pýtať sa na ne. Tieto zmeny sú priamym dôsledkom nových ovládacích prvkov na ochranu osobných údajov a nastavení politiky dostupných od verzie 1904.

Dialógové okno o voliteľných online funkciách

Ak ste sa rozhodli poskytnúť používateľom voliteľné online funkcie, pri prvom otvorení aplikácie balíka Office po aktualizácii na verziu 1904 alebo novšiu sa používateľom zobrazí informačné dialógové okno. Toto dialógové okno informuje používateľov, že ste im poskytli možnosť používať tieto voliteľné pripojené funkcie a informuje ich, že môžu prejsť na položku Súbor>Konto>Ochrana osobných údajov konta a zmeniť toto nastavenie.

Nastavenia ochrany osobných údajov odstránené z používateľského rozhrania balíka Office

Nasledujúce nastavenia sú odstránené z okna Súbor>Možnosti>Centrum dôveryhodnosti>Nastavenie centra dôveryhodnosti...>Možnosti ochrany osobných údajov:

  • Získajte návrhy, informácie, odporúčania a služby tým, že povolíte balíku Office, aby mal prístup k vylepšeniam produktov a aby ich mohol aj vykonávať na základe obsahu Office na svojom zariadení.

  • Povoliť, aby sa Office pripájal k online službám spoločnosti Microsoft a mohol poskytovať relevantné funkcie podľa vášho používania a predvolieb.

Takisto v okne Súbor>Možnosti>Všeobecné je odstránená možnosť zapnutia inteligentných služieb Office.

Ako správca pre vašu organizáciu teraz môžete ovládate príslušné nastavenia týchto funkcií prostredníctvom nových nastavení politiky opísaných vyššie.

Nastavenia ochrany osobných údajov pridané do používateľského rozhrania balíka Office

Tieto prvky boli pridané do používateľského rozhrania balíka Office:

  • V okne Súbor>Konto sa používateľom bude zobrazovať nová voľba Ochrana osobných údajov konta>Spravovať nastavenia. V časti Spravovať nastaveniamôžu používatelia vypnúť voliteľné pripojené funkcie, ak ste im dali túto možnosť.

  • V časti Súbor>Možnosti>Centrum dôveryhodnosti>Nastavenia Centra dôveryhodnosti…>Možnosti ochrany osobných údajov je možnosť povoliť používanie služby Zobrazovač diagnostických údajov v zariadení.

Ovládanie nastavení ochrany osobných údajov úpravou databázy Registry

Niektorí správcovia menia nastavenia radšej priamo v databáze Registry, napríklad pomocou skriptu, aby nemuseli použiť skupinovú politiku alebo politiku v cloude. Pri konfigurácii nastavení ochrany osobných údajov priamo v databáze Registry môžete použiť nasledujúce informácie.

Nastavenie politiky Nastavenie databázy Registry Hodnoty
Konfigurácia úrovne diagnostických údajov o klientskom softvéri, ktoré služby Office odosielajú spoločnosti Microsoft SendTelemetry 1 = Povinné
2 = Voliteľné
3 = Žiadne
Povoliť používanie pripojených funkcií na analýzu obsahu v Office UserContentDisabled 1 = Povolené
2 = Zakázané
Povoliť používanie pripojených funkcií na sťahovanie online obsahu v Office DownloadContentDisabled 1 = Povolené
2 = Zakázané
Povoliť používanie dodatočných voliteľných pripojených funkcií v Office ControllerConnectedServicesEnabled 1 = Povolené
2 = Zakázané
Povoliť používanie pripojených funkcií v Office DisconnectedState 1 = Povolené
2 = Zakázané

Ak chcete vytvoriť súbor .reg pre nastavenia ochrany osobných údajov, otvorte Poznámkový blok a skopírujte doň nasledujúce riadky. Upravte hodnoty podľa svojich potrieb a potom súbor uložte. Uistite sa, že názov súboru obsahuje príponu .reg

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\privacy]
"disconnectedstate"=dword:00000001
"usercontentdisabled"=dword:00000001
"downloadcontentdisabled"=dword:00000001
"controllerconnectedservicesenabled"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\common\clienttelemetry]
"sendtelemetry"=dword:00000002

Tento súbor .reg môžete napríklad použiť pomocou príkazu regedit.exe v skripte na konfigurovanie nastavení ochrany osobných údajov pre používateľa.