Dela via

Använda e-dokument i inköpsprocessen

Du kan använda konfigurerade elektroniska dokument (e-dokument) med följande inköpsdokument:

  • Inköpsfakturor
  • Inköpsorder
  • Inköpskreditnotor
  • Redovisningsjournaler

Anmärkning

När du tar emot ett e-dokument från en viss leverantör försöker Business Central matcha detta e-dokument mot leverantören genom att verifiera följande information i denna ordning:

  1. GLN (från leverantörens kort)
  2. Momsregistreringsnr (från kortet Leverantör)
  3. Deltagaridentifierare från sidan Tjänstedeltagare (med hjälp av fältet Deltagare för e-dokumenttjänst e-dokumenttjänst i kortet Leverantör)
  4. Namn och Adress (från leverantörens kort)

E-dokument vid köp

Du kan ta emot e-dokument för inköp manuellt eller med hjälp av batch-jobbet Ta emot.

Ställ in leverantörer så att de kan arbeta med olika inköpsdokument

Följ stegen för att konfigurera leverantörer för inkommande elektroniska fakturor:

  1. Välj ikonen Berätta om funktionen, skriv Leverantörer och välj sedan den relaterade länken.

  2. Välj den leverantör som du vill konfigurera.

  3. På snabbfliken Mottagande, i fältet Ta emot e-dokument, anger du standardinköpsdokumentet som du vill ska genereras från det mottagna e-dokumentet.

    Anmärkning

    • I fältet Ta emot e-dokument till kan du antingen välja en inköpsfaktura eller inköpsorder baserat på vad du vill skapa från den mottagna e-fakturan. Det här valet påverkar inte skapandet av korrigerande dokument. I båda scenarierna genererar Business Central en kreditnota.

    • Om du väljer alternativet Inköpsorder i fältet Ta emot e-dokument försöker Business Central uppdatera en av dina befintliga inköpsorder. Om inköpsordern för en leverantör i det mottagna e-dokumentet inte finns, skapar Business Central en ny inköpsorder på samma sätt som en ny inköpsorder skapas enligt förklaringen i denna efterföljande artikel.

  4. Välj ett av alternativen som du vill använda för den valda leverantören.

  5. Stäng sidan.

Arbeta med inköpsfakturor

Kör batch-jobbet

Anmärkning

Det här batchjobbet automatiserar insamlingen av dina inkommande fakturor. Det fungerar bara i länder eller regioner där funktionen är tillgänglig.

Varje gång som en jobbkö körs och den externa tjänsten har inkommande fakturor som har skickats från din leverantör, samlar Business Central in och importerar dessa fakturor. Följ dessa steg för att slutföra processen:

  1. När batch-jobbet har körts visas de importerade fakturorna på sidan E-dokument tillsammans med basinformationen.

  2. Om du vill visa mer information öppnar du ett särskilt e-dokument.

  3. Beroende på om dina e-dokumentinställningar automatiskt behandlar fakturor, eller kräver att du granskar och bekräftar informationen innan du behandlar, följer du dessa steg. Läs mer i Konfigurera e-dokument om du vill mer om hur du kräver bekräftelse.

    Automatisk bearbetning

    1. Om du bearbetar fakturor automatiskt, och det inte finns några fel eller problem i e-dokumentet, mappar fältet Post dokumentnumret på inköpsfakturan om en nummerserie har angetts på sidan Leverantörskort. Välj länken för att öppna dokumentet.

    Anmärkning

    Det här Business Central-skapade dokumentet är inte det bokförda dokumentet.

  4. Om du vill gå direkt till inköpsdokumentet markerar du fältet Post. När du har öppnat sidan Inköpsfaktura kontrollerar du dokumentet. Om allt är korrekt, bokför dokumentet.

  5. När du bokför inköpsdokumentet uppdateras fältet Post i e-dokumentet från Faktura till Inköpsfaktura och numret på det bokförda inköpsdokumentet är tillgängligt. Du kan välja numret för att öppna det. Detaljer om loggar är desamma som i försäljningsprocessen för e-dokument.

    Granska och bekräfta före bearbetning

    1. Om du måste granska och bekräfta informationen innan fakturan behandlas öppnar du dokumentet.
    2. På sidan E-dokument väljer du åtgärden Visa extraherade data.
    3. Granska informationen på sidan Mottagna inköpsdokumentdata. Om det ser bra ut väljer du OK.
    4. Följ stegen som beskrivs för Automatisk bearbetning när du vill bearbeta fakturan.

    Dricks

    När du tar emot ett inkommande e-dokument är det vanligtvis i XML-format eller liknande format som kan vara svårt, för att inte säga omöjligt, att läsa. Om du till exempel inte är teknisk och inte förstår XML-formatet kan det vara svårt att granska en faktura innan du bearbetar den. För att göra det enklare för alla att granska inkommande e-dokument, har fakturor och kreditnotor en snabbflik med namnet E-fakturarader som visar detaljer från den importerade filen, till exempel rad- och huvudinformation, på ett sätt som är lätt att förstå.

    Förhandsgranskningsfunktionen är bara tillgänglig för faktura- och kreditnotatyper i inkommande e-dokument.

Hantera fel och varningar

Fel i försäljningsprocessen beror oftast på tjänstens tillgänglighet. Det inkommande dokumentet kan innehålla flera orsaker till fel. Den vanligaste orsaken är att Business Central inte kan känna igen raderna i ett e-dokument från din leverantör och inte kan ange rader på inköpsfakturan.

Det finns två vanliga fel:

  • Om du vill använda en specifik rad från leverantörsfakturan som bokfördes direkt på redovisningskontot måste du ha konfigurerat värdet Mappningstext korrekt. Du kan kringgå det här felet när du använder huvudkonton genom att välja Mappa text till konto och skapa ett specifikt mappningsvärde för Mappningstext med Debetkontonr.. Läs mer om kontomappning.
  • Om du vill spåra inventeringen och använda rader från din leverantörsfaktura för att fylla i artiklar på dina dokumentrader, måste du ha konfigurerat korrekt värde för Artikelreferensnummer. Om du vill kringgå det här felet mappar du de externa artiklarna med dina artikelnummer med hjälp av artikelreferenslistan. Mer information finns i använd artikelreferenser.

När du har åtgärdat felen och varningarna kan du manuellt ange en inköpsfaktura ska skapas baserat på dina inställningar genom att välja Skapa dokument.

Återskapa en borttagen inköpsfaktura eller kreditnota

Misstag händer, så det är viktigt att kunna åtgärda dem snabbt. Om du av misstag tar bort en inköpsfaktura eller kreditnota och inte kan koppla det inkommande e-dokumentet till rätt dokument, kan du nu återskapa ett nytt inköpsdokument baserat på informationen i e-dokumentet. Problemet är löst så du kan ta hand om andra uppgifter.

Om du av misstag tar bort en inköpsfaktura eller kreditnota kan du inte fortsätta med e-dokumentkopplingen med det vanliga inköpsdokumentet i Business Central. Om du kör fast kan du köra åtgärden Återskapa dokument från e-dokumentet. Åtgärden skapar en inköpsfaktura eller kreditnota som inte har bokförts baserat på typen av inkommande dokument, dess information och den redovisningsmappning eller de artikelreferenser som används.

Anmärkning

Åtgärden fungerar bara med inköpsfakturor och kreditnotor som inte är bokförda. Det fungerar inte för inköpsorder.

Mappa ett e-dokument till ett särskilt leverantörskonto

Om du vill koppla rader till utgifter för e-dokument måste du koppla beskrivningarna till redovisningskontot. Använd sedan åtgärden Mappa text till konto för att koppla en specifik text på en leverantörsfaktura från e-dokumenttjänsten till ett leverantörskonto. Alla delar av dokumentbeskrivningen som finns som en mappningstext att Leverantörsnummer på det resulterande dokumentet eller journalrader av typ redovisningskonto fylls med leverantören i fråga.

Förutom att mappa text till ett leverantörskonto eller redovisningskonton kan du också mappa text till ett bankkonto för elektroniska dokument som berör betalade utgifter. Med det här alternativet skapas en redovisningsjournalrad som är klar att bokföras på ett bankkonto.

  1. Välj relevant e-dokumentrad med det visade felmeddelandet och välj sedan åtgärden Mappa Text till kontot. Sidan Mappa text till konto visas.

  2. I fältet Mappa text anger du en text som visas på leverantörsfakturor som du vill skapa inköpsdokument eller journalrader för. Du kan ange upp till 50 tecken.

  3. I fältet Leverantörsnr anger du den leverantör som det resulterande inköpsdokumentet eller journalraden skapas för.

  4. I fältet debetkontonr anger du den typ av debetkonto som ska skrivas in på färdiga dokument- eller journalrader av typen Redovisningskonto.

    Anmärkning

    Använd inte fälten Kreditkontonr, Ursprungstyp för motkonto och Ursprungsnr för motkonto. i samband med e-dokument.

  5. Upprepa steg 2 till 5 för alla felmeddelanden på e-dokument som du vill skapa automatiskt Redovisningskonton och dokument för.

Importera en eller flera fakturor manuellt

Så här importerar du ett eller flera externa e-dokument manuellt:

  1. Välj ikonen Berätta om funktionen, skriv E-dokumenttjänst och välj sedan den relaterade länken.
  2. På sidan E-dokumenttjänst väljer du den aktiva tjänsten.
  3. Välj Inleverera och överför e-dokumentfilen som du fick från leverantören.
  4. Om ett felmeddelande visas öppnar du e-dokumentet för att åtgärda problemet.
  5. När du har åtgärdat problem, i Importera manuellt, välj Skapa dokument.
  6. När du har skapat dokumentet i Business Central ändras inte sättet du visar det på när du använder ett batch-jobb.

Arbeta med bilagor

Peppol och liknande e-faktureringsfiler är maskinläsbara format och är inte lätta att läsa för människor. För att förbättra läsning gjorde Peppol det möjligt att bädda in en PDF-fil i Peppol BIS 3-formatet som ett binärt objekt. Om din inkommande Peppol BIS 3-fil har en inbäddad PDF-fil kommer Business Central automatiskt att behandla den och lägga till PDF-filen som en bilaga till inköpsdokumentet när den har skapats.

E-dokument med inköpsorder

Om din Leverantör har konfigurerat fältet Mottagna e-dokument till så att det fungerar med Inköpsorder, när ett elektroniskt dokument har skapats i Business Central (manuellt eller från en extern slutpunkt), gör Business Central följande steg:

  1. Om inköpsordern för just den här leverantören finns och det finns ett inköpsordernummer i den mottagna filen E-dokument kommer Business Central automatiskt länka detta E-dokument till den nämnda inköpsordern och dokumentstatus för detta E-dokument kommer att vara Pågående och E-dokumentstatus på undersidan Servicestatus kommer att vara Order länkad. Den här länken kommer att visas i fältet Dokument på det specifika e-dokumentet. Om du behöver ändra den länkade inköpsordern automatiskt kan du göra det med åtgärden Uppdatera inköpsorderlänk och manuellt välja en av befintliga inköpsorder för den här leverantören. Du kan bara göra det innan du matchar raderna mellan E-dokument och Inköpsorder.

  2. Om inköpsorder för den här leverantören finns men det inte finns något inköpsordernummer i den mottagna filen e-dokument ger Business Central dig möjlighet att välja en av de befintliga inköpsordrarna när och om du överförde dokumentet manuellt. Detta villkor öppnar listan Inköpsorder med order endast för den leverantör som du fick e-dokumentet från. Du måste välja den inköpsorder du vill och välja OK. Om du inte valde rätt Inköpsorder eller E-dokumentet automatiskt från en extern slutpunkt med hjälp av Jobbkö, kommer ett nytt E-dokument kommer inte att länkas till något inköpsdokument. Dokumentstatusen visar Fel och E-dokumentetstatus i undersidan Servicestatus kommer att vara Bearbetningsfel för importerat dokument. När du vill slutföra länkningen till inköpsordern väljer du åtgärden Uppdatera inköpsorderlänk och väljer en av befintliga inköpsorder för leverantören.

  3. Om inköpsordern för den här leverantören inte finns när ett nytt e-dokument skapas kommer Business Central att skapa en ny inköpsorder med hjälp av samma modell för skapande som redan finns för nya inköpsfakturor. Dokumentstatusen för det här e-dokumentet kommer att vara behandlad och Status för e-dokument på undersidan Servicestatus kommer att vara Importerat dokument har skapats. Den här länken kommer sedan att visas i fältet Dokument på det specifika e-dokumentet.

Matcha rader från mottaget e-dokument med inköpsorder

Du kan matcha dina mottagna elektroniska dokument med inköpsorderrader från två olika ställen, från sidan E-dokument eller från sidan Inköpsorder. Det enklaste sättet att hitta de redan länkade inköpsordrarna är att använda panelen Länkade inköpsorder som en del av e-dokumentaktiviteterna. Alla icke-länkade dokument kan hittas med hjälp av panelen Väntar på e-fakturor där du har en lista med e-dokument som du behöver granska. E-dokumentaktiviteterna med dessa två paneler finns i följande Rollcenter: Chefsutvärdering, Chef, Revisor, Lagerchef och Leverans och inleverans.

Dricks

Det finns två sätt att matcha rader. Ett sätt är att göra det manuellt, enligt beskrivningen i artikeln. Det andra sättet är att använda Matchningshjälp för e-dokument med Copilot. Funktionen för matchning av e-dokument hjälper dig att matcha mottagna elektroniska fakturor med befintliga inköpsorderrader med hjälp av stora språkmodeller (LLM). Lär dig mer om hur [använder Copilot]Mappa e-dokument till inköpsorderrader med Copilot.

Anmärkning

Om momsprocenten skiljer sig mellan det inkommande dokumentet och företagets momsprocent kan matchande dokument inte användas i miljöer med flera länder.

Matcha rader från inköpsorder

Du kan matcha raderna från listan Inköpsorder eller från en av de öppnade inköpsorderna. När du vill börja processen använder du följande steg:

  1. Välj panelen Länkade inköpsorder i rollcentret om det finns något nummer.

  2. Välj ett av de två alternativen för matchning:

    • Om du vill matcha raderna i listan Inköpsorder markerar du raden Inköpsorder som du vill matcha och väljer åtgärden Mappa e-dokumentrader.
    • Om du först vill öppna inköpsordern öppnar du dokumentet och väljer sedan åtgärden Mappa e-dokumentrader.

  3. Eftersom båda alternativen har samma process öppnar du sidan Matchning av inköpsorder med följande innehåll:

    1. I sidhuvudet hittar du följande information, som kan hjälpa dig att mappa raderna lättare:

      Fältnamn Description
      Leverantörsnamn Anger leverantörsnamnet på det elektroniska dokumentet.
      E-dokumentnummer Anger numret på det länkade elektroniska dokumentet.
      Datum för e-dokument Anger datumet för det länkade elektroniska dokumentet.
      E-dokumentbelopp Anger det länkade e-dokumentets totala belopp inklusive moms.

    2. På raderna hittar du de rader som importerats från filen E-dokument till vänster och raderna från den befintliga inköpsordern till höger.

    3. Alla rader på båda sidor har artikelnummer och beskrivningar, tillsammans med Inköpspris och Radrabatt %.

    4. På sidan Importerade rader kan du också leta reda på fältet Antal som ett totalt antal från e-fakturan och fältet Matchat antal som anger det antal som redan matchat inköpsorderraderna.

    5. På sidan Inköpsorderrader kan du också hitta Disponibelt antal som det antal som kan matchas med den här raden (mottaget, men inte fakturerat antal) och Ant. att fakturera, med det antal som redan matchar den här raden.

    6. Om du vill matcha rader markerar du raderna på båda sidor som du vill matcha och väljer åtgärden Matcha manuellt. De matchade raderna markeras i grönt.

    7. Det är möjligt att matcha en till en, men det är också möjligt att matcha många till en eller en till många, genom att välja flera rader på den ena eller andra sidan innan du väljer åtgärden Matcha manuellt.

    8. Du kan också välja åtgärden Matcha automatiskt om du automatiskt vill matcha alla rader med samma typ, nr, enhetspris, rabatt och måttenhet.

    9. Om du gör ett misstag kan du välja åtgärden Ta bort matchning om du vill ta bort de matchade raderna på inköpsordersidan eller välja åtgärden Återställ matchning om du vill återställa alla matchningar.

    10. Om ditt e-dokument innehåller många rader kan du under matchningsprocessen välja åtgärden Visa väntande rader för att ta bort alla e-dokumentrader om de redan är helt matchade. Om du behöver visa alla rader kan du alltid välja åtgärden Visa alla rader.

  4. När du är klar med matchningen ska du välja åtgärden Koppla till inköpsorder.

  5. När du har kopplat matchningen till inköpsordern uppdaterar Business Central följande fält:

    1. Fälten Leverantörsfakturanr. och Dokumentdatum i dokumenthuvudet uppdateras med värden från det elektroniska dokument som du har tagit emot och länkat.
    2. Fältet Antal att fakturera på raderna uppdateras med värdena från kolumnen Ant. att fakturera på sidan Inköpsordermatchning baserat på matchningen.
    3. Nu kan du bokföra dokumentet genom att välja åtgärden Bokför.
    4. När du har bokfört dokumentet ändras värdet i fältet Dokument på sidan E-dokument och det relateras till den bokförda inköpsfakturan.
    5. Stäng sidan.

Viktigt!

Som standard kan du bara matcha rader som har samma totalbelopp i båda dokumenten. Det betyder att den Enhetspris senaste inköp tillsammans med den tillämpade radrabatten % måste vara densamma, eftersom du i ett dokument kan ha ett belopp utan rabatt och i ett annat med rabatt.

Om du vill lägga till tolerans och tillåta skillnaden mellan rader i e-fakturan och inköpsorder följer du stegen:

  1. Välj ikonen Berätta om funktionen, skriv Inköpsinställningar och välj sedan den relaterade länken.
  2. Tillåt tolerans i fältet Matchningsdifferens i procent för e-dokument genom att ange den högsta tillåtna procentandelen av kostnadsskillnaden vid matchning av inkommande e-dokumentrad med en inköpsorderrad.
  3. Den här inställningen gäller för alla matchande rader, men beaktar toleransen för det totala beloppet, som för Enhetspris senaste inköp tillsammans med tillämpad radrabatt %.
  4. Stäng sidan.
Andra alternativ

Om den inkommande elektroniska fakturan innehåller rader som inte finns på inköpsordern, hindrar Business Central dig från att bokföra dokumentet eftersom du inte kan bokföra en inkommande faktura delvis. Därför måste du se till att alla fakturarader är korrekt mappade till inköpsordern. Om du upplever det här problemet följer du dessa steg för att lösa det:

  1. På snabbfliken Importerade rader på sidan Matchning av inköpsorder väljer du den rad som inte finns på inköpsordern. Välj nu knappen Skärmbild av knappen AssistEditsom. och välj sedan åtgärden Skapa inköpsorderrad.
  2. På sidan Skapa inköpsorderrad för e-dokument i fältet Typ väljer du den typ av rad som du vill skapa i inköpsordern. Du kan välja valfri typ.
  3. Beroende på radtypen kan du väljaNummer för att ange vad du har tagit emot. Till exempel en artikel, ett redovisningskonto, en resurs och så vidare.
  4. Måttenhet, antal, belopp, rabatt och andra värden kopieras från den ankommande fakturaraden.
  5. Du kan välja fältet Lär matchningsregel för att ange om du vill skapa en matchningsregel. Den här funktionen fungerar endast för artiklar och redovisningskonton. Artikelreferenser skapas för artiklar och mappningar mellan text och konto skapas för redovisningskonton.
  6. Välj OK.
  7. En inköpsorderrad skapas på inköpsordern och du kan koppla den på snabbfliken Inköpsorderrader på sidan Matchning av inköpsorder.

Anmärkning

Om du ändrar antalet beräknas a-priset om till samma totala belopp som den ursprungliga fakturaraden.

Matchande rader från e-dokument

Du kan matcha raderna på sidan E-dokument. För att börja använder du följande steg:

  1. Välj ikonen Berätta om funktionen, skriv E-dokument och välj sedan den relaterade länken.
  2. Välj de E-dokument som du vill matcha.
  3. Välj åtgärden Matcha inköpsorder för att öppna sidan Matchning av inköpsorder.
  4. Upprepa samma steg som du använde när du började matcha från inköpsorder.

Översikt över status för e-dokument

Om du vill få en bättre överblick över alla e-dokument i företaget kan du välja det rollcenter för Bokföringsansvarig där det finns e-dokumentstatus. Där kan du hitta e-dokumentaktiviteter som har följande status:

  • Inkommande e-dokument:
    • Bearbetade
    • Pågår
    • Fel

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här