Skapa användare utifrån licenser

Anmärkning

Azure Active Directory är nu Microsoft Entra ID. Lära sig mer

Säkerhetsgrupper är nya Business Central i 2023 utgivningscykel 1. De liknar de användargrupper som nämns i den här artikeln. Liksom användargrupper tilldelar administratörer behörigheter till den säkerhetsgrupp som dess medlemmar behöver för att utföra sina jobb.

Användargrupper kommer inte längre att vara tillgängliga i framtida versioner. Du kan fortsätta att använda användargrupper för att hantera behörigheter fram till dess. Mer information om säkerhetsgrupper finns i Kontrollera åtkomsten till Business Central med hjälp av säkerhetsgrupper.

I den här artikeln beskrivs hur administratörer skapar användare och anger vem som kan logga in på Business Central. Artikeln beskriver också om hur du tilldelar behörigheter till olika användare enligt dina produktlicenser.

När du skapar användare i Business Central ger du behörighet till dem via behörighetsgrupper. Du kan även ordna användarna i användargrupper. Användargrupper gör det enklare att hantera behörigheter och andra inställningar för flera användare samtidigt. Mer information finns i Tilldela behörigheter till användare och grupper.

Mer information om olika typer av licenser och hur licensiering fungerar i Business Central, hämta licensguiden för Dynamics 365 Licensing Guide.

Anmärkning

Hanteringen av användare och licenser varierar beroende på om lösningen Business Central distribueras online eller lokalt. För Business Central Online måste du lägga till användare från Microsoft 365. I lokala distributioner kan du skapa, redigera och ta bort användare direkt.

Hantera användare och licenser i online-innehavare

Användarkonton i Business Central måste skapas först i Microsoft 365 administrationscenter. Dessa användarkonton är inte exklusiva till Business Central. Om du prenumererar på andra planer kan de användas för att logga in på andra program, t.ex. Power BI. Mer information om hur du skapar användare i Microsoft 365 administrationscenter finns i Lägga till användare i Microsoft administrationscenter.

Din prenumeration på Business Central Online definierar hur många Business Central-användarlicenser som är tillåtna. Användare läggs till i klientorganisationen på Microsoft Partner Center, vanligtvis av din Microsoft-partner. Mer information finns i Administration av Business Central Online.

Du tilldelar licenser till användare enligt det arbete som varje användare utför i Business Central. Du kan tilldela licenser på flera sätt:

• Ditt företags Microsoft 365-administratör kan göra detta i administrationscentret för Microsoft 365. Mer information finns i Lägga till användare individuellt eller i bulk till Microsoft 365.
• En Microsoft-partner kan tilldela licenser i administrationscentret för Microsoft 365 eller i Microsoft Partner Center. Mer information finns i Användarhanteringsuppgifter för kundkonton i hjälpen för Microsoft Partner Center.

Mer information finns i Administration av Business Central Online i administrationshjälpen.

När användarkonton har skapats på Microsoft 365 administrationscentret finns det två sätt att importera dem till Business Central:

• Ett användarkonto importeras automatiskt när användaren loggar in på Business Central första gången.

  Anmärkning

  När en användare har loggat in på Business Central online kan du inte ta bort användaren.

• Administratören kan importera användare genom att välja åtgärdenUppdatera användare från Microsoft 365 på sidan *Användare.

Båda metoderna har sina egna fördelar och du kan använda dem samtidigt. Med varje tillvägagångssätt kan administratörerna konfigurera Business Central proaktivt för att tilldela startbehörighet, användargrupper och användarprofiler. Med hjälp av åtgärden Uppdatera användare från Microsoft 365 får administratörer mer kontroll att justera behörigheter, användargrupper och profiler. Det är en idealisk metod när du konfigurerar Business Central för första gången, innan en användare loggar in eller när du lägger till en ny grupp användare.

Anmärkning

När du har lagt till användare i Microsoft 365 administrationscenter rekommenderar vi att du uppdaterar användarinformationen i Business Central så snart som möjligt. Det är enkelt att göra användarinformationen aktuell och ser till att användarna alltid kan logga in. För mer information, se Så här lägger du till användare eller uppdaterar användarinformation och licenstilldelningar i Business Central.

Att uppdatera användar information är särskilt viktigt om du har anpassat behörighetsuppsättningar för licensen. Om en ny användare försöker logga in på Business Central innan du har lagt till dem kanske de inte kan användas. Mer information finns i Konfigurera behörigheter baserat på licenser.

Användare som upplever problemet är dock inte blockerade. Du kan antingen använda åtgärden gå tillbaka start eller helt enkelt logga in för att lösa problemet.

Det kan hända att du ser andra användare i listan Användare än bara de från ditt eget företag. När en utsedd administratör från en återförsäljarpartner loggar in på en Business Central-miljö på uppdrag av sin kund, skapas han/hon automatiskt som en användare i Business Central. På så sätt loggas de åtgärder som utförs av en utsedd administratör i Business Central, t.ex. publicering av dokument, och kopplas till dennes användar-ID.

Med detaljerade administratörsprivilegier (GDAP) visas användaren i listan Användare och kan tilldelas alla behörigheter. De visas inte med namn och annan personlig information, utan med företagsnamnet och ett unikt ID. Både interna och externa administratörer kan se dessa användare i listan Användare och de har full insyn i vad dessa användare gör i till exempel ändringsloggen. Men de kan inte se användarnas verkliga namn. GDAP-användare listas med användarnamn i följande format: User123456@partnerdomain.com. De kan ha ett användarnamn som motsvarar partnerns företagsnamn och e-postadressen är inte personens faktiska e-postadress. På så sätt avslöjar inte GDAP-användarkonton personlig information. Om du behöver ta reda på vilken person som ligger bakom en sådan pseudonym måste du kontakta det företag som den här användaren arbetar med.

Mer information finns i Tilldelad administratörsåtkomst till Business Central Online.

Konfigurera behörigheter baserat på licenser

GÄLLER FÖR: Business Central 2022 utgivningscykel 1 och senare

Administratörer kan konfigurera behörighetsgrupper och användargrupper för varje licens.

Till exempel har licensen Dynamics 365 Business Central Teammedlem, följande behörigheter som standardgruppmedlemmar:

• D365 LÄS
• D365 TEAMMEDLEM
• REDIGERA I EXCEL – VYN
• EXPORTERA RAPPORT EXCEL
• LOKAL

Andra behörighetsgrupper läggs till automatiskt utifrån de användargrupper som tilldelats licensen. När du skapar en ny användare baserat på den här licensen tilldelar Business Central de behörighetsgrupper som kommer från användargrupperna och behörighetsgrupperna från licensen. Samma startbehörigheter tilldelas användaren om deras användarkonto har skapats automatiskt i Business Central eller om administratören har använt åtgärden Uppdatera användare från Microsoft 365 på sidan Användare.

Om denna standardkonfiguration inte är rätt inställning för en viss miljö kan administratören ändra konfigurationen. Anpassade behörigheter påverkar dock bara nya användare som har tilldelats licensen. Behörigheter för befintliga användare som har tilldelats licensen påverkas inte.

1. Logga in på Business Central med ett administratörskonto.

2. Välj ikonen , skriv licenskonfiguration och välj sedan relaterad länk.

3. På sidan Licensskonfiguration välj den licens som du vill anpassa och välj sedan åtgärden Konfigurera.

4. Välj fältet Anpassa behörigheter för att aktivera anpassning och gör sedan ändringarna.

   I vårt exempel vill administratören ta bort behörigheten för redigering i Excel och ta bort användargruppen för exportåtgärder för Excel från gruppmedlemlicensen. Efteråt kan nya användare som tilldelas Team Member-licensen inte exportera data till Excel. Om organisationen ändrar sig om detta ämne kan de bara gå tillbaka till sidan Licenskonfiguration och stänga av anpassningen för den licenstypen.

Viktigt!

Denna anpassning av behörigheter gäller bara för nya användare som du tilldelar den aktuella licensen. Befintliga användare uppdateras inte. Vi rekommenderar att du anpassar behörigheterna innan du börjar tilldela användarlicenser i Microsoft 365 administrationscentret.

Så här lägger du till användare eller uppdaterar användarinformation och licenstilldelningar i Business Central

När du har lagt till användare eller ändrat användarinformation i Microsoft 365 administrationscentret kan du snabbt importera användarinformationen till Business Central. Importen inkluderar även licenstilldelning.

Dricks

Om du behöver uppdatera användarinformationen och du har många användare kan du använda filterrutan för att begränsa listan. Du kan filtrera på grundläggande information som användarnamn eller ange mer tekniska filter, till exempel användarens säkerhets-ID.

1. Logga in på Business Central med ett administratörskonto.
2. Välj ikonen , ange Användare och välj sedan relaterad länk.
3. Välj Uppdatera användare från Microsoft 365.

Viktigt!

Om du kör synkroniseringen av användare från Microsoft 365 att använda Uppdatera användare från Microsoft 365 guide, krävs SUPER behörighetsuppsättning.

Anmärkning

Uppdatera användare från Microsoft 365 guide uppdaterar inte användare som inte har tilldelats en licens, till exempel någon som är Dynamics 365 administratör. Dessa användare uppdateras nästa gång de loggar in i miljön.

Nästa steg för nyligen skapade användare är att tilldela användargrupper och behörigheter. Mer information finns i Tilldela behörigheter till användare och grupper Om du uppdaterar en användare med en licensändring tilldelar Business Central användare till rätt användargrupp och uppdaterar deras behörighetsgrupper. Mer information finns i Hantera behörigheter via användargrupper.

Anmärkning

Med 2024 utgivningscykel 1 kan en Premium-licensanvändare logga in på ett företag där fältet Användarupplevelse är inställt på Essentials på sidan Företagsinformation . Premium-användaren kan dock inte använda någon av de funktioner som Premium-licensen tillhandahåller. Det här fungerar inte i motsatt riktning. Användare som har en Essentials-licens kan inte logga in på ett företag där användarupplevelsen är inställd på Premium på sidan Företagsinformation . Mer information om licensiering finns på webbplatsen för Business Central.

Om du använder en extern revisor för att hantera böcker och redovisning kan du bjuda in dem till din Business Central så att de kan arbeta med dig med räkenskapsårets informationen. Mer information finns i Bjud in din externa revisor till din Business Central.

Mer information om hur du synkroniserar användarinformation med Microsoft 365 finns i avsnittet Synkronisera med Microsoft 365.

Anmärkning

Om du använder en extern revisor för att hantera böcker och redovisning kan du bjuda in dem till din Business Central så att de kan arbeta med dig med räkenskapsårets informationen. Mer information finns i Bjud in din externa revisor till din Business Central.

Så här tar du bort en användares åtkomst till systemet

Du kan ta bort en användares åtkomst till Business Central Online. Alla referenser till användaren behålls. Användaren kan emellertid inte logga in och aktiva sessioner för användaren stoppas.

1. Välj ikonen , ange Användare och välj sedan relaterad länk.
2. Öppna sidan Användarekor för den aktuella användaren och välj Status i fältet Tillstånd.
3. Om du vill ge användaren åtkomst igen, ställ in fältet Status till Aktiveras.

Du kan också ta bort licensen från en användare i administrationscentret för Microsoft 365. Användaren kan sedan inte logga in. Mer information finns i Ta bort licenser från användare.

Synkronisering med Microsoft 365

När du tilldelar en licens för Business Central till en användare i Microsoft 365 finns det två sätt att skapa användaren på i Business Central.

• Administratören kan lägga till användaren genom att välja åtgärden Uppdatera användare från Microsoft 365 på sidan Användare enligt beskrivningen i avsnittet Lägga till en användare eller uppdatera användarinformation i Business Central.
• Licensinformationen uppdateras automatiskt när användaren loggar in för första gången.

I båda fallen görs flera inställningar automatiskt. Dessa inställningar visas i den andra och tredje kolumnen i följande tabell.

Om du ändrar användarinformation i Microsoft 365 kan du uppdatera Business Central för att återspegla ändringen. Beroende på vad du vill uppdatera använder du någon av åtgärderna på sidan Användare. Åtgärderna beskrivs i de sista två kolumnerna i följande tabell.

Vad händer när:	Första användaren, första inloggningen	Uppdatera användare från Microsoft 365	Återställ användarens standardanvändargrupper
Omfattning:	Aktuell användare	Flera markerade användare	Enstaka markerad användare (utom aktuell)
Skapa den nya användaren och tilldela behörighetsuppsättningen SUPER.	X	X
Uppdatera användaren baserat på information i Microsoft 365: Status, fullständigt namn, e-postadress för kontakt, e-post för autentisering.	X	X	X
Synkronisera användarplaner (licenser) med licenser och roller som har tilldelats i Microsoft 365.	X	X	X
Lägg till användaren i användargrupper enligt de aktuella användarplanerna. Ta bort behörighetsuppsättningen SUPER för alla användare som inte är den första användare att logga in och administratörer. Minst en SUPER krävs.	X	X	X Tar bort manuellt tilldelade användargrupper och behörigheter.

Användare kan bara komma åt Business Central poster i Teams med deras Microsoft 365 licens. När åtkomst är aktiverat för en miljö hoppar synkronisering med åtgärden Uppdatera användare från över användare som Microsoft 365 bara har en Microsoft 365 licens. Om du vill inkludera dessa användare i synkronisering måste du först uppdatera miljö inställningarna genom att tilldela en säkerhets grupp som innehåller användare med Business Central licens och användare med bara en Microsoft 365 licens.

Lär dig mer om hur du skyddar åtkomsten till miljöer med hjälp av säkerhetsgrupper i Hantera åtkomst med grupper Microsoft Entra .

Få en översikt över hur du får tillgång till Business Central i Teams med Microsoft 365 licenser på admin-access-with-m365-license.

Hantera användare och licenser i lokala distributioner

Vid lokala distributioner anges antalet licensierade användare i licensfilen (.bclicense or .flf). När en administratör eller Microsoft-partner överför licensfilen kan de ange vilka användare som kan logga in på Business Central.

Vid lokala distributioner kan administratören skapa, redigera och ta bort användare direkt från sidan Användare.

Redigera eller ta bort en användare i en lokal distribution

1. Välj ikonen , ange Användare och välj sedan relaterad länk.
2. Markera användaren som du vill redigera och välj åtgärden Redigera.
3. På sidan användarkort ändrar du informationen efter behov.
4. Om du vill radera en användare väljer du användaren du vill radera och väljer sedan åtgärden Radera.

Anmärkning

För lokala distributioner kan en administratör ange hur användarautentiseringsuppgifter ska autentiseras i Business Central Server-instansen. När du skapar en användare anger du vilken autentiseringstyp du använder.

Mer information finns under Autentisering och autentiseringstyper i administrationshjälpen för Business Central.

Analysera användarstatus efter licenstyp

Du kan använda funktionen Dataanalys för att analysera data på sidan Användare . Du behöver inte köra en rapport eller öppna till ett annat program, till exempel Excel. Funktionen ger ett interaktivt och mångsidigt sätt att beräkna, sammanfatta och undersöka data. I stället för att köra rapporter med alternativ och filter kan du lägga till flera flikar som representerar olika uppgifter eller vyer för informationen. Några exempel är "Användare efter status" eller "Användare efter licenstyp" eller någon annan vy du kan tänka dig. Mer information om hur du använder funktionen Dataanalys finns i Analysera lista och frågedata med analysläge.

Användaranalysscenarier

Följande avsnitt ger exempel på scenarier där analys av användarlistan kan hjälpa dig att övervaka dina användares status.

Yta	Till...	Öppna sidan i analysläge	Använda dessa fält
Användare efter status	Visa en lista över användare baserat på deras status (aktiverad/inaktiverad).	Användare	Status, Användarnamn, Fullständigt namn, E-postadress för auktorisering och Licenstyp.
Användare efter licenstyp	Se en lista över användare baserat på deras licenstyp.	Användare	Licenstyp, Status, Användarnamn, Fullständigt namn och E-postadress förauktorisering.

Exempel: Användare efter status

Så här analyserar du användare efter status:

1. Öppna listan Användare och välj ikonen för att aktivera analysläget.
2. Ta bort alla kolumner på menyn Kolumner (Välj rutan bredvid sökfältet till höger).
3. Dra fälten Status (användare aktiverad/inaktiverad) och Licenstyp till området Radgrupper .
4. Välj fälten Användarnamn, Fullständigt namn och E-postadress för auktorisering.
5. Byt namn på analysfliken till Användare efter status eller något som beskriver den här analysen.

Följande bild visar resultatet av de här stegen.

Exempel: Användare efter licenstyp

För att analysera användare efter licenstyp, följ dessa steg:

1. Öppna listan Användare och välj ikonen för att aktivera analysläget.
2. Ta bort alla kolumner på menyn Kolumner (Välj rutan bredvid sökfältet till höger).
3. Dra fälten Licenstyp och Status (användaraktiverad/inaktiverad) till området Radgrupper .
4. Välj fälten Användarnamn, Fullständigt namn och E-postauktorisering .
5. Byt namn på analysfliken till Användare efter licenstyp eller något som beskriver den här analysen.

Se även

Tilldela behörigheter till användare och grupper
Hantera profiler
Ändra vilka funktioner som visas
Anpassa Business Central
Gör dig redo för att göra affärer
Administration
Licensiering i Dynamics 365 Business Central
Lägg till Microsoft 365 användare i för företag
Säkerhet och skydd i Business Central (administrationsinnehåll)
Tilldela ett telemetri-ID till användare

Hitta kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central-Hit