Redigera

Skapa användare utifrån licenser

  • Artikel

Anteckning

Azure Active Directory har bytt namn till Microsoft Entra ID. Läs mer

Säkerhetsgrupper är nya Business Central i 2023 utgivningscykel 1. De liknar de användargrupper som nämns i den här artikeln. Liksom användargrupper tilldelar administratörer behörigheter till den säkerhetsgrupp som dess medlemmar behöver för att utföra sina jobb.

Användargrupper kommer inte längre att vara tillgängliga i framtida versioner. Du kan fortsätta att använda användargrupper för att hantera behörigheter fram till dess. Om du vill veta mer om säkerhetsgrupper går du till Kontrollera åtkomst till Business Central med hjälp av säkerhetsgrupper.

I den här artikeln beskrivs hur administratörer skapar användare och anger vem som kan logga in på Business Central. Du lär dig också om hur du tilldelar behörigheter till olika användare enligt dina produktlicenser.

När du skapar användare i Business Central ger du behörighet till dem via behörighetsgrupper. Du kan även ordna användarna i användargrupper. Användargrupper gör det enklare att hantera behörigheter och andra inställningar för flera användare samtidigt. Mer information finns i Tilldela behörigheter till användare och grupper.

Mer information om olika typer av licenser och hur licensiering fungerar i Business Central, hämta licensguiden för Dynamics 365.

Anteckning

Hanteringen av användare och licenser varierar beroende på om lösningen Business Central distribueras online eller lokalt. För Business Central online måste du lägga till användare från Microsoft 365. I lokala distributioner kan du skapa, redigera och ta bort användare direkt.

Hantera användare och licenser i online-innehavare

Användarkonton i Business Central måste skapas först i Microsoft 365 administrationscenter. Dessa användarkonton är inte exklusiva till Business Central. Om du prenumererar på andra planer kan de användas för att logga in på andra program, t.ex. Power BI. Mer information om hur du skapar användare i Microsoft 365 administrationscenter finns i Lägga till användare i Microsoft administrationscenter.

Din prenumeration på Business Central online definierar hur många Business Central användarlicenser som är tillåtna. Användare läggs till i klientorganisationen på Microsoft Partner Center, vanligtvis av din Microsoft-partner. Mer information finns i Administration av Business Central Online.

Du tilldelar licenser till användare baserat på det arbete som varje användare gör i Business Central. Du kan tilldela licenser på flera sätt:

Mer information finns i Administration av Business Central Online i administrationshjälpen.

När användarkonton har skapats på Microsoft 365 administrationscentret finns det två sätt att importera dem till Business Central:

  • Ett användarkonto importeras automatiskt när användaren loggar in på Business Central första gången.

    Anteckning

    När en användare har loggat in på Business Central online kan du inte ta bort användaren.

  • Administratören kan importera användare genom att välja åtgärden Uppdatera användare från Microsoft 365 på sidan *Användare .

Båda metoderna har sina egna fördelar och du kan använda dem samtidigt. Med varje tillvägagångssätt kan administratörerna konfigurera Business Central proaktivt för att tilldela startbehörighet, användargrupper och användarprofiler. Med hjälp av åtgärden Uppdatera användare från Microsoft 365 får administratörer mer kontroll att justera behörigheter, användargrupper och profiler. Det är en idealisk metod när du konfigurerar Business Central för första gången, innan en användare loggar in eller när du lägger till en ny grupp användare.

Anteckning

När du har lagt till användare i Microsoft 365 administrationscenter rekommenderar vi att du uppdaterar användarinformationen i Business Central så snart som möjligt. Det är enkelt att göra användarinformationen aktuell och ser till att användarna alltid kan logga in. För mer information, se Så här lägger du till användare eller uppdaterar användarinformation och licenstilldelningar i Business Central.

Att uppdatera användar information är särskilt viktigt om du har anpassat behörighetsuppsättningar för licensen. Om en ny användare försöker logga in på Business Central innan du har lagt till dem kanske de inte kan användas. Mer information finns i Konfigurera behörigheter baserat på licenser.

Användare som upplever problemet är dock inte blockerade. Du kan antingen använda åtgärden gå tillbaka start eller helt enkelt logga in för att lösa problemet.

Det kan hända att du ser andra användare i listan Användare än bara de från ditt eget företag. När en utsedd administratör från en återförsäljarpartner loggar in på en Business Central-miljö på uppdrag av sin kund, skapas han/hon automatiskt som en användare i Business Central. På så sätt loggas de åtgärder som utförs av en utsedd administratör i Business Central, t.ex. publicering av dokument, och kopplas till dennes användar-ID.

Med detaljerade administratörsprivilegier (GDAP) visas användaren i listan Användare och kan tilldelas alla behörigheter. De visas inte med namn och annan personlig information, utan med företagsnamnet och ett unikt ID. Både interna och externa administratörer kan se dessa användare i listan Användare och de har full insyn i vad dessa användare gör i till exempel ändringsloggen. Men de kan inte se användarnas verkliga namn. GDAP-användare listas med användarnamn i följande format: User123456@partnerdomain.com. De kan ha ett användarnamn som motsvarar partnerns företagsnamn och e-postadressen är inte personens faktiska e-postadress. På så sätt avslöjar inte GDAP-användarkonton personlig information. Om du behöver ta reda på vilken person som ligger bakom en sådan pseudonym måste du kontakta det företag som den här användaren arbetar med.

Mer information finns i Tilldelad administratörsåtkomst till Business Central Online.

Konfigurera behörigheter baserat på licenser

GÄLLER: Business Central 2022 utgivningscykel 1 och senare

Administratörer kan konfigurera behörighetsgrupper och användargrupper för varje licens.

Till exempel har licensen Dynamics 365 Business Central Teammedlem, följande behörigheter som standardgruppmedlemmar:

  • D365 LÄS
  • D365 TEAMMEDLEM
  • REDIGERA I EXCEL – VYN
  • EXPORTERA RAPPORT EXCEL
  • LOKAL

Andra behörighetsgrupper läggs till automatiskt utifrån de användargrupper som tilldelats licensen. När du skapar en ny användare utifrån denna licens tilldelar, Business Central behörighetsgrupperna från användargrupperna och behörighetsgrupperna från licensen. Samma startbehörigheter tilldelas användaren om deras användarkonto har skapats automatiskt i Business Central eller om administratören har använt åtgärden Uppdatera användare från Microsoft 365 på sidan användare.

Om denna standardkonfiguration inte är rätt inställning för en viss miljö kan administratören ändra konfigurationen. Anpassade behörigheter påverkar dock bara nya användare som har tilldelats licensen. Behörigheter för befintliga användare som har tilldelats licensen påverkas inte.

  1. Logga in på Business Central med ett administratörskonto.

  2. Välj ikonen med glödlampan som öppnar funktionen Berätta anger du Licenskonfiguration och väljer sedan relaterad länk.

  3. På sidan Licensskonfiguration välj den licens som du vill anpassa och välj sedan åtgärden Konfigurera.

  4. Välj fältet anpassa behörigheter för att växla vid anpassning och gör sedan relevanta ändringar.

    I vårt exempel vill administratören ta bort behörigheten för redigering i Excel och ta bort användargruppen för exportåtgärder för Excel från gruppmedlemlicensen. Nya användare som tilldelats licensen Team Member kommer inte att få möjlighet att exportera data till Excel. Om organisationen ändrar sig om detta ämne kan de bara gå tillbaka till sidan Licenskonfiguration och stänga av anpassningen för den licenstypen.

Viktigt

Denna anpassning av behörigheter gäller bara för nya användare som du tilldelar den aktuella licensen. Befintliga användare uppdateras inte. Vi rekommenderar att du anpassar behörigheterna innan du börjar tilldela användarlicenser i Microsoft 365 administrationscentret.

Så här lägger du till användare eller uppdaterar användarinformation och licenstilldelningar i Business Central

När du har lagt till användare eller ändrat användarinformation i administrationscentret för Microsoft 365 kan du snabbt importera användarinformationen till Business Central. Importen inkluderar även licenstilldelning.

Dricks

Om du behöver uppdatera användarinformationen och du har många användare kan du använda filterrutan för att begränsa listan. Du kan filtrera på grundläggande information som användarnamn eller ange mer tekniska filter, till exempel användarens säkerhets-ID.

  1. Logga in på Business Central med ett administratörskonto.
  2. Välj ikonen med glödlampan som öppnar funktionen Berätta anger du användare och väljer sedan relaterad länk.
  3. Välj Uppdatera användare från Microsoft 365.

Viktigt

Om du vill köra synkroniseringen av användare från Microsoft 365 med Uppdatera användare från Microsoft 365 guide, kräver SUPER-behörighetsuppsättningen.

Anteckning

Guiden Uppdatera användare från Microsoft 365 uppdaterar inte användare som inte har tilldelats en licens, till exempel någon som är global administratör och Dynamics 365 administratör. Dessa användare kommer att uppdateras nästa gång de loggar in på miljön.

Nästa steg för nyligen skapade användare är att tilldela användargrupper och behörigheter. Mer information finns i Tilldela behörigheter till användare och grupper Om du uppdaterar en användare och uppdateringen innehåller en licensförändring, kommer användarna att tilldelas rätt användargrupp och deras behörighetsuppsättningar uppdateras. Mer information finns i Hantera behörigheter via användargrupper.

Anteckning

Alla användare i en miljö måste tilldelas samma licens, antingen Essentials eller Premium. Mer information om licensiering finns på webbplatsen för Business Central.

Mer information om hur du synkroniserar användarinformation med Microsoft 365 finns i avsnittet Synkronisera med Microsoft 365.

Anteckning

Om du använder en extern revisor för att hantera böcker och redovisning kan du bjuda in dem till dina Business Central så att de kan arbeta med dig med räkenskapsårets informationen. Mer information finns i Bjud in din externa revisor till din Business Central.

Så här tar du bort en användares åtkomst till systemet

Du kan ta bort en användares åtkomst till Business Central online. Alla referenser till användaren behålls. Användaren kan emellertid inte logga in och aktiva sessioner för användaren stoppas.

  1. Välj den Glödlampa som öppnar funktionen Berätta. anger du användare och väljer sedan relaterad länk.
  2. Öppna sidan Användarekor för den aktuella användaren och välj Status i fältet Tillstånd.
  3. Om du vill ge användaren åtkomst igen, ställ in fältet Status till Aktiveras.

Du kan också ta bort licensen från en användare i administrationscentret för Microsoft 365. Användaren kan sedan inte logga in. Mer information finns i Ta bort licenser från användare.

Synkronisering med Microsoft 365

När du tilldelar en licens för Business Central till en användare i Microsoft 365 finns det två sätt att skapa användaren på i Business Central.

I båda fallen görs flera inställningar automatiskt. Dessa inställningar visas i den andra och tredje kolumnen i tabellen nedan.

Om du ändrar användarinformation i Microsoft 365 kan du uppdatera Business Central för att återspegla ändringen. Beroende på vad du vill uppdatera använder du någon av åtgärderna på sidan Användare. Åtgärderna beskrivs i de sista två kolumnerna i tabellen nedan.

Vad händer när: Första användaren, första inloggningen Uppdatera användare från Microsoft 365 Återställ användarens standardanvändargrupper
Omfattning: Aktuell användare Flera markerade användare Enstaka markerad användare (utom aktuell)
Skapa den nya användaren och tilldela behörighetsuppsättningen SUPER.

 INTER INTER
Uppdatera användaren baserat på information i Microsoft 365: Status, fullständigt namn, e-postadress för kontakt, e-post för autentisering. INTER INTER INTER
Synkronisera användarplaner (licenser) med licenser och roller som har tilldelats i Microsoft 365. INTER INTER INTER
Lägg till användaren i användargrupper enligt de aktuella användarplanerna. Ta bort behörighetsuppsättningen SUPER för alla användare som inte är den första användare att logga in och administratörer. Minst en SUPER krävs. INTER INTER INTER

Tar bort manuellt tilldelade användargrupper och behörigheter.

Användare kan bara komma åt Business Central poster i Teams med deras Microsoft 365 licens. När åtkomst är aktiverad för en miljö, synkronisering med hjälp av Uppdatera användare från Microsoft 365 action won't include users that only have a Microsoft 365 license. Om du vill inkludera dessa användare i synkronisering måste du först uppdatera miljö inställningarna genom att tilldela en säkerhets grupp som innehåller användare med Business Central licens och användare med bara en Microsoft 365 licens.

Lär dig mer om hur du skyddar åtkomsten till miljöer med hjälp av säkerhets grupper vid Hantera åtkomst med hjälp av Microsoft Entra grupper.

Få en översikt över hur du får tillgång till Business Central i Teams med Microsoft 365-licenser på admin-access-with-m365-license.

Hantera användare och licenser i lokala distributioner

Vid lokala distributioner anges antalet licensierade användare i licensfilen (.bclicense or .flf). När en administratör eller Microsoft-partner överför licensfilen kan de ange vilka användare som kan logga in på Business Central.

Vid lokala distributioner kan administratören skapa, redigera och ta bort användare direkt från sidan Användare.

Redigera eller ta bort en användare i en lokal distribution

  1. Välj den Glödlampa som öppnar funktionen Berätta. anger du användare och väljer sedan relaterad länk.
  2. Markera användaren som du vill redigera och välj åtgärden Redigera.
  3. På sidan användarkort ändrar du informationen efter behov.
  4. Om du vill radera en användare väljer du användaren du vill radera och väljer sedan åtgärden Radera.

Anteckning

För lokala distributioner kan en administratör ange hur användarautentiseringsuppgifter ska autentiseras i Business Central Server-instansen. När du skapar en användare anger du vilken autentiseringstyp du använder.

Mer information finns under Autentisering och autentiseringstyper i administrationshjälpen för Business Central.

Se även

Tilldela behörigheter till användare och grupper
Hantera profiler
Ändra vilka funktioner som visas
Anpassa Business Central
Gör dig redo att göra affärer
Administration
Licensiering i Dynamics 365 Business Central
Lägg till användare till Microsoft 365 for business
Säkerhet och skydd i Business Central (administrationsinnehåll)
Tilldela ett telemetri-ID till användare

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här