Köra och skriva ut rapporter

En rapport samlar in information baserat på en angiven uppsättning kriterier. Den ordnar och presenterar informationen i ett lättläst format som du kan skriva ut eller spara som en fil. Det finns flera rapporter som du kan använda i hela programmet. Rapporterna innehåller vanligtvis information i förhållande till kontexten på den aktuella sidan. Till exempel sidan kund innehåller rapporter för de 10 främsta kunderna och fönstret försäljningsstatistik.

Anteckning

Batchprojekt och XMLports gör mer eller mindre detsamma som rapporter, men används mer för att bearbeta eller exportera data. Till exempel skapar batchprojektet Skapa påminnelser påminnelsedokument som skickas till kunder med förfallna betalningar. Den här artikeln avser huvudsakligen ”rapporter”, men liknande information gäller för batchprojekt och XMLports.

Kom i gång

Du hittar rapporter i menyn Rapporter på valda sidor, listor och kort, eller så kan du använda för att hitta rapporter efter namn. En översikt över inbyggda rapporter som du kan använda i Business Central, sorterade efter kategorier, finns i Tillgängliga rapporter i Business Central.

När du väljer en rapport visas vanligtvis en sidan för förfrågan—med rapportens namn—där du kan ange olika alternativ och filter som avgör vilka data som inkluderas. I följande avsnitt förklaras hur du använder sidan för begäran för att bygga, förhandsgranska och skriva ut en rapport.

Använda standardvärden—fördefinierade inställningar

De flesta sidor för rapportbegäran innehåller fältet Använd standardvärden från. Med det här fältet kan du välja fördefinierade inställningar för rapporten, som automatiskt anger alternativ och filter. Välj en post i listrutan så ändras alternativen och filtren på sidan för rapportbegäran därefter.

Posten vid namn Senast använda alternativ och filter är alltid tillgänglig. Den här posten anger att rapporten ska använda alternativ och filter som du använde förra gången du körde rapporten.

Fältet Använd standardvärden från är ett snabbt och tillförlitligt sätt att skapa rapporter som innehåller rätt data. När du har valt en post kan du ändra alternativen och filtren innan du förhandsgranskar eller skriver ut rapporten. Utförda ändringar sparas inte i den post med fördefinierade inställningar som du valde, men de sparas i posten Senast använda alternativ och filter.

Anteckning

De fördefinierade inställningarna ställs in och hanteras vanligtvis av en administratör. Läs mer i Hantera sparade inställningar för rapporter och batchprojekt.

Ange data att inkludera i rapporter

Använd fälten under Alternativ och Filter om du vill ändra eller begränsa den information som du vill ha i rapporten. Du kan ange att filter ska vara mer eller mindre på samma sätt som du anger filter för listor. Läs mer i avsnittet Filtrering.

Varning

Snabbfliken Filter på sidan för rapportbegäran innehåller en allmän filtreringsfunktion för rapporter. Dessa filter är valfria.

Vissa rapporter ignorerar dessa filter, vilket innebär att oavsett vilka filter som anges i snabbfliken Filter är rapportens resultat detsamma. Det går inte att skapa en lista vars fält ignoreras i vilka rapporter, så du måste experimentera med filtren om du använder dem.

Exempel: När du använder batchprojektet Skapa påminnelser ignoreras ett filter för fältet Kundreskontratransaktioner i Senast utskickad påminnelsenivå eftersom filter är fasta för det batchprojektet.

Förhandsgranska en rapport

När du förhandsgranskar en rapport kan du se hur rapporten kommer att se ut innan du skriver ut den. Förhandsgranskningen baseras inte på den skrivare som har valts i fältet Skrivare på begärandesidan. Det kontrolleras av webbläsaren. När du har förhandsgranskat kan du gå tillbaka till förfrågningssidan och ändra alternativ och filter efter behov.

Vilka förhandsgranskningsalternativ du har på sidan Rapportbegäran beror på rapporten. För vissa rapporter kan du välja Förhandsgranska, men för andra har du alternativet Förhandsgranska och stäng. Båda alternativen öppnar en förhandsgranskning av rapporten. Skillnaden är att Förhandsgranska håller förfrågningssidan öppen, så att du kan gå tillbaka till den, göra ändringar, förhandsgranska igen eller skriva ut den. Men Förhandsgranska & stäng stänger begäranssidan, så du måste öppna rapporten igen för att göra ändringar eller skriva ut.

Anteckning

Om du använder Business Central från utgivningscykel 1 år 2020 eller tidigare har du endast alternativet Förhandsgranska, som stänger begäranssidan vid förhandsgranskning, som beskrivs ovan för Förhandsgranska & stäng.

Arbeta med förhandsgranskning

I förhandsgranskningen använder du menyraden i förhandsgranskningen av rapporten när du vill:

• Flytta mellan sidor

• Zooma in och ut

• Ändra storlek så att den passar sidan

• Välj text

  Du kan kopiera text från en rapport och sedan klistra in den någon annanstans, som på en sida i Business Central eller Microsoft Word. Med hjälp av en mus håller du till exempel ned vänster musknapp där du vill börja. Flytta sedan musen för att markera ett eller flera ord, meningar eller stycken. Tryck sedan på höger musknapp och välj Kopiera. Du kan nu klistra in den markerade texten där du vill.

• Panorera dokumentet

  Du kan flytta den synliga delen av rapporten i någon riktning för att visa andra områden av rapporten. Panorering är användbart när du har zoomat in för att visa detaljerad information. Med hjälp av musen kan du till exempel trycka och hålla ned vänster musknapp var som helst i rapportens förhandsgranskning och sedan flytta musen för att markera en del av rapporten.

• Hämta till en PDF-fil på datorn eller i nätverket.

• Skriv ut

Spara en rapport i en fil

Du kan spara en rapport i ett PDF-dokument, Microsoft Word-dokument, en Microsoft Excel-arbetsbok eller ett XML-dokument genom att välja Skicka till, och sedan göra ditt val. En fil hämtas till enheten.

Om organisationen har konfigurerat OneDrive för systemfunktioner i stället för att hämtas, öppnas Excel-arbetsböcker och Word-dokument i webbläsaren med antingen Excel eller Word för webben.

Dricks

Alternativen Microsoft Excel dokument (endast data) och XML-dokument är oftast avsedda för avancerade ändamål. Du använder vanligtvis dessa alternativ när du gör detaljerade dataanalyser. Läs mer i Analysera rapportdata med Excel och XML.

Du kan också använda Microsoft Excel-dokumentet (endast data) om du vill skapa nya Excel-layouter för en viss rapport. Läs mer i Arbeta med Excel-layouter.

Schemalägga en rapport att köra senare eller periodvis

Du kan schemalägga en enskild eller återkommande rapport att köras vid ett visst datum och tider. Planerade rapporter anges i projektkön och behandlas vid den planerade tid, på liknande sätt som andra projekt. Välj alternativet Schema när du har valt Skicka till. Ange sedan information som skrivare samt datum och tid. Rapporten läggs till projektkön och körs vid den angivna tidpunkten. När rapporten behandlas tas artikeln bort från projektkön. Mer information finns i Använda projektköer för att schemalägga uppgifter.

När du schemalägger en rapport som ska köras kan du till exempel ange att den måste köras varje torsdag genom att ställa in fältet Datumformel för nästa körning till D4. Läs mer i avsnittet Använda datumformler.

Du kan välja att spara rapporten till en fil, (t.ex en Excel-, Word- eller PDF-fil), skriva ut den eller bara skapa rapporten. Om du väljer att spara rapporten som en fil skickas den bearbetade rapporten till sidan Rapportinkorg i ditt rollcenter, där du kan visa den. Läs mer i Dela och exportera rapporter med rapportinkorgen

Hantera schemalagda återkommande rapporter

Schemalagda rapporter genereras av batchprojekt som hanteras på sidan Jobbkötransaktioner. Du kan visa status och annan information för varje rapport på sidan, pausa/återuppta rapport-batchprojektet och generera rapporten på begäran.

Från sidan Jobbkötransaktioner kan du även ändra vissa rapportparametrar, som utfiltypen, köringsdatumet samt start- och sluttider. Innan du redigerar en befintlig schemalagd rapport måste du pausa rapportens projektkö:

1. Välj den ange Jobbkötransaktioner och välj sedan relaterad länk.
2. På sidan Jobbkötransaktioner väljer du önskad rapport.
3. Välj åtgärden Pausa.
4. Öppna och redigera den schemalagda rapporten genom att välja dess status (Pausad).

När du har redigerat rapportalternativen upprepar du de första två stegen och väljer sedan Ställ in på status Redo för att fortsätta generera rapporten.

Läs mer om hantering av projektkö i Använd projektköer för att schemalägga uppgifter.

Skriva ut en rapport

Du skriver ut en rapport genom att välja Skriv ut på sidan för rapportbegäran eller på menyraden på sidan Förhandsgranska.

När en Excel-layout används i en rapport ser du inte fältet Skrivare eller knapparna Skriv ut eller Förhandsgranska. I stället finns alternativet Hämta. Om du vill skriva ut väljer du hämta och öppnar sedan den hämtade filen i Excel och skriver ut därifrån.

Skrivare

Fältet Skrivare på begäranssidan visar namnet på skrivaren som rapporten skickas till. Om du vill ändra en skrivare markerar du bara skrivaren i listan.

Anteckning

Alternativet (Hanteras av webbläsaren) anger att rapporten inte har tilldelats någon skrivare. I så fall hanterar webbläsaren utskriften och visar en standardupplevelse där du kan välja en lokal skrivare som är ansluten till enheten. Alternativet (Hanteras av webbläsaren) är inte tillgängligt i Business Central mobilappen eller appen för Microsoft Teams.

Dricks

Skrivaren som är markerad för dig som standard är inställd på sidan Skrivarval. Läs mer om hur du ändrar standardskrivare i avsnittet Ange standardskrivare.

Skriva ut rapporter på thailändska

För den thailändska versionen av Business Central kan knappen Skriv ut inte skriva ut rapporter på rätt sätt på grund av begränsningar i tjänsten som genererar den utskrivbara PDF-filen. I stället kan du öppna rapporten i Word och spara den som utskrivbar PDF.

Du kan också be administratören att skapa en layout för en Word-rapport för de mest använda rapporterna. Läs mer i Hantera rapporter och dokumentlayouter.

Växla rapportlayouten

En rapportlayout styr vad som ska visas i en rapport, hur den ordnas och hur den är formaterad. Du kan ändra layouten på några få sätt:

• När du ska köra en rapport visas den aktuella layouten i fältet Rapportlayout på sidan för begäran. Om du tillfälligt vill använda en annan layout markerar du fältet Rapportlayout och väljer sedan från en lista med tillgängliga layouter för rapporten.
• Om du vill ändra standardlayouten som används av en rapport går du till någon av sidorna Rapportlayouter eller Val av rapportlayout.

Läs mer i Ange layout för en rapport. Om du vill anpassa din egen rapportlayout går du till Kom igång med att skapa layouter.

Ändra språk och format för tal, datum och tid

Som standard är språket för text och format för tal, datum och klock slag i en rapport baserad på inställningarna för arbetsspråk och region som definieras på sidan mina inställningar. Du kan dock ändra språk och formatregion från fall till fall när du förhandsgranskar, skriver ut eller skickar en rapport. På sidan för begäran anger du alternativen Språk och Formatera region så som du vill ha dem. Du kan också ange vilket språk- och regionformat som ska användas som standard för kunder och leverantörer på deras kortsidor.

Beroende på var du har angett språk- och formatinställningarna bestämmer Business Central inställningarna som ska användas i följande ordning:

1. De inställningar du anger när du genererar en rapport.
2. De inställningar som anges i dokumentet, som kommer från kundens eller leverantörens inställningar.
3. De inställningar som angetts för Report AL-objektet.
4. De inställningar som definierats i Mina inställningar.

Mer information om sidan Mina inställningar finns på Ändra grundläggande inställningar.

Avancerade alternativ

Fälten under snabbfliken Avancerat anger begränsningar för den genererade rapporten för att kontrollera skrivarresurserna. Du behöver normalt inte ändra inställningarna om du inte har en stor rapport. Om en rapport överstiger dessa begränsningar när du försöker förhandsgranska eller skriva ut, visas ett meddelande om vilken begränsning som har överskridits. Du kan sedan ändra inställningarna så att de passar din rapport. Varje fält har dock ett maximalt värde som du bör känna till:

Fält	Maximivärde
Maximal återgivningstid	12:00:00
Maximalt antal rader	1 000 000
Maximalt antal dokument	500

Anteckning

De högsta värdena kan vara olika för lokala Business Central och en administratör kan ändra dem. Läs mer i avsnittet Konfigurera Business Central Server – Rapporter. En översikt över rapporteringsbegränsningar i Business Central online finns i Operativa gränser.

Se även

Tillgängliga rapporter i Business Central
Använda rapporter i det dagliga arbetet
Business Intelligence och rapporteringsöversikt
Ställa in skrivare
Kör batchprojekt och XML-portar
Arbeta med kalenderdatum och tider
Hantera rapport- och dokumentlayouter
Ekonomisk Business Intelligence
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här