Komma igång med införandet av Microsoft Syntex

Artikel
12/08/2023

Microsoft Syntex är en molnbaserad tjänst som tillämpar artificiell intelligens (AI) för att automatisera innehållsbearbetning och kunskapsextrahering. Det hjälper dig att omvandla ditt innehåll till strukturerade data som enkelt kan sökas igenom, analyseras och återanvändas.

Microsoft Syntex erbjuder en mängd olika användningsfall för att förbättra innehållshanteringen inom ett företag. Här följer några exempel på hur den kan tillämpas:

Generera rutinmässiga dokument automatiskt – Använd innehållssammansättning för att skapa moderna mallar för filer som behöver genereras regelbundet, till exempel rutinmässiga underhållsrapporter.
Generera dokument i grupp – Använd innehållssammansättning för att generera stora mängder liknande dokument, till exempel kontraktsförnyelser.
Hantera inkommande dokument – Använd Microsoft Syntex för att hantera och bearbeta inkommande affärsdokument som försäkringsformulär, företagsverifieringar och hyreskontrakt.
Gör informationen enklare att hitta – Använd Microsoft Syntex för att förbättra identifieringen och användbarheten för affärsdokument och information om anställda i dokumentbibliotek, till exempel principer och procedurer.
Hitta innehållsinformation – Centralisera, organisera och hämta innehåll med hjälp av Microsoft Syntex för att göra specifik information enklare att identifiera, till exempel patentinformation.
Dokumentefterlevnad – Använd Microsoft Syntex för att uppfylla kvarhållnings- och känslighetskrav för dina affärsdokument, inklusive händelse- eller konferensfiler.

Identifiera affärsscenarier

Om du vill förbereda dig för att använda Microsoft Syntex i din organisation måste du först förstå de scenarier där det är användbart. "Varför" hjälper dig att avgöra vilka funktioner som kommer att vara mest fördelaktigt och om dokumentbearbetning krävs, vilken modelltyp som behövs. För att uppnå ett affärsresultat kan det vara bra att kombinera flera Microsoft Syntex funktioner. Använd exempelscenarier och användningsfall för att fråga efter idéer om hur du kan använda Microsoft Syntex i din organisation.

Innehållet är organisationens livsnerv. Många affärsenheter i din organisation ansvarar för att bearbeta data och kan göra det idag med en blandning av manuella eller halvautomatiserade processer som omfattar flera steg. Med hjälp av Microsoft Syntex funktioner kan du förbättra organisationens metoder för innehållshantering, inklusive:

Tillhandahålla avancerad sökning och filtrering för att förbättra sökbarheten och hämtningen.
Ange villkorsstyrd formatering för att enkelt visa och filtrera dokument.
Generera en Power BI-rapport med ett klick med extraherade metadata.
Skapa regler i dokumentbiblioteket eller affärsarbetsflöden via Power Automate.
Säkerställa efterlevnad via tillämpningen av kvarhållnings- och känslighetsetiketter.

Överväg innehållslivslängden

När du tänker på den typiska innehållslivscykeln där innehåll skapas och återskapas finns det många funktioner i Microsoft Syntex som kan hjälpa ditt företag att förstå och bearbeta innehåll och identifiera innehåll och söka.

Diagram som visar innehållslivscykeln.

Skapa och återanvända innehåll

Inom livscykeln för innehåll kan det finnas användningsfall för att automatisera skapandet av innehåll, särskilt innehåll som är transaktionellt eller standardiserat och innehållssammansättning kan vara användbart för detta. Innehållssammansättning kan automatiskt generera repetitiva standarddokument, till exempel kontrakt, arbetsförklaringar, serviceavtal, medgivandebrev, försäljningsplatser och korrespondens.

När du har identifierat repetitiva dokumenttyper vill du identifiera den datakälla som kan användas som källa för dokumenten. Med en lista eller datakälla för att fylla i dokumenten kan du göra detta snabbare, mer konsekvent och med färre fel genom att skapa moderna mallar och använda dessa mallar för att generera dokument. Om du vill använda den här funktionen måste en Azure-prenumeration konfigureras inom Microsoft Syntex konfigureras.

Samarbeta med innehåll

Anteckningsfunktionen i Microsoft Syntex används för att lägga till anteckningar och kommentarer i innehåll i dokumentbibliotek – antingen för dig själv eller för att samarbeta med andra. Anteckningsfunktionen kan användas utan att ändra de ursprungliga filerna, så att de ursprungliga posterna bevaras.

Anteckningsverktygen innehåller för närvarande penna och överstrykningspenna, där färger kan väljas tillsammans med ett radergummi för att ta bort pennstreck och tidigare anteckningar. När du har konfigurerat en Azure-prenumeration i din klientorganisation för Microsoft Syntex aktiveras den här funktionen för dina användare. Du kanske vill ge slutanvändarna information om funktionen, särskilt till företagsgrupper som kan sätta stor markering på eller kommentera dokument.

Förståelse och bearbetning av innehåll

Om du använder Microsoft Syntex för att automatisera klassificering och dataextrahering från innehållet med hjälp av dokumentbearbetning och taxonomitaggnings- eller bildtaggningsfunktioner kan du spara tid och pengar samtidigt som risken för skrivfel eller missad information minimeras.

Microsoft Syntex kan utföra olika typer av uppgifter i ditt innehåll, inklusive klassificering, extrahering och nyckelord. I följande tabell visas dessa uppgifter och relaterade funktioner.

Uppgift	Beskrivning	Microsoft Syntex funktion
Klassificering	Identifierar den typ av innehåll som filen representerar (till exempel en rapport, en faktura eller ett formulär)	Ostrukturerad dokumentbearbetning
Extraktion	Identifierar information baserat på en entitet inifrån ett dokument	Strukturerad dokumentbearbetning Bearbetning av frihandsfigurdokument Fördefinierad dokumentbearbetning Optisk teckenigenkänning
Nyckelordstaggning	Föreslår information baserat på en egenskap för eller beslut om ett dokument med hjälp av nyckelord	Taxonomitaggning Bildtaggning

Innehållsefterlevnad

Modeller för dokumentbearbetning kan också användas för att lägga till efterlevnad genom att låta dem använda känslighetsetiketter och kvarhållningsetiketter för innehåll som läggs till i dokumentbibliotek med modeller som konfigurerats med dem.

När innehållstypen och metadata är tillgängliga i ett dokumentbibliotek kan företagsanvändare utföra många åtgärder på data, inklusive att skapa nya vyer för innehållet, skapa rapporter, flytta innehåll baserat på viss information som finns med hjälp av regler och skapa arbetsflöden för affärsprocesser för godkännanden, lägga till data i andra system, generera arbetsorder och många andra uppgifter som kan ha utförts manuellt.

Innehållsidentifiering

Om du använder funktioner för dokumentbearbetning i Microsoft Syntex kan du förbättra sökupplevelsen eftersom varje del av metadata som extraheras från innehåll nu kan sökas igenom. Med innehållsfrågefunktionen kan du utföra specifika metadatabaserade frågor på SharePoint-dokumentbibliotek. Du kan skapa snabbare och mer exakta frågor baserat på specifika metadatakolumnvärden, i stället för att bara söka efter nyckelord.

Förutom att klassificera och extrahera data från innehåll som lagts till i ett SharePoint-bibliotek kan din organisation ha innehåll som för närvarande är låst i bilder som är svåra att hitta. Med tjänsten optisk teckenigenkänning (OCR) i Microsoft Syntex kan du extrahera tryckt eller handskriven text från bilder och dokument. Exempel på bilder är affischer, ritningar och produktetiketter. Exempel på dokument är artiklar, rapporter, formulär och fakturor. Texten extraheras vanligtvis som ord, textrader och stycken eller textblock, vilket ger åtkomst till digital version av den skannade texten. Den extraherade informationen indexeras i sökningen och kan göras tillgänglig för efterlevnadsfunktioner som dataförlustskydd (DLP).

Planera för att komma igång

När du kommer igång med Microsoft Syntex bör du utvärdera organisationens aktuella tillstånd och behov när det gäller innehållshantering, bearbetning och analys. Det kan hjälpa dig att identifiera specifika viktiga innehållslagringsplatser som används av grupper i din organisation och diskutera med dessa team deras aktuella affärsprocesser och scenarier. Finns det fall där de för närvarande hanterar innehåll manuellt som kan automatiseras? Dessa kan omfatta fall där de hanterar intag av standardformulär eller dokument som HR-dokument eller inköpsorder för bearbetning eller om de genererar upprepat innehåll i stor skala, till exempel erbjudandebrev eller förslag. Eller områden där de gör sina anteckningar via penna och papper eller ett program från tredje part där du nu kan göra detta i din befintliga SharePoint-miljö.

När du funderar på vilka affärsscenarier du ska tänka på kan du ställa följande frågor till dig själv:

Löser det ett verkligt problem?
Kommer den att användas i stor utsträckning eller ha stor inverkan?
Kan den erhållas?
Kan du mäta framgång?

De Microsoft Syntex kommandona i microsoft 365-utvärderingsverktyget kan också hjälpa dig att identifiera potentiella områden i din SharePoint-miljö som kan dra nytta av Microsoft Syntex funktioner.

Om du inte är säker på var du ska börja kan du kolla in de Microsoft Syntex webbplatsmallar som är tillgängliga i din klientorganisation när du har konfigurerat Microsoft Syntex och konfigurerat din Azure-prenumeration. Dessa mallar är tillgängliga på alla gruppwebbplatser och är fördefinierade, redo att distribueras och anpassningsbara. Använd dessa mallar för att komma igång med en professionell webbplats för att hantera, bearbeta och spåra status för affärsdokument i din organisation med hjälp av flera Microsoft Syntex funktioner. Dessa webbplatser kan hjälpa dig att demonstrera funktioner för affärsteam och komma igång med att föreställa dig och scenarioutveckling för din organisation genom att illustrera hur funktionerna kan ge mervärde för affärsområden som kontraktshantering och redovisning.

Identifiera roller och ansvarsområden

När du bestämmer vem i din organisation som ska vara involverad i dina Microsoft Syntex projekt hjälper det att kartlägga de funktioner som krävs. Rollerna i följande tabell kan vara inblandade, beroende på vilka funktioner du väljer att använda.

Om du till exempel fokuserar på dokumentbearbetning är SharePoint-administratörsrollen nyckeln till att skapa och hantera innehållscenter som behövs för att hantera modeller i stor skala. Om du fokuserar på funktioner som OCR och efterlevnad behövs Purview Compliance-administratören. Om taxonomitaggning kommer att fortsätta är det viktigt att förstå din hantering av företagets termlagringsplats eller att avgöra om du ska använda ett innehållscenter.

Administratör	Krav	Ansvarsområden
Administratör för Azure-prenumerationer	Microsoft Entra roll	Konfigurera inställningar för Azure-prenumerationer, granska Microsofts kostnadshantering i Azure-data
Administratör för Purview-efterlevnad	Microsoft Entra roll	Planera för kompatibilitetsinställningar, till exempel känslighetsetiketter och kvarhållningsprinciper och OCR-inställningar
SharePoint-administratör	Microsoft Entra roll	Samla in användningsfall för företag, avgöra om funktioner ska aktiveras på alla webbplatser eller för valda webbplatser Hantera innehållscenter och behörigheter Upprätta metodtips och granska modellanalys
Power Platform-administratör	Microsoft Entra roll	Konfigurera Dataverse-miljö (om det behövs) för friformsmodeller och strukturerade modeller
Administratör för SharePoint Term Store	Konfigurerad av SharePoint-administratör i Administrationscenter för SharePoint	Hantera termuppsättningar för företag, avgöra om slutanvändare kan ändra vissa termuppsättningar
Microsoft Syntex företagsanvändare (hantera modeller med hjälp av innehållssammansättning)	Behörigheter som hanteras på webbplatsnivå eller i innehållscenter Behörighet att ange redigeringsbehörigheter för innehåll Behörigheter för SharePoint-hanteringslistor där du vill publicera modeller eller använda innehållssammansättningsfunktioner	Samla in användningsfall för företag Skapa, träna och tillämpa modeller

Konfigurations- och konfigurationsöverväganden

Att planera för en distribution av Microsoft Syntex handlar om att avgöra vilka funktioner du ska aktivera och planera för kostnader med hjälp av Microsoft Syntex kostnadskalkylator för att hjälpa till att förutsäga kostnader för Microsoft Syntex, särskilt med tillkomsten av betala per användning-tjänster. Det här verktyget ger dig en bättre förståelse för organisationens användningsmönster och uppskattade kostnader så att du kan fatta mer välgrundade beslut. Det är också användbart tillsammans med microsoft 365-utvärderingsverktyget, som analyserar din informationsarkitektur och visar bibliotek med kundinnehållstyper och utökade kolumner som kan dra nytta av Syntex-driven automatisering.

Checklista för beredskap

Beredskap för innehållstolkning.

För att göra dig redo för att implementera Microsoft Syntex måste du:

Planera sluttillståndet
- Planera för att utnyttja värdet för Microsoft Syntex funktioner i områden som:
  - Söka
  - Filtrera och visa formatering
  - Efterlevnad
  - Automation
Identifiera
- Förstå befintlig informationsarkitektur och funktionsanvändning för innehållshantering.
- Är befintliga innehållstyper bra kandidater för modeller?
- Vilka befintliga processer skulle förbättras med metadata?
- Hur mycket innehåll kommer du att bearbeta?
Design
- Utforma din metod för informationsarkitektur, hanterade metadata och innehållstyper.
- Utforma processen för definition, skapande och hantering.