Planering av Power BI-implementering: Dra tillbaka och arkivera innehåll

Kommentar

Den här artikeln är en del av planeringsserien för Power BI-implementering. Den här serien fokuserar främst på Power BI-upplevelsen i Microsoft Fabric. En introduktion till serien finns i Implementeringsplanering för Power BI.

Den här artikeln hjälper dig att dra tillbaka och arkivera innehåll i slutet av livscykeln. Den här artikeln är främst inriktad på:

• Infrastrukturadministratörer: De administratörer som ansvarar för att övervaka infrastrukturresurser i organisationen. Infrastrukturadministratörer kan behöva samarbeta med andra administratörer, till exempel de som övervakar Microsoft 365 eller Azure DevOps.
• Center of Excellence (COE) och BI-team: De team som ansvarar för att övervaka Power BI i organisationen. De här teamen omfattar beslutsfattare som bestämmer hur de ska hantera livscykeln för Power BI-innehåll.
• Datadriftsteam: De team som ansvarar för att övervaka livscykelhanteringen för företagsdatalösningar. Dessa team kan omfatta versionshanterare, som hanterar livscykeln för innehållsversioner och tekniker som skapar och hanterar de komponenter som behövs för att effektivt använda och stödja livscykelhantering.
• Innehållsskapare och innehållsägare: Användare som skapar innehåll som de vill publicera till infrastrukturresursportalen för att dela med andra. Dessa personer ansvarar för att hantera livscykeln för det Power BI-innehåll som de skapar.

Livscykelhantering består av de processer och metoder som du använder för att hantera innehåll från skapandet till dess slutliga tillbakadragning. I den femte fasen av livscykelhanteringen stöder och övervakar du innehåll, vilket innebär att stödja användare och publicerat innehåll för att underlätta implementering och hantering av problem. Så småningom kommer du till den sjätte och sista fasen av innehållslivscykeln, där du kan identifiera innehåll som inte längre används eller behövs. I det här sista steget drar du tillbaka och arkiverar innehållet.

Det är viktigt att ta bort och arkivera innehåll när innehållet har uppfyllt sitt syfte. Det säkerställer att resurser inte slösas bort med stöd för innehåll som inte behövs, och det gör det enklare för innehållsskapare och administratörer att övervaka det innehåll som behövs. När du drar tillbaka och arkiverar innehåll i slutet av livscykeln hjälper det dig att förbättra styrningen och effektiviteten, eftersom du fokuserar arbete och resurser på relevant innehåll och aktiva områden i din klientorganisation.

Följande bild visar livscykeln för Power BI-innehåll, som markerar steg sex, där du drar tillbaka och arkiverar innehåll.

Kommentar

En översikt över innehållslivscykelhantering finns i den första artikeln i den här serien.

Slutligen kanske konsumenterna inte längre behöver eller använder innehåll. Det kan finnas många orsaker, till exempel ersättningsinnehåll som distribueras, olika affärsmål eller ändrade prioriteringar.

Om du drar tillbaka innehåll kan du styra Power BI på olika sätt.

• Färre objekt minskar oredan och håller din miljö mer hanterbar. Färre objekt hjälper också användare att navigera i aktivt innehåll, och det är lättare att underhålla.
• Att ta bort oanvända objekt minskar förvirringen för konsumenterna om vilket innehåll de ska använda.
• Granskning blir enklare när den fokuserar på aktivt innehåll. Det gäller särskilt när du granskar säkerhetsroller och behörigheter.
• Att ha färre objekt kan potentiellt optimera kapacitetsanvändningen eftersom resurser inte används av misstag.

Bestäm när och hur du ska dra tillbaka innehåll

Du bör regelbundet utvärdera användningsmönster i din organisation när du utför gransknings - och övervakningsaktiviteter för att identifiera kandidatinnehåll som du kan dra tillbaka. Stegen kallas för innehållsrensningsaktiviteter. Aktiviteter för innehållsrensning är de regelbundet schemalagda åtgärder som du vidtar för att undersöka innehåll, medan innehållsavstängning är vad som händer när du bestämmer dig för att inaktivera innehåll i slutet av livscykeln. Beroende på mängden objekt som publiceras i din klientorganisation kan du utföra dessa aktiviteter mer regelbundet, till exempel kvartalsvis eller månadsvis.

Dricks

Granskning på klientorganisationsnivå och övervakning på klientorganisationsnivå är viktiga aktiviteter som hjälper dig att avgöra när innehållet ska dras tillbaka.

Planera aktiviteter för rensning av innehåll

Följande viktiga överväganden och beslut bör fattas när du vill analysera ditt innehåll för att identifiera vad som kan dras tillbaka och arkiveras.

• Välj analysomfånget: Aktiviteter för innehållsrensning kan utföras på klientorganisationsnivå. Men det är också vanligt att utföra en analys på arbetsyta, kapacitet eller domännivå. På så sätt kan du fatta beslut och vidta åtgärder baserat på specifika behov eller användarpopulationer. Till exempel kan arbetsyteadministratörer ansvara för regelbundna aktiviteter för rensning av innehåll på de arbetsytor som de hanterar.
• Bestäm ett tidsfönster för det specifika innehållet: Överväg vilket tidsfönster som är relevant för det innehåll som du analyserar. Även om du kan ha ett standardtidsfönster (till exempel ingen användning inom tre månader), kan det vara svårt att använda samma riktlinjer i varje situation. Tänk på följande exempel.
  • Standardtidsintervall på 3 månader: Det finns en arbetsyta för säljteamet för att spåra kvartalsbonusar. Om det inte har funnits någon användning under de senaste tre månaderna är hela arbetsytan en kandidat för pension.
  • Kortare tidsperiod på 1 månad: En driftrapport med dagliga försäljningssiffror är avsedd för frekvent daglig användning eller veckovis användning. Om den inte har använts under den senaste månaden är rapporten en kandidat för pension.
  • Längre tidsperiod på 1 år: En semantisk modell produceras av IT en gång om året för att tillhandahålla rapporter för externa granskare. Även om den inte har någon användning under de senaste månaderna är det viktigt att behålla den semantiska modellen. I den här situationen motiveras ett tidsfönster på mer än ett år innan det blir en kandidat för pension.
  • Undantag utan tidsfönster: Ett styrkort som innehåller KPI:er (Key Key Performance Indicators) används tillfälligt av chefer. Även om användningen inte är konsekvent och den har några tittare, kommer detta specifika innehåll inte att övervägas för pensionering baserat enbart på låg användning.
• Skapa klassificeringar: Bestäm vilken terminologi du ska använda konsekvent. Skapa vanliga definitioner för att klassificera termer som ofta används, aktivt används, används ibland och används inte. Fundera på hur du ska tillämpa de här termerna för att analysera innehållsanvändning och användaraktivitetsnivåer. Mer information finns i Skapa klassificeringar.
• Välj relevanta användningsstatistik: I de flesta situationer måste du överväga flera mått, inklusive totala faktiska vyer för innehåll och totalt antal faktiska användare (tittare) av innehåll. Tänk på följande exempel.
  • Stort antal vyer: En rapport kan konsekvent ha ett stort antal vyer från ett litet antal användare. Den här aktiviteten kan återspegla personliga BI - och team BI-användningsscenarier .
  • Stort antal användare: En rapport kan ha många användare från olika områden i organisationen. Även om innehållet används brett kan de faktiska vyerna vara sporadiska och inkonsekventa. Den här aktiviteten kan återspegla ett enterprise BI-användningsscenario .
  • Potentiella eller faktiska användare: En Power BI-app eller en rapport kan ha tilldelats behörigheter så att det finns många potentiella tittare. Du kan dock se faktisk användning från endast en liten andel potentiella tittare.
• Avgör vem som ska utföra användningsanalys och rensning: Baserat på hur innehållsägarskap och hantering hanteras i din organisation bör du överväga vem som ska ansvara för innehållsrensningsaktiviteter.

När du planerar hur du ska utföra en innehållsrensningsanalys bör du nu identifiera vilket innehåll du ska dra tillbaka.

Identifiera det innehåll som du ska dra tillbaka

Nu har du planerat regelbundna aktiviteter för rensning av innehåll och gjort några viktiga val och beslut om hur du analyserar innehållet i din klientorganisation. Nu är det dags att analysera användningsmönster och identifiera kandidatinnehåll som ska dras tillbaka. Vanligtvis vill du hitta innehåll med låg användning och underhåll för att undersöka.

Överväg följande åtgärder för att hitta innehåll som används sparsamt och inte längre underhålls.

• Analysera vyer: Du bör fokusera på antalet vyer för visuella objekt, till exempel rapporter och appar.
  • Sortera objekten efter de totala vyerna i tidsfönstret (beskrivs i föregående avsnitt). Fokusera på att hitta objekt som inte används eller bara används ibland.
  • Analysera den senaste användningen baserat på ditt tidsfönster.
  • Sök efter en nedåtgående trend jämfört med tidigare tidsperioder.
• Analysera frågor: Du bör fokusera på frågor som skickas för dataobjekt, till exempel semantiska modeller.
  • Sortera objekten efter de totala frågorna i tidsfönstret. Fokusera på att hitta innehåll som inte används eller bara används ibland.
  • Analysera den senaste användningen baserat på ditt tidsfönster.
  • Sök efter en nedåtgående trend jämfört med tidigare tidsperioder.
• Analysera tittarna: Ibland kan det totala antalet tittare av innehållet i tidsfönstret vara relevant när det också jämförs med vyer och frågor.
  • Sortera objekten efter det totala antalet tittare i tidsfönstret.
  • Filtrera bort användare som är innehållsskapare, ägare eller supportteammedlemmar så att du kan fokusera på konsumenter med visningsaktivitet.
  • Filtrera bort tittare som bara har använt rapporten en eller två gånger för att se effekten på användningstrenden. Det är möjligt att dessa användare av misstag har öppnat en rapport.
• Analysera uppdateringsdatum: För dataobjekt (till exempel semantiska modeller eller dataflöden) kontrollerar du den senaste gången innehållet uppdaterades. Om den inte uppdaterades nyligen stöder den förmodligen slutsatsen att dataobjekten inte används längre.
• Kontrollera datum för innehållsuppdatering: Det kan vara bra att kontrollera när innehållet senast uppdaterades eller ompublicerades. Innehåll som inte har uppdaterats nyligen stöder möjligheten att det kan vara redo för pensionering.
• Sök efter dokumentation: Granska dokumentationen eller metadata som är tillgängliga innan du enbart förlitar dig på användningsstatistikdata.
  • Leta upp dokumentation som finns för innehållet. Helst skulle en rapport innehålla en introduktionssida för att dokumentera dess målanvändning och målgrupp. Den typen av information hjälper tittarna, och det är särskilt användbart när innehållet används på oregelbunden basis.
  • Granska tillgängliga metadata. En beskrivning av arbetsytan kan innehålla relevant information om dess avsedda användningsmönster. Ett namn på arbetsytan kan innehålla [Dev] eller [Test] -suffix som förtydligar varför användningen varierar avsevärt.
• Kommunicera med ägaren av innehållet: När du hittar ett kandidatobjekt som ska tas ur bruk frågar du om innehållet med kontakten eller dess ägare. De kan ha andra insikter om förväntade användningsmönster som inte är lätta att se från användningsstatistikdata. Ibland kan du också behöva tala med ämnesexperter eller konsumenter av innehållet för att förstå deras framtida behov.

Dricks

Rest-API:et Hämta oanvända artefakter som administratör är ett sätt att hitta oanvända objekt. Tänk dock på att API:et söker i de senaste 30 dagarnas historik. I de flesta situationer vill du ha ett större tidsfönster så att du kan analysera trender över tid. Mer information finns i Användaraktivitetsdata och Klientinventering.

Förbereda för att dra tillbaka oanvänt innehåll

Nu har du identifierat innehåll som är en bra kandidat att gå i pension. Därefter bör du utföra några förberedande steg innan du arkiverar och tar bort det.

• Bekräfta omfånget för objekt som ska tas bort: Kontrollera att du är tydlig med exakt vad som ska tas bort innan du fortsätter. Vanligtvis är det en hel arbetsyta eller specifika enskilda objekt (till exempel en semantisk modell och de rapporter som använder den).
• Kontrollera beroenden: Analysera data härkomsten och utför en konsekvensanalys för att bekräfta att du har redovisat alla beroenden. Om till exempel en semantisk modell ska dras tillbaka dras även alla rapporter som är beroende av den tillbaka.
• Identifiera var innehållet ska arkiveras: Det är viktigt att ha en säkerhetskopia eller ett arkiv med innehåll innan det tas bort. På så sätt kan du återställa den senare om behovet skulle uppstå. Arkivarkivet bör vara en säker plats med den lägsta behörighetsnivån för att säkerställa att användarna inte oavsiktligt hittar och använder det arkiverade innehållet. Det finns flera alternativ för att skapa ett arkiv. Du kan ha källkontroll på plats (till exempel Git-integrering). Eller så kan du välja att ladda ned den senaste filen från Power BI-tjänst innan du tar bort den. Du kan också ha en semantisk modellsäkerhetskopia på plats. I allmänhet bör du överväga att arkivera innehåll på den centrala lagringsplatsen där det har lagrats under livscykeln (till exempel ett OneDrive- eller SharePoint-dokumentbibliotek eller en Git-lagringsplats).
• Bekräfta återställningsplanen: När du har identifierat var innehållet ska arkiveras (beskrivs i föregående punkt) bör du fundera på vad din process blir om du upptäcker att du behöver återställa innehåll eller återställa det. Du kan till exempel be infrastrukturadministratören att återställa en borttagen arbetsyta, förutsatt att den görs under kvarhållningsperioden. Eller så kan du välja att publicera om ett visst objekt från arkivet som du skapade. Utför ett test av din återställningsplan så att du är säker på att du kan lita på processen.
• Förtydliga om godkännande krävs: Beroende på innehållet och dina processer kan du behöva få godkännande innan du tar bort innehåll.
• Skapa en ändringslogg: Om frågor dyker upp senare är det bra att ha dokumentation som innehåller vad som har tagits bort, när, varför och av vem.
• Bekräfta vem som ska hantera borttagningarna: Ibland är den person som bestämde sig för att dra tillbaka innehållet inte samma person som kommer att göra borttagningarna. Kontrollera att alla nödvändiga behörigheter har beviljats.
  • Ta bort en arbetsyta: Det finns två sätt att ta bort en hel arbetsyta. Varje sätt kräver olika behörigheter.
    • Administratörsrollen för arbetsytan är lämplig när användaren som hanterar borttagningen får åtkomst till allt innehåll på arbetsytan.
    • Administratörsrollen Infrastruktur passar bra för klientadministratörer som inte behöver direkt åtkomst till innehållet. I det här fallet utför de borttagningen från administratörsportalen.
  • Ta bort ett objekt: En arbetsyteroll som deltagare eller senare krävs för att ta bort ett enskilt objekt från en arbetsyta.
• Bekräfta när borttagningarna ska utföras: Eftersom innehållet inte används aktivt bör datum och tid för att ta bort det inte spela någon roll. Men för att minimera risken har vissa organisationer ett godkänt ändringsfönster.
• Kommunicera med ägaren av innehållet: Låt kontakterna eller ägaren veta att innehållet kommer att arkiveras och tas bort. Vanligtvis behöver användarna av innehållet inte meddelas om inaktivt innehåll. Även om användarkommunikation ibland kan vara lämplig bör du se upp för situationer då användarna är mycket resistenta mot att förlora oanvänt innehåll eftersom de inte är säkra på om de behöver det i framtiden.

Kommentar

Kvarhållningsperioden för att återställa en samarbetsarbetsyta kan skilja sig från en personlig arbetsyta. Inställningen Definiera kvarhållningsperiod för arbetsytan styr hur länge innehåll kan återställas efter att det har tagits bort. Mer information finns i Kvarhållning av arbetsyta.

Arkivera och ta bort oanvänt innehåll

Nu har du identifierat innehåll som kan dras tillbaka och vidtagit lämpliga förberedande åtgärder för att ta bort och arkivera det. I det här sista steget tar du bort innehållet. Det handlar om att följa upp de beslut och planer som beskrivs i föregående avsnitt.

• Arkivera innehållet på en säker plats: Det finns flera sätt att säkerhetskopiera innehållet och gör att du kan återställa det om det behövs (beskrivs ytterligare i föregående avsnitt).
• Ta bort innehållet: Det sista steget är att ta bort hela arbetsytan eller enskilda objekt efter behov (beskrivs ytterligare i föregående avsnitt).

Checklista – När du planerar att dra tillbaka och arkivera innehåll omfattar viktiga beslut och åtgärder:

• Planera för innehållsrensningsaktiviteter: Avgör om analysens omfattning ska ligga på klientorganisationsnivå, domännivå eller arbetsytenivå. Överväg också vem som ska utföra användningsanalysen.
• Bestäm ett tidsfönster: Baserat på egenskaperna för det specifika innehållet avgör du det bästa tidsfönstret för att identifiera kandidater för pensionering.
• Välj användningsstatistik: Tänk på vilka användningsmått som är relaterade till innehållsvyer och visningsprogram som är viktigast för innehållet.
• Skapa klassificeringar: Bestäm vilka klassificeringar du ska använda för att konsekvent märka innehåll när du analyserar användningsmönster.
• Analysera användningsstatistik: Granska vyer, frågor, tittare, uppdatera och uppdatera aktiviteter. Sortera, filtrera och analysera data för att identifiera objekt som är kandidater för pensionering.
• Kommunicera med ägaren: Kontakta ägaren av innehållet för att bekräfta dina resultat eller för att få ytterligare insikt i förväntade användningsmönster. Se till att samordna arkiverings- och borttagningsaktiviteter med dem.
• Analysera data härkomst och utför påverkansanalys: Undersök beroenden. Bekräfta omfånget för innehåll som ska tas bort.
• Avgör hur och var innehållet ska arkiveras: Bestäm vilken metod som ska användas för att säkerhetskopiera innehåll.
• Kontrollera kvarhållningsperioden för arbetsytan: Visa inställningen Definiera kvarhållningsperiod för arbetsytor för att förstå vad kvarhållningsperioden för borttagna arbetsytor är inställd på i din organisation.
• Bekräfta och testa återställningsplanen: Planera för hur du ska återställa innehåll från arkivet om det skulle bli nödvändigt. Testa återställningsplanen för att säkerställa att den är tillförlitlig.
• Verifiera behörigheter: Bekräfta att nödvändiga behörigheter har tilldelats till den användare eller administratör som ska utföra borttagningarna.
• Arkivera innehållet: Lagra en säkerhetskopia av innehållet på en säker plats som inte är tillgänglig för konsumenter.
• Ta bort innehållet: Ta bort hela arbetsytan eller enskilda objekt efter behov.

Relaterat innehåll

Mer information, åtgärder, beslutskriterier och rekommendationer som hjälper dig med din Power BI-implementering finns i Planering för Power BI-implementering.