ควบคุมการทำข้อมูลให้ตรงกันในระดับฟิลด์กับ Outlook
ด้วยการซิงโครไนซ์ฟิลด์ ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดทิศทางการซิงค์ระหว่างแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 ส่วนบริการลูกค้า, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing และ Dynamics 365 Project Service Automation) และ Microsoft Dynamics 365 for Outlook ฟิลด์ได้ ท่านสามารถควบคุมการทำข้อมูลให้ตรงกันเมื่อใช้การทำข้อมูลให้ตรงกันของ Outlook หรือการทำข้อมูลให้ตรงกับฝั่งเซิร์ฟเวอร์ (Exchange) ได้
ตัวอย่าง เช่น พนักงานขายอาจต้องการจดบันทึกย่อส่วนบุคคลเกี่ยวกับผู้ติดต่อ และไม่ต้องการให้บันทึกย่อนั้นซิงค์กับข้อมูลที่มีให้ใช้งานแก่ผู้ใช้ทั้งหมด ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าฟิลด์บันทึกย่อส่วนบุคคลสำหรับผู้ติดต่อใน Outlook ไม่ให้ซิงค์ Dynamics 365 for Outlook กับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า เพื่อให้บันทึกย่อของพนักงานขายจะยังคงเป็นส่วนตัว
ตั้งค่าการซิงโครไนส์ฟิลด์ระหว่างแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้ากับ Outlook
ในเว็บแอป ไปที่ การตั้งค่า (
) >การตั้งค่าขั้นสูงเลือก การตั้งค่า>การจัดการ
เลือก การตั้งค่าระบบ จากนั้นเลือกแท็บ การทำข้อมูลให้ตรงกัน
สำหรับ ส่วนติดต่อแบบรวม เลือกการตั้งค่า (
) ที่มุมขวาบนแท็บ >การตั้งค่าขั้นสูง>การตั้งค่า>การดูแลระบบ>การตั้งค่าระบบ>การทำข้อมูลให้ตรงกันภายใต้ ซิงค์รายการดับ Outlook หรือ Exchange เลือก ฟิลด์ที่ซิงค์
สำหรับฟิลด์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการทำข้อมูลให้ตรงกัน ให้เลือกลูกศรในคอลัมน์ทิศทางของการทำข้อมูลให้ตรงกัน แต่ละตัวเลือกจะเปลี่ยนทิศทาง
เคล็ดลับ
เลื่อนเมาส์ไปวางเหนือชื่อฟิลด์เพื่อดูฟิลด์ต่างๆ ที่ถูกแมปเข้ากับฟิลด์นี้
เลือก ตกลง>ตกลง เพื่อปิดกล่องการโต้ตอบที่เปิดอยู่
แจ้งให้ผู้ใช้ของคุณทราบว่าพวกเขาสามารถดู (ไม่ใช่เปลี่ยนแปลง) การตั้งค่าการทำข้อมูลให้ตรงกันได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูได้ที่ ฟิลด์ใดที่สามารถทำข้อมูลแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า และ Outlook ให้ตรงกันได้
ประสิทธิภาพและการทำข้อมูลให้ตรงกัน
การตั้งค่าคอนฟิกการทำข้อมูลให้ตรงกันอาจมีผลกระทบในเรื่องของเวลาที่ใช้ในการทำข้อมูลให้ตรงกันระหว่าง Dynamics 365 for Outlook และแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า คุณควรทดสอบการกำหนดค่าของคุณก่อนที่จะปรับใช้เพื่อให้แน่ใจว่าเวลาในการทำข้อมูลให้ตรงกันนั้นเป็นที่น่าพอใจ
สิทธิ์และการทำข้อมูลให้ตรงกัน
การรักษาความปลอดภัยโดยยึดตามบทบาทจะควบคุมการเข้าถึงชนิดของเอนทิตีเฉพาะ ส่วนการรักษาความปลอดภัยที่ยึดตามเรกคอร์ดจะควบคุมการเข้าถึงแต่ละเรกคอร์ด และการรักษาความปลอดภัยระดับฟิลด์จะควบคุมการเข้าถึงฟิลด์ ทั้งหมดนี้สามารถส่งผลกระทบต่อสิ่งที่จะทำให้ตรงกันระหว่างแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้าและ Dynamics 365 for Outlook or Exchange
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือให้ตรวจทานการตั้งค่าความปลอดภัยสำหรับวิธีการรักษาความปลอดภัยเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าการทำข้อมูลฟิลด์ให้ตรงกัน นั้นดำเนินการไปตามที่ต้องการ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่:
Securing roles: การสร้างหรือแก้ไขบทบาทความปลอดภัย
การรักษาความปลอดภัยฟิลด์: เพิ่มหรือลบความปลอดภัยฟิลด์
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูได้ที่ การรักษาความปลอดภัยของฟิลด์ มีผลต่อการทำข้อมูลให้ตรงกันระหว่างแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้ากับ Outlook และ แนวคิดในการรักษาความปลอดภัยอย่างไร