Power BI uygulama planlaması: İçeriği kullanımdan kaldırma ve arşivle

Not

Bu makale, Power BI uygulama planlama makale serisinin bir bölümünü oluşturur. Bu seri öncelikle Microsoft Fabric içindeki Power BI deneyimine odaklanır. Seriye giriş için bkz . Power BI uygulama planlaması.

Bu makale, yaşam döngüsünün sonunda içeriği kullanımdan kaldırmanıza ve arşivlediğinize yardımcı olur. Bu makale öncelikli olarak şunlara hedeflenmiştir:

• Doku yöneticileri: Kuruluşta Doku'ya denetimden sorumlu yöneticiler. Doku yöneticilerinin Microsoft 365 veya Azure DevOps'u denetleyenler gibi diğer yöneticilerle işbirliğine ihtiyacı olabilir.
• Mükemmellik Merkezi (COE) ve BI ekipleri: Kuruluşta Power BI'ı denetlemekle sorumlu ekipler. Bu ekipler, Power BI içeriğinin yaşam döngüsünü yönetmeye karar veren karar alıcıları içerir.
• Veri operasyonları ekipleri: Kurumsal veri çözümlerinin yaşam döngüsü yönetimini denetlemekle sorumlu ekipler. Bu ekipler içerik sürümlerinin yaşam döngüsünü işleyen yayın yöneticilerini ve yaşam döngüsü yönetimini etkili bir şekilde kullanmak ve desteklemek için gereken bileşenleri oluşturan ve yöneten mühendisleri içerebilir.
• İçerik oluşturucuları ve içerik sahipleri: Başkalarıyla paylaşmak üzere Doku portalında yayımlamak istedikleri içeriği oluşturan kullanıcılar. Bu kişiler, oluşturdukları Power BI içeriğinin yaşam döngüsünü yönetmekle sorumludur.

Yaşam döngüsü yönetimi, içeriğin oluşturulmasından son kullanımdan kaldırılmasına kadar işlemek için kullandığınız işlemlerden ve uygulamalardan oluşur. Yaşam döngüsü yönetiminin beşinci aşamasında, benimsemeyi kolaylaştırmak ve sorunları çözmek için kullanıcıları ve yayımlanmış içeriği desteklemeyi içeren içeriği destekler ve izlersiniz. Sonunda, içerik yaşam döngüsünün altıncı ve son aşamasına gelirsiniz; burada artık kullanılmayan veya gerekli olmayan içeriği tanımlayabilirsiniz. Bu son aşamada, içeriği kullanımdan kaldırıp arşivlersiniz.

İçerik amacını yerine getirdikten sonra içeriği kullanımdan kaldırma ve arşivleme önemlidir. Kaynakların gerekmeyen içeriği desteklemek için boşa harcanmamasını sağlar ve içerik oluşturucularının ve yöneticilerin gereken içeriği denetlemesini kolaylaştırır. Yaşam döngüsünün sonunda içeriği devre dışı bırakmanız ve arşivlemeniz, çalışma ve kaynakları kiracınızın ilgili içeriğine ve etkin alanlarına odakladığınızdan, idareyi ve verimliliği artırmanıza yardımcı olur.

Aşağıdaki görüntüde Power BI içeriğinin yaşam döngüsü, içeriği devre dışı bırakmanız ve arşivlemeniz için altı. aşama vurgulanır.

Not

İçerik yaşam döngüsü yönetimine genel bakış için bu serinin ilk makalesine bakın.

Sonunda, tüketiciler artık içeriğe ihtiyaç duymayabilir veya içerik kullanmayabilir. Dağıtılan değiştirme içeriği, farklı iş hedefleri veya öncelikleri değiştirme gibi birçok neden olabilir.

İçeriğin emekliye bölünmesi, Power BI'ın farklı şekillerde yönetilmesine yardımcı olur.

• Daha az öğe dağınıklığı azaltır ve ortamınızı daha yönetilebilir tutar. Daha az öğe, kullanıcıların etkin içerikte gezinmesine de yardımcı olur ve bakımı daha kolaydır.
• Kullanılmayan öğelerin kaldırılması, tüketicilerin hangi içeriği kullanması gerektiği konusunda kafa karışıklığını azaltır.
• Denetim, etkin içeriğe odaklandığında daha kolay hale gelir. Bu, özellikle güvenlik rollerini ve izinlerini denetlediğinizde geçerlidir.
• Kaynakların yanlışlıkla kullanılmayacağı için daha az öğeye sahip olmak kapasite kullanımını iyileştirebilir.

İçeriği ne zaman ve nasıl devre dışı bırakabileceğinize karar verme

Devre dışı bırakabileceğiniz aday içeriği tanımlamak için denetim ve izleme etkinlikleri gerçekleştirirken kuruluşunuzdaki kullanım düzenlerini düzenli olarak değerlendirmeniz gerekir. Adımlar içerik temizleme etkinlikleri olarak bilinir. İçerik temizleme etkinlikleri, anket içeriğinde düzenli olarak zamanlanmış eylemlerdir; içerik kullanımdan kaldırıldığında ise yaşam döngüsünün sonunda içeriğin kullanımdan kaldırılması gerekir. Kiracınızda yayımlanan öğelerin hacmine bağlı olarak, bu etkinlikleri üç aylık veya aylık gibi daha düzenli bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

İpucu

Kiracı düzeyinde denetim ve kiracı düzeyinde izleme , içeriğin ne zaman kullanımdan kaldırılacağına karar vermenize yardımcı olan önemli etkinliklerdir.

İçerik temizleme etkinliklerini planlama

İçeriğinizi analiz ederek nelerin kullanımdan kaldırılıp arşivlenebilir olduğunu belirlemek istediğinizde aşağıdaki önemli noktalar ve kararlar verilmelidir.

• Çözümleme kapsamını seçin: İçerik temizleme etkinlikleri kiracı düzeyinde yapılabilir. Ancak, çalışma alanı, kapasite veya etki alanı düzeyinde analiz yapmak da yaygındır. Bu şekilde, belirli gereksinimlere veya kullanıcı popülasyonlarına göre kararlar alabilir ve eylem gerçekleştirebilirsiniz. Örneğin, çalışma alanı yöneticileri yönetdikleri çalışma alanlarının düzenli içerik temizleme etkinliklerinden sorumlu olabilir.
• Belirli bir içerik için bir zaman penceresine karar verin: Analiz ettiğiniz içerik için hangi zaman penceresinin uygun olduğunu düşünün. Standart bir zaman pencereniz (üç ay içinde kullanım olmaması gibi) olsa da, her durumda aynı yönergeleri kullanmak zor olabilir. Aşağıdaki örnekleri göz önünde bulundurun.
  • Standart 3 aylık zaman aralığı: Üç aylık bonusları izlemek için satış ekibi için bir çalışma alanı vardır. Son üç ay içinde kullanım yapılmadıysa çalışma alanının tamamı kullanımdan kaldırılabilir.
  • 1 aylık daha kısa zaman aralığı: Günlük satış rakamlarını içeren bir operasyonel rapor, sık sık günlük veya haftalık kullanıma yöneliktir. Son bir ay içinde kullanılmamışsa, rapor kullanımdan kaldırılabilir.
  • 1 yıllık daha uzun zaman aralığı: BT tarafından dış denetçilere rapor sağlamak üzere yılda bir kez anlamsal bir model oluşturulur. Son birkaç ay içinde herhangi bir kullanımı olmasa da, anlamsal modeli korumak kritik önem taşır. Bu durumda, bir yıldan uzun bir zaman aralığı, emekliliğe aday olmadan önce gerekçelendirilir.
  • Zaman penceresi olmayan özel durum: Yöneticiler, temel kuruluş anahtarı performans göstergelerini (KPI' ler) içeren karneyi aralıklı olarak kullanır. Kullanım tutarlı olmasa ve birkaç izleyicisi olsa da, bu özel içerik yalnızca düşük kullanıma bağlı olarak kullanımdan kaldırılma amacıyla dikkate alınmaz.
• Sınıflandırmalar oluşturma: Tutarlı olarak hangi terminolojiyi kullanacağınıza karar verin. Sık kullanılan, etkin olarak kullanılan, ara sıra kullanılan ve kullanılmayan terimler gibi terimleri sınıflandırmak için ortak tanımlar oluşturun. İçerik kullanımını ve kullanıcı etkinlik düzeylerini analiz etmek için bu koşulları nasıl uygulayabileceğinizi düşünün. Daha fazla bilgi için bkz . Sınıflandırma oluşturma.
• İlgili kullanım ölçümlerini seçin: Çoğu durumda, içeriğin toplam gerçek görünümleri ve içeriğin toplam gerçek kullanıcıları (görüntüleyicileri) dahil olmak üzere birden çok ölçümü göz önünde bulundurmanız gerekir. Aşağıdaki örnekleri göz önünde bulundurun.
  • Yüksek sayıda görünüm: Bir raporda tutarlı olarak az sayıda kullanıcıdan yüksek sayıda görünüm bulunabilir. Bu etkinlik, kişisel BI ve ekip BI kullanım senaryolarını yansıtabilir.
  • Çok sayıda kullanıcı: Bir raporda kuruluş genelinde çeşitli alanlardan çok sayıda izleyici olabilir. İçerik geniş bir şekilde kullanılsa da, gerçek görünümler düzensiz ve tutarsız olabilir. Bu etkinlik kurumsal bi kullanım senaryolarını yansıtabilir.
  • Olası ve gerçek görüntüleyiciler: Power BI uygulamasının veya raporun izinleri atanmış olabilir, böylece birçok olası görüntüleyici olabilir. Ancak, potansiyel izleyicilerin yalnızca küçük bir yüzdesinin gerçek kullanımını görebilirsiniz.
• Kullanım analizini ve temizlemeyi kimin gerçekleştireceğini belirleme: Kuruluşunuzda içerik sahipliği ve yönetiminin nasıl ele alındığına bağlı olarak, içerik temizleme etkinliklerinden kimin sorumlu olması gerektiğini göz önünde bulundurun.

İçerik temizleme analizini nasıl gerçekleştirebileceğinizi planladıktan sonra, hangi içeriği devre dışı bırakabileceğinizi belirlemeniz gerekir.

Devre dışı bırakabileceğiniz içeriği belirleme

Bu noktada düzenli içerik temizleme etkinlikleri planladınız ve kiracınızdaki içeriği analiz etme konusunda bazı önemli seçimler ve kararlar verdiniz. Kullanım düzenlerini analiz etme ve kullanımdan kaldırmaya aday içeriği belirleme zamanı geldi. Genellikle, araştırmak için düşük kullanım ve bakım içeren içerik bulmak istersiniz.

Seyrek kullanılan ve artık korunmamış içeriği bulmak için aşağıdaki eylemleri göz önünde bulundurun.

• Görünümleri analiz etme: Raporlar ve uygulamalar gibi görsel öğeler için görünüm sayısına odaklanmalısınız.
  • Öğeleri zaman pencerenizdeki toplam görünümlere göre sıralayın (önceki bölümde açıklanmıştır). Kullanılmayan veya yalnızca ara sıra kullanılan öğeleri bulmaya odaklanın.
  • Zaman pencerenize göre son kullanımı analiz edin.
  • Geçmiş zaman aralıklarıyla karşılaştırıldığında aşağı yönlü bir eğilim olup olmadığını denetleyin.
• Sorguları analiz etme: Anlamsal modeller gibi veri öğeleri için gönderilen sorgulara odaklanmalısınız.
  • Öğeleri zaman pencerenizdeki toplam sorgulara göre sıralayın. Kullanılmayan veya yalnızca ara sıra kullanılan içeriği bulmaya odaklanın.
  • Zaman pencerenize göre son kullanımı analiz edin.
  • Geçmiş zaman aralıklarıyla karşılaştırıldığında aşağı yönlü bir eğilim olup olmadığını denetleyin.
• Görüntüleyicileri analiz etme: Bazen, görünümler ve sorgularla karşılaştırıldığında zaman pencerenizdeki içeriğin toplam görüntüleyici sayısı ilgili olabilir.
  • Öğeleri zaman pencerenizdeki toplam görüntüleyici sayısına göre sıralayın.
  • Yalnızca görüntüleme etkinliğiyle tüketicilere odaklanabilmeniz için içerik oluşturucu, sahip veya destek ekibi üyesi olan görüntüleyicileri filtreleyin.
  • Kullanım eğilimi üzerindeki etkisini görmek için raporu yalnızca bir veya iki kez kullanan görüntüleyicileri filtreleyin. Bu kullanıcılar yanlışlıkla bir rapor açmış olabilir.
• Yenileme tarihlerini analiz etme: Veri öğeleri (anlamsal modeller veya veri akışları gibi) için içeriğin en son ne zaman yenilendiğini denetleyin. Yakın zamanda yenilenmediyse, büyük olasılıkla veri öğelerinin artık kullanılmama sonucunu destekler.
• İçerik güncelleştirme tarihlerini denetleme: İçeriğin en son ne zaman güncelleştirilmiş veya yeniden yayımlandığını denetlemek yararlı olabilir. Son zamanlarda güncelleştirilmemiş içerik, kullanımdan kaldırılma için hazır olma olasılığını destekler.
• Belgeleri denetleyin: Yalnızca kullanım istatistikleri verilerine güvenmeden önce, sağlanan belgeleri veya meta verileri gözden geçirin.
  • İçerik için var olan belgeleri bulun. İdeal olan, raporun hedef kullanımını ve hedef kitlesini belgeleyen bir giriş sayfası olmasıdır. Bu tür bilgiler izleyicilere yardımcı olur ve özellikle içerik düzensiz bir şekilde kullanıldığında kullanışlıdır.
  • Kullanılabilir meta verileri gözden geçirin. Çalışma alanı açıklaması , hedeflenen kullanım desenleri hakkında ilgili bilgiler içerebilir. Çalışma alanı adı, kullanımın neden önemli ölçüde değiştiğini netleştiren [Geliştirme] veya [Test] son eklerini içerebilir.
• İçeriğin sahibiyle iletişim kurun: Devre dışı bırakabileceğiniz bir aday öğe bulduğunuzda, ilgili kişiyle veya içerik sahibiyle ilgili bilgi edinin. Beklenen kullanım desenleri hakkında, kullanım istatistikleri verilerinden açıkça görülmeyecek başka içgörüleri de olabilir. Bazen, gelecekteki ihtiyaçlarını anlamak için konu uzmanlarıyla veya içerik tüketicileriyle de konuşmanız gerekebilir.

İpucu

Kullanılmayan Yapıtları Yönetici REST API'si olarak alma, kullanılmayan öğeleri bulmanın bir yoludur. Ancak, API'nin geçmişin son 30 gününü aradığını unutmayın. Çoğu durumda zaman içindeki eğilimleri analiz edebilmeniz için daha büyük bir zaman penceresi istersiniz. Daha fazla bilgi için bkz . Kullanıcı etkinliği verileri ve Kiracı envanteri.

Kullanılmayan içeriği kullanımdan kaldırmaya hazırlanma

Bu noktada, kullanımdan kaldırmaya uygun bir içerik belirlediniz. Ardından, arşivlemeden ve silmeden önce bazı hazırlık adımları gerçekleştirmeniz gerekir.

• Silinecek öğelerin kapsamını onaylayın: Devam etmeden önce, tam olarak nelerin silindiğini açık olduğunuzdan emin olun. Genellikle, çalışma alanının tamamı veya belirli tek tek öğelerdir (anlamsal model ve onu kullanan raporlar gibi).
• Bağımlılıkları doğrulama: Veri kökenini analiz edin ve tüm bağımlılıkları hesaba eklediğinizi onaylamak için bir etki analizi gerçekleştirin. Örneğin, anlamsal bir model kullanımdan kaldırılacaksa, buna bağlı tüm raporlar da kullanımdan kaldırılır.
• İçeriğin nerede arşivleneceklerini belirleme: İçeriğin silinmeden önce yedek veya arşive sahip olması kritik önem taşır. Bu şekilde, ihtiyaç ortaya çıktığında daha sonra kurtarabilirsiniz. Kullanıcıların arşivlenmiş içeriği yanlışlıkla bulup kullanmadığından emin olmak için arşiv deposu en düşük izin düzeyine sahip güvenli bir konum olmalıdır. Arşiv oluşturmak için çeşitli seçenekler vardır. Kaynak denetiminiz (Git tümleştirmesi gibi) olabilir. Veya silmeden önce Power BI hizmeti en son dosyayı indirmeyi seçebilirsiniz. Ayrıca, semantik model yedeklemeniz de olabilir. Genel olarak, içeriği yaşam döngüsü boyunca depolandığı merkezi depoda (OneDrive, SharePoint belge kitaplığı veya Git deposu gibi) arşivlemeniz gerekir.
• Kurtarma planını onaylayın: İçeriğin nerede arşivlendiğini belirledikten sonra (önceki noktada açıklanmıştır), içeriği kurtarmanız veya geri almanız gerektiğini fark ederseniz sürecinizin ne olacağını göz önünde bulundurun. Örneğin, doku yöneticinizden silinen bir çalışma alanını saklama süresi boyunca yapıldığından geri yüklemesini isteyebilirsiniz. İsterseniz, oluşturduğunuz arşivden belirli bir öğeyi yeniden yayımlamayı da seçebilirsiniz. Sürece güvenebileceğinizden emin olmak için kurtarma planınızı test edin.
• Onay gerekip gerekmediğini netleştirin: İçeriğe ve işlemlerinize bağlı olarak, içeriği silmeden önce onay almanız gerekebilir.
• Değişiklik günlüğü oluşturma: Sorular daha sonra ortaya çıkarsa, silinenleri, ne zaman, neden ve kim tarafından silindiğini içeren belgelere başvurmak yararlı olur.
• Silme işlemlerini kimin gerçekleştireceğini onaylayın: Bazen içeriği kullanımdan kaldırmaya karar veren kişi, silme işlemlerini yapacak kişi ile aynı kişi değildir. Tüm gerekli izinlerin verildiğini doğrulayın.
  • Çalışma alanını silme: Çalışma alanının tamamını silmenin iki yolu vardır. Her yol farklı izinler gerektirir.
    • Silme işlemini işleyen kullanıcının çalışma alanındaki tüm içeriğe erişmesine izin verildiğinde çalışma alanı yöneticisi rolü uygundur.
    • Doku yöneticisi rolü, içeriğe doğrudan erişim gerektirmeyen kiracı yöneticileri için çok uygundur. Bu durumda, silme işlemini yönetici portalından gerçekleştirirler.
  • Bir öğeyi silme: Çalışma alanının içinden tek bir öğeyi silmek için katkıda bulunanın veya üzerinin çalışma alanı rolü gereklidir.
• Silme işlemlerinin ne zaman gerçekleştirilmesini onaylayın: İçerik etkin olarak kullanılmadığından, silinecek tarih ve saat önemli olmamalıdır. Ancak, riski en aza indirmek için bazı kuruluşların onaylanan bir değişiklik penceresi vardır.
• İçeriğin sahibiyle iletişim kurun: Kişilere veya sahibine içeriğin arşivlenip silineceğini bildirin. Genellikle, içeriğin tüketicilerinin etkin olmayan içerik hakkında bilgilendirilmelerine gerek yoktur. Kullanıcı iletişimi zaman zaman uygun olsa da, kullanıcıların kullanılmayan içeriği kaybetmeye karşı son derece dayanıklı olacağı durumlara dikkat edin çünkü gelecekte bu içeriğe ihtiyaçları olup olmadığından emin olmazlar.

Not

İşbirliğine dayalı bir çalışma alanını geri yüklemek için saklama süresi kişisel çalışma alanından farklı olabilir. Çalışma alanı saklama süresini tanımla kiracı ayarı, içeriğin silindikten sonra ne kadar süreyle kurtarılacağını denetler. Daha fazla bilgi için bkz . Çalışma alanı saklama.

Kullanılmayan içeriği arşivle ve sil

Bu noktada, kullanımdan kaldırılabilir içeriği belirlediniz ve kaldırmak ve arşivlemek için uygun hazırlık adımlarını kullandınız. Bu son adımda içeriği kaldıracaksınız. Bu, önceki bölümde açıklanan kararları ve planları takip etmeyi içerir.

• İçeriği güvenli bir konuma arşivleyin: İçeriği yedeklemenin ve gerekirse kurtarmanıza izin vermenin birkaç yolu vardır (önceki bölümde daha ayrıntılı olarak açıklanmıştır).
• İçeriği silme: Son adım, çalışma alanının tamamını veya tek tek öğeleri uygun şekilde silmektir (önceki bölümde daha ayrıntılı olarak açıklanmıştır).

Denetim listesi - İçeriği kullanımdan kaldırmayı ve arşivleyi planlarken önemli kararlar ve eylemler şunlardır:

• İçerik temizleme etkinliklerini planlama: Çözümleme kapsamının kiracı düzeyinde mi, etki alanı düzeyinde mi yoksa çalışma alanı düzeyinde mi olacağını belirleyin. Ayrıca kullanım analizini kimin gerçekleştireceklerini de göz önünde bulundurun.
• Bir zaman penceresine karar verin: Belirli içeriğin özelliklerine bağlı olarak, kullanımdan kaldırma adaylarını belirlemek için en iyi zaman penceresini belirleyin.
• Kullanım ölçümlerini seçin: İçerik görünümleri ve görüntüleyicilerle ilgili kullanım ölçümlerinin içerik için en önemli olduğunu göz önünde bulundurun.
• Sınıflandırmalar oluşturma: Kullanım desenlerini analiz ederken içeriği tutarlı bir şekilde etiketlemek için hangi sınıflandırmaları kullanacağınıza karar verin.
• Kullanım istatistiklerini analiz etme: Görünümleri, sorguları, görüntüleyicileri, yenileme ve güncelleştirme etkinliklerini inceleyin. Kullanımdan kaldırma adayı olan öğeleri bulmak için verileri sıralayın, filtreleyin ve analiz edin.
• Sahiple iletişim kurun: Bulgularınızı onaylamak veya beklenen kullanım desenleri hakkında ek içgörü elde etmek için içeriğin sahibine başvurun. Arşivleme ve silme etkinliklerini onlarla koordine etmeye özen gösterin.
• Veri kökenini analiz etme ve etki analizi gerçekleştirme: Bağımlılıkları araştırma. Silinecek içeriğin kapsamını onaylayın.
• İçeriğin nasıl ve nerede arşivleneceğini belirleme: İçeriği yedeklemek için hangi yöntemin kullanılacağına karar verin.
• Çalışma alanı saklama süresini doğrulama: Silinen çalışma alanlarının bekletme süresinin kuruluşunuzda nasıl ayarlandığını anlamak için Çalışma alanı bekletme süresini tanımla kiracı ayarını görüntüleyin.
• Kurtarma planını onaylayın ve test edin: Gerekli olması durumunda içeriği arşivden nasıl kurtarabileceğinizi planlayın. Güvenilir olduğundan emin olmak için kurtarma planınızı test edin.
• İzinleri doğrulama: Silmeleri yapacak kullanıcıya veya yöneticiye gerekli izinlerin atandığını onaylayın.
• İçeriği arşivle: İçeriğin yedeğini tüketiciler tarafından erişilmeyecek güvenli bir konumda depolayın.
• İçeriği silme: Çalışma alanının tamamını veya tek tek öğeleri uygun şekilde silin.

İlgili içerik

Power BI uygulamanızda size yardımcı olacak diğer önemli noktalar, eylemler, karar verme ölçütleri ve öneriler için bkz . Power BI uygulama planlaması.