Hướng dẫn: Tạo dòng quy trình công việc

Quan trọng

Kể từ tháng 8 năm 2022, bạn không còn có thể tạo hoặc quản lý luồng quy trình kinh doanh từ bên ngoài trình khám phá giải pháp. Power Automate Các luồng quy trình kinh doanh và các trường hợp tiếp tục được hỗ trợ thông qua trình khám phá giải pháp, Power Apps và Dataverse chế độ xem bảng.

Bài viết này hướng dẫn bạn cách tạo dòng quy trình công việc bằng Power Apps. Để tìm hiểu thêm về lợi ích của việc sử dụng luồng quy trình kinh doanh, hãy truy cập Tổng quan về luồng quy trình kinh doanh. Để biết thông tin về cách tạo luồng tác vụ di động, hãy truy cập Tạo luồng tác vụ di động.

Khi người dùng bắt đầu dòng quy trình công việc, các giai đoạn và bước của quy trình sẽ hiển thị trên thanh quy trình ở đầu biểu mẫu.

Tiền bo

Sau khi bạn tạo định nghĩa dòng quy trình công việc, bạn có thể kiểm soát ai có thể tạo, đọc, cập nhật hoặc xóa phiên bản dòng quy trình công việc. Ví dụ, đối với các quy trình liên quan đến dịch vụ, hãy cung cấp quyền truy cập đầy đủ cho đại diện dịch vụ khách hàng để thay đổi phiên bản dòng quy trình công việc, nhưng cung cấp quyền truy cập chỉ đọc cho đại diện bán hàng để theo dõi các hoạt động sau bán hàng cho khách hàng của họ. Để thiết lập bảo mật cho định nghĩa dòng quy trình công việc mà bạn tạo, hãy chọn Bật vai trò bảo mật trên thanh hành động.

Điều kiện tiên quyết

• Để tạo luồng quy trình kinh doanh, bạn cần có Power Apps hoặc Power Automate giấy phép cho mỗi người dùng hoặc gói giấy phép Dynamics 365 bao gồm quyền sử dụng dòng quy trình công việc.
• Bảng có liên kết với dòng quy trình công việc. Nếu dòng quy trình công việc không liên quan đến bảng hiện có, hãy tạo một bảng mới trước khi bạn tạo luồng.

Tạo dòng quy trình công việc

1. Trong Power Apps hoặc Power Automate, chọn Giải pháp từ thanh điều hướng bên trái.

2. Chọn hoặc tạo một giải pháp để sử dụng cho dòng quy trình công việc.

3. Trong giải pháp, chọn Quy trình>Tự động hóa>mới>dòng quy trình công việc.

   1. Đặt cho luồng của bạn một Tên hiển thị và Tên (LogicalName).
   2. Chọn bảng để sử dụng cho luồng.
   3. Chọn Tạo.

   dòng quy trình công việc mới đã được tạo. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa nó bằng giai đoạn đơn đầu tiên được tạo sẵn cho bạn.
   

4. Thêm giai đoạn. Nếu người dùng của bạn tiến triển từ giai đoạn kinh doanh này sang giai đoạn kinh doanh khác trong quá trình này:

   1. Kéo một thành phần Giai đoạn từ tab Thành phần và thả vào + nhật ký trong trình thiết kế.

      

   2. Để thiết lập thuộc tính cho một giai đoạn, hãy chọn giai đoạn đó, sau đó thiết lập thuộc tính trong tab Thuộc tính ở phía bên phải màn hình:

      • Nhập tên hiển thị.

      • Nếu muốn, hãy chọn một thể loại cho giai đoạn. Thể loại (chẳng hạn như Đủ điều kiện hoặc Phát triển) xuất hiện dưới dạng hình chữ V trên thanh quy trình.

        

      • Khi bạn hoàn tất việc thay đổi thuộc tính, hãy chọn nút Áp dụng .

5. Thêm các bước vào một giai đoạn. Để xem các bước trong một giai đoạn, hãy chọn Chi tiết ở góc dưới bên phải của giai đoạn. Để thêm các bước khác:

   1. Kéo thành phần bước vào vùng hiển thị từ tab Thành phần .

      

   2. Chọn bước, sau đó đặt thuộc tính trong tab Thuộc tính :

      1. Nhập tên hiển thị cho bước.
      2. Nếu bạn muốn người dùng nhập dữ liệu để hoàn thành bước, hãy chọn cột thích hợp từ danh sách thả xuống.
      3. Chọn Bắt buộc nếu mọi người phải điền vào cột để hoàn thành bước trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo của quy trình.
      4. Chọn Áp dụng khi bạn hoàn tất.

   Lưu ý

   • Nếu bạn đặt cột Boolean có hai tùy chọn là Bắt buộc, người dùng không thể tiếp tục trừ khi giá trị cột là Có. Người dùng phải đánh dấu cột là đã hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
   • Nếu Có hoặc Không là các giá trị cột được chấp nhận, thì bạn nên biến cột thành lựa chọn thay vì cột Boolean có hai tùy chọn.

6. Thêm một nhánh (điều kiện) vào quy trình. Cách thêm một điều kiện nhánh:

   1. Kéo thành phần Điều kiện từ tab Thành phần vào dấu + giữa hai giai đoạn.

      

   2. Chọn điều kiện, sau đó đặt thuộc tính trong tab Thuộc tính . Để biết thêm thông tin về thuộc tính phân nhánh, hãy truy cập Nâng cao luồng quy trình kinh doanh bằng phân nhánh. Khi bạn hoàn tất việc thiết lập thuộc tính cho điều kiện, hãy chọn Áp dụng.

7. Thêm quy trình công việc. Để gọi một công việc:

   1. Kéo một thành phần Workflow từ tab Components vào một giai đoạn hoặc mục Global Workflow trong trình thiết kế. Nơi bạn thêm nó phụ thuộc vào các điều kiện sau:

      • Kéo nó đến một giai đoạn để kích hoạt quy trình làm việc khi vào hoặc thoát khỏi giai đoạn đó. Thành phần quy trình công việc phải dựa trên cùng một bảng chính như giai đoạn.
      • Kéo nó vào mục Quy trình công việc toàn cầu để kích hoạt quy trình công việc khi quy trình được kích hoạt hoặc lưu trữ (khi trạng thái thay đổi thành Đã hoàn thành hoặc Đã bỏ dở). Thành phần quy trình công việc phải dựa trên cùng một bảng chính như quy trình.

   2. Chọn quy trình làm việc, sau đó đặt thuộc tính trong tab Thuộc tính :

      1. Nhập tên hiển thị.
      2. Chọn thời điểm kích hoạt quy trình làm việc.
      3. Tìm kiếm quy trình công việc đang hoạt động theo yêu cầu hiện có phù hợp với bảng giai đoạn hoặc tạo quy trình công việc mới bằng cách chọn Mới.
      4. Chọn Áp dụng khi bạn hoàn tất.

   Để biết thêm thông tin về quy trình công việc, hãy truy cập Quy trình công việc.

8. Để xác thực dòng quy trình công việc, hãy chọn Xác thực trên thanh hành động.

9. Để lưu quy trình dưới dạng bản nháp trong khi bạn tiếp tục làm việc trên đó, hãy chọn Lưu trên thanh hành động.

   Quan trọng

   Chừng nào quy trình vẫn còn là bản nháp thì mọi người sẽ không thể sử dụng nó.

10. Để kích hoạt quy trình và cung cấp cho nhóm của bạn, hãy chọn Kích hoạt trên thanh hành động.

11. Để kiểm soát những ai có thể tạo, đọc, cập nhật hoặc xóa phiên bản dòng quy trình công việc, hãy chọn Chỉnh sửa vai trò bảo mật trên thanh lệnh của trình thiết kế. Ví dụ, đối với các quy trình liên quan đến dịch vụ, hãy cung cấp quyền truy cập đầy đủ cho đại diện dịch vụ khách hàng để thay đổi phiên bản dòng quy trình công việc và quyền truy cập chỉ đọc cho đại diện bán hàng để theo dõi các hoạt động sau bán hàng cho khách hàng của họ.

Trong màn hình Vai trò bảo mật , hãy chọn tên của vai trò để mở trang thông tin vai trò bảo mật. Chọn tab Luồng quy trình kinh doanh, sau đó chỉ định các quyền thích hợp cho dòng quy trình công việc cho vai trò bảo mật.

Lưu ý

Theo mặc định, vai trò Quản trị viên hệ thống và bảo mật người tùy chỉnh hệ thống có quyền truy cập vào các luồng quy trình kinh doanh mới.

Chỉ định các quyền bằng cách chọn các nút radio thích hợp và chọn Lưu. Để biết thêm thông tin về quyền, hãy truy cập dòng quy trình công việc privileges.

Tiếp theo, đừng quên gán vai trò bảo mật cho những người dùng thích hợp trong tổ chức của bạn.

Tiền bo

Dưới đây là một số mẹo cần lưu ý khi bạn làm việc trên dòng tác vụ của mình trong cửa sổ trình thiết kế:

• Để chụp hình chụp nhanh mọi thứ trong cửa sổ dòng quy trình công việc, hãy chọn hình chụp nhanh trên thanh tác vụ. Tùy chọn này hữu ích nếu bạn muốn chia sẻ và nhận được bình luận về quy trình từ thành viên trong nhóm.
• Sử dụng bản đồ mini để điều hướng nhanh đến các phần khác nhau của quy trình. Tính năng này hữu ích khi bạn có một quy trình phức tạp kéo dài ra khỏi màn hình.
• Để thêm mô tả cho quy trình kinh doanh, hãy chọn Chi tiết bên dưới tên quy trình ở góc bên trái của cửa sổ dòng quy trình công việc. Bạn có thể sử dụng tối đa 2000 ký tự.

Thiết kế luồng quy trình kinh doanh với các nhánh

Hãy cân nhắc những điểm sau khi thiết kế luồng quy trình kinh doanh có nhiều nhánh:

• Một quy trình có thể trải dài tối đa năm bảng duy nhất.

• Sử dụng tối đa 30 giai đoạn cho mỗi quy trình và 30 bước cho mỗi giai đoạn.

• Mỗi nhánh có thể có độ sâu tối đa là 10.

• Quy tắc phân nhánh phải dựa trên các bước ở giai đoạn trước.

• Bạn có thể kết hợp nhiều điều kiện trong một quy tắc bằng cách sử dụng toán tử AND hoặc toán tử OR , nhưng không phải cả hai toán tử.

• Khi xác định luồng quy trình, tùy chọn có thể chọn mối quan hệ bảng. Mối quan hệ này phải là mối quan hệ 1:N (Một-nhiều).

• Nhiều tiến trình đang hoạt động có thể chạy đồng thời trên cùng một bản ghi.

• Sắp xếp lại các ô (giai đoạn, bước, điều kiện) trên luồng quy trình bằng cách kéo và thả.

• Khi hợp nhất các nhánh bằng lệnh kết nối, tất cả các nhánh ngang hàng phải hợp nhất thành một giai đoạn duy nhất. Các nhánh ngang hàng phải hợp nhất thành một giai đoạn duy nhất hoặc kết thúc quá trình. Một nhánh ngang hàng không thể hợp nhất với các nhánh khác và kết thúc quá trình cùng một lúc.

• Bạn có thể truy cập lại một bảng được sử dụng trong quy trình nhiều lần (nhiều vòng lặp thực thể khép kín).

• Một quy trình có thể quay lại giai đoạn trước bất kể loại bảng nào.

  Ví dụ: nếu giai đoạn đang hoạt động là Cung cấp báo giá trên bản ghi báo giá, người dùng có thể di chuyển giai đoạn đang hoạt động trở lại giai đoạn Đề xuất trên bản ghi cơ hội.

  Trong một ví dụ khác, giả sử một quy trình đang ở giai đoạn Đề xuất trình bày trong luồng quy trình của bạn: Xác định khách hàng tiềm năng>Xác định nhu cầu>Tạo đề xuất>Đề xuất trình bày>Đóng. Nếu đề xuất yêu cầu nghiên cứu thêm để xác định nhu cầu của khách hàng, người dùng có thể chọn giai đoạn Xác định nhu cầu trong quy trình của bạn và chọn Đặt kích hoạt.

Chỉnh sửa dòng quy trình công việc

Để chỉnh sửa luồng quy trình kinh doanh, hãy mở trình khám phá giải pháp, chọn Quy trình, sau đó chọn Luồng quy trình kinh doanh từ danh sách các quy trình mà bạn muốn chỉnh sửa.

Chọn luồng quy trình kinh doanh mà bạn muốn chỉnh sửa từ danh sách quy trình. Nó mở ra trong trình thiết kế, nơi bạn có thể thực hiện các cập nhật. Mở rộng Chi tiết bên dưới tên quy trình để đổi tên hoặc thêm mô tả và xem thông tin bổ sung.

Những điều khác cần biết về dòng quy trình công việc

Chỉnh sửa các giai đoạn
Luồng quy trình kinh doanh có thể có tối đa 30 giai đoạn.

Bạn có thể thêm hoặc thay đổi các thuộc tính sau đây của giai đoạn:

• Tên sân khấu

• Bảng. Bạn có thể thay đổi bảng cho bất kỳ giai đoạn nào ngoại trừ giai đoạn đầu tiên.

• Thể loại sân khấu. Danh mục cho phép bạn nhóm các giai đoạn theo loại hành động. Tính năng này hữu ích cho các báo cáo nhóm các hàng theo giai đoạn của chúng. Các tùy chọn cho danh mục sân khấu đến từ lựa chọn toàn cầu của Danh mục sân khấu. Bạn có thể thêm nhiều tùy chọn hơn vào lựa chọn chung này và thay đổi nhãn của các tùy chọn hiện có nếu muốn. Bạn cũng có thể xoá các tùy chọn này nếu bạn muốn, nhưng chúng tôi đề nghị rằng bạn giữ các tùy chọn sẵn có. Bạn không thể thêm lại tùy chọn chính xác đó nếu bạn xóa nó. Nếu bạn không muốn chúng được sử dụng, thay đổi nhãn thành "Không sử dụng".

• Mối quan hệ. Nhập mối quan hệ khi giai đoạn trước đó trong quy trình dựa trên một bảng khác. Đối với giai đoạn hiện đang được xác định, hãy chọn Chọn mối quan hệ để xác định mối quan hệ sẽ sử dụng khi di chuyển giữa hai giai đoạn. Chọn mối quan hệ để có những lợi ích sau:

  • Các mối quan hệ thường có sơ đồ cột được xác định để tự động chuyển dữ liệu giữa các hàng, giảm thiểu việc nhập dữ liệu.

  • Khi bạn chọn Giai đoạn tiếp theo trên thanh quy trình cho một hàng, bất kỳ hàng nào sử dụng mối quan hệ này đều được liệt kê trong luồng quy trình, thúc đẩy việc tái sử dụng các hàng trong quy trình. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng quy trình công việc để tự động tạo hàng sao cho người dùng chỉ cần chọn hàng đó thay vì tự tạo hàng mới để đơn giản hóa quy trình hơn nữa.

Chỉnh sửa các bước
Mỗi giai đoạn có thể có tối đa 30 bước.

Thêm nhánh
Để tìm hiểu về cách thêm nhánh vào giai đoạn, hãy truy cập Nâng cao luồng quy trình kinh doanh bằng nhánh.

Để cung cấp luồng quy trình kinh doanh cho mọi người sử dụng, bạn phải sắp xếp luồng quy trình, bật vai trò bảo mật và kích hoạt nó.

Thiết lập thứ tự luồng quy trình
Khi bạn có nhiều hơn một luồng quy trình kinh doanh cho một bảng (loại hàng), bạn cần thiết lập quy trình nào sẽ được tự động gán cho các hàng mới. Trên thanh lệnh, chọn Quy trình đặt hàng. Đối với các hàng mới hoặc các hàng chưa có luồng quy trình liên kết với chúng, luồng quy trình kinh doanh đầu tiên mà người dùng có quyền truy cập sẽ được sử dụng.

Bật vai trò bảo mật
Người dùng có quyền truy cập vào một dòng quy trình công việc tùy thuộc vào đặc quyền được xác định trên dòng quy trình công việc đó trong vai tò bảo mật đã gán cho người dùng.

Theo mặc định, chỉ có vai trò Quản trị viên hệ thống và Người tùy chỉnh hệ thống bảo mật mới có thể xem luồng quy trình kinh doanh mới.

Để chỉ định các đặc quyền trên luồng quy trình kinh doanh, hãy mở luồng quy trình kinh doanh để chỉnh sửa, sau đó chọn Chỉnh sửa vai trò bảo mật trên thanh lệnh của trình thiết kế luồng quy trình kinh doanh. Xem bước 13 trong phần Tạo luồng quy trình kinh doanh được liệt kê trước đó trong bài viết này.

Kích hoạt
Trước khi bất cứ ai có thể sử dụng lồng quy trình kinh doanh, bạn phải kích hoạt nó. Trên thanh lệnh, chọn Kích hoạt. Sau khi bạn xác nhận việc kích hoạt, luồng quy trình kinh doanh sẽ sẵn sàng để sử dụng. Nếu luồng quy trình kinh doanh có lỗi, bạn không thể kích hoạt nó cho đến khi lỗi được sửa.

Thêm hành động theo yêu cầu cho dòng quy trình công việc

Bản cập nhật phiên bản 9.0 giới thiệu tính năng luồng quy trình kinh doanh: tự động hóa luồng quy trình kinh doanh với các Bước hành động. Dynamics 365 (online) Bạn có thể thêm nút vào luồng quy trình kinh doanh để kích hoạt hành động hoặc quy trình công việc.

Thêm hành động hoặc dòng quy trình theo yêu cầu bằng cách sử dụng Bước Hành động

Là một phần của quy trình đánh giá cơ hội, Contoso yêu cầu một người đánh giá được chỉ định để đánh giá tất cả các cơ hội. Sau đó Contoso đã tạo ra một hành động:

• Tạo một hàng nhiệm vụ được giao cho người đánh giá cơ hội.
• Gắn “Sẵn sàng đánh giá” vào chủ đề cơ hội.

Ngoài ra, Contoso cần có thể chạy những hành động này theo yêu cầu. Để tích hợp những nhiệm vụ này vào quy trình thẩm định cơ hội, hành động phải xuất hiện trong dòng quy trình công việc của cơ hội. Để bật chức năng này, hãy chọn Là bước hành động của Luồng quy trình kinh doanh.

Tiếp theo, Bước Hành động sẽ được thêm vào dòng quy trình công việc của cơ hội của Contoso. Sau đó, dòng quy trình sẽ được xác thực và cập nhật.

Bây giờ, các thành viên trong lực lượng bán hàng của Contoso có thể bắt đầu hành động từ quy trình kinh doanh Đánh giá cơ hội bước theo yêu cầu bằng cách chọn Thực hiện.

Quan trọng

• Để có thể thực hiện hành động hoặc quy trình làm việc theo yêu cầu, dòng quy trình công việc phải bao gồm Bước Hành động. Nếu Bước Hành động chạy quy trình làm việc thì quy trình làm việc đó phải được định cấu hình để chạy theo yêu cầu.
• Bảng liên kết với hành động hoặc quy trình công việc phải giống với bảng liên kết với dòng quy trình công việc.

Giới hạn khi sử dụng Các bước Hành động trong dòng quy trình công việc

• Các hành động không khả dụng dưới dạng Bước hành động nếu tham số đầu vào hoặc đầu ra là loại Bảng, EntityCollection hoặc OptionSet (Lựa chọn). Các hành động có nhiều hơn một tham số đầu ra EntityReference hoặc bất kỳ số lượng tham số đầu vào EntityReference nào đều không khả dụng dưới dạng Bước hành động. Các hành động không liên kết với bảng chính (hành động toàn cục) không khả dụng dưới dạng Bước hành động.

Trung tâm hành động

Khi bạn cần xem danh sách các luồng quy trình kinh doanh mà bạn đang tham gia, hãy kiểm tra trung tâm hành động hợp nhất.

Trong trung tâm hành động hợp nhất, bạn sẽ thấy tất cả các quy trình kinh doanh mà bạn được chỉ định ít nhất một hàng bảng mà quy trình đó sử dụng. Microsoft Dataverse Ví dụ: nếu một quy trình kinh doanh sử dụng các bảng Chì và Cơ hội trong Dataverse, bạn sẽ thấy tất cả các trường hợp của quy trình này trong đó hàng Chì hoặc Cơ hội được chỉ định cho bạn.

Xem tất cả các trường hợp hiện đang được xử lý trong tab Hoạt động . Từ tab này, bạn có thể xem các chi tiết sau:

• Tên của quy trình.
• Giai đoạn hiện tại của từng quy trình.
• Chủ sở hữu của hàng Dataverse liên quan đến giai đoạn hoạt động.
• Thời gian kể từ khi phiên bản được tạo.

Chọn một phiên bản để mở trong một tab mới hoặc chọn phiên bản đó để sao chép liên kết, chia sẻ liên kết qua email, từ bỏ hoặc xóa phiên bản.

Các bước tiếp theo

• Tổng quan về luồng quy trình kinh doanh
• Cải thiện luồng quy trình kinh doanh với việc phân nhánh
• Tổng quan về phê duyệt
• Các bước chi tiết để thêm luồng tức thời vào dòng quy trình công việc