开始推动Microsoft Syntex的采用

Microsoft Syntex是一项基于云的服务，它应用人工智能 (AI) 来自动执行内容处理和知识提取。 它可帮助你将内容转换为易于搜索、分析和重用的结构化数据。

Microsoft Syntex提供了一系列用例来增强企业内的内容管理。 下面是如何应用它的一些示例：

• 自动生成例程文档 - 使用内容程序集为需要定期生成的文件（例如例行维护报告）创建新式模板。

• 批量生成文档 - 利用内容程序集生成大量类似文档，例如合同续订。

• 处理传入文档 - 使用Microsoft Syntex管理和处理传入的业务文档，例如保险单、业务验证和租赁合同。

• 使信息更易于查找 - 使用Microsoft Syntex增强文档库中业务文档和员工信息的可发现性和可用性，例如策略和过程。

• 查找内容详细信息 - 使用Microsoft Syntex集中、组织和检索内容，以便更轻松地发现特定详细信息，例如专利信息。

• 文档合规性 - 利用Microsoft Syntex来帮助遵守业务文档（包括事件或会议文件）的保留和敏感度要求。

确定业务方案

若要准备在组织中使用Microsoft Syntex，首先需要了解它将非常有用的方案。 “为什么”有助于确定哪些功能最有利，以及是否需要文档处理，需要哪种模型类型。 若要实现业务成果，组合多个Microsoft Syntex功能可能很有用。 使用示例方案和用例来提示有关如何在组织中使用Microsoft Syntex的想法。

内容是组织的命脉。 组织中的许多业务部门都负责处理数据，并且现在可能混合了涉及多个步骤的手动或半自动化流程。 使用Microsoft Syntex功能可帮助你改进组织的内容管理做法，包括：

• 提供高级搜索和筛选，以提高搜索可查找性和检索性。

• 设置条件格式以轻松查看和筛选文档。

• 使用提取的元数据生成一键式 Power BI 报表。

• 通过 Power Automate 在文档库或业务工作流中创建规则。

• 通过应用保留和敏感度标签来确保合规性。

考虑你的内容生命周期

考虑到创建和重新创建内容的典型内容生命周期，到内容理解和处理以及内容发现和搜索，Microsoft Syntex中有许多功能可以帮助企业。

内容创建和重用

在内容的生命周期内，可能存在用于自动创建内容（尤其是事务性或标准化内容）的用例， 而内容程序集 对此可能很有用。 内容程序集可以自动生成标准的重复业务文档，例如合同、工作声明、服务协议、同意书、销售推介和信件。

确定重复文档类型后，需要标识可用作文档源的数据源。 通过创建新式模板并使用这些模板来生成文档，使用列表或数据源填充文档，可以更快、更一致地完成此操作，并减少错误。 若要使用此功能，需要在设置Microsoft Syntex配置 Azure 订阅。

内容协作

Microsoft Syntex 中的批注功能用于向文档库中的内容添加注释和批注，无论是为自己还是与他人协作。 注释功能无需修改原始文件即可使用，因此将保留原始记录。

批注工具当前包括笔和荧光笔，其中可以选择颜色以及橡皮擦，以删除墨迹笔划和以前的批注。 在租户中为 Microsoft Syntex 配置 Azure 订阅后，将为用户启用此功能。 你可能想要考虑向最终用户提供有关该功能的详细信息，尤其是可能大量标记文档或批注文档的业务组。

内容理解和处理

使用Microsoft Syntex通过文档处理和分类标记或图像标记功能自动从内容中提取分类和数据，可以节省时间和金钱，同时最大程度地降低拼写错误或丢失信息的风险。

Microsoft Syntex可以跨内容执行不同类型的任务，包括分类、提取和关键字。 下表显示了这些任务和相关功能。

任务	说明	Microsoft Syntex功能
分类	标识文件表示的内容类型 (例如报表、发票或窗体)	非结构化文档处理
提取	根据文档中的实体标识信息	结构化文档处理 任意格式文档处理 预生成文档处理 光学字符识别
关键字标记	使用关键字基于 的 属性或有关文档的决策建议信息	分类标记 图像标记

内容合规性

文档处理模型还可用于添加符合性，方法是让它们将 敏感度标签 和 保留标签 应用于添加到文档库的内容，并为其配置了模型。

在文档库中提供内容类型和元数据后，业务用户可以对数据执行许多操作，包括针对内容创建新视图、生成报表、使用规则基于某些信息移动内容、创建业务流程工作流进行审批、将数据添加到其他系统、生成工作订单以及可能已手动完成的许多其他任务。

内容可发现性

在 Microsoft Syntex 中使用文档处理功能可以改善搜索体验，因为从内容中提取的每个元数据现在都可以进行搜索。 内容 查询 功能允许对 SharePoint 文档库执行基于元数据的特定查询。 可以基于特定元数据列值进行更快、更精确的查询，而不仅仅是搜索关键字。

除了对添加到 SharePoint 库的内容进行分类和提取数据外，你的组织可能当前在图像中锁定了难以查找的内容。 Microsoft Syntex 中的光学字符识别 (OCR) 服务使你可以从图像和文档中提取打印或手写文本。 图像示例包括海报、绘图和产品标签。 文档示例包括文章、报表、窗体和发票。 文本通常提取为字词、文本行和段落或文本块，从而允许访问扫描文本的数字版本。 提取的信息在搜索中编制索引，可用于数据丢失 防护 (DLP) 等合规性功能。

规划入门

开始使用Microsoft Syntex时，需要评估组织在内容管理、处理和分析方面的当前状态和需求。 它可能有助于确定组织中组使用的特定关键内容存储库，并与这些团队讨论其当前的业务流程和方案。 他们当前是否手动管理可自动管理的内容？ 这些情况可能包括处理标准表单或文档（如人力资源文档或采购订单）的接收情况，或者他们正在大规模生成重复内容（如要约信或建议）。 或者他们通过笔和纸张或第三方应用程序执行注释的区域，你现在可以在你的现有 SharePoint 环境中执行此操作。

在考虑要考虑哪些业务方案时，请问自己以下问题：

• 它是否解决了真正的问题？
• 它会被广泛使用还是产生广泛的影响？
• 是否可获取？
• 你能衡量成功吗？

Microsoft 365 评估工具中的Microsoft Syntex命令还有助于识别 SharePoint 环境中可能受益于Microsoft Syntex功能的区域。

如果不确定从何处开始，请考虑在设置Microsoft Syntex并配置 Azure 订阅后查看租户中可用的Microsoft Syntex网站模板。 这些模板在所有团队网站上都可用，并且是预生成、随时部署和可自定义的。 使用这些模板快速启动专业网站，以使用多种Microsoft Syntex功能管理、处理和跟踪组织中业务文档的状态。 这些网站可帮助你向业务团队演示功能，并通过说明这些功能如何为业务领域（如合同管理和会计）增加价值，从而为组织快速启动构想和方案开发。

确认角色和责任

确定组织中需要参与Microsoft Syntex项目的人员时，有助于规划所需的功能。 下表中的角色可能涉及，具体取决于你选择使用的功能。

例如，如果您专注于文档处理，则 SharePoint 管理员角色将是创建和管理大规模管理模型所需的内容中心的关键。 如果你专注于 OCR 和合规性等功能，则需要 Purview 合规性管理员。 如果要进行分类标记，请务必了解公司术语存储管理或确定是否将使用内容中心。

管理员	要求	责任
Azure 订阅管理员	Microsoft Entra角色	配置 Azure 订阅设置，查看 Azure 数据中的 Microsoft 成本管理
Purview 合规性管理员	Microsoft Entra角色	规划符合性设置，例如敏感度标签和保留策略以及 OCR 设置
SharePoint 管理员	Microsoft Entra角色	收集业务用例，确定是跨所有站点启用功能还是为所选网站启用功能 管理内容中心和权限 建立最佳做法并查看模型分析
Power 平台管理员	Microsoft Entra角色	如有必要，为任意多边形模型和结构化模型配置 dataverse 环境 ()
SharePoint 术语库管理员	由 SharePoint 管理中心的 SharePoint 管理员配置	管理企业术语集，确定最终用户是否可以修改某些术语集
Microsoft Syntex业务用户 (使用内容程序集) 管理模型	在网站级别或内容中心管理的权限 内容输入编辑权限 SharePoint 管理要在其中发布模型或使用内容程序集功能的列表权限	收集业务用例 创建、训练和应用模型

安装和配置注意事项

规划Microsoft Syntex部署涉及确定将启用哪些功能并使用Microsoft Syntex成本计算器来规划成本，以帮助预测Microsoft Syntex的成本，尤其是在即用即付服务出现时。 使用此工具可以更好地了解组织的使用模式和估计成本，以便做出更明智的决策。 它还与 Microsoft 365 评估工具结合使用，该工具可分析你的信息体系结构，并突出显示具有客户内容类型的库和可从 Syntex 支持的自动化中受益的扩展列。

就绪情况清单

若要为实施Microsoft Syntex做好准备，需要：

1. 规划结束状态

   • 规划在以下方面利用Microsoft Syntex功能的价值：
     • 搜索
     • 筛选和查看格式
     • 合规性
     • 自动化

2. 标识

   • 了解现有信息体系结构和内容管理功能的用法。
   • 是否有任何现有内容类型适合模型？
   • 元数据会改进哪些现有进程？
   • 你将处理多少内容？

3. Design

   • 设计信息体系结构、托管元数据和内容类型的方法。
   • 设计定义、创建和管理流程。