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在 Copilot for Sales 应用中起草电子邮件

  • 项目

当您撰写新电子邮件或通过电子邮件回复客户时，Copilot for Sales 会使用 AI 建议内容，从而为您节省时间和精力来撰写完美的消息来推进交易。 从预定义的响应类别中进行选择，也可以输入自己的文本，AI 会生成建议的内容。 您可以按原样使用建议的内容，也可以根据需要进行修改。

备注

  • 此功能只有在管理员启用后才可用。 详细信息：在 Outlook 中配置建议的电子邮件内容
  • AI 生成的内容只是建议。 您需要负责在发送电子邮件之前审阅和编辑建议的内容，以确保其准确、适宜。

许可证要求

本文中提到的功能仅对有 Copilot for Sales 标准许可证的用户可用。 如果您有 Copilot for Sales 高级许可证，您可以在 Microsoft Outlook 中看到集成体验。 有关详细信息，请参阅在 Outlook 中使用销售信息创建电子邮件草稿。

建议内容剖析

显示建议内容的解析的屏幕截图。

注释 说明
1 来自 CRM 的信息以蓝色显示。 详细信息：查看建议内容中的数据源
2 建议的会议时间。 详细信息：添加或删除会议建议
3 使用好评或差评箭头共享反馈。 详细信息：共享反馈
4 更改建议的内容中使用的商机。 详细信息：使用另一个商机改进建议的内容
5 将建议的内容添加到电子邮件中。
6 复制建议的内容，然后将其粘贴到电子邮件或 Teams 聊天中。
7 通过更多选项菜单可以：
  • 将建议的内容恢复到以前版本。 详细信息：恢复建议的内容
  • 生成建议内容的另一版本。
  • 重新开始，生成新的建议内容。
8 调整草稿菜单来：

支持语言

要查看受支持语言的列表，请参阅支持的语言。

电子邮件和自定义提示必须是支持的语言之一才能生成建议的内容。

使用预定义类别创建电子邮件回复

当您回复客户电子邮件或阅读电子邮件时，您可以获得建议的回复。

  1. 在 Outlook 中：

    • 打开客户电子邮件，然后选择回复。 在草稿电子邮件顶部的横幅消息中，选择立即使用 Copilot。

    • 在阅读电子邮件时，打开 Copilot for Sales 窗格。

  2. 在关键电子邮件信息卡中，选择起草电子邮件按钮旁边的向下箭头，然后选择预定义的类别。

    显示预定义的响应类别的屏幕截图。

  3. 查看建议的内容。

    要生成其他建议，选择更多选项，然后选择重试。

    您还可以将建议的内容还原到之前的版本，或者，如果必要，优化建议的内容。

  4. 选择添加到电子邮件将内容粘贴到电子邮件正文中。

    备注

    电子邮件正文中的现有内容不会被替换。 建议的内容在电子邮件正文中的任何现有内容前面。

    显示建议的内容的屏幕截图。

  5. 根据需要编辑电子邮件内容，然后发送。

使用自定义提示创建电子邮件

如果预定义的响应类别不符合您的要求，您可以输入自定义提示来生成建议的内容。

当您回复客户电子邮件、阅读电子邮件或撰写新电子邮件时，您可以获得建议的电子邮件内容。

备注

  • 使用自定义提示生成建议的电子邮件内容时，不会显示来自 CRM 的信息。

  • 您还可以为包含内部电子邮件地址的电子邮件生成建议内容。 如果所有电子邮件地址都是内部地址，您只会看到用于输入自定义提示的选项。 如果添加外部电子邮件地址，则预定义的响应类别可用。

  1. 在 Outlook 中：

    • 当回复客户电子邮件或撰写新电子邮件时，在草稿电子邮件顶部的横幅消息中选择立即使用 Copilot。

    • 在阅读电子邮件时，打开 Copilot for Sales 窗格。

  2. 在关键电子邮件信息卡中，选择起草电子邮件。

    显示“起草电子邮件”按钮的屏幕截图。

    备注

    撰写新电子邮件时，预定义的响应类别不可用。 您只能输入自定义提示或创建电子邮件来汇总销售会议。

  3. 在文本框中，输入一个短语来说明要发送的回复类型。

  4. 要使用建议提示，选择 ，然后选择一个提示。 详细信息：使用建议提示

  5. 要使用已保存的提示，选择 ，然后选择您要使用的提示。 详细信息：保存并重新使用自定义提示

    显示自定义提示文本的屏幕截图。

  6. 选择创建草稿。

  7. 查看建议的内容。

    要生成其他建议，选择更多选项，然后选择重试。

    您还可以将建议的内容还原到之前的版本，或者，如果必要，优化建议的内容。

  8. 选择添加到电子邮件将内容粘贴到电子邮件正文中。

    备注

    电子邮件正文中的现有内容不会被替换。 建议的内容在电子邮件正文中的任何现有内容前面。

  9. 根据需要编辑电子邮件内容，然后发送。

自定义提示最佳做法

以下是编写自定义提示的一些最佳做法：

  • 保持简洁：虽然 AI 引擎可以处理较长的提示，但较短的提示更容易使用，可以帮助您获得有针对性的回复。

  • 内容具体：您的提示越具体，回复就越有针对性。 例如，您可以问“你最喜欢的墨西哥食物是什么？”，而不是问“你最喜欢的食物是什么？”

  • 使用上下文：要帮助 AI 更好地理解您的要求，确保在提示中包含相关上下文。

  • 避免使用人称代词：不要在提示中包含人称代词（例如，“我”、“我的”）。

  • 确保适当：AI 使用通用语言模型，可以针对各种提示生成回复。 让您的提示适合一般访问群体永远是一个好方法。

使用建议提示

输入自定义提示时，会基于电子邮件的上下文生成建议提示。 您可以选择建议提示来将其添加到自定义提示的文本框中。 您还可以添加更多详细信息或其他提示。

  1. 打开 Copilot for Sales，选择起草电子邮件。

  2. 选择 查看提示建议。

  3. 选择要使用的提示。

    显示提示建议的屏幕截图。

  4. 添加更多详细信息或添加其他提示。

  5. 选择创建草稿。

保存并重复使用自定义提示

当您使用自定义提示创建电子邮件时，您可以保存提示以供将来使用。 当您需要向多个收件人发送相似邮件时，这可以帮助您节省时间和工作量。 您最多可以保存三个提示，然后在需要时重复使用。

保存自定义提示

  1. 使用自定义提示生成建议内容。

  2. 在建议内容的顶部，将鼠标悬停在提示上，然后选择星形图标 。

    显示用于保存提示的图标的屏幕截图。

    当您使用自定义提示创建新电子邮件时，提示会保存并显示在收藏夹下。

    显示保存的提示的屏幕截图。

使用保存的提示

  1. 打开 Copilot for Sales，选择起草电子邮件。

  2. 选择 ，然后选择要使用的提示。

    显示保存的提示的屏幕截图。

删除保存的提示

最多可以保存三个提示。 如果要保存更多提示，必须删除现有提示。

  1. 打开 Copilot for Sales，选择起草电子邮件。

  2. 在收藏夹部分下，选择要删除的提示的星形图标 。

    或者，您可以使用保存的提示生成建议内容，然后选择提示旁边的星形图标 。

    显示用于删除已保存提示的图标的屏幕截图

使用另一个商机改进建议的内容

如果您使用一种使用商机记录生成建议内容的响应类别（提出建议或解决问题），将显示一条消息，指出生成的内容基于该商机。 如果有多个与联系人相关的商机，您可以选择另一个商机来重新生成内容。

如果有多个与联系人相关的商机，AI 会选择最相关的商机。 如果之前选择的商机不正确，您可以选择另一个商机，然后重新生成建议的内容。

如果 AI 模型没有识别出更多的已开启商机，则不会显示选择商机的选项。

  1. 使用适当的响应类别生成建议的回复。 在建议的回复底部的消息中，选择更改。

    显示如何选择另一个商机以生成新回复的屏幕截图。

  2. 在相关商机下，选择您希望生成的内容参考的商机。

    显示从何处选择新商机的屏幕截图。

    备注

    • Copilot for Sales 会显示与电子邮件中的联系人相关的商机。

    • 商机下方显示的信息显示为管理员自定义的信息。 详细信息：选择小型视图关键字段

  3. 选择新建草稿。

    将基于选定的商机生成新回复。

查看建议内容中的数据源

查看有关从 CRM 和 Office 365 拉取的数据的信息，如建议内容中的联系人、商机、客户和电子邮件。

建议的内容中使用的 CRM 数据以蓝色显示。 选择内容可以查看有关 CRM 数据的信息。 您也可以在 CRM 中打开记录，通过在 CRM 记录卡上选择 来查看其详细信息。

建议内容中使用的电子邮件数据显示有引称号。 选择引称号可以查看有关所用电子邮件内容的信息。

建议的内容中显示的信息如下：

  • 来自 CRM：

    • 联系人​​

    • Account

    • 商机

    • 产品

    • 活动

  • 来自 Office 365：

    • 空闲情况

    • 电子邮件

显示建议内容中的 CRM 数据的屏幕截图。

优化建议的内容

生成建议的内容后，您可以通过提供基于上一建议的新提示来进一步优化结果。 这样，您可以根据自己的需要和偏好对电子邮件回复进行微调。 例如，正式一点、简短一点或建议下周开会。

  1. 使用适当的响应类别生成建议的回复。

  2. 选择调整草稿。

  3. 在添加详细信息下，输入要在内容中进行的更改，然后选择更新。 例如，为下次购买提供 10% 折扣。

  4. 查看建议的内容。

    要生成其他建议，选择更多选项，然后选择重试。

    您还可以将建议的内容还原到之前的版本，或者，如果必要，优化建议的内容。

  5. 选择添加到电子邮件将内容粘贴到电子邮件正文中。

    备注

    电子邮件正文中的现有内容不会被替换。 建议的内容在电子邮件正文中的任何现有内容前面。

  6. 根据需要编辑电子邮件内容，然后发送。

设置建议内容的长度

您可以将建议内容的长度设置为短、中或长。 默认长度为中。

  1. 使用适当的响应类别生成建议的回复。

  2. 选择调整草稿。

  3. 在长度下，选择要使用的内容长度，然后选择更新。

  4. 查看建议的内容。

    要生成其他建议，选择更多选项，然后选择重试。

    您还可以将建议的内容还原到之前的版本，或者，如果必要，优化建议的内容。

  5. 选择添加到电子邮件将内容粘贴到电子邮件正文中，或者在阅读电子邮件时选择复制内容。

    电子邮件正文中的现有内容不会被替换。 建议的内容在电子邮件正文中的任何现有内容前面。

  6. 根据需要编辑电子邮件内容，然后发送。

调整建议内容的语调

生成建议的内容后，您可以根据与客户的关系或任何感觉舒适的内容来调整内容的语调。 它可以帮助您提高工作效率，写出更好的电子邮件。 例如，您可以将语调从专业改为正式。

  1. 使用适当的响应类别生成建议的回复。

  2. 选择调整草稿。

  3. 在调整语调下，选择要使用的语调，然后选择更新。

  4. 查看建议的内容。

    要生成其他建议，选择更多选项，然后选择重试。

    您还可以将建议的内容还原到之前的版本，或者，如果必要，优化建议的内容。

  5. 选择添加到电子邮件将内容粘贴到电子邮件正文中，或者在阅读电子邮件时选择复制内容。

    备注

    电子邮件正文中的现有内容不会被替换。 建议的内容在电子邮件正文中的任何现有内容前面。

  6. 根据需要编辑电子邮件内容，然后发送。

恢复建议的内容

当您生成新的建议内容时，您可以通过选择重试或优化将建议的内容恢复到以前版本。

在以下情况下，无法将建议的内容恢复到以前版本：

您只能恢复到上一个草稿。 例如，可以从草稿 #3 恢复到草稿 #2，但不能恢复到草稿 #1。

要将建议的内容还原到以前版本，选择更多选项，然后选择还原上一个版本。

添加或删除会议建议

默认情况下，建议的内容不包括会议时间。 如果客户请求在某个时间开会，并且在电子邮件中提到这一内容，则建议的内容将包括会议时间。 建议内容中显示的会议时间位于您的时区。

添加会议时间建议

如果您希望与客户开会，则可以在建议的内容中包括会议时间。 根据您的日历，会为会议建议前三个可用的时隙。 您可以选择一个或多个会议时隙来包含在建议的内容中。

  1. 使用适当的响应类别生成建议的内容。

  2. 选择调整草稿。

  3. 在建议会议时间下，选择您想要包含在建议内容中的会议时间。

    显示所选会议时间的屏幕截图。

  4. 选择更新。

删除会议时间建议

  1. 使用适当的响应类别生成建议的内容。

  2. 选择调整草稿。

  3. 在建议会议时间下，清除所选会议时间。

  4. 选择更新。

设置建议内容的语言

建议内容的语言按如下方式确定：

  • 如果您是回复电子邮件，建议内容的语言与电子邮件的语言相同。
  • 如果您是撰写新电子邮件并使用自定义提示生成建议内容，建议内容的语言与自定义提示的语言相同。

在某些情况下，您可能希望使用不同的语言生成建议内容。 例如，您可能希望以客户的语言生成建议内容。

您可以将建议内容的语言设置为支持的语言之一。 默认语言设置为英语。

  1. 使用适当的响应类别生成建议的回复。

  2. 选择调整草稿。

  3. 在草稿语言下，选择要使用的语言，然后选择更新。

  4. 查看建议的内容。

    要生成其他建议，选择更多选项，然后选择重试。

    您还可以将建议的内容还原到之前的版本，或者，如果必要，优化建议的内容。

  5. 选择添加到电子邮件将内容粘贴到电子邮件正文中，或者在阅读电子邮件时选择复制内容。

    电子邮件正文中的现有内容不会被替换。 建议的内容在电子邮件正文中的任何现有内容前面。

  6. 根据需要编辑电子邮件内容，然后发送。

创建销售会议摘要电子邮件

在与客户会面后，您通常会发送一封电子邮件，其中包含您的交互摘要、相关关操作项或后续步骤，以及跟进日期。 手动创建会议摘要并编译会议期间所做的所有注释和执行的操作项需要花一定的时间，而且经常有遗漏。

使用 Copilot for Sales，您可以总结最近与销售联系人召开的转录的 Teams 会议，并在撰写新电子邮件或回复客户电子邮件时通过电子邮件发送。

重要提示

确保安装了 Copilot for Sales 应用，并转录会议以生成会议摘要。 详细信息：生成会议摘要

  1. 在 Outlook 中：

    • 在 Outlook 中打开会议，在会议选项卡下选择联系参与者>使用电子邮件回复所有人。在草稿电子邮件顶部的消息中，选择立即使用 Copilot。

    • 撰写新电子邮件时，打开 Copilot for Sales 窗格，或在电子邮件顶部的横幅消息中选择立即使用 Copilot。

  2. 在关键电子邮件信息卡中，选择起草电子邮件。

    在更多选项部分下，选择总结销售会议。 列表中将显示五个最近记录的会议。 选择要总结的会议。

    小费

    您可以将鼠标悬停在会议上，然后选择  在 Teams 中打开会议摘要。

    显示总结的会议选项的屏幕截图。

  3. 查看建议的内容。

    要生成其他建议，选择更多选项，然后选择重试。

    如果必要，更改用于创建摘要的会议。

  4. 选择添加到电子邮件将内容粘贴到电子邮件正文中。

    显示总结的会议内容的屏幕截图。

    备注

    电子邮件正文中的现有内容不会被替换。 建议的内容在电子邮件正文中的任何现有内容前面。

  5. 根据需要编辑电子邮件内容，然后发送。

更改用于创建摘要的会议

您可以从通过电子邮件与销售联系人进行的最近记录的 Teams 会议中进行选择。

  1. 在建议的内容底部的消息中，选择更改。

    显示“更改会议”选项的屏幕截图。

  2. 在选择要总结的会议下，选择要在生成的内容中总结的会议。

    小费

    您可以将鼠标悬停在会议上，然后选择  在 Teams 中打开会议摘要。

    显示“选择要总结的会议”窗格的屏幕截图。

  3. 选择新建草稿。

    新内容基于选定的会议生成。

共享反馈

如果您对建议的内容有任何反馈，可以通过选择每条建议底部的相应图标来共享反馈。 您的反馈非常宝贵，我们将用来改进功能。

备注

确保不要在共享反馈时输入任何个人信息。

  1. 在建议的内容的底部，选择 或 。

    选择图标后，您将收到请向我们详细描述链接。

  2. 选择此链接打开反馈窗体。

  3. 在反馈窗体中输入您的回复，然后选择发送。

文本审核

文本审核使用机器辅助分类来帮助检测潜在的不当内容，并在您使用自定义提示生成建议内容或优化已生成的建议内容时拒绝这些内容。 它表达了每个类别的可能性。 该功能使用经过训练的模型来识别可能的辱骂、贬低或歧视性语言。 这包括俚语、缩写词、冒犯性和故意拼错的词。

如果您输入的文本包含不需要或不合适的内容（可能存在可能被视为性暗示、暗示性、成人或冒犯性的语言），则不会生成建议的内容，并显示错误消息。

如何生成建议的内容？

Copilot for Sales 使用 AI 生成建议的电子邮件内容。 通过使用 Internet 上的大量文本示例进行训练，Copilot 可生成看起来和听起来都与一个人编写的内容相像的新内容。

每次都会生成原创内容，但这并不总是事实。 此外，基础技术使用已在广泛的 Internet 源上训练过的 AI。 有些建议可能包含有问题或不恰当的内容。 您有责任编辑生成的建议，以便回复准确且适当。

会收集哪些数据来建议电子邮件回复？

当您在阅读或回复电子邮件时打开 Copilot for Sales 窗格时，AI 会考虑以下信息来生成响应：

  • 电子邮件的联系人、主题和正文

  • 通过 Copilot for Sales 连接的 CRM 数据

  • 您选择的响应类别或您输入的自定义提示

如果电子邮件联系人与 CRM 中的联系人不匹配，则不会向 AI 引擎发送 CRM 数据。