概觀：移除離職員工並保護數據

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我們經常會遇到的問題是：「我該怎麼做來保護數據，並在員工離開我的組織時保護存取權？」本文系列說明如何封鎖對 Microsoft 365 的存取，讓這些使用者無法登入 Microsoft 365、保護組織數據應採取的步驟，以及如何允許其他員工存取電子郵件和 OneDrive 數據。

開始之前

若要完成本系列中的步驟，請使用這些Microsoft 365 功能。

產品或元件	功能
Microsoft 365 系統管理中心	轉換信箱、轉寄電子郵件、撤銷存取權、移除使用者
Exchange 系統管理中心	封鎖使用者、封鎖電子郵件存取、抹除裝置
OneDrive 和 SharePoint	將存取權授與其他使用者
Outlook	匯入 pst 檔案，新增信箱
Active Directory	拿掉混合式環境中的使用者

解決方案：移除離職員工

重要事項

雖然我們已編號此解決方案中的步驟，而且您不需要使用確切的順序來完成解決方案，但建議您以這種方式執行步驟。

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步驟	這樣做的原因
步驟 1 - 防止離職員工登入並封鎖對 Microsoft 365 服務的存取	這會封鎖您的離職員工登入 Microsoft 365，並防止該人員存取Microsoft 365 服務。
步驟 2 - 儲存離職員工信箱的內容	這對於即將接管員工工作的人員或有訴訟的人員很有用。
步驟 3 - 抹除並封鎖離職員工的行動裝置	從手機或平板電腦中移除您的業務資料。
步驟 4 - 將離職員工的電子郵件轉寄給另一位員工，或轉換成共用信箱	這讓離職員工的電子郵件地址也能繼續保持有效。 如果客戶或合作夥伴仍將電子郵件傳送到離職員工的地址，這樣做可讓他們與接掌工作的人員取得聯繫。
步驟 5 - 授與另一位員工 OneDrive 和 Outlook 數據的存取權	如果您只移除使用者的授權，但不刪除帳戶，則使用者 OneDrive 中的內容將會保留，即使超過 30 天後仍可存取。 刪除帳戶之前，您應該將其 OneDrive 和 Outlook 的存取權授與另一位使用者。 刪除員工的帳戶之後，其 OneDrive 和 Outlook 中的內容會保留 30 天。 不過，在這 30 天內，您可以還原用戶的帳戶，並取得其內容的存取權。 如果您還原用戶的帳戶，即使 30 天后，您仍可存取 OneDrive 和 Outlook 內容。
步驟 6 - 從離職員工中移除和刪除Microsoft 365 授權	當您移除授權時，您可將授權指派給其他人員。 或者，您也可以刪除授權，這樣就不必在雇用另一位人員之前繼續付費。 當您移除或刪除授權時，使用者的舊電子郵件、聯繫人和行事歷會保留 30 天，然後永久刪除。 如果您移除或刪除使用者的授權，但不刪除帳戶，則使用者 OneDrive 中的將會保留，即使超過 30 天後仍可存取。
步驟 7 - 刪除離職員工的用戶帳戶	這會從您的系統管理中心移除帳戶。 保持有條不紊。 不會收到前員工用戶帳戶的電子郵件。

觀看：刪除使用者概觀

請查看此影片和 YouTube 頻道上的其他影片。

貴組織是否使用 Active Directory？

如果您的組織從本機 Active Directory 環境將使用者帳戶同步至 Microsoft 365，您必須在本機 Active Directory 服務中刪除並還原這些用戶帳戶。 您無法在 Microsoft 365 中刪除或還原它們。

若要瞭解如何在 Active Directory 中刪除和還原用戶帳戶，請參閱 刪除用戶帳戶。

如果您使用 Microsoft Entra ID，請參閱 Remove-MgUser PowerShell Cmdlet。

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