Microsoft Fabric 採用路線圖：變更管理

備註

本文是＜Microsoft Fabric 採用藍圖＞系列文章的一部分。 如需系列的概觀，請參閱 Microsoft Fabric 採用藍圖 (機器翻譯)。

在推動數據與商業智慧（BI）採用時，你應該規劃有效的 變革管理。 在資料與商業智慧的脈絡中，變革管理包含處理變革對組織內人員影響的程序。 這些程序可防止因解決方案或流程變更而造成中斷與生產力損失。

備註

當你 遷移到 Power BI 時，有效的變更管理尤其重要。

有效的變革管理能提升採用率與生產力，因為它：

• 幫助內容創作者和消費者更有效地且更早地使用分析工具。
• 限制資料、分析工具與解決方案的冗餘。
• 降低產生影響共享資源（如 Fabric 容量）或組織遵從性（如資料安全與隱私）風險行為的可能性。
• 緩解對變革的抗拒，這種抗拒會阻礙規劃和妨礙使用者採用。
• 透過減少中斷、壓力與衝突的可能性，減輕變革影響並提升使用者福祉。

有效的變革管理對於各層級成功採用至關重要。 為了成功管理變革，請考慮以下章節中描述的關鍵行動與活動。

這很重要

變革管理是許多組織成功的關鍵障礙。 有效的變革管理需要你明白，這是關於人，而非工具或流程。

成功的變革管理需要同理心與溝通。 確保變革不是被強迫的，也不會忽視對變革的抗拒，因為這會擴大組織分裂，進一步抑制效能。

小提示

我們建議你盡可能將變革描述並推廣為 改進——這樣威脅性要小得多。 對許多人來說， 改變 意味著付出努力、專注和時間的代價。 或者， 改進 意味著帶來好處，因為它是為了讓事情變得更好。

需要管理的變更類型

在實施數據與商業智慧解決方案時，應管理不同類型的變革。 此外，根據實施的規模與範圍，你應該針對不同變革面向進行處理。

在規劃採用 Fabric 時，請考慮以下類型的變更來管理。

程序層級變更

流程層級的變更是指影響更廣泛使用者社群或整個組織的變更。 這些變化通常影響較大，因此需要更多努力來管理。 具體來說，這項變革管理工作包含具體的計畫與活動。

以下是一些流程層級變更的範例。

• 從集中式轉向去中心化的所有權方式（內容 所有權與管理方式的改變）。
• 從企業級轉為部門級，或從團隊型轉為個人內容交付（內容 交付範圍的變更）。
• 中央團隊架構的變革（例如成立 卓越中心）。
• 治理 政策的 變動。
• 從其他分析產品遷移到 Fabric，以及這些遷移所涉及的變化，例如：
  • 語 意模型與報告的分離，以及基於模型的分析方法。
  • 從匯出或靜態報告過渡到互動式分析報告，這可能涉及過濾與交叉過濾。
  • 從以 PowerPoint 檔案或平面檔案形式發佈報告，轉變為直接從 Fabric 入口存取報告。
  • 資訊從表格、分頁報告和試算表轉向互動式視覺化與圖表。
  • 從本地部署或平台即服務（PaaS）平台轉變為軟體即服務（SaaS）工具。

備註

通常，放棄以匯出為基礎的流程或 Excel 報告是一項重大挑戰。 這是因為這些方法通常深植於組織之中，且與使用者的自主性與數據技能緊密相連。

解決方案層級的變更

解決方案層級的變更是指影響單一解或一組解的變更。 這些變更限制了對這些解決方案及其相關流程使用者社群的影響。 雖然溶液層級變化通常影響較小，但發生頻率也較高。

備註

在本文中，解決方案 是為了回應使用者的特定業務需求而打造的。 解決方案可以有多種形式，例如資料管線、湖屋、語意模型或報告。 本文所述的變革管理考量適用於所有類型的解決方案，而不僅僅是報告專案。

以下是一些解決方案層級變動的範例。

• KPI或衡量指標計算邏輯的變更。
• 企業屬性的主資料或階層結構如何映射、分組或描述方式的變更。
• 資料新鮮度、細節、格式或複雜度的變化。
• 介紹進階分析概念，如預測分析、處方分析，或一般統計（如果使用者社群還不熟悉這些概念的話）。
• 資料呈現方式的變化，例如：
  • 視覺樣式、色彩和其他格式選擇。
  • 視覺化的類型。
  • 資料如何分組或總結（例如從不同的中心趨勢指標變化，如平均值、中位數或幾何平均數）。
• 內容消費者與資料互動方式的改變（例如連接 共享語意模型 ，而非僅為 個人使用場景匯出資訊）。

你如何準備變革管理計畫和活動，將取決於變革的類型。 為了成功且永續地管理變革，我們建議你實施漸進式的改變。

位址逐步變更

變革管理可能是一項艱鉅的任務。 採取漸進式的方法，能幫助你以可持續的方式促進改變。 採用漸進式方法時，您可以找出最高優先順序的變更，並將其拆分成可管理的部分，並以迭代階段與行動計畫來執行每個部分。

以下步驟說明你如何逐步應對變革。

1. 定義變化：透過概述前後的狀態來描述變化。 釐清你將改變、移除或引入的具體流程或情境部分。 說明這項變更為何必要，以及何時進行。
2. 描述變更的影響：針對每一項變更，估算業務影響。 辨識變更影響的流程、團隊或個人，以及這些變革將帶來多大的顛覆。 同時也考慮變更對其他依賴的解決方案或過程所產生的下游影響。 下游效應可能會引發其他變化。 此外，請考慮這種情況在改變之前維持不變了多久。 對長期流程的改變往往影響更大，因為偏好與依賴隨時間產生。
3. 確定優先事項：聚焦於最具潛在影響的變革。 每一項變更，都要更詳細地說明這些變化及其對人們的影響。
4. 規劃如何逐步實施變革：辨識任何高影響力的變革是否可以拆分成階段或部分。 針對每個部分，描述如何分階段逐步實施，以限制其影響。 判斷是否有任何限制或依賴關係（例如何時可以更改，或由誰進行）。
5. 為每個階段制定行動計畫：規劃你將採取的行動來執行並支持每個變革階段。 同時，也要規劃如何在高衝擊階段減少干擾。 確保在您的行動計畫中，盡可能包括回滾計畫。

小提示

反覆規劃如何將這些漸進式變更的每個階段落實，作為季度 戰術規劃的一部分。

當您計劃減輕變更對 Power BI 採用的影響時，請考慮以下章節所描述的活動。

有效傳達變革

確保你清楚且簡潔地描述了為使用者社群規劃的變更。 重要的溝通應由執行贊助人或其他具相關權威的領導者發起。 務必傳達以下細節。

• 變化是什麼：現在的情況以及變革後會是什麼樣子。
• 為什麼會改變：改變對觀眾的好處與價值。
• 變動時間：預測變更何時生效。
• 進一步說明：人們可以去哪裡尋求更多資訊。
• 聯絡資訊：請聯絡誰提供回饋、提問或提出疑慮。

考慮在您的 集中式入口網站中保存通訊紀錄。 這樣一來，變更發生後的溝通、時間和細節就很容易找到。

這很重要

你應該提前充分通知變更，讓大家做好準備。 變更可能帶來的影響越大，你應該越早溝通。 若因突發狀況無法提前通知，務必在溝通中說明原因。

規劃訓練與支援

工具、流程與解決方案的變更通常需要訓練才能有效運用。 此外，可能需要額外的支援來解答問題或回應支援請求。

以下是一些你可以採取的行動，幫助你規劃訓練與支援。

• 透過集中式 入口網站集中培訓與支援。 該入口網站能協助組織討論、收集回饋，並依主題分發培訓資料或文件。
• 考慮鼓勵社區內自我維持支持的 誘因 。
• 安排定期 辦公時間 ，回答問題並提供指導。
• 創造並示範端到端的情境，讓人們練習新的流程。
• 對於高影響力的變更，應準備訓練與支援計畫，實際評估防止變革造成干擾所需的努力與行動。

備註

這些訓練與支援措施會依變更的規模與範圍而有所不同。 對於高影響力、大規模的變革（例如從企業轉型為管理式自助式數據與商業智慧），你很可能需要規劃跨越多個規劃期的迭代、多階段計畫。 在這種情況下，請仔細考慮達成成功所需的努力與資源。

讓高層領導參與

執行團隊的支持對於有效的變革管理至關重要。 當高階主管支持變革時，這顯示出該變革對組織其他部門的策略重要性或利益。 這種自上而下的認可與強化對於高影響力、大規模變革尤其重要，因為這些變革具有更高的顛覆潛力。 在這些情況下，務必積極參與並邀請你的 執行贊助人 支持並強化這項變革。

謹慎

高層領導對變革的抗拒，往往預示需要在業務與商業智慧策略之間達成更緊密的對齊。 在這種情況下，建議與高層領導進行具體的協調會議及變革管理行動。

讓利害關係人參與

為了有效管理變革，你也可以採取自下而上的方法，讓利害關係人參與，也就是變革影響的對象。 當你制定行動計畫以應對變化時，應在聚焦且有限的會議中識別並吸引關鍵利害關係人參與。 透過這種方式，你可以了解變革對那些工作將受到影響的人所產生的影響。 注意他們的擔憂以及他們如何減輕這項變動影響的想法。 務必識別變更對其他人和流程可能產生的任何意外影響。

處理對變革的抗拒

重要的是要處理對變革的抗拒，因為這可能對採用率和生產力產生重大負面影響。 當你面對對改變的抗拒時，請考慮以下行動與活動。

• 邀請您的執行贊助人參與：執行贊助人的權威、公信力與影響力對於支持變革管理及解決爭議至關重要。
• 識別阻礙因素：當變革擾亂人們的工作方式時，這種改變可能阻礙人們有效完成日常工作中的任務。 針對這類阻擋問題，在考慮變更後找出可能的變通方法。
• 專注於數據與事實而非意見：抗拒變革有時源於意見與偏好，因為人們在改變前已熟悉情況。 了解人們為何會有這些意見和偏好。 也許是因為方便，因為人們不想花時間和精力去學習新工具或流程。
• 聚焦於業務問題與流程，而非需求：變更常引入新流程以解決問題並完成任務。 新流程可能導致抗拒改變，因為人們只關注自己錯過的部分，而非真正理解新事物及其原因。

此外，透過與 推動 者與 反對者互動，你也能對抗變革產生重大影響。

識別並吸引推廣者參與

推廣者是用戶社群中積極且具公信力的個人，為某個工具、解決方案或倡議發聲。 推廣者能對收養產生正面影響，因為他們能影響同儕理解並接受改變。

要有效管理變革，應在流程早期識別並吸引推廣者參與。 你應該讓他們參與並告知他們這項變革，以更好地利用並放大他們的倡議。

小提示

你所識別的推廣者，也可能是你精英網絡的理想人選。

識別並與反對者互動

反對者與推廣者相反。 他們是用戶社群中聲音強烈且具公信力的個人，會反對某個工具、解決方案或倡議。 反對者對採用有重大負面影響，因為他們能說服同儕改變無益。 此外，反對者也可能主張替代方案或標記為退役的解決方案，這使得退役舊工具、解決方案或流程變得更加困難。

要有效管理變革，應及早識別並與反對者互動。 這樣一來，你就能減輕它們可能帶來的負面影響。 此外，如果你正視他們的關切，可能會將這些反對者轉化為推廣者，幫助你的採用工作。

小提示

一個常見的反對來源是內容擁有者，因為這些解決方案將被修改或更換。 這項變更有時會威脅到這些內容擁有者，他們有動機抵抗變革，希望自己的解決方案能繼續被使用。 在這種情況下，應及早識別這些內容擁有者，並讓他們參與變革。 讓這些人對實施過程有歸屬感，將有助於他們接受甚至支持這項變革。

要思考的問題

利用以下這些問題來評估變革管理。

• 組織中是否有負責變革管理的職務或團隊？ 如果有，他們如何參與數據與商業智慧計畫？
• 變革是否被視為組織中達成策略成功的障礙？ 組織是否承認變革管理的重要性？
• 在使用者社群中，有沒有什麼重要的推手推崇數據與商業智慧解決方案及流程？ 反過來說，有沒有什麼明顯的反對者？
• 有哪些溝通與培訓工作以推出新的數據工具與解決方案？ 它們能持續多久？
• 使用者社群的變動是如何處理的（例如新進人員或升遷人員）？ 哪些入職活動會讓這些新成員接觸現有的解決方案、流程與政策？
• 製作 Excel 報告的人會不會對利用 BI 工具自動化報告的計畫感到威脅或挫折？
• 人們在多大程度上將自己的身份與他們所使用的工具以及他們創造和擁有的解決方案聯繫在一起？
• 現有解決方案的變更是如何規劃和管理的？ 這些改變是有計畫、有明確的路線圖，還是被動的？ 大家是否能收到足夠的通知來了解即將到來的變更？
• 變更會多頻繁地擾亂現有流程與工具？
• 當新系統或解決方案出現時，退役需要多久時間？ 對現有解決方案實施變更需要多久時間？
• 大家在多大程度上同意 我被需要處理的資訊量壓得喘不過氣？ 大家在多大程度上同意這種觀點： 事情變化太快、太快了？

成熟度層級

變革管理評估評估組織執行並回應變革的能力。

以下的成熟度等級將協助你評估目前在數據與商業智慧計畫相關的變革管理狀態。

Level	變革管理的狀態
100：首字母	• 改變通常是被動的，而且溝通也很差。 • 變革的目的或效益尚未被充分理解，抗拒變革會引發衝突與破壞。 • 沒有明確的團隊或角色負責管理數據計畫的變更。
200：可重複	• 執行領導與決策者認識到在數據與商業智慧專案與倡議中變革管理的必要性。 • 部分努力計畫或溝通變更，但不一致且常被動反應。 抗拒變革仍然普遍存在。 變革常常會擾亂現有的流程與工具。
300：定義	• 正式的變革管理計畫或角色已建立。 這些計畫包含溝通策略和訓練，但並未被一致或可靠地執行。 變革有時會擾亂現有的流程與工具。 • 成功的變革管理由跨組織界線的關鍵人物推動。
400：有能力	• 同理心與有效溝通是變革管理策略不可或缺的一部分。 • 變革管理工作由特定角色或團隊負責，有效的溝通能清楚理解變革的目的與效益。 變革很少會打斷現有的流程與工具。
500：高效的	• 變革是組織不可或缺的一部分。 組織內的人理解變革的必然性，並將變革視為推動動能的來源，而非顛覆。 變革幾乎不會不必要地中斷現有流程或工具。 • 系統化流程將變革視為人的挑戰，而非流程。

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