Microsoft Fabric 採用藍圖：變更管理

注意

本文構成 Microsoft Fabric 採用藍圖系列文章的一部分。 如需系列的概觀，請參閱 Microsoft Fabric 採用藍圖。

在努力改善數據和商業智慧 （BI） 採用時，您應該規劃有效的 變更管理。 在數據和 BI 的內容中，變更管理包含程式，可解決組織中人員變更的影響。 這些程式可防範因解決方案或程序變更而中斷和生產力遺失。

注意

當您移轉至 Power BI 時，有效的變更管理特別重要。

有效的變更管理可改善採用和生產力，因為它：

• 協助內容建立者和取用者更有效率且更快速地使用分析。
• 限制數據、分析工具和解決方案中的備援性。
• 降低風險建立行為對共享資源（例如 Fabric 容量）或組織合規性（例如數據安全性和隱私權）造成影響的可能性。
• 減輕阻礙規劃和抑制用戶採用之變更的阻力。
• 藉由降低中斷、壓力和衝突的可能性，降低變更和改善使用者福祉的影響。

有效的變更管理對於在所有層級的成功採用至關重要。 若要成功管理變更，請考慮下列各節所述的重要動作和活動。

重要

變更管理是許多組織中成功的根本障礙。 有效的變更管理需要您瞭解其與人員有關，而不是工具或程式。

成功的變更管理牽涉到同理心和通訊。 確定不會忽略變更的強制或抵制，因為它可以擴大組織分歧，並進一步抑制有效性。

提示

盡可能，我們建議您將變更描述並提升為 改進，這要少得多的威脅。 對許多人來說， 變更 意味著工作、專注和時間方面的成本。 或者， 改進 意味著好處，因為它是為了改善一些東西。

要管理的變更類型

實作數據和 BI 解決方案時，您應該管理不同類型的變更。 此外，視實作的規模和範圍而定，您應該處理不同層面的變更。

當您規劃網狀架構採用時，請考慮下列類型的變更來管理。

進程層級變更

程式層級的變更會影響更廣泛的使用者社群或整個組織。 這些變更通常會有較大的影響，因此需要更多精力來管理。 具體來說，這項變更管理工作包括特定的計劃和活動。

以下是程式層級變更的一些範例。

• 從集中式變更為分散式擁有權方法（內容擁有權和管理的變更）。
• 從企業變更為部門，或從小組變更為個人內容傳遞（內容傳遞範圍變更）。
• 中央團隊結構的改變（例如，形成 卓越中心）。
• 治理原則的變更。
• 從其他分析產品移 轉至 Fabric，而此移轉涉及的變更，例如：
  • 語意模型和報表的分離，以及以模型為基礎的分析方法。
  • 從匯出或靜態報表轉換至互動式分析報表，這可能涉及篩選和交叉篩選。
  • 從將報表散發為PowerPoint檔案或一般檔案，直接從 Fabric 入口網站存取報表。
  • 從數據表、編頁報表和電子錶格中的資訊轉移到互動式視覺效果和圖表。
  • 從內部部署或平臺即服務 （PaaS） 平台變更為軟體即服務 （SaaS） 工具。

注意

一般而言，放棄導出型程式或Excel報告是一項重大挑戰。 這是因為這些方法通常根深蒂固在組織中，並系結至使用者的自主權和數據技能。

解決方案層級變更

解決方案層級變更會影響單一解決方案或一組解決方案的變更。 這些變更會限制這些解決方案的使用者社群及其相依程序的影響。 雖然解決方案層級的變更通常影響較低，但它們也通常會更頻繁地發生。

注意

在本文中的內容中，會 建置解決方案 來解決使用者的特定商務需求。 解決方案可以採用許多形式，例如數據管線、Lakehouse、語意模型或報表。 本文所述的變更管理考慮與所有類型的解決方案有關，而且不只報告專案。

以下是解決方案層級變更的一些範例。

• KPI 或量值的計算邏輯變更。
• 商務屬性的主要數據或階層如何對應、分組或描述的變更。
• 數據新鮮度、詳細數據、格式或複雜性的變更。
• 引進進階分析概念，例如預測性分析或規範性分析或一般統計數據（如果使用者社群尚未熟悉這些概念，則已經）。
• 資料呈現中的變更，例如：
  • 視覺效果的樣式、色彩和其他格式設定選項。
  • 視覺效果的類型。
  • 數據分組或摘要的方式（例如，從中央趨勢的不同量值變更，例如平均值、中位數或幾何平均數）。
• 內容取用者與數據互動方式的變更（例如連線到共用語意模型，而不是匯出個人使用案例的資訊）。

您準備變更管理計劃和活動的方式將取決於變更的類型。 若要成功且持續地管理變更，建議您實作累加變更。

以累加方式變更位址

變更管理可能是一項重大工作。 採取累加方法可協助您以可持續的方式促進變更。 若要採用累加方法，您可以識別最高優先順序的變更，並將其分成可管理的部分，使用反覆階段和行動計劃實作每個元件。

下列步驟概述如何以累加方式處理變更。

1. 定義正在變更的內容： 藉由概述前後狀態來描述變更。 釐清您將變更、移除或介紹之程式的特定部分或情況。 證明為何需要這項變更，以及何時應該進行此變更。
2. 描述變更的影響： 針對這些變更，估計業務影響。 識別哪些流程、小組或個人對變更造成影響，以及變更對它們的干擾程度。 也請考慮變更對其他相依解決方案或程式所造成的任何下游影響。 下游效果可能會導致其他變更。 此外，請考慮情況在變更之前維持不變的時間。 隨著喜好設定和相依性隨著時間推移而發生，對較長進程所做的變更通常會產生較高的影響。
3. 識別優先順序： 將焦點放在具有最高潛在影響的變更上。 針對每個變更，概述變更的更詳細描述，以及變更如何影響人員。
4. 規劃如何以累加方式實作變更： 識別是否有任何高影響變更可以分成階段或部分。 針對每個部分，描述如何在階段中以累加方式實作，以限制其影響。 判斷是否有任何條件約束或相依性（例如何時可以進行變更，或由誰進行變更）。
5. 為每個階段建立行動計劃： 規劃您將採取的動作，以實作並支持變更的每個階段。 此外，請規劃如何降低高影響階段的中斷。 請務必盡可能在您的行動計劃中包含復原計劃。

提示

反覆規劃如何實作這些累加式變更的每個階段，作為每季 戰術規劃的一部分。

當您打算減輕變更對 Power BI 採用的影響時，請考慮下列各節所述的活動。

有效地傳達變更

請確定您清楚且簡潔地描述使用者社群的計劃性變更。 重要溝通應源自主管贊助者或具有相關權威的另一位領導者。 請務必傳達下列詳細數據。

• 正在變更的內容： 現在的情況，以及變更之後的情況。
• 為何要變更： 物件變更的優點和價值。
• 變更時： 估計變更何時生效。
• 進一步內容： 人員可以前往何處取得詳細資訊。
• 聯繫人資訊：神秘 人員應連絡提供意見反應、提出問題或提出疑慮。

請考慮在集中式入口網站中維護通訊歷程記錄。 如此一來，就很容易找到通訊、時間和變更發生后的詳細數據。

重要

您應該使用足夠的進階通知來溝通變更，以便人員做好準備。 變更的潛在影響愈高，您應該稍早進行通訊。 如果非預期的情況會防止事先通知，請務必解釋您的通訊原因。

規劃訓練和支援

工具、程式和解決方案的變更通常需要訓練才能有效使用。 此外，可能需要額外的支持來處理問題或回應支援要求。

以下是您可以採取的一些動作來規劃訓練和支援。

• 使用 集中式入口網站集中定型和支援。 入口網站可協助組織討論、收集意見反應，以及依主題散發訓練教材或檔。
• 請考慮 鼓勵社區內自我維持支持的激勵 措施。
• 排程週期性 辦公室時間 以回答問題並提供導師。
• 建立並示範端對端案例，讓人員練習新的程式。
• 針對高影響變更，請準備訓練和支持計劃，以實際評估防止變更造成中斷所需的工作和動作。

注意

這些訓練和支援動作會根據變更的規模和範圍而有所不同。 對於高影響力、大規模變更（例如從企業轉換到受控自助方法到數據和 BI），您可能需要規劃跨越多個規劃週期的反覆式多階段計劃。 在此情況下，請仔細考慮傳遞成功所需的工作和資源。

牽涉到主管領導

執行支持對於有效的變更管理至關重要。 當主管支持變更時，它會向組織的其他人員展示其策略重要性或好處。 這種由上而下的支持和增強對於影響大、大規模變更來說特別重要，這些變更具有更高的中斷潛力。 在這些案例中，請確定您積极參與，並讓 執行贊助者 認可並強化變更。

警告

從執行領導階層變更的抵制通常是一個警告，指出企業與 BI 策略之間需要更 緊密的業務一致性 。 在此案例中，請考慮特定一致性會話和變更管理動作與主管領導。

邀請專案關係人參與

若要有效管理變更，您也可以吸引項目關係人，讓變更影響的人員參與，以採取自下而上的方法。 當您建立一個行動計劃來解決變更時，請找出重要項目關係人，並參與專注的有限會話。 如此一來，您就可以了解變更對工作將受到變更影響的人員的影響。 請記下他們的擔憂及其想法，以瞭解您如何降低這項變更的影響。 請確定您識別變更對其他人和程式的任何潛在非預期影響。

處理變更的阻力

解決對變革的抵制很重要，因為它可能會對採用和生產力產生重大負面影響。 當您解決對變更的抵制時，請考慮下列動作和活動。

• 牽涉到您的主管贊助者： 執行贊助人的權威、信譽和影響力對於支持變更管理和解決爭議至關重要。
• 識別封鎖問題： 當變更中斷人員工作的方式時，這項變更可防止人員在一般活動中有效地完成工作。 針對這類封鎖問題，請在考慮變更時找出潛在的因應措施。
• 專注於數據和事實，而不是意見： 對變革的抵制有時是因為意見和偏好，因為人們熟悉變更前的情況。 了解人們為什麼有這些意見和喜好設定。 也許是因為方便，因為人們不想投入時間和精力來學習新的工具或程式。
• 專注於商務問題和程式，而不是需求： 變更通常會引進新程式來解決問題和完成工作。 新的程式可能會導致改變的阻力，因為人們專注於他們錯過的東西，而不是完全瞭解新功能和原因。

此外，您可以藉由吸引贊助者和批評者，對變更抵抗產生重大影響。

識別並參與推廣者

推廣者是使用者社群中聲樂、可信的個人，他們主張支援工具、解決方案或方案。 贊助者可能會對採用產生積極影響，因為它們會影響對等瞭解和接受變更。

若要有效地管理變更，您應該儘早識別並參與推廣者。 你應該讓他們參與其中，並通知他們改變，以更好地利用和擴大他們的宣傳。

提示

您識別的推廣者可能也是您冠軍網路的絕佳候選專案。

識別並參與批評者

批評者與贊助者相反。 他們是使用者社群中倡導反對工具、解決方案或計劃的人，是聲樂、可信的個人。 批評者可能會對採用產生重大負面影響，因為它們可以說服同齡人，因為這種變化並不有益。 此外，批評者可以主張替代或標示為淘汰的解決方案，使其更難解除委任舊的工具、解決方案或程式。

若要有效地管理變更，您應該儘早識別並參與批評者。 如此一來，您就可以減輕它們的潛在負面影響。 此外，如果您解決他們的擔憂，您可能會將這些批評者轉換成推廣者，以協助採用工作。

提示

一般批評者來源是即將修改或取代之解決方案的內容擁有者。 這項變更有時可能會威脅到這些內容擁有者，他們正在激勵他們抵制這種變化，希望他們的解決方案將繼續使用。 在此情況下，儘早識別這些內容擁有者，並參與變更。 給予這些個人對實施擁有權感將有助於他們接受變革，甚至支援這一變革。

要思考的問題

使用如下找到的問題來評估變更管理。

• 組織中是否有負責變更管理的角色或小組？ 如果是，他們如何參與數據和 BI 計劃？
• 變更是否被視為在組織中實現戰略成功的障礙？ 組織是否認可變更管理的重要性？
• 使用者社群中的數據和 BI 解決方案和程式是否有任何重要的推動者？ 相反地，是否有任何重大批評者？
• 會執行哪些溝通和訓練工作來啟動新的數據工具和解決方案？ 他們持續多久？
• 使用者社群中的變更處理方式（例如，使用新進員工或升階個人）？ 哪些上線活動會將這些新人員引入現有的解決方案、程序和原則？
• 建立 Excel 報表的人員是否受到計劃的威脅或沮喪，以使用 BI 工具將報表自動化？
• 人員將身分識別與其使用的工具及其建立和擁有的解決方案產生關聯的程度為何？
• 現有解決方案的變更如何規劃和管理？ 是否規劃變更、具有可見的藍圖，或是否反應反應？ 人員是否會收到有關近期變更的足夠通知？
• 變更會中斷現有程式和工具的頻率為何？
• 當新的系統可用時，解除委任舊版系統或解決方案需要多久的時間？ 實作現有解決方案的變更需要多久時間？
• 在什麼程度上，人們同意聲明 ，我不知所措，我需要處理的資訊量？ 在什麼程度上，人們同意情緒 的事情正在改變太多，太快？

成熟度等級

變更管理的評估會評估組織如何有效地制定和響應變更。

下列成熟度層級可協助您評估您目前變更管理的狀態，因為它與數據和 BI 計劃有關。

等級	變更管理的狀態
100：初始	• 變更通常是反應性的，而且溝通不力。 • 無法充分了解變更的目的或優點，而對變更的抵抗會導致衝突和中斷。 • 沒有明確的小組或角色負責管理數據計劃變更。
200：可重複	• 主管領導和決策者認識到數據與 BI 專案和計劃變更管理的需求。 • 已採取一些工作來規劃或溝通變更，但它們不一致且經常反應性。 對變革的抵制仍然很常見。 變更通常會中斷現有的程式和工具。
300：已定義	• 正式變更管理計劃或角色已就緒。 這些計劃包括溝通策略和訓練，但並非一致或可靠地遵循。 變更偶爾會中斷現有的程式和工具。 • 成功的變更管理是由橋樑組織界限的關鍵個人所支援。
400：能夠	• 同理心和有效的溝通是變更管理策略不可或缺的一部分。 • 變更管理工作是由特定角色或小組所擁有，而有效的溝通會導致清楚了解變更的目的和優點。 變更很少會中斷現有的進程和工具。
500：有效率	• 變更是組織不可或缺的一部分。 組織中 人員 了解變更的必然性，並將其視為動力來源，而不是中斷。 變更幾乎永遠不會不必要地中斷現有的進程或工具。 • 系統化流程會將變更視為人員的挑戰，而不是流程。

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最後，在 Microsoft Fabric 採用藍圖系列中的 下一篇文章 中，瞭解您可能會發現有價值的採用相關資源。