識別 SharePoint 和 OneDrive 的商務需求
本文提供 SharePoint 和 OneDrive 功能的概觀，可協助您判斷如何充分利用您的組織的這些服務。 使用此資訊來協助規劃您的推出，並尋找您目前的解決方案可能無法提供的新功能。
需求收集的最佳做法
定義使用者旅程和核心使用案例。 您的組織中的人員現在如何共同作業？ 他們在哪裡儲存檔案？ 他們如何分享新聞和其他資訊？ 規劃 SharePoint 和 OneDrive 的一個重要部分，就是記錄您的組織現今如何執行共同作業工作。 然後，您可以使用 SharePoint 和 OneDrive，將那些工作與新程序比對。 然後，這些工作會變成初始試驗推出的測試案例。 如需 Microsoft 365 如何改善不同產業生產力的相關資訊，請參閱生產力資源庫。
評估您的移轉需求。 大部分組織都有想要移至 Microsoft 365 的檔案和其他內容。 您的組織中的人員可能每天會使用部分內容。 移動所有項目可能很花時間。 當您規劃推出時，請規劃如何移轉內容，同時讓您的組織中的人員保持生產力。 如需詳細資訊，請參閱 SharePoint 和 OneDrive 推出的移轉規劃。 如果您使用 SharePoint Server 內部部署，請參閱混合式 OneDrive 和 Microsoft 365 中的 SharePoint。 如果您有要匯入的書面記錄，請參閱 Microsoft SharePoint Syntex 簡介。
儘早與法律和合規性小組合作。 大部分組織對於如何處理各種資料會有法律或合規性需求。 Microsoft 365 提供許多選項，可協助在您的組織中維護合規性。 當您規劃推出時，於轉換至 SharePoint 和 OneDrive 時，在程序中盡早接洽您的法律或合規性小組，以協助維護您的合規性需求。 如需詳細資訊，請參閱建立符合規範的 SharePoint 和 OneDrive 環境。
促進專案關係人之間的協議。 確保貴組織內關鍵人員的參與和購買，對於取得成功的使用者採用至關重要。 這可以由專注於業務的領導人、IT 領導層，或希望看到 Microsoft 365 在其組織中成功的任何人提供支援。 有主管或業務領導人，以及產品冠軍，協助將知識傳授給其同事至關重要。 無論您是否正式委託產品冠軍的角色或允許其自然增長，產品冠軍在使用者採用的任務上至關重要。
核心 SharePoint 和 OneDrive 使用案例
SharePoint 和 OneDrive 的核心使用案例包括：
- 檔案儲存空間
- 檔案共同作業
- 小組共同作業的網站
- 新聞和內部網路的網站
如果您目前正在您的組織中使用其他軟體或服務來啟用這些使用案例，建議您將每個目前的使用案例與 SharePoint 和 OneDrive 的功能比對。 這有助於確保在推出 SharePoint 和 OneDrive 時順暢地轉換，並提供程序變更的清單以向使用者傳達。 (推出 SharePoint 和 OneDrive 的訓練和變更管理提供您可以與使用者共用的資源清單，以協助他們開始使用 SharePoint 和 OneDrive。)
下列各節提供這些使用案例的概觀，以及更深入資訊的連結。
檔案儲存空間
Microsoft 365 中的檔案儲存空間選項為 SharePoint 和 OneDrive。
個人工作檔案會儲存在 OneDrive 中。 使用 OneDrive，每個使用者都有一個位置可以儲存其個人工作檔案。 這些檔案預設不會與任何人共用，但可以輕鬆和其他人共用以共同作業。
共用的檔案會儲存在 SharePoint 中。 SharePoint 網站可用來儲存將由多人存取的檔案。 具有網站存取權的人員可以存取檔案。
Microsoft Teams 使用 SharePoint 網站來儲存檔案。 當您將檔案上傳到 Teams [檔案] 索引標籤時，檔案會儲存在 SharePoint 網站中。 (如需 Teams 和 SharePoint 互動方式的詳細資訊，請參閱 Teams 和 SharePoint 整合概觀)
檔案共同作業
在 SharePoint 和 OneDrive 中，使用者可以使用 Microsoft 365 Apps (可透過許多 Microsoft 365 方案取得的 Office 版本) 來建立和編輯文件。 其他應用程式可以用來建立和編輯其他檔案類型。 這些檔案可以輕鬆地與其他人共用，包括組織外部人員 (如果您允許的話)。
使用可共用的連結共用 OneDrive 檔案。 在 OneDrive 中，使用者的檔案預設為私人。 使用者可以使用可共用的連結與其他人共用 OneDrive 檔案，讓其他人能夠存取檔案。 您可以建立連結，將存取權授與特定人員或您的組織中的任何人。 共用該檔案的人可以透過編輯或刪除連結來移除其他人的存取權。
在網站或小組中共同作業。 在 SharePoint 網站或 Microsoft Teams 小組中，網站或小組的所有成員都可以存取儲存在其中的檔案，而且可以輕鬆地共同作業。
使用可共用的連結共用 SharePoint 檔案。 如果使用者需要與網站或小組以外的人共用 SharePoint 檔案，他們可以使用與在 OneDrive 中相同的方式使用可共用的連結。
同步檔案以便離線存取。 使用 OneDrive 同步處理應用程式，使用者可以在電腦和 Microsoft 365 雲端之間同步處理檔案。 當使用者在本機新增、變更或刪除檔案或資料夾時，會在雲端新增、變更或刪除檔案或資料夾，反之亦然。 使用者可以直接在檔案總管或 Finder 及其使用的應用程式中處理同步處理的檔案。 每當使用者在線上，使用者或其他使用者進行的任何變更都會自動同步。
如需 SharePoint 和 OneDrive 中檔案共同作業的詳細資料，請參閱 Microsoft 365 中的檔案共同作業簡介，由 SharePoint 提供和 SharePoint 搭配 Microsoft 365 中的檔案共同作業。
內部網路
SharePoint 的核心功能之一是各種選項和工具，可用來為您的組織建立內部網路網站。 您的內部網路可能包含您組織的主要登陸頁面、公司通訊的入口網站，以及部門或處室 (例如 IT 或 HR) 的個別網站。
將內部網路移動到 Microsoft 365 中的 SharePoint 可能需要一段時間，特別是如果您已經有大量的內部網路內容。 建議您在 SharePoint 和 OneDrive 推出完成後執行這項工作。
如需如何使用 SharePoint 建立內部網路的詳細資料，請參閱智慧型內部網路簡介和藍圖和規劃智慧型 SharePoint 內部網路。
控管與合規性
管理與合規性對許多組織來說都很重要。 在規劃 SharePoint 和 OneDrive 時，請考慮您想要提前推出哪些合規性功能。 您可以提前備妥合規性功能，以降低合規性事件的風險。 如需要隨著 SharePoint 和 OneDrive 推出考量的合規性功能的詳細資訊，請參閱建立符合規範的 SharePoint 和 OneDrive 環境。
成功使用者採用的關鍵
使用者採用對於任何新應用程式或服務的整體成功至關重要。 理想情況下，若要覺得您已在 SharePoint 和 OneDrive 獲得最大投資效益，您需要使用者與它們充分互動。
透過認知活動 (例如公告、啟動活動、電子報、全體大會、競賽和贈品) 來建立認知，是最大化採用的重要途徑。 此外，透過教室風格的研討會和自助指南為使用者提供知識，協助他們相信自己能夠使用 OneDrive 和 SharePoint。
如需推出 SharePoint 和 OneDrive 時的使用者採用和變更管理的詳細資訊，請參閱推出 SharePoint 和 OneDrive 的訓練和變更管理