Microsoft SharePoint 進階管理的網站生命週期管理功能，讓您透過在 SharePoint 管理中心設定自動化政策來改善網站治理。 網站擁有權政策是 SharePoint 網站生命週期管理功能的一部分，幫助您自動監控並執行全組織的網站所有權要求。 這些政策允許您定義每個網站的負責人、設定最低擁有者或管理員人數，並在網站不符合條件時自動通知。 透過定期識別不合規網站並促使使用者採取行動，網站所有權政策有助於有效管理網站，降低無擁有者網站的風險，並協助維持 SharePoint 環境的安全與合規。
你需要什麼來建立網站所有權政策
執照要求是什麼？
您的組織需要擁有正確的授權，並符合某些管理權限或角色，才能使用本文所述的功能。
首先，您的組織必須擁有以下其中一種基本授權：
- Office 365 E3、E5 或 A5
- Microsoft 365 E1、E3、E5 或 A5
此外，你至少需要以下一項執照：
- Microsoft 365 Copilot授權：組織中至少有一位使用者必須被指派 Copilot 授權 (該使用者不必是 SharePoint 管理員) 。
- Microsoft SharePoint 進階管理授權： 可單獨購買。
管理員要求
你必須是 SharePoint 管理員 或擁有同等權限。
其他資訊
如果您的組織擁有 Copilot 執照，且至少有一人被指派 Copilot 執照，SharePoint 管理員會自動取得 Copilot 部署所需的 SharePoint 進階管理功能。
對於沒有 Copilot 授權的組織，你可以 購買獨立的 SharePoint 進階管理授權，使用 SharePoint 進階管理功能。
網站所有權政策是如何運作的？
場地所有權政策範圍
你可以根據組織的需求，建立不同範圍的政策。
您可以根據網站範本、建立來源、敏感性標籤選擇政策範圍的網站，並將保留政策與保留保留的網站納入。 若您想排除特定網站，可在設定政策時，於排除網站區塊新增最多 100 個網站的網址。
注意事項
OneDrive 網站、系統使用者建立的網站、應用程式目錄網站、根網站、家庭網站、租戶管理員網站都不包含在網站所有權政策之外。
若網站所有權政策標記為唯讀，若不符合政策設定，將被偵測並加入報告中。 所有其他被鎖定且無法存取或唯讀的網站，均不包含在網站所有權政策之外。
政策模式
在建立站點生命週期政策時，你可以在模擬政策與主動政策之間選擇。
模擬模式
模擬政策執行一次，並根據設定參數產生報告。 如果失敗，你需要刪除它並建立新的。 一旦你驗證了模擬政策，就可以將其轉換成主動政策。
主動模式
該有效政策每月執行一次，會產生報告並通知網站擁有者以確認網站狀態。 如果在某個月份失敗，會在下一個排程中再次運行。 該有效政策會強制執行未被網站擁有者或管理員認證的非活躍網站的行動，前提是你設定它能執行執行行動。
所有權標準
不同組織有不同的需求。 網站所有權政策允許您自訂所有權的決定方式，允許您：
選擇誰被視為負責管理你組織中的網站——網站擁有者、網站管理員，或兩者兼具。
定義一個網站應該擁有的最低擁有者或管理員數量，目前最多為 2 人。
該政策會識別所有不符合設定擁有權標準的網站並產生報告。 如果您的政策仍然有效，將會針對指定的網站發送電子郵件通知。
我們建議將擁有者數量設為最低 2 人，這樣只有一個擁有者就能被識別出來，並立即新增另一個擁有者。 擁有多位網站擁有者有助於降低網站變成無所有者的風險。
在執行網站所有權政策之前，該如何解決使用者 ID 不符的問題？
在執行網站所有權政策前，解決任何用戶ID不符非常重要，以確保每個網站的所有權結果準確無誤。 有時，如果網站擁有者被刪除後又重新建立，所有權參考可能會指向一個舊的、不存在的 PUID。 作為租戶管理員，你應該透過執行 網站使用者ID不符診斷來修正這些不匹配。
建立網站所有權政策
要建立網站所有權政策，請前往 SharePoint 管理中心。
展開 政策 並選擇 站點生命週期管理。
選擇 + 建立政策 ，然後選擇 下一步。
輸入你的政策範圍參數，決定政策會對哪些地點執行，然後選擇 「下一步」。
如果您選擇「上傳包含最多 10,000 個 URL 的 CSV 檔案」，您可以上傳政策中特定網站的網址清單。
截提示
- 你可以從 SharePoint 的活躍網站頁面匯出網站清單。
- 確保 CSV 檔案使用與範例 CSV 檔案相同的格式，且沒有重複的網址，且這些 URL 是有效且完整的。
- 請確保 CSV 檔案中列出的網址屬於你租戶的網域。
定義所有權標準，若網站未符合標準應通知誰，以及若網站三個月內未達標應採取何種行動。 選取 [下一步]。
請為你的保單命名，新增描述， (可選) ，並選擇保單模式。 選取 [完成]。
選取 [完成]。 您的政策已建立，並可透過在網站生命週期管理儀表板中選擇「站點擁有權政策」來查看和管理。
非活躍網站通知
每項政策每月執行一次，以識別不合規網站。 接著，根據政策，會將 Email 通知發送給已設定的收件人。
通知僅在政策處於主動模式時才會觸發。
重要事項
網站生命週期政策利用 Outlook 可執行訊息，讓收件人在電子郵件中採取必要行動。
- 為了讓通知正確呈現，請確保你的組織符合 Outlook 版本的要求 。
- 要排解渲染問題，請參考 常見問題問卷。
若政策中設定了這些電子郵件通知的潛在收件人，為：
現任場地擁有者： 如果最低擁有者或管理員數量設為 2，且網站已有現有擁有者，他們會收到電子郵件通知，要求新增另一位擁有者。
現任網站管理員： 如果最低擁有者或管理員數量設為 2，且網站已有網站管理員，他們會收到電子郵件通知，要求新增另一位擁有者。
前任屋主或管理員的經理： 若網站擁有者或管理員離開組織，管理者會被告知該網站需要一位擁有者以有效管理。 如果經理是該網站的成員，他們可以接受所有權。 如果他們是訪客或無法存取網站，可以與 SharePoint 管理員協調，尋找下一個最佳擁有者。
由於使用者資料在離開組織後 30 天內會從系統中刪除，管理者可能只會收到一次關於該網站的通知。
如果政策在使用者離開組織後 30 天後仍執行，經理資訊將無法取得，通知也無法發送。
對於 Teams 網站，「前一個網站擁有者的管理員」通知只對直接新增到 SharePoint 網站擁有者的使用者有效。 如果使用者是從 M365 群組加入，通知就不會被發送。 這是系統限制，因為用戶資訊在刪除帳號後會被保留。 因此，為了提高成功發送通知的機率，我們建議至少選擇三個選項。
活躍會員： 根據政策設定，會發送電子郵件給網站中最近活躍的成員以接受所有權。
為確保相關性與近期性，網站成員在過去180天內在該網站執行的讀寫活動被視為活動。
任何超過180天以上的用戶不會被考慮接收這些通知。
外部及訪客用戶不會被考慮接收這些通知以接受所有權。
注意事項
若網站在政策設定時提供的電子郵件收件人中沒有人需通知，則該人數會在摘要中提供。 你可以對這些地點進行分流，並決定下一步行動。
由多個站點生命週期管理政策管理的站點
對於每種類型的網站生命週期管理政策——網站所有權政策、 非活躍網站政策和 網站認證政策——如果在同一類型下建立多個政策，通知郵件不會重複發送。 若在過去30天內收到該類型政策的通知，且該網站仍未認證，則不會再發送通知。 政策執行報告顯示該網站狀態為「由其他政策通知」。
例如，若網站同時受兩份不同的網站所有權政策保障，且收到第一份保單的通知郵件，若該網站仍未認證，未來30天內將不會再收到第二份保單的通知。
建議確保同類型政策的範圍不重疊。 若網站同時涵蓋多重相同類型政策，通知時程及執行行動可能變得難以預測。
執法行動
下表總結了根據所選執行行動，非活躍站點政策的行為：
| 執法行動 | 政策行為 |
|---|---|
| 什麼都別做 | 指定的收件人每月會收到三個月的通知。 此期間結束後，接下來三個月內不會收到任何通知。 若網站在六個月後仍無所有者，則恢復每月通知。 政策執行報告將無所有者網站列為未被處理。 您可以下載此報告，並過濾標示為未處理的網站。 |
| 唯讀存取 | 指定的收件人每月會收到三個月的通知。 若通知收件人在此期間未將網站標記為認證，網站將進入唯讀模式。 |
| 強制唯讀期後的封存網站 | 指定的收件人每月會收到三個月的通知。 如果通知收件人在此期間未將網站標記為認證，網站將進入只讀模式，持續設定的月份數。 設定滿月數後，網站會透過 Microsoft 365 存封存檔。 檔案庫受租戶約束，啟用 Microsoft 管理員中心的 Microsoft 365 封存。 |
若某地點連續三個月未符合所有權標準，則根據所設定的事項，將採取以下行動之一：
什麼都不做：存取權限沒有改變，但後續通知會暫停，三個月後會恢復。
將存取設定為唯讀：網站成員與訪客可瀏覽內容，但無法再進行編輯。 沒有再發送任何通知。
- 若選擇該選項且三個月內無法通知任何人，該網站存取權限仍維持為唯讀。
唯讀模式
設定為唯讀強制執行的網站所有權政策，會在無回應時發送額外通知給指定的收件人。
當網站進入唯讀模式時，會發送通知。
一旦網站進入唯讀模式，以下橫幅會被加入網站：
將網站從唯讀模式移除
要在 SharePoint 管理中心將網站從唯讀模式移除，請前往 「活動網站 」頁面，選擇該網站，然後從網站頁面面板選擇 解鎖 。
網站擁有者無法將網站從唯讀模式移除，必須聯絡租戶管理員才能移除唯讀模式。
取消封存網站
要在 SharePoint 管理中心解除網站封存，請展開 「網站 」並選擇 「已歸檔的網站」。 選擇你想解除封存的網站，然後選擇 重新啟用。
注意事項
只有租戶管理員能重新啟用已封存的網站。
報告
每次設定政策執行後，你可以查看該政策所識別網站的報告。
在 網站所有權政策 頁面，從列表中選擇想要的政策。
報告列出未符合所有權標準的據點數量，以及沒有人需通知的地點數量。
選擇 下載報告 以下載 .csv 格式的詳細報告。 下表描述了政策執行報告中包含的資訊：
| 欄 | 定義 |
|---|---|
| 網站名稱 | 遺址名稱 |
| URL | 網站網址 |
| Template | 網站範本 |
| 敏感度標籤 | 網站敏感標籤 |
| 保留原則 | 網站是否適用任何保留政策 |
| 網站鎖定狀態 | 在執行政策 前 的網站狀態存取 (解鎖/唯讀/無存取) |
| 最低擁有者或管理員設定 | 你在建立政策時設定的最低擁有者或管理員數量 |
| 場地擁有者人數 | 該網站擁有者總數 |
| Email 網站所有者地址 | 所有網站擁有者的Email地址 |
| 網站管理員人數 | 網站管理員總數 |
| Email 網站管理員的地址 | Email 所有網站管理員的地址 |
| 前任屋主或管理員的經理 | Email前任擁有者或管理員的管理者地址 (此選項是否在政策設定時設定) |
| 活躍成員 | Email活躍站點成員的位址 (此選項是否在政策設定時被設定) |
| 通知總數 | 在同一政策範本下，任何保單迄今發送的通知總數 |
| 行動狀態 | 網站狀態 [發送第一/第二/第三次通知，網站為唯讀模式，網站已歸檔，其他政策已採取行動] |
| UTC) (採取的行動 | 執行行動的日期 (網站被歸檔或改為唯讀模式的日期) |
| 最後活動日期 (UTC) | SharePoint 網站及相關工作負載中偵測到的最後活動日期 |
| 網站建立日期 (UTC) | 網站創建日期 |
| 儲存空間 (GB) | 遺址所消耗的儲存空間 |
| 唯讀 (天的持續時間) | 網站處於強制唯讀狀態的天數 |