從適用於 Microsoft 365 的 SharePoint 舊版資訊管理和記錄管理移轉至 Microsoft Purview 風險和合規性解決方案的移轉策略

開始之前，請務必規劃移轉。 視使用案例而定，您可能需要與組織內的多個項目關係人互動。 請務必仔細設計移轉策略。 我們提供了一些範例，可協助引導您進行後續步驟。

準備使用 Purview 風險和合規性解決方案

1. 檢閱現有的舊版原則，並決定您需要在現代化功能中重新建立哪些原則。 確認您的合規性目標，以及您目前使用哪些功能來符合這些需求。 例如，您可能有將內容保留在某些 SharePoint 網站一年的商務需求，且目前使用資訊管理原則來完成這項需求。 此檢閱也可以稽核您的保留排程，並識別是否有任何您可能不想重新建立的重複、過時或衝突的原則。 

2. 使用本指南來瞭解您需要執行的動作、識別您要移轉的較舊功能和行為，以及決定要使用哪一個新式功能。 也建議您確認您擁有適用於新式功能的授權。 深入瞭解 Purview 數據生命週期管理和 Purview 記錄管理的授權。

   您可能有資格免費試用 Microsoft Purview 風險和合規性解決方案，包括進階 Purview 數據生命週期管理和 Purview 記錄管理功能。 請參閱 免費試用。

3. 設定新式功能。 實作您計劃中定義的策略，並設定符合您需求的新式功能。

4. 確認您的新功能如預期般運作：

   • 等候 適用的時段讓新功能生效
   • 使用原則查閱確認套用至位置的原則
   • 使用活動總管來檢閱與標記內容相關的動作
   • 使用內容總管檢閱標記的專案
   • 檢查原則狀態是否有錯誤

舊版功能和改用 Purview 功能

記錄中心網站

較舊的功能	Purview 功能建議
記錄中心網站範本 可協助組織實作其記錄管理和保留計劃。	建立通訊網站來取代記錄中心。 針對保留或刪除內容的保留原則，請使用 Purview 數據生命週期管理。 針對下列保留標籤使用 Purview 記錄管理： 預設 會套用至文檔庫、資料夾或檔集內的專案。 自動套用至內容 將內容分類為記錄

將記錄提交至記錄中心

較舊的功能	Purview 功能建議
記錄集合可程式化介面 (通常稱為「傳送至」位置) 可讓組織自動將檔案提交至 SharePoint 網站。	設定 PowerAutomate 將 記錄自動路由傳送至新的通訊網站。

內容組合管理

較舊的功能	Purview 功能建議
內容召集人會 自動將內容路由至 SharePoint 網站中的位置。	若要將包含記錄的內容路由傳送至網站內的位置： 設定 PowerAutomate 以自動將內容路由傳送至您的網站。 在 Microsoft Syntex 中建立規則，以移動或複製文檔庫中的檔案。 使用稽核 (Standard) 來維護記錄。

資訊管理原則

較舊的功能	Purview 功能建議
資訊管理原則 可讓您在文件庫及其資料夾或網站內容類型上定義排程。	針對保留或刪除內容的保留原則，請使用 Purview 數據生命週期管理。 使用 Purview 資料生命週期管理或 Purview 記錄管理： 默認套用至資料夾或文件庫中內容的保留標籤。 自動套 用至指定 的內容類型。 自訂保留期間結束時會發生什麼事。 管理內容的單一和多階段處置。 使用 PowerAutomate 使用 自訂流程自動路由傳送內容。 使用稽核 (Standard) 。以維護所執行事件和作業的記錄。 若要包含檔案 (原則標籤) 的資訊，請建立併發佈套用內容標記的敏感度標籤。

文件刪除原則

較舊的功能	Purview 功能建議
文件刪除原則 會在指定的一段時間后，從網站永久刪除內容。	針對保留或刪除內容的保留原則，請使用 Purview 數據生命週期管理。

就地記錄管理

較舊的功能	Purview 功能建議
就地記錄管理 會指定宣告為記錄之檔的限制。 保存庫功能 可讓系統管理員防止直接竄改記錄、追蹤版本變更，以及稽核動作。	針對下列保留標籤使用 Purview 記錄管理：  發佈 供用戶手動套用。 自動套用至內容。 將內容分類為記錄，以防止竄改並新增更多稽核活動。 在內容生命週期的期間和結束時採取動作。 使用稽核 (Standard) 來維護記錄。