Microsoft 365 Copilot 搭配 SharePoint

Copilot 和 SharePoint

您的組織正準備啟用 Microsoft 365 Copilot，這是一種 AI 驅動的生產力工具，可即時增強創造力、生產力和技能。 身為 SharePoint 系統管理員，正確控管組織的 SharePoint 資料至關重要，以確保 Copilot 的結果適當、準確且合規。 要了解 SharePoint for Copilot 中內容治理的重要性，首先要透過 三個元件了解 Copilot 的運作方式：

• 大型程式設計語言模型 (LLM)
• 您每天使用的 Microsoft 365 生產力應用程式，例如 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams 等。
• Microsoft Graphs 中的內容

Microsoft Graph 中的內容包括電子郵件、檔案、會議、聊天、行事曆和連絡人。 其中很大一部分儲存為 SharePoint 檔案。 當您與他人共用文件時，這些文件會變成儲存在 SharePoint 網站、文件庫和 OneDrive 上的資料。 這些文件可以是：同事共用的 Word 文件、您與小組合作的簡報、會議錄製檔、您在 Loop 和 OneNote 中建立的專案筆記等等。 當使用者向 Copilot 提出請求時，它會使用大型語言模型 (LLM) 來處理請求。 然後，它利用來自 Microsoft Graph 的內容和 Web 內容 (可選) 生成 LLM 的響應。

Microsoft 365 Copilot 只會顯示個別使用者至少具有檢視許可權的組織數據。 請務必使用 SharePoint 中的許可權模型，以確保正確的使用者或群組具有組織內正確內容的正確存取權。 若要為組織採用 Microsoft 365 Copilot 做好準備，您可以使用 SharePoint 進階管理對 SharePoint 和 OneDrive 採取一些強烈建議的步驟。 此外，身為 SharePoint 系統管理員，您可以使用一般 SharePoint 設定來採取下列一些步驟，讓組織為 Microsoft 365 Copilot 做好準備：

步驟 1 - 優化 SharePoint 中的搜尋

✅ 優化 SharePoint 內容以進行搜尋

如前所述，當使用者向 Copilot 提出請求時，它會處理該請求，然後使用 LLM 產生回應。 Copilot 利用 Microsoft Graph 的內容和 Web 內容 (可選) 。 那麼 Copilot 如何從 SharePoint 取得內容呢？ 當使用者透過 SharePoint 搜尋搜尋內容時，方式相同。

若要充分利用 Copilot 並獲得最佳結果，請優化您的 SharePoint 內容以進行搜尋：

• 確保可以找到內容
• 確保搜尋結果看起來很棒
• 規劃您的內容

步驟 2 - 防止過度共用並控制 SharePoint 和 OneDrive 的存取

若要防止過度共用並控制 SharePoint 和 OneDrive 的存取，您可以 對 SharePoint 和 OneDrive 採取一些強烈建議的步驟。 此外，您可以使用一些 SharePoint 內建功能來減少過度共用，並在 SharePoint 系統管理中心檢查許可權和網站存取權。

首先，您可以：

✅ 使用 SharePoint 共用設定減少意外過度共用

若要將意外的內容過度共用與 Copilot 結果降到最低，請在組織和網站層級實作共用設定：

1. 在組織層級：

   • 將租用戶的 SharePoint 和 OneDrive 共用設定 從全組織共用更新為特定人員連結。

   • 請考慮對終端使用者隱藏廣泛的權限。 例如，使用 SharePoint Set-SPOTenant PowerShell Cmdlet 在 [人員選擇器] 控制項中隱藏 [人員選擇器] 控制項中的 [外部使用者以外的所有人]，讓終端使用者無法使用它。

   • 使用 受限制的 SharePoint 搜尋 (RSS) ，暫時將 Copilot 結果限制為最多 100 個選取的 SharePoint 網站。 中樞網站的子網站不計入 100 個限制。

     RSS 讓您有時間檢閱 & 稽核網站權限。 它只能用作臨時解決方案，讓您的組織有時間採用 Copilot。

2. 在網站層級：

   • 教育網站管理員，讓他們瞭解可用來 限制成員共用的網站層級控制項。
   • 請確定 網站擁有者收到存取網站的要求。
   • 變更使用者 OneDrive 的外部共用設定。 當使用者將檔案儲存至 OneDrive 時，它會位於使用者的個人儲存空間中。 使用者可以完全控制該文件，並可以與他人共用。 若要確保資料安全，請檢閱 OneDrive 共用功能。

✅ 檢查 SharePoint 系統管理中心的許可權和網站存取權

若要確保資料安全，請檢閱 SharePoint 網站存取和許可權。 排定包含敏感資訊的網站優先順序。

1. 在 SharePoint 系統管理中心中，請參閱 作用中網站> 選取網站 >編輯>設定。

   私人 表示只有組織中具有網站存取權的使用者才能找到它。 公用 (預設) 表示組織中的任何人都可以找到網站並存取其內容。

   

2. 在 [成員資格] 索引標籤中，檢閱網站擁有者、成員和訪客的存取權。 確保只有必要的使用者才能存取該網站。

重要事項

本文主要介紹使用SharePoint內建設定來減少過度共享和檢查權限和網站存取。 若要進一步有效率且大規模地增強組織的資料控管，請考慮使用 SharePoint 進階管理 來監視和管理組織的 SharePoint 資料。