Jak používat pracovní postupy schvalování

Když někdo musí schválit záznam, například nový nákupní doklad nebo nového zákazníka, můžete odeslat požadavek ke schvalování v rámci pracovního postupu. Podle toho, jak tento pracovní postup nastavíte, je příslušný schvalovatel upozorněn, že záznam vyžaduje jeho schválení.

Schvalovací pracovní postupy nastavíte na stránce Pracovní postup. Na stránce Nastavení uživatele pro schválení musíte také nastavit schvalovací uživatele, včetně všech relevantních limitů množství. Další informace naleznete v části Nastavení pracovních postupů schvalování.

Kromě pracovních postupů schvalování popsaných v tomto článku můžete provádět různé další úlohy pracovního postupu. Další informace najdete v části Použití pracovních postupů schvalování.

Základní schvalovací pracovní postupy pro nákupní doklady, prodejní doklady, platební deníky, zákaznické karty a karty položek jsou připraveny ke spuštění jako průvodci. Další informace získáte v tématu Příprava na podnikání.

Žádost o schválení záznamu

Následující úkol provádí schvalující uživatel.

1. Na stránce, která představuje záznam, vyberte akci Odeslat žádost o schválení.
2. Chcete-li zobrazit všechny své žádosti o schválení, vyberte ikonu , zadejte Záznamy žádostí o schválení a poté vyberte související odkaz.

Stav položky schválení se aktualizuje z Vytvořeno na Otevřeno. Stav záznamu, jako je nákupní faktura, se aktualizuje z Otevřeno na Čeká na schválení a zůstane uzamčen ke zpracování, dokud všichni schvalovatelé záznam neschválí.

Když záznam schválí všichni požadovaní schvalovatelé, stav se změní na Uvolněno. Poté můžete se záznamem dále pracovat.

Zrušení žádostí o schválení

Schvalovací uživatel s právy schvalovatele může zrušit požadavky ke schvalování.

Zákazník může chtít změnit objednávku poté, co byla odeslána ke schválení. V takovém případě můžete proces schvalování zrušit, provést potřebné změny v objednávce a znovu požádat o schválení.

• Na stránce, která zobrazuje záznam, vyberte akci Zrušit žádost o schválení.

Když byl požadavek ke schvalování zrušen, stav související položky schválení se změní na Zrušeno. Stav záznamu se aktualizuje z Čeká na schválení na Otevřeno. V tomto okamžiku se může schvalovací proces znovu spustit.

Schválení nebo odmítnutí žádostí o schválení

Schvalovací uživatel s právy schvalovatele může schválit nebo zamítnout požadavky ke schvalování.

Žádosti o schválení můžete zpracovat na stránce Žádosti o schválení, včetně schvalování více žádostí najednou. Případně můžete schválit jednotlivé záznamy výběrem odkazu v upozornění, které obdržíte.

1. Vyberte ikonu , přejděte na Žádost o schválení a pak vyberte související odkaz.
2. Vyberte jeden nebo více řádků záznamů, které chcete schválit nebo zamítnout.
3. Vyberte akci Schválit, Odmítnout nebo Pověřit.

Když je záznam schválen nebo zamítnut, stav schválení v poli Stav se změní na Schváleno nebo Zamítnuto.

Pokud je nastavena hierarchie schvalovatelů, stav záznamu je Čeká na schválení, dokud záznam neschválí všichni požadovaní schvalovatelé. Pak se stav záznamu změní na Vydáno.

Současně se stav schválení změní z Vytvořeno na Otevřeno, jakmile je vytvořena žádost o schválení záznamu. Pokud je žádost zamítnuta, stav schválení se změní na Zamítnuto. Stav zůstává Otevřeno nebo Zamítnuto, dokud všichni schvalovatelé neschválí požadavek.

Delegování žádostí o schválení

Schvalovací uživatel s právy schvalovatele může delegovat požadavky ke schvalování.

Aby se zabránilo hromadění záznamů nebo jinému blokování pracovního postupu, může schvalovatel a správce schválení delegovat požadavek na schválení na náhradního schvalovatele. Náhradníkem může být buď určený náhradník, přímý schvalovatel nebo správce schválení, a to v tomto pořadí. Tuto funkci obvykle použijete, pokud schvalovatel není k dispozici nebo nemůže schválit žádosti před termínem plnění.

1. Vyberte ikonu , přejděte na Žádosti o schválení a pak vyberte související odkaz.
2. Vyberte jeden nebo více řádků žádostí o schválení, které chcete delegovat na náhradního schvalovatele, a poté vyberte akci Delegovat.

Náhradnímu schvalovateli je zasláno upozornění na schválení žádosti.

Správa opožděných žádostí o schválení

Schvalovací uživatel s právy schvalovatele může uživatelům s pracovním postupem schvalování připomenout požadavky ke schvalování po termínu. K tomu slouží akce Odeslat oznámení na schválení po termínu.

Akce Odesílání oznámení o zpožděném schválení kontroluje všechny otevřené požadavky ke schvalování, které jsou aktuálně po termínu. Každý schvalovatel, který má alespoň jeden opožděný záznam o schválení, obdrží upozornění se seznamem všech svých opožděných žádostí o schválení. Upozornění je zasláno také jejich schvalovateli a všem žadatelům o schválení po lhůtě splatnosti. Toto poslední krok pomáhá, pokud musí být záznam opožděného schválení delegován na náhradníka.

1. Zvolte ikonu , zadejte Požadavky ke schvalování po termínu a poté vyberte příslušný odkaz.
2. Na stránce Opožděné žádosti o schválení vyberte akci Odesílat upozornění na zpožděné schválení.

Související informace

Použití pracovních postupů schvalování
Pracovní postup
Nastavení schvalovacích uživatelů
Prodej
Příchozí dokumenty
Nákup
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central