Oversigt over en arbejdsgang for indkøbsrekvisitioner
Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Arbejdsgangsprocessen flytter indkøbsrekvisitioner gennem en evalueringsproces fra den indledende status Kladde til den endelige status Godkendt. Når en indkøbsrekvisition sendes til gennemsyn, starter arbejdsgangsprocessen. Når en indkøbsrekvisition er godkendt, kan der oprettes en indkøbsordre for indkøbsrekvisitionslinjerne, som sendes til leverandøren til ordreopfyldning.
Forsigtigt
Før en indkøbsrekvisition kan sendes til gennemsyn, skal der konfigureres en arbejdsgang. Arbejdsgangsprocessen kan omfatte et eller flere gennemsynstrin i vilkårlig rækkefølge. Arbejdsgangsprocessen kan også konfigureres til at springe gennemsynsopgaver over, så indkøbsrekvisitionen automatisk godkendes. Du kan konfigurere arbejdsgangen til at levere indkøbsrekvisitionen som et enkelt dokument. Du kan også sende indkøbsrekvisitionslinjerne enkeltvist til de rette validatorer. Du kan også oprette et scenario, hvor indkøbsrekvisitionen leveres som et enkelt dokument til nogle validatorer, og udvalgte indkøbsrekvisitionslinjer leveres til andre validatorer.
Hvis indkøbsrekvisitionslinjerne gennemses enkeltvist, skal gennemsynsprocessen fuldføres for alle indkøbsrekvisitionslinjer, før arbejdsgangen kan gå til næste trin i processen, og før gennemsynsprocessen for indkøbsrekvisitionen kan fuldføres samlet. Når indkøbsrekvisitionen og alle linjerne har gennemført evalueringsprocessen, opdateres indkøbsrekvisitionens overordnede status til Godkendt.
Du kan konfigurere arbejdsgangen til at repræsentere forretningsprocessen for indkøbsrekvisitioner i din organisation. Når du konfigurerer din arbejdsgangsproces for indkøbsrekvisitioner, skal du overveje følgende:
Hvilke udgifter skal evalueres?
Hvilke udgifter kan godkendes automatisk?
Hvem skal evaluere og godkende udgiftsanmodninger? Hvilken rolle er disse brugere tildelt?
Hvilken proces anvendes, når der ikke er en validator til rådighed?
Følgende eksempler illustrerer to metoder, du kan bruge til at konfigurere arbejdsgange for indkøbsrekvisitioner.
Bemærk
Dette emne indeholder oplysninger om funktioner, der er blevet tilføjet eller ændret i Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Disse oplysninger gælder også for AX 2012 R3. Se afsnittet senere i dette emne.
Eksempel 1: Sende en indkøbsrekvisition som et enkelt dokument til gennemsyn
Følgende illustration viser, hvordan en indkøbsrekvisition kan bevæge sig gennem evalueringsprocessen i arbejdsgangen som et enkelt dokument. Linjerne på indkøbsrekvisitionen sendes ikke enkeltvist.
I dette eksempel er der inkluderet følgende roller i arbejdsgangen:
Anmoderen – Den bruger, der anmoder om varerne eller tjenesterne. Anmoderen kan klargøre indkøbsrekvisitionen, eller en anden arbejder kan klargøre indkøbsrekvisitionen på vegne af anmoderen. Denne arbejder kaldes klargøreren. Klargøreren er ansvarlig for at administrere indkøbsrekvisitionen i hele evalueringsprocessen. Det er kun indkøbsrekvisitionens klargører, der kan ændre den.
Bemærk
En arbejder skal have de relevante tilladelser for at kunne oprette en indkøbsrekvisition på vegne af en anden. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer tilladelserne, i Angive tilladelser til bestilling af produkter på vegne af en anden person.
Indkøberen – Den bruger, der udfører en indkøbsevaluering, og som kan godkende dokumentet.
Anmoderens chef – Den bruger, der udfører en evaluering på lederniveau, og som kan godkende dokumentet.
.gif "Purchase requisition workflow review process")
I dette eksempel omfatter arbejdsgangsprocessen for indkøbsrekvisitionen følgende trin:
Klargøreren sender en indkøbsrekvisition til evaluering.
Indkøberen modtager en besked om at kontrollere oplysningerne i indkøbsrekvisitionen. Hvis der mangler påkrævede oplysninger, kan indkøberen tilføje oplysningerne eller returnere indkøbsrekvisitionen til klargøreren, som kan tilføje oplysningerne. Når de nødvendige felter er udfyldt, kan indkøbsrekvisitionen flyttes til næste trin i evalueringsprocessen.
Anmoderens chef evaluerer og godkender indkøbsrekvisitionen.
Indkøbsrekvisitionen kan sendes til anmoderens chef, hvis f.eks. beløbet i indkøbsrekvisitionen overstiger anmoderens forbrugsgrænse for indkøbsrekvisitioner. Anmoderens chef kan godkende eller afvise indkøbsrekvisitionen eller returnere den til klargøreren for ændringer.
Eksempel 2: Sende de enkelte indkøbsrekvisitionslinjer til evaluering
Følgende illustration viser, hvordan de enkelte indkøbsrekvisitionslinjer kan sende gennem arbejdsgangen. Processen for hver enkelt linje er stort set magen til processen for en indkøbsrekvisition, der betragtes som et enkelt dokument. Dog skal hver enkelt linje fuldføre arbejdsgangsprocessen, før arbejdsgangen kan fuldføres for hele indkøbsrekvisitionen.
I dette eksempel, angiver en arbejder en anmodning om plakater og t-shirts til en marketingkampagne. Omkostningen til plakaterne deles mellem marketingafdelingen og salgsafdelingen. Hvis omkostningen for plakater og t-shirts overstiger den tilladte signeringsgrænse for afdelingsledere, skal indkøbsrekvisitionen også evalueres af gruppelederen.
Følgende roller er medtaget i arbejdsprocessen for dette eksempel:
Anmoderen – Den bruger, der anmoder om varerne eller tjenesterne. Anmoderen kan klargøre indkøbsrekvisitionen, eller en anden arbejder kan klargøre indkøbsrekvisitionen på vegne af anmoderen. Denne arbejder kaldes klargøreren. Klargøreren er ansvarlig for at administrere indkøbsrekvisitionen i hele evalueringsprocessen. Det er kun indkøbsrekvisitionens klargører, der kan ændre den.
Bemærk
En arbejder skal have de relevante tilladelser for at kunne oprette en indkøbsrekvisition på vegne af en anden. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer tilladelserne, i Angive tilladelser til bestilling af produkter på vegne af en anden person.
Indkøberen – Den bruger, der udfører en indkøbsevaluering, og som kan godkende dokumentet.
Anmoderens chef – Den bruger, der udfører en evaluering på lederniveau, og som kan godkende dokumentet.
Afdelingslederen – Den bruger, der udfører en udgiftskontrol, og som kan godkende dokumentet.
Gruppelederen – Den bruger, der udfører en kontrol af udskriftsmyndigheden, og som kan godkende dokumentet.
.gif "Purchase requisition line workflow review process")
I dette eksempel omfatter arbejdsgangsprocessen for indkøbsrekvisitionslinjer følgende trin:
Klargøreren sender en indkøbsrekvisition til evaluering. Hver linje sendes til den validator, som er konfigureret i arbejdsgangsprocessen.
Indkøberen modtager en besked, om at indkøberen skal kontrollere oplysningerne i indkøbsrekvisitionen og indkøbsrekvisitionslinjerne. Hvis der mangler påkrævede oplysninger, kan indkøberen tilføje oplysningerne eller returnere en indkøbsrekvisitionslinje til klargøreren, som kan tilføje oplysningerne. Når de nødvendige felter er udfyldt, kan indkøbsrekvisitionslinjen flyttes til næste trin i evalueringsprocessen. Indkøbsrekvisitionslinjer kan fortsætte gennem evalueringsprocessen, uafhængigt af hinanden.
Anmoderens linjechef gennemser og godkender indkøbsrekvisitionslinjerne.
Godkendelsen kan sendes til anmoderens chef, hvis f.eks. beløbet i indkøbsrekvisitionslinjen overstiger anmoderens forbrugsgrænse for indkøbsrekvisitionslinjer. Chefen kan godkende eller afvise en eller begge indkøbsrekvisitionslinjer.
Afdelingslederen for marketingafdelingen gennemser indkøbsrekvisitionslinjerne for både plakater og t-shirts. Afdelingschefen for salgsafdelingen gennemser kun indkøbsrekvisitionslinjen for plakaterne, fordi det er den eneste omkostning, som salgsafdelingen bliver faktureret for.
Gruppelederen gennemser og godkender kun indkøbsrekvisitionslinjen for t-shirts, hvis det er nødvendigt. Dette kan f.eks. være, hvis beløbet i indkøbsrekvisitionslinjen overstiger afdelingschefens godkendelsesgrænse. Gruppelederen behøver ikke at godkende indkøbsrekvisitionslinjen for plakaterne.
Konfigurere arbejdsgangen for indkøbsrekvisitioner
Hvis du skal sende en indkøbsrekvisition til gennemsyn, skal du konfigurere arbejdsgangsprocesserne for indkøbsrekvisitioner. Den arbejdsgangsproces, du definerer, styrer udvekslingen mellem den bruger, der har rekvireret varerne (anmoderen), og validatoren og godkenderen i arbejdsgangen. Den bestemmer ruten for indkøbsrekvisitionen baseret på de betingelser, der er angivet i arbejdsgangskonfigurationen, f.eks. hvornår indkøbsrekvisitionen skal sendes, den bruger eller rolle, den skal sendes til, og de tilgængelige handlinger, som brugeren kan udføre.
Eksemplerne i dette emne indeholder en beskrivelse af, hvordan en indkøbsrekvisition kan sendes gennem en arbejdsgang som et enkelt dokument eller som individuelle indkøbsrekvisitionslinjer. Du kan også konfigurere arbejdsgangen for indkøbsrekvisitioner til at afspejle det interne kontrolgennemsyn af indkøbsrekvisitioner, som er defineret af organisationen. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer arbejdsgange for indkøbsrekvisitioner, i Konfigurere arbejdsgange for Indkøb og forsyning.
Nye eller ændrede forMicrosoft Dynamics AX 2012 R2
I er begrebet rekvisitionsformål blevet indført. Et rekvisitionsformål giver mulighed for større fleksibilitet i forbindelse med opfyldelse af rekvisitionsbehov. Når du opretter en rekvisition, kan du tildele den ét af to formål: forbrug eller genopfyldning. Afhængigt af formålet med rekvisitionen kan behov opfyldes af en købsordre, en flytteordre, en produktionsordre eller kanban. Yderligere oplysninger om rekvisitionsformål, og hvordan de påvirker rekvisitionsprocessen finder du i Om indkøbsrekvisitioner.
Rekvisitioner med formålet forbrug
Behov, der er oprettet af en rekvisition, der har formålet forbrug, opfyldes altid af en indkøbsordre. Hvis Microsoft Dynamics AX er konfigureret til automatisk oprettelse af indkøbsordrer, oprettes der indkøbsordrer, når indkøbsrekvisitionen er godkendt. Der oprettes en indkøbsordre for hver valuta, leverandør eller juridisk enhed, der er angivet på indkøbsrekvisitionslinjerne. Hvis en indkøbsrekvisition f.eks. indeholder to linjer, og linjerne har forskellige leverandører, valutaer eller juridiske enheder, oprettes der to indkøbsordrer.
Afhængigt af konfigurationen af indkøbspolitikker i organisationen, kan der oprettes særskilte indkøbsordrer, hvis indkøbsrekvisitionslinjerne indeholder forskellige anmodere, linjetyper eller indkøbskategorier.
Hvis Microsoft Dynamics AX ikke er konfigureret til at oprette indkøbsordrer automatisk, skal indkøberen manuelt vælge indkøbsrekvisitionslinjerne og oprette indkøbsordrerne.
Bemærk
Du kan finde oplysninger om, hvordan du konfigurerer regler for automatisk oprettelse af indkøbsordrer for godkendte indkøbsrekvisitioner, under Konfigurer regler for oprettelse af indkøbsordrer og efterspørgselskonsolidering.
Rekvisitioner med formålet genopfyldning
Det behov, der er oprettet af en rekvisition med formålet genopfyldning, kan opfyldes af en indkøbsordre, overflytningsordre, produktionsordre eller kanban. Microsoft Dynamics AX skal være konfigureret til at medtage rekvisitionsbehov i behovsplanlægning. Når dette er oprettet, bestemmes genopfyldningsmetoden for det behov, der oprettes af en rekvisition med formålet genopfyldning, automatisk af de forsyningspolitikker, der er konfigureret for varerne i din organisation og planlagt ved hjælp af behovsplanlægning.
Bemærk
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer varedisponering til automatisk at overveje rekvisitionsbehovet, når formålet med rekvisitionen er genopfyldning, under Konfigurere behovsplaner, så de indeholder rekvisitioner.
Nye eller ændrede for med hotfix KB3047235
For den offentlige sektor skal du, hvis du bruger arbejdsgang med generelle budgetreservationer i dine indkøb, se Konfigurere arbejdsgange for generel budgetreservation (offentlig sektor).
Se også
Konfigurere arbejdsgange for Indkøb og forsyning