Behandle indkøbsordrers ved årsafslutning

Artikel
08/03/2018

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Hvis du registrerer behæftelser for indkøbsordrer i finansmodulet, hvilket inkluderer indkøbsordre for projekter, kan du generere ultimoposter til finansmodulet og ud fra budgetrevisioner ved regnskabsårets afslutning. Du kan oprette primoposter ved det nye regnskabsårs start for at registrere behæftelserne budgetrevisionerne korrekt. Disse poster hjælper dig med at sikre, at reservationerne for behæftelser for indkøbsordrer i finansmodulet registreres korrekt i regnskabet ved årsafslutningen og i budgetstyring.

I forbindelse med projekter er den konto, der er tildelt fordelinger i det nye regnskabsår, den konto, der er defineret i formularen Proces for indkøbsordrers årsafslutning i Finans. Det er ikke den konto, der er defineret i formularen Opsætning af finanskontering i projektstyring og regnskab.

Hvis du arbejder i den offentlige sektor og bruger generelle budgetreservationer, skal du også se Færdiggøre generel budgetreservation (offentlig sektor) og Overføre oplysninger om generel budgetreservation til et nyt regnskabsår (offentlig sektor).

I forbindelse med en delvist faktureret indkøbsordre, lukkes kun det beløb, der ikke er blevet faktureret, og det genåbnes derefter i næste regnskabsår.

Lukning af behæftelser af indkøbsordrer udgør en separat proces i forhold til afslutning af et regnskabsår, og lukningen udføres normalt før afslutningen af et regnskabsår. Du kan finde flere oplysninger om lukning af et regnskabsår i Checkliste til lukning af regnskabsåret.

Bemærk

(FRA) Franske offentlige enheders kan også oprette eller opdatere forpligtelser i det nye regnskabsår. Yderligere oplysninger finder du i (FRA) About commitments (Public sector) og (FRA) Process purchase order encumbrances and commitments at year end (Public sector).

Forudsætninger

Før du starter denne proces, skal du kontrollere, at følgende forudsætninger er defineret.

Aktivere budgetstyring

Budgetstyring er ofte aktiveret, når der oprettes behæftelser for indkøbsordrer. Du behøver ikke aktivere budgetstyring for at bruge denne proces, men der oprettes ikke poster i budgetregisteret, medmindre du gør det. Årsafslutningsindstillingen Udfør behandling af og overfør budget kan heller ikke bruges, hvis budgetstyring er aktiveret. Du kan finde flere oplysninger i Konfigurere budgetstyring.

Aktivere processen for budgetreservationer

Behæftelsesprocessen skal aktiveres, før der kan registreres behæftelser for indkøbsordrer i finansmodulet, og før du kan køre årsafslutningsprocessen for indkøbsordren. Du kan finde flere oplysninger i Behæfte indkøbsordrer.

Oprette bogføringsdefinitioner

Åbn formen Bogføringsdefinitioner for at oprette følgende bogføringsdefinitioner i modulet Køb, hvis de ikke allerede findes:

Årsafslutning for indkøbsordrer – Denne bogføringsdefinition bruges til at tilbageføre behæftelser og udestående budgetrevisioner for indkøbsordrer i det regnskabsår, der afsluttes, og til at generere ultimoposter i finansmodulet ved årsafslutningen.
Behæftelser for indkøbsordrer – Denne bogføringsdefinition definerer, hvordan behæftede beløb registreres i finansmodulet. Den bruges også i det nye regnskabsår til at tilbageføre ultimoposter ved årsafslutningen, og til at oprette behæftelser i finansmodulet igen.

Du kan finde flere oplysninger i Oprette bogføringsdefinitioner.

Knytte bogføringsdefinitioner til posteringsbogføringstyper

Brug formen Definitioner af posteringsbogføring til at knytte bogføringsdefinitioner til de posteringsbogføringsdefinitioner, der svarer til dem. Du kan også vælge de kriterier, som de oprindelige posteringer skal leve op til, før en specifik bogføringsdefinition bruges.

Vælg følgende posteringsbogføringstyper i modulet Køb, og følg derefter trinnene i Knytte bogføringsdefinitioner til posteringsbogføringstyper:

Årsafslutning af indkøbsordrer – Vælg den bogføringsdefinition, som du oprettede for indkøbsordren ved årsafslutningen.
Indkøbsordre – Vælg den bogføringsdefinition, der bruges til behæftelser for indkøbsordrer.

Indstillinger til behandling af årsafslutning

Vælg en af følgende indstillinger til behandling af årsafslutningen for at lukke behæftelser for indkøbsordrer i det regnskabsår, der afsluttes, og derefter oprette dem igen i det nye regnskabsår.

Bemærk

Den indstilling for behandling af årsafslutningen, som du vælger, bruges til behæftelser af alle de indkøbsordrer, du vælger. Hvis konfigurationsnøglen Public Sector er valgt, kan du tilsidesætte dette valg og erstatte en anden indstilling for behandling af årsafslutningen med specifikke midler, som du vælger i formen Funds. Yderligere oplysninger finder du i Midler (form) (offentlig sektor).

Indstilling	Ultimo- og primotrin, der udføres for behæftelser for indkøbsordrer
Udfør behandling, men ikke overførsel af budget	Ultimotrin: De resterende behæftelser i finansmodulet og de udestående budgetreservationer for behæftelser tilbageføres. Der genereres ultimoposter i finansmodulet ved årsafslutningen. Primotrin: Ultimoposterne tilbageføres. Behæftelserne oprettes igen i finansmodulet. Der oprettes budgetreservationer for behæftelser for de indkøbsordrer, der behandles.
Udfør behandling af og overfør budget	> [!NOTE] > Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis budgetstyring er aktiveret. Ultimotrin: De resterende behæftelser i finansmodulet og de udestående budgetrevisioner for behæftelser tilbageføres. Der genereres ultimoposter i finansmodulet ved årsafslutningen. Der oprettes budgetreguleringer for at reducere budgettet i det regnskabsår, der lukkes. Primotrin: Ultimoposterne tilbageføres. Behæftelserne oprettes igen i finansmodulet. Der oprettes budgetreservationer for behæftelser for de indkøbsordrer, der behandles. Der oprettes budgetreguleringer i det nye regnskabsår for at oprette de poster, der blev overført fra forrige regnskabsår, i budgetregisteret igen.

Udfør behandling, men ikke overførsel af budget

Ultimotrin:

De resterende behæftelser i finansmodulet og de udestående budgetreservationer for behæftelser tilbageføres.
Der genereres ultimoposter i finansmodulet ved årsafslutningen.

Primotrin:

Ultimoposterne tilbageføres.
Behæftelserne oprettes igen i finansmodulet.
Der oprettes budgetreservationer for behæftelser for de indkøbsordrer, der behandles.

Udfør behandling af og overfør budget

> [!NOTE] > Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis budgetstyring er aktiveret.

Ultimotrin:

De resterende behæftelser i finansmodulet og de udestående budgetrevisioner for behæftelser tilbageføres.
Der genereres ultimoposter i finansmodulet ved årsafslutningen.
Der oprettes budgetreguleringer for at reducere budgettet i det regnskabsår, der lukkes.

Primotrin:

Ultimoposterne tilbageføres.
Behæftelserne oprettes igen i finansmodulet.
Der oprettes budgetreservationer for behæftelser for de indkøbsordrer, der behandles.
Der oprettes budgetreguleringer i det nye regnskabsår for at oprette de poster, der blev overført fra forrige regnskabsår, i budgetregisteret igen.

Vælge indkøbsordrer og køre årsafslutningsprocessen for indkøbsordrer

Klik på Finans > Periodisk > Årsafslutning > Proces for indkøbsordrers årsafslutning.
Klik på Hent indkøbsordrer i den nederste rude for at vælge indkøbsordrer til årsafslutningsprocessen. Dermed åbnes der en forespørgselsformular, hvor du kan vælge indkøbsordrer ud fra kriterier, f.eks. dato, datointerval, kreditorkonto, indkøbsordretype, indkøbsordresaldo eller økonomiske dimensioner. Du kan finde flere oplysninger i Forespørgsel (form).
Klik på OK i formen Forespørgsel.
Resultaterne af forespørgslen vises i den nederste rude i formen Proces for indkøbsordrers årsafslutning. Markér afkrydsningsfeltet Inkluder for hver indkøbsordre, der skal medtages i årsafslutningsprocessen. Behæftelserne for disse indkøbsordrer tilbageføres i det regnskabsår, der afsluttes, og de behæftede beløb gøres tilgængelige i det nye regnskabsår. Du kan klikke på Medtag alle for at vælge alle indkøbsordrerne på listen eller klikke på Udelad alle for at rydde valgene.

Bemærk

Du kan få vist flere detaljerne for en indkøbsordre ved at klikke på Vis indkøbsordre. Du kan også klikke på Vis reskontrokladde for at få vist de ultimo- og primoposter, der vil blive genereret for de enkelte indkøbsordrer, ved årsafslutningen.
Vælg, hvordan behæftelser for indkøbsordrer skal behandles, i feltet Indstilling for årsafslutning.
Vælg den oprindelige budgetkode, hvis du valgte indstillingen Udfør behandling af og overfør budget for årsafslutningen. Denne kode bruges til budgetreguleringer, der foretages ultimo regnskabsåret. Der må ikke være valgt en arbejdsgang for den kode, som du vælger, da årsafslutningsprocessen i så fald vil blive stoppet for godkendelse af arbejdsgangene. Du kan finde flere oplysninger i Budgetkoder (form).
Vælg en overførselsbudgetkode, hvis du valgte indstillingen Udfør behandling af og overfør budget for årsafslutningen. Denne kode bruges til budgetreguleringer, der foretages i det nye regnskabsår. Den kode, du vælger, må ikke have en valgt arbejdsgang, da årsafslutningsprocessen stopper for godkendelse af arbejdsgangene. Du kan finde flere oplysninger i Budgetkoder (form).
Bekræft standardværdierne i feltet Kalender og Regnskabsår, og foretag eventuelle ændringer. Du kan ændre værdien for regnskabsåret her, men du skal bruge formen Finans til at ændre den valgte regnskabskalender.

Du kan klikke på kalendernavnet for at åbne formen Regnskabskalendere, hvor du kan få vist en beskrivelse af regnskabskalenderen og de regnskabsår, der er inkluderet i regnskabskalenderen.
Bekræft standardværdierne i feltet Ultimoparametre, og foretag eventuelle ændringer i de felter, der kan ændres.
- Feltet Regnskabsdato angiver den sidste dag i det valgte regnskabsår. Du kan ikke ændre denne dato.
- Feltet Type indstilles typisk til Betjening en periode, der kan bruges til at registrere regnskabstransaktioner. Du kan vælge Ultimo, hvis du bruger en ultimoperiode til at adskille ultimoposterne. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter ultimoperioder, i Hovedopgaver: Regnskabskalendere, regnskabsår og perioder.
- Hvis du har valgt typen Ultimo, skal du vælge den ultimoperiode, du vil bruge.
Bekræft værdierne for felterne Primoparametre. Disse felter kan ikke ændres.
- Feltet Regnskabsdato angiver den første dag i det nye regnskabsår.
- Feltet Periode angiver den første periode, der bruger typen Betjening til det nye regnskabsår. Denne periodetype bruges til at registrere regnskabstransaktioner.
Klik på Udfør behandling, når du er klar til at køre årsafslutningsprocessen for indkøbsordrer.
Hvis der vises meddelelser, skal du foretage de nødvendige rettelser og derefter køre processen igen for de påvirkede indkøbsordrer.

Forsigtigt

Kontrollér de budgetregisterposter, der blev oprettet i det forrige og aktuelle regnskabsår, for at være med til at sikre nøjagtigheden af processen til lukning af behæftelser ved årsafslutningen. Du kan se budgetregisterposterne i formen Budgetposteringer.