Oversigt over indkøbskataloger

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

I Microsoft Dynamics AX kan indkøbsmedarbejderne oprette og vedligeholde kataloger, som virksomhedens medarbejdere derefter kan bruge, når de bestiller varer og tjenesteydelser til intern brug. Det er flere fordele forbundet med at bruge kataloger til indirekte indkøb:

• Medarbejderne kan hurtigt og nemt finde varer eller tjenesteydelser, som de har brug for, og oprette indkøbsrekvisitioner for de pågældende varer og tjenesteydelser.

• Indkøbsmedarbejderne kan gennemtvinge indkøbspolitikker og garantere, at de øvrige medarbejdere kun bestiller godkendte varer og tjenesteydelser.

Når du opretter et indkøbskatalog, udfører du følgende opgaver:

• Bestem, hvilke kategorier som dine medarbejdere skal kunne se på indkøbswebstedet. Du kan bruge indkøbskategorihierarkiet, når du opretter kataloget, men du kan også angive katalogkategorier manuelt. Hvis du vil bruge et indkøbskategorihierarki, skal det konfigureres, før du opretter kataloget.

• Bestem, hvilke produkter dine medarbejdere skal kunne bestille. Du kan importere katalogdata til produkter direkte fra leverandørerne, føje produkter til katalogkategorierne manuelt eller bruge de produkter, som de forskellige indkøbskategorier allerede har fået tildelt.

• Bestem, hvor detaljerede oplysninger der skal angives for produkterne. Du kan tilføje attributter og oprette indbyrdes produktrelationer, så medarbejderne får mere hjælp under bestillingsprocessen.

• Bestem, om medarbejderne skal kunne bestille produkter direkte fra en ekstern leverandør. Hvis du vil give adgang til eksterne kreditorkataloger, skal du konfigurere adgangsparametrene til leverandørens katalogwebsted og derefter indsætte et link til leverandørens katalogwebsted i indkøbskataloget.

• Bestem, hvor mange indkøbskataloger der er brug for. Den katalogpolitikregel, som du konfigurerer for den juridiske enhed og den driftsenhed, som medarbejderen er tilknyttet, bestemmer, om medarbejderen kan få adgang til et indkøbskatalog eller ej. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer en katalogpolitikregel, i Konfigurere en politikregel for indkøbskatalog.

Oprette et indkøbskatalog

Den fremgangsmåde, du skal benytte, når du opretter et nyt katalog, omfatter flere trin. Diagrammet nedenfor viser procesforløbet og identificerer den rolle, der er ansvarlig for hvert enkelt trin.

Forudsætninger

Tabellen nedenfor beskriver de opgaver, der skal fuldføres, før en indkøbsmedarbejder kan oprette et indkøbskatalog:

Opgave	Rolle	Beskrivelse
Konfigurer et indkøbskategorihierarki	Indkøbschef	Indkøbskategorihierarkier klassificerer varer eller transaktioner til rapporterings- og analyseformål. Ved at bruge et indkøbskategorihierarki kan virksomheder strategisk styre kategorier, produkter, leverandører og andre indkøbsfaktorer fra ét centralt sted. Der defineres ét indkøbskategorihierarki for en hel organisation. Du kan oprette navigationsstrukturen til kataloget ved at kopiere indkøbskategorihierarkiet til et indkøbskatalog. De indkøbskategorier, der kopieres, bliver til katalogets kategorier, og de leverandører, produkter og attributter, der hører til indkøbskategorierne, indgår automatisk i kataloget. Når du kopierer indkøbskategorihierarkiet til kataloget, kan du redigere katalogkategoriernes struktur, så de passer til behovet på indkøbswebstedet. Du kan også angive produkterne, kreditorerne, eksterne kreditorkatalogwebsteder osv., som du vil have vist på webstedet. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer indkøbskategorihierarkiet, i Hovedopgaver: Konfigurer et kategorihierarki.
Konfigurer leverandører	Indkøbschef	Inden du kan føje en leverandørs produkter til et indkøbskatalog, skal leverandøren være registreret i Microsoft Dynamics AX og indgå i leverandørmasteren. Leverandøren skal desuden være knyttet til en indkøbskategori, der indgår i indkøbskataloget. Du kan finde flere oplysninger om registrering af leverandører i Microsoft Dynamics AX i Administrere oversigt over kreditoranmodninger.
Føj produkter til produktmasteren	Indkøbschef	Inden du kan føje produkter til et indkøbskatalog, skal produkterne indgå i produktmasteren i Microsoft Dynamics AX. Hvis du vil føje produkter til produktmasteren, kan du enten importere produktdata fra kreditorkataloger eller angive produktdata manuelt i formen Produktdetaljer eller formen Frigivne produktdetaljer. Når du har føjet et produkt til produktmasteren, skal du knytte det til en indkøbskategori. Det er kun produkter, der er tilknyttet indkøbskategorier, som kan føjes til indkøbskataloget. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du importerer produktdata fra en leverandør, i Importere et katalog fra en kreditor. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du manuelt føjer indkøbsprodukter til Microsoft Dynamics AX, i Hovedopgaver: Definere produkter.
Definer produktrelationer (valgfrit)	Indkøbschef	Produktrelationer viser produkternes indbyrdes forhold. Ved at bruge produktrelationer kan du opmuntre medarbejderne til at vælge foretrukne produkter og gennemtvinge en strammere kontrol med medarbejderens forbrug. Du kan f.eks. angive en relation mellem en computer og en bestemt skærm, som er et godt produkt til prisen. På den måde kan du sikre, at den foretrukne skærm vises, når en medarbejder vælger computeren. Produktrelationer kan defineres af leverandøren, eller du kan definere dem i produktmasteren. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du definerer produktrelationer, i Konfigurere produktrelationstyper.
Tilføj attributter (valgfrit)	Indkøbschef	Ved at oprette attributter kan du angive, hvor detaljeret produkter i kataloget skal beskrives. Attributter er oplysninger, som organisationen vil kunne spore for et bestemt produkt eller en bestemt kategori. Lagerenhedsnummer (SKU-nummer), produktversion, farve og størrelse er eksempler på attributter. En indkøbskategori kan tildeles attributter. Alle de produkter, der er knyttet til en bestemt indkøbskategori, arver de attributter, som hører til den pågældende kategori. Når en kategori og de produkter, den omfatter, er knyttet til et katalog, vises alle attributter for de enkelte produkter på indkøbswebstedet. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du definerer attributter, i Konfigurere attributter og attributtyper.
Føj leverandører og produkter til indkøbskategorier	Indkøbschef	Når indkøbskategorihierarkiet oprettes for organisationen, kan hver enkelt indkøbskategori knyttes til bestemte leverandører, produkter osv. Hvis der oprettes et katalog vha. indkøbskategorihierarkiet, kan disse tilknytninger automatisk kopieres til kataloget. De samme begrænsninger kan derefter gennemtvinges på katalogniveau og på indkøbswebstedet. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du føjer leverandører og produkter til indkøbskategorier, i Hovedopgaver: Konfigurere og vedligeholde indkøbskategorihierarkier.
Konfigurer adgang til eksterne kreditorkatalogwebsteder	Indkøbschef	Du kan oprette adgang til eksterne kreditorkataloger, så dine brugere kan bestille produkter direkte fra en leverandørs katalogwebsted. Du konfigurerer adgang til den eksterne leverandørs websted med kreditorkataloget på basis af de oplysninger, som du får fra leverandøren. Du validerer konfigurationerne og aktiverer katalogkonfigurationerne i Microsoft Dynamics AX. Bemærk Inden du kan konfigurere adgang til en ekstern leverandørs katalogwebsted, skal leverandøren være registreret i Microsoft Dynamics AX. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer adgang til eksterne kreditorkataloger, i Konfigurere et eksternt kreditorkatalog.

Oprette et katalog

Når forudsætningerne er opfyldt, kan du oprette et katalog. Du kan oprette ét katalog, der bruges af hele organisationen. Adgangen til kataloget fastlægges vha. de regler, du angiver for indkøbspolitik. Du kan også oprette flere kataloger, der bruges af forskellige afdelinger i organisationen.

Følgende tabel beskriver de opgaver, der skal udføres, før du kan oprette et katalog.

Opgave	Rolle	Beskrivelse
Opret et nyt katalog	Indkøbschef	Når du opretter et katalog, skal du angive katalogets navn og en beskrivelse af kataloget. Du kan også angive, hvordan du vil oprette navigationsstrukturen, du kan angive, om kataloget opdateres manuelt eller automatisk, og du kan angive katalogets ejer. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter et indkøbskatalog, i Hovedopgaver: Oprette indkøbskataloger.
Opret navigeringskategorierne til indkøbswebstedet	Indkøbschef	Den struktur, som du definerer for navigationskategorierne, bestemmer, hvad brugerne kan se i navigationsruden på indkøbswebstedet. Du kan oprette navigationsstrukturen til kataloget manuelt eller ved at kopiere organisationens indkøbskategorihierarki. Produkterne kan knyttes til flere kategorier, så brugerne lettere kan finde det, de leder efter. Strømledninger til bærbare computere kan f.eks. indgå både i kategorien computerhardware og kategorien kontorartikler. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter navigationskategorier til kataloger, i Hovedopgaver: Oprette indkøbskataloger.
Føj produkter til kataloget	Indkøbschef	Hvis du bruger indkøbskategorihierarkiet, når du opretter kataloget, tilføjes produkter, der er knyttet til de pågældende indkøbskategorier, automatisk og knyttes til kategorierne i kataloget. Du kan tilføje flere produkter under fanen Produkter i formen Kataloger. Produkter, der føjes til kataloget vha. indkøbskategorihierarkiet, kan ikke fjernes. Men du kan dog skjule produkter, som du ikke vil have vist på indkøbswebstedet. Hvis du opretter katalogkategorierne manuelt, skal du manuelt tilføje de produkter, der skal vises i hver enkelt katalogkategori. Alle produkter, der tilføjes manuelt, kan fjernes fra en katalogkategori. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du føjer produkter til et indkøbskatalog, i Hovedopgaver: Oprette indkøbskataloger.
Føj adgang til eksterne kreditorkatalogwebsteder (valgfri)	Indkøbschef	Hvis du tillader, at medarbejdere kan bestille varer og tjenesteydelser direkte fra en leverandør, kan du indsætte et link til leverandørens eksterne katalogwebsted enten i dine indkøbskategorier eller i udvalgte katalogkategorier. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter adgang til eksterne kreditorkatalogwebsteder, i Konfigurere et eksternt kreditorkatalog.
Udgiv kataloget på indkøbswebstedet	Indkøbschef eller indkøber	Inden et katalog kan vises på indkøbswebstedet, skal du angive en politikregel for kataloget, angive katalogets status som Aktiv og derefter udgive kataloget. Du kan også deaktivere kataloger, som ikke længere skal kunne benyttes af dine brugere på indkøbswebstedet. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du udgiver et indkøbskatalog, i Hovedopgaver: Oprette indkøbskataloger.
Synkroniser produktsøgedata	Indkøbschef eller indkøber	Hvis du vil have en mere effektiv søgemaskine, skal du sørge for at synkronisere produktets søgedata med Enterprise Portal. Du skal synkronisere produktets søgedata med Enterprise Portal ved hver opdatering.

Se også

Hovedopgaver: Oprette indkøbskataloger

Oversigt over importerede kreditorkataloger

Oversigt over eksterne kreditorkataloger