Grenzen für unfertige Erzeugnisse festlegen

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Durch eine wesentliche Kanban-Praxis – die Anwendung von WIP-Grenzwerten (Work in Progress) – wird die Menge an Arbeitselementen begrenzt, die Ihr Team in jeder Arbeitsphase bearbeitet. Auf diese Weise konzentriert sich Ihr Team auf das Abschließen von Arbeitselementen, bevor neue Arbeiten begonnen werden. Obwohl dies auf den ersten Blick der Intuition widerspricht, stellen viele Teams fest, dass WIP-Grenzwerte ihnen helfen, ihre Produktivität zu steigern und ihre Softwarequalität zu verbessern.

Sie definieren WIP-Grenzwerte für jede Arbeitsphase, entsprechend jeder Zwischenspalte. Der Grenzwert legt eine weiche Beschränkung für die Anzahl der in der Spalte zulässigen Elemente fest. Nichts hindert Sie daran, weitere Artikel in die Spalte zu verschieben und das Limit zu überschreiten. Ihr Kanban-Board zeigt die Anzahl der Elemente in jeder Phase neben dem jeweiligen Grenzwert an.

Die Festlegung von WIP-Grenzwerten ist einfach, aber die Einhaltung der Grenzwerte erfordert das Engagement des Teams. Die erfolgreiche Einführung von WIP-Grenzwerten erfordert einen Kulturwandel. Der Schwerpunkt der Teams liegt nicht mehr auf der Produktivität des Einzelnen, sondern auf der Teamproduktivität.

Weitere Informationen finden Sie unter Kanban-Übersicht.

Voraussetzungen

• Zum Konfigurieren von Teameinstellungen müssen Sie der Rolle „Teamadministrator“ hinzugefügt oder Mitglied der Sicherheitsgruppe Projektadministratoren sein. Informationen zum Hinzufügen finden Sie unter Hinzufügen von Teamadministrator*innen oder Ändern von Berechtigungen auf Projektebene.
• Um alle Backlog- und Boardfeatures nutzen zu können, muss Ihnen mindestens Basic-Zugriff gewährt werden. Benutzer mit Beteiligtenzugriff können nur Arbeitselemente auf dem Board bearbeiten und einem Arbeitselement vorhandene Tags hinzufügen. Beteiligte können keine Arbeitselemente hinzufügen oder Felder aktualisieren, die auf Karten angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Zugriffsebenen.

Bestimmen der anfänglichen WIP-Grenzwerte

Lassen Sie Ihr Team die anfänglichen WIP-Grenzwerte festlegen und bestimmen Sie, wie diese verwendet und überwacht werden sollen. Für die Festlegung der Werte gibt es nur wenige Regeln, da sie von verschiedenen Faktoren abhängen können. Die folgenden Maßnahmen helfen Ihnen bei der Festlegung von Grenzwerten:

• Legen Sie Grenzwerte fest, die auf den aktuell ausgeführten Arbeiten basieren. Zählen Sie die Elemente, die in Ihren vorhandenen Kanban-Spalten enthalten sind.
• Legen Sie die Grenzwerte so fest, dass pro Teammitglied in einer Phase nicht mehr als zwei oder drei Elemente bearbeitet werden. Wenn das Team beispielsweise aus drei Mitgliedern besteht und jedes Teammitglied an höchstens zwei Aufgaben gleichzeitig arbeiten kann, ergibt sich ein WIP-Grenzwert von 6 (= 3 Entwickler*innen × 2 Aufgaben/Entwickler*in).
• Beginnen Sie mit niedrigen Grenzwerten, damit Ihr Team Engpässe schneller erkennen und Prozessprobleme identifizieren kann, die behoben werden müssen.

Einhalten der WIP-Grenzwerte

Nach der Festlegung Ihrer WIP-Grenzwerte sollten Sie nachverfolgen, inwieweit Ihr Team diese Grenzwerte einhält.

Das Einhalten von WIP-Grenzwerten bedeutet, dass Teams keine Elemente in eine Spalte ziehen, wenn dies zu einer Überschreitung des Spaltengrenzwerts führen würde. In diesem Fall liefert Ihr Kanban-Board sofortiges Feedback. Dieses Feedback sollte das Team als Signal nutzen, sich umgehend auf spezifische Aktivitäten zu konzentrieren, um die Anzahl der Elemente in der Spalte zu reduzieren.

Auch wenn die Einhaltung von WIP-Grenzwerten in der Theorie einfach ist, kann sie Einzelpersonen, Teams und Organisationen dazu zwingen, ihre Komfortzone zu verlassen. Teammitglieder, die gerne mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, könnten sich eingeengt fühlen. Andere Teammitglieder haben möglicherweise nichts zu tun, weil sie auf den Abschluss von Arbeiten in einer vorgelagerten Phase warten.

Um von den Vorteilen der Festlegung von WIP-Grenzwerten zu profitieren, sollte Ihr Team regelmäßig zusammenkommen, um die Prozessänderungen zu besprechen.

Identifizieren von Engpässen

Um den Wertstrom zu optimieren, möchten Sie in der Regel Engpässe identifizieren und beseitigen. Engpässe deuten auf Waste im Workflowprozess insgesamt hin.

Indem Sie Ihr Kanban-Board im zeitlichen Verlauf überwachen, können Sie ermitteln, wo es zu Engpässen kommt. Wenn verschiedene Arbeitselemente mehrere Tage lang unbearbeitet in einer Spalte verbleiben, liegt ein Engpass vor. Engpässe treten typischerweise auf, wenn die WIP-Grenzwerte zu hoch sind. Wenn allerdings keine Engpässe auftreten, kann dies auf zu niedrige WIP-Grenzwerte hindeuten.

Durch regelmäßige Momentaufnahmen Ihres Kanban-Boards können Sie visuell katalogisieren, wo der Arbeitsfluss reibungslos verläuft und wo es zu Engpässen kommt.

Solche Momentaufnahmen können Ihrem Team die folgenden Informationen liefern:

• Wie viele Objekte gibt es im Durchschnitt in einer Workflowphase/Spalte?
• Wie viele Elemente werden im Verhältnis zur Anzahl der Teammitglieder bearbeitet, die an einer Workflowphase/Spalte arbeiten?
• Wie viele und welche Elemente bleiben über lange Zeiträume in einer Workflowphase/Spalte unbearbeitet?
• Wie viele Elemente hat das Team am Ende einer ein-, zwei- oder dreiwöchigen Periode abgeschlossen?

Beseitigen von Waste

Da Engpässe auf Waste in Ihrem Workflowprozess hindeuten, müssen Sie dessen Ursache ermitteln. Kanban definiert „Waste“ als jegliche Dinge, die zum Erzielen der gewünschten Ergebnisse nicht unbedingt erforderlich sind.

In der Softwareentwicklung manifestiert sich Waste häufig in folgender Form:

• Nicht verwendeter Code oder ungenutzte Features
• Mängel, die Nachbesserungen erforderlich machen
• Verzögerungen oder Leerlaufzeit, in der auf etwas gewartet wird
• Übergaben von einer Person, einem Team oder einem Geschäftsprozess an einen anderen
• Unzureichende Anforderungen
• Langsame oder ungenügende Kommunikation

Zur Beseitigung von Waste sind Teambesprechungen erforderlich, in denen die Ursachen identifiziert und für das Team akzeptable Lösungen gefunden werden.

Festlegen von WIP-Grenzwerten

Wenn Sie wissen, wie Sie die WIP-Limits verwenden wollen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um sie festzulegen. Wenn Sie den Workflow Ihres Teams noch nicht auf in Kanban-Spalten abgebildet haben, sollten Sie dies zuerst tun.

1. Öffnen Sie Ihr Kanban-Board.

2. Wählen Sie das Zahnradsymbol aus, um das Board zu konfigurieren und allgemeine Teameinstellungen festzulegen.

   

3. Wählen Sie Spalten und dann eine Spaltenregisterkarte aus, um den WIP-Grenzwert für diese Spalte festzulegen.

   

   Hinweis

   Je nach dem Prozess, der zur Erstellung Ihres Projekts verwendet wurde, und je nachdem, ob Ihr Team sich dafür entschieden hat, Fehler wie Anforderungen oder wie Aufgaben zu behandeln, stehen unterschiedliche Spaltentitel und Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

WIP-Grenzwerte, Herausforderungen und Lösungen

Teams überschreiten die WIP-Grenzwerte gelegentlich um ein oder zwei Elemente. Wenn Ihr Team die Grenzwerte jedoch häufig um drei oder mehr Elemente überschreitet, sollte es Prozesse überprüfen oder die Grenzwerte anpassen.

Nachdem ein Team mehrere Wochen lang mit WIP-Grenzwerten gearbeitet hat, besprechen Sie die Herausforderungen der Teammitglieder. Entscheiden Sie dann, welche Lösungen sie verwenden möchten, und passen Sie die Grenzwerte nach Bedarf an. Die folgende Liste ist zwar nicht vollständig, enthält jedoch einige der häufigen Herausforderungen, auf die Teams stoßen, und bewährte Lösungen, um sie zu bewältigen.

WIP-Herausforderungen

• Soziale Dynamik. Wenn es darum geht, Regeln zu beachten, können sich Teammitglieder herausgefordert fühlen. Einige möchten natürlich rebellieren. Andere sehen nicht, dass die Regel für sie gilt, oder sehen nicht, was sie tun, indem sie die Regeln brechen. Einige Teammitglieder übernehmen möglicherweise zusätzliche Arbeit, die außerhalb des Rahmens dessen liegt, was vereinbart wurde. Wieder andere möchten nicht auf Multitasking verzichten, da sie glauben, dass dies der Schlüssel zu ihrer Produktivität und individuellen Leistung ist.

• Variabilität der laufenden Arbeit. Große Variabilität bei der Größe von Arbeitselementen – User Storys und Fehler – kann den gesamten Workflow negativ beeinflussen. Beispielsweise können Elemente mit Schätzungen, die in der Größe von 4 Stunden bis 14 Tagen oder 2 bis 55 Story Points variieren, nicht gleich gezählt werden, wenn es um die Einschränkung der laufenden Arbeit geht.

• Ignorieren systemischer Probleme. Anstatt sich bei Engpässen um Workflowprobleme zu kümmern, machen die Teams weiter und investieren mehr Zeit in die Überwindung des Engpasses.

• Kulturwandel. Die Einführung von WIP-Grenzwerten bringt Änderungen am System, an der Kultur und im Team mit sich.

Lösungen für die Verwaltung von WIP

• Schaffen Sie eine Kultur der Teamproduktivität. Lösen Sie die natürliche Spannung zwischen individueller Produktivität und Teamproduktivität. Identifizieren Sie Möglichkeiten, wie Teammitglieder die Gesamtproduktivität des Team- und Workflowprozesses verbessern können.

• Skalieren von Arbeit zur Minimierung der Variabilität. Bevor die Arbeit an einem Element beginnt, sollte das Team die Gesamtgröße der erforderlichen Arbeit besprechen und ermitteln, ob sie in kleinere Aufgaben unterteilt werden kann.

• Konzentration auf den Fluss von Elementen mit hoher Priorität. Bei Leerlauf fragen die Teammitglieder, wie sie dazu beitragen können, ein vorgelagertes Element voranzubringen. Wenn sie blockiert sind oder ein Element nicht rechtzeitig liefern können, bitten die Teammitglieder um Hilfe bei der Fertigstellung eines Elements.

• Ressourcenteamkapazität für jede Arbeitsphase. Engpässe können auftreten, wenn nicht genügend Spezialist*innen in einer bestimmten Phase arbeiten können. Ermitteln Sie Möglichkeiten, entweder die Teamfähigkeiten in jeder Arbeitsphase zu verbessern oder einer unterbesetzten Arbeitsphase nach Bedarf Ressourcen hinzuzufügen.

• Gemeinsames Verständnis aufbauen. Arbeiten Sie kontinuierlich daran, das Verständnis des Teams für die Arbeit mit Kanban-Methoden zu verbessern. Ergreifen Sie Maßnahmen, die Teammitgliedern ermöglichen, an Prozessänderungen mitzuwirken. Erwägen Sie, regelmäßige Retrospektiven oder Teambesprechungen zu planen, um zu besprechen, was gut funktioniert und was sich ändern muss. Dokumentieren Sie Teamrichtlinien, um Mehrdeutigkeit zu begrenzen.

• Verwenden Sie Metriken, um Prozesse anzupassen. Überprüfen Sie regelmäßig Kanban-Metriken der laufenden Arbeit und der Vorlaufzeit, um zu bestimmen, wann Änderungen vorgenommen werden müssen.

• Verwalten Sie Kulturänderungen achtsam. Personen möchten ihre beste Arbeit machen – ein Kernsatz, der Kanban und den zugehörigen Disziplinen zugrunde liegt. Wenden Sie Änderungsverwaltungsprinzipien an, wenn Sie neue Methoden einführen. Schaffen Sie mehr Eigenverantwortung innerhalb des Teams für die erfolgreiche Implementierung von WIP-Grenzwerten.

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