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Berichte in Business Central ausführen und drucken

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Mithilfe von Berichten können Sie Daten anhand bestimmter Kriterien erfassen und anzeigen. Er organisiert und präsentiert die Informationen in einem leicht zu lesenden Format, das Sie ausdrucken oder als Datei speichern können. Es gibt viele Berichte, auf die Sie im Zuge der Anwendung zugreifen können. Die Berichte enthalten normalerweise Informationen, die sich auf den Kontext der Seite beziehen, auf der Sie sich befinden. Beispielsweise der Debitor für die Seite Berichte Top 10 Debitoren, die Verkaufsstatistik und mehr.

Hinweis

Batch-Aufträge und XMLports tun mehr oder weniger dasselbe wie Berichte, werden aber eher für die Verarbeitung oder den Export von Daten verwendet. Beispielsweise erstellt der Stapelverarbeitungsauftrag Mahnungen erstellen Mahnungsdokumente, die an Kunden mit überfälligen Zahlungen gesendet werden. Dieser Artikel bezieht sich hauptsächlich auf "Berichte", aber die gleichen Informationen gelten für Stapelverarbeitungen und XMLports.

Erste Schritte

Sie finden Berichte im Menü Berichte auf ausgewählten Seiten, Listen und Karten. Sie können auch die Suche Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. verwenden, um Berichte nach Namen zu finden. Eine Übersicht über integrierte Berichte, die Sie in Business Central verwenden können, sortiert nach Kategorien, finden Sie unter Verfügbare Berichte in Business Central.

Wenn Sie einen Bericht auswählen, wird eine Anforderungsseite mit dem Namen des Berichts als Titel angezeigt, auf der Sie verschiedene Optionen und Filter festlegen können, um festzulegen, welche Daten einbezogen werden. In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Sie auf der Anforderungsseite einen Bericht erstellen, in der Vorschau anzeigen und drucken.

Standardwerte verwenden – vordefinierte Einstellungen

Die meisten Berichtsanforderungsseiten enthalten das Feld Standardwerte verwenden von. In diesem Feld können Sie vordefinierte Einstellungen für den Bericht auswählen, mit denen automatisch Optionen und Filter festgelegt werden. Wählen Sie einen Posten aus der Dropdownliste aus, und die Optionen und Filter auf der Berichtanforderungsseite ändern sich entsprechend.

Der Posten mit der Bezeichnung Zuletzt verwendete Optionen und Filter ist immer verfügbar. Dieser Posten legt fest, dass der Bericht die Optionen und Filter verwendet, die verwendet wurden, als Sie das letzte Mal den Bericht ausgeführt hatten.

Das Feld Standardwerte verwenden von bietet eine schnelle und zuverlässige Möglichkeit, konsistent Berichte zu generieren, die die richtigen Daten enthalten. Nachdem Sie einen Posten ausgewählt haben, können Sie alle Optionen und Filter ändern, bevor Sie den Bericht in der Vorschau anzeigen oder drucken. Die Änderungen, die Sie vornehmen, werden nicht auf dem vordefinierten Einstellungseintrag gespeichert, den Sie ausgewählt haben, sondern auf dem Eintrag Zuletzt verwendete Optionen und Filter.

Hinweis

Die vordefinierten Einstellungen werden normalerweise von einem Administrator eingerichtet und verwaltet. Weitere Informationen finden Sie unter Gespeicherte Einstellungen für Berichte und Stapelaufträge verwalten.

Die in einen Bericht aufzunehmenden Daten angeben

Verwenden Sie die Felder unter Optionen und Filter zum Ändern oder Einschränken der Informationen, die Sie im Bericht haben möchten. Sie können Filter in einem Bericht ungefähr so fest wie Filter in Listen festlegen. Erfahren Sie mehr im Abschnitt Filtern.

Vorsicht

Das Inforegister Filter auf der Berichtanforderungsseite stellt eine generische Filterungsfunktion für Berichte bereit. Diese Filter sind optional.

Einige Berichte ignorieren solche Filter, d. h., die Ausgabe des Berichts ist unabhängig davon, welcher Filter im Inforegister Filter festgelegt ist, dieselbe. Es ist nicht möglich, eine Übersicht zu bieten, welche Felder in welchen Berichten ignoriert werden, daher müssen Sie mit den Filtern experimentieren, wenn Sie sie verwenden.

Beispiel: Wenn Sie die Stapelverarbeitung Mahnungen erstellen verwenden, wird ein Filter für das Feld Debitoreneinträge der Letzte ausgestellte Mahnungsstufe ignoriert, da die Filter für diese Stapelverarbeitung festgelegt sind.

Berichtsvorschau anzeigen

In der Vorschau eines Berichts können Sie sehen, wie der Bericht aussehen wird, bevor Sie ihn drucken. Die Vorschau basiert nicht auf dem Drucker, der im Feld Drucker auf der Anforderungsseite ausgewählt wurde. Das wird vom Browser gesteuert. Nach der Vorschau können Sie zur Anforderungsseite zurückkehren und bei Bedarf Änderungen an Optionen und Filtern vornehmen.

Die Vorschauoptionen auf der Seite Berichtsanforderung hängen vom Bericht ab. Für einige Berichte können Sie Auswählen Vorschauversion, während für andere die Auswahl Vorschauversion & Schließen lautet. Beide Optionen öffnen eine Vorschau des Berichts. Der Unterschied ist, das Vorschau die Anforderungsseite geöffnet lässt, sodass Sie dorthin zurückkehren können, um Änderungen vornehmen, sie erneut in der Vorschau anzuzeigen oder zu drucken. Im Gegensatz dazu wird mit Vorschauversion & Schließen die Anforderungsseite geschlossen und Sie müssen den Bericht erneut öffnen, um Änderungen vorzunehmen oder ihn zu drucken.

Hinweis

Wenn Sie Business Central 2020 Veröffentlichungszyklus 1 oder früher verwenden, besteht nur die Wahlmöglichkeit zwischen Vorschauversion, wodurch die Anforderungsseite auf Vorschauversion geschlossen wird, wie oben für Vorschauversion & Schließen beschrieben.

Mit der Vorschau arbeiten

Verwenden Sie in der Vorschau die Menüleiste in der Berichtsvorschau, um:

  • Navigieren durch Seiten

  • Ein- und Ausblenden

  • An die Seite anpassen

  • Text auswählen

    Sie können Text aus einem Bericht kopieren und diesen dann woanders einfügen, z. B. eine Seite in Business Central oder Microsoft Word. Wählen Sie mit der linken Maustaste die Stelle aus, an der Sie beginnen möchten. Dann bewegen Sie die Maus, um ein oder mehrere Wörter, Sätze oder Absätze auszuwählen. Dann Auswählen die rechte Maustaste und Auswählen Kopieren. Nun können Sie dann den ausgewählten Text kopieren.

  • Beleg verschieben

    Sie können den sichtbaren Bereich des Berichts in beliebiger Richtung verschieben, daher können Sie weitere Bereiche oder den Bericht anzeigen. Das Schwenken ist hilfreich, wenn Sie die Ansicht vergrößert haben, um Details zu sehen. Mithilfe der Maus beispielsweise wählen Sie die linke Maustaste an einem beliebigen Ort in der Berichtsvorschau und bewegen Sie dann Ihre Maus, um einen Abschnitt des Berichts auszuwählen.

  • Download in eine PDF-Datei auf Ihrem Computer oder Netzwerk.

  • Drucken

Einen Bericht in einer Datei speichern

Sie können einen Bericht in ein PDF-Dokument, Microsoft Word-Dokument, Microsoft Excel-Arbeitsmappe, oder ein XML-Dokument speichern, indem Sie Senden an auswählen, und anschließend Ihre Auswahl treffen. Eine Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

Wenn Ihre Organisation OneDrive für Systemfeatures konfiguriert hat, werden Excel-Arbeitsmappen und Word-Dokumente nicht heruntergeladen, sondern in Ihrem Browser mit Excel oder Word für das Web geöffnet.

Trinkgeld

Die Microsoft Excel-Dokument (nur Daten)- und XML-Dokument-Optionen dienen hauptsächlich fortgeschrittenen Zwecken. Normalerweise verwenden Sie diese Optionen für eine detaillierte Datenanalyse. Weitere Informationen finden Sie unter Analysieren von Berichtsdaten mit Excel und XML.

Sie können auch Microsoft Excel-Dokument (nur Daten) verwenden, um neue Excel-Layouts für einen bestimmten Bericht erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Excel-Layouts.

Planen Sie die spätere oder regelmäßige Ausführung eines Berichts

Sie können einen einzelnen oder Serienbericht planen, sodass er an einem bestimmten Datum und zu einer festgelegten Uhrzeit ausgeführt wird. Geplante Berichte werden in der Projektwarteschlange eingegeben und zu der geplanten Zeit verarbeitet, wie vergleichbare andere Aufträge auch. Auswählen die Option Planen , nachdem Sie Senden an ausgewählt haben, und geben Sie dann Informationen wie Drucker sowie Uhrzeit und Datum ein. Der Bericht wird der Aufgabenwarteschlange hinzugefügt und zum angegebenen Zeitpunkt ausgeführt. Wenn der Bericht verarbeitet ist, wird das Element aus der Aufgabenwarteschlange entfernt. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgabenwarteschlangen zum Planen von Aufgaben verwenden.

Wenn Sie die Ausführung eines Berichts planen, können Sie festlegen, dass er beispielsweise jeden Donnerstag ausgeführt werden muss, indem Sie das Feld Datumsformel für nächste Ausführung auf D4 festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Datumsformeln.

Sie können den Bericht in einer Datei (wie Excel, Word oder PDF) speichern bzw. drucken oder nur den Bericht generieren. Wenn Sie den Bericht in einer Datei speichern, wird der verarbeitete Bericht an die Seite Berichtseingang in Ihrem Rollencenter gesendet, damit Sie ihn anzeigen können. Erfahren Sie mehr unter Berichte mit dem Berichtseingang teilen und exportieren

Verwalten Sie geplante wiederkehrende Berichte

Stapelverarbeitungsaufträge generieren geplante Berichte, die auf der Seite Auftragswarteschlangeneinträge verwaltet werden. Sie können den Status und andere Informationen für jeden Bericht auf der Seite anzeigen, den Berichts-Batch-Job anhalten/fortsetzen und den Bericht bei Bedarf generieren.

Auf der Seite Einträge in der Auftragswarteschlange können Sie auch einige Berichtsparameter ändern, z. B. Ausgabedateityp, Wiederholung, Ausführungsdatum sowie Start- und Endzeit. Bevor Sie einen vorhandenen geplanten Bericht bearbeiten, muss die Berichtsauftragswarteschlange angehalten werden:

  1. Auswählen das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion 1 öffnet., geben Sie Job Queue Entries ein und Auswählen dann das zugehörige verknüpfen.
  2. Auswählen Sie auf der Seite Job Queue Entries den gewünschten Bericht.
  3. Auswählen die Aktion Auf Eis legen .
  4. Öffnen und bearbeiten Sie den geplanten Bericht, indem Sie seinen Status auswählen (Abwarten).

Nachdem Sie die Berichtsoptionen bearbeitet haben, wiederholen Sie die ersten beiden Schritte und führen Sie dann die Aktion Status auf „Bereit“ setzen Auswählen aus, um mit der Berichterstellung fortzufahren.

Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Auftragswarteschlangen unter Verwenden Sie Auftragswarteschlangen, um Aufgaben zu planen.

Drucken eines Berichts

Um einen Bericht zu drucken, klicken Sie auf der Berichtsanforderungsseite oder in der Menüleiste der Seite Auswählen Vorschauversion auf „Drucken“.

Wenn ein Bericht ein Excel-Layout verwendet, werden das Feld Drucker und die Schaltflächen Drucken oder Vorschauversion nicht angezeigt. Stattdessen gibt es eine Herunterladen-Option. Wählen Sie zum Drucken Herunterladen aus, öffnen Sie dann die heruntergeladene Datei in Excel und drucken Sie sie von dort aus.

Drucker

Das Feld Drucker auf der Anforderungsseite zeigt den Name des Druckers an, zu dem der Bericht gesendet wird. Um einen Drucker zu wechseln, wählen Sie einfach den Drucker aus der Liste aus.

Hinweis

Die Option (Vom Browser verwaltet) zeigt an, dass es keinen bestimmten Drucker für den Bericht gibt. In diesem Fall handhabt der Browser den Ausdruck und zeigt die Standarddruckschritte an, in denen Sie einen lokalen Drucker auswählen können, der mit Ihrem Computer verbunden ist. Die Option (Vom Browser gehandhabt) ist in der mobilen App von Business Central oder in der App für Microsoft Teams nicht verfügbar.

Trinkgeld

Der Drucker, der standardmäßig für Sie ausgewählt wurde, ist auf der Seite Druckerauswahl eingerichtet. Weitere Informationen zum Ändern des Standarddruckers finden Sie im Abschnitt Standarddrucker einrichten .

Speziell für die thailändische Version von Business Central kann die Schaltfläche Drucken keine Berichte korrekt drucken, weil der Dienst, der die druckbare PDF-Datei generiert, eingeschränkt ist. Stattdessen können Sie den Bericht in Word öffnen und den Bericht als druckbare PDF-Dateien speichern.

Oder Sie können Ihren Administrator bitten, ein Word-Berichtslayout für Ihre am häufigsten verwendeten Berichte zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Berichte- und Dokumentenlayouts verwalten.

Berichtslayout wechseln

Ein Berichtslayout steuert, was in einem Bericht angezeigt wird, wie er angeordnet wird und wie er formatiert ist. Es gibt einige Möglichkeiten das Layout zu ändern:

  • Wenn Sie die Ausführung eines Berichts einrichten, sehen Sie das aktuelle Layout im Feld Berichtslayout auf der Anforderungsseite. Um vorübergehend zu einem anderen Layout, Auswählen zu wechseln, wählen Sie das Feld Bericht Layout und dann Auswählen aus einer Liste verfügbarer Layouts für den Bericht.
  • Um das von einem Bericht verwendete Standardlayout zu ändern, gehen Sie entweder zu Berichtslayouts oder Auswahl des Berichtslayouts.

Weitere Informationen finden Sie unter Die von einem Bericht verwendeten Layouts festlegen. Wenn Sie Ihren eigenen Bericht Layout anpassen möchten, lesen Sie Erste Schritte beim Erstellen von Layouts.

Ändern Sie die Sprache und das Format von Zahlen, Daten und Uhrzeiten

Standardmäßig basieren die Textsprache und das Format von Zahlen, Datumsangaben und Uhrzeiten in einem Bericht auf Ihren Arbeitssprachen- und Regionseinstellungen, die auf der Seite Meine Einstellungen definiert sind. Sie können jedoch die Sprache und den Formatbereich von Fall zu Fall ändern, wenn Sie einen Bericht in der Vorschau anzeigen, drucken oder senden. Legen Sie auf der Anforderungsseite die Optionen Sprache und Formatbereich nach Ihren Wünschen fest. Sie können auch das Sprach- und Regionsformat angeben, das standardmäßig für Kunden und Lieferanten auf ihren Kartenseiten verwendet werden soll.

Abhängig davon, wo Sie die Sprach- und Formateinstellungen angegeben haben, bestimmt Business Central die zu verwendenden Einstellungen in der folgenden Reihenfolge:

  1. Die Einstellungen, die Sie beim Generieren eines Berichts angeben.
  2. Die im Dokument angegebenen Einstellungen, die aus den Einstellungen des Debitors oder Kreditors stammen.
  3. Die für das Report AL-Objekt angegebenen Einstellungen.
  4. Die in „Meine Einstellungen“ definierten Einstellungen.

Weitere Informationen zur Seite Meine Einstellungen finden Sie unter Grundeinstellungen ändern.

Erweiterte Optionen

Die Felder unter dem Inforegister Erweitert legen Einschränkungen für den generierten Bericht fest, um Druckerressourcen zu steuern. Normalerweise müssen Sie diese Einstellungen nicht ändern, es sei denn, Sie haben einen umfangreichen Bericht. Wenn ein Bericht diese Einschränkungen überschreitet, wenn Sie versuchen, eine Vorschau anzuzeigen oder zu drucken, wird eine Meldung angezeigt, die Sie darüber informiert, welche Einschränkung überschritten wurde. Sie können die Einstellungen dann gemäß den Erfordernissen für Ihren Bericht ändern. Jedes Feld hat jedoch einen Maximalwert, den Sie beachten sollten:

Feld Maximalwert
Maximale Rendering-Zeit 12:00:00
Maximale Zeilenanzahl 1000000
Maximale Beleganzahl 500

Hinweis

Die Maximalwerte können sich für Business Central lokal unterscheiden, und ein Administrator kann sie ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Business Central Server – Berichte. Eine Übersicht über Berichtseinschränkungen in Business Central Online finden Sie unter Einschränkungen im Betrieb.

Siehe auch

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier