Qu’est-ce que l’agent Assistant d’administration SharePoint ?

Copilot dans les centres d’administration SharePoint utilise l’IA générative pour rendre votre administration SharePoint plus productive et plus efficace. Avec des interactions en langage naturel, des conseils contextuels et des suggestions proactives, Copilot vous permet de vous concentrer sur les priorités stratégiques. Il s’appuie sur vos données organisationnelles de SharePoint et OneDrive, de sorte que les recommandations et les insights que vous obtenez sont toujours pertinents et exploitables. L’Assistant d’administration SharePoint s’appuie sur les compétences de Copilot dans SharePoint pour vous offrir un moyen rationalisé et ciblé de gérer les tâches de gouvernance dans votre contenu Microsoft 365. Au lieu d’exécuter vos propres recherches, l’agent travaille en arrière-plan en analysant les rapports sharePoint et gestion avancée (SAM) de votre organisation, comme les évaluations de gestion de contenu, les rapports de cycle de vie du site, les rapports d’accès à la gouvernance des données et la gestion des catalogues. Avec cet agent, vous pouvez facilement relever les défis liés à la gestion du stockage, au cycle de vie du site et à l’application des autorisations. Décrivez simplement votre problème de gouvernance, et l’agent fournit des solutions ciblées, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts. À l’heure actuelle, l’Assistant d’administration SharePoint vous aide à gérer les autorisations, le stockage et les tâches de cycle de vie du site. À l’avenir, il prendra également en charge la gestion des agents et la gestion des catalogues, ce qui le rendra encore plus utile pour vos besoins de gouvernance.

Ce dont vous avez besoin pour l’Assistant d’administration SharePoint

Critères de licence

Votre organization doit disposer des licences appropriées et répondre à certaines autorisations ou rôles administratifs pour utiliser la fonctionnalité décrite dans cet article.

Tout d’abord, votre organization doit avoir l’une des licences suivantes :

• Office 365 E3, E5 pi A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 ou A5

En outre, vous devez disposer d’une licence Microsoft 365 Copilot.

Remarque

Au moins un(e) utilisateur(-trice) de votre organisation doit se voir attribuer une licence Copilot. Cet(te) utilisateur(-trice) n’a pas besoin d’être administrateur(-trice) SharePoint. Si votre organisation dispose d’une licence Copilot et qu’au moins une personne de votre organisation se voit attribuer une licence Copilot, les administrateurs SharePoint ont automatiquement accès aux fonctionnalités de gestion avancée sharePoint nécessaires au déploiement de Copilot.

Configuration requise pour l’administrateur(-trice)

Vous devez être administrateur(-trice) SharePoint ou disposer d’autorisations équivalentes.

Vous devez également être administrateur(-trice) SharePoint pour votre organisation.

Prise en main de l’Assistant d’administration SharePoint

Pour utiliser l’Assistant d’administration SharePoint, procédez comme suit :

1. Accédez au Centre d’administration SharePoint et connectez-vous.

2. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez le bouton Copilot.

3. Tapez une question. Lorsque vous soumettez des questions, l’Assistant d’administration SharePoint répond en collectant les données et les rapports pertinents, en proposant une analyse et des recommandations. Vous pouvez utiliser l’Assistant d’administration SharePoint pour :

   • Gérer le stockage de votre locataire
   • Contrôler le cycle de vie du contenu
   • Gérer les autorisations d’accès au contenu

Gérer les autorisations de site avec l’Assistant d’administration SharePoint

La gestion des autorisations de contenu est importante. Tout d’abord, les autorisations contrôlent qui peut accéder, modifier ou partager du contenu, ce qui permet de protéger les informations sensibles et de prendre en charge une collaboration appropriée. Cela garantit la conformité aux stratégies de votre organisation. Deuxièmement, lorsque Copilot est utilisé, il s’appuie sur les autorisations de l’utilisateur(-trice) pour décider des informations qu’il peut trouver et présenter. Le fait de conserver des autorisations précises protège vos données et permet à Copilot de fournir une réponse sécurisée et pertinente.

Vous pouvez utiliser la compétence Autorisations de l’Assistant d’administration SharePoint pour gérer les autorisations de votre site en langage naturel et afficher rapidement des insights à l’échelle du locataire sans analyse manuelle complexe. La compétence Autorisations vous permet d’analyser les autorisations de site, d’identifier les sites présentant un risque élevé de surpartage et de découvrir les causes racines potentielles.

Voici quelques exemples de questions que vous pouvez utiliser :

• Quels sites sont surpartagés dans mon locataire et pourquoi ?
• Répertorie les sites qui sont privés mais partagés avec Tout le monde sauf les utilisateurs externes.
• Répertorie les sites où le partage externe a la valeur false, mais qui disposent d’autorisations d’utilisateur invité.
• Répertoriez tous les sites où plus de 1 000 utilisateurs peuvent accéder au contenu du site.

En fonction de votre question, l’Assistant d’administration SharePoint analyse les autorisations de site pour votre rapport de organisation et vous fournit un résumé des résultats ainsi que les actions recommandées. Par exemple, si vous demandez « Quels sites de mon locataire sont surpartagés et pourquoi ? » vous voyez une liste de sites surpartagés, ainsi que les raisons du surpartage et les étapes de correction suggérées :

Si vous demandez une liste de sites pour lesquels le partage externe est désactivé, mais que vous disposez d’autorisations d’utilisateur invité, vous voyez une réponse avec la liste des sites SharePoint avec les noms de sites, les URL de site, la confidentialité du site et le paramètre de partage externe, ainsi que le nombre d’utilisateurs invités disposant d’autorisations :

En fonction de l’analyse, vous pouvez ensuite prendre des mesures correctives, telles que l’exécution de la révision d’accès au site ou la restriction de la découverte de contenu du site.

Limitations de l’utilisation de l’Assistant d’administration SharePoint pour les autorisations de site

La compétence Autorisations présente les limitations suivantes :

• Aucun lien d’exportation disponible : Vous ne pouvez pas obtenir de lien direct pour exporter tous les résultats.
• Aucune action directe : L’Assistant d’administration SharePoint ne peut pas effectuer d’actions telles que la révision d’accès au site, le contrôle d’accès restreint (RAC) ou la découverte de contenu restreint (RCD).
• Étendue d’analyse limitée : L’Assistant d’administration SharePoint peut uniquement analyser les autorisations de site de votre rapport organisation.

Gérer le cycle de vie des sites avec l’Assistant d’administration SharePoint

La gestion du cycle de vie des sites et le maintien des sites actifs permettent de maintenir la sécurité, de réduire les coûts et de protéger les données sensibles. Les sites actifs garantissent que Copilot fournit des recommandations basées sur des informations précises et pertinentes pour une meilleure collaboration et une meilleure conformité.

La compétence de cycle de vie vous permet de gérer les stratégies de cycle de vie du site à l’aide du langage naturel. Vous recevez des informations claires et exploitables et vous pouvez exporter des analyses détaillées, ce qui facilite l’identification rapide des sites inactifs ou à haut risque, la hiérarchisation du nettoyage et la gestion d’un locataire sain sans parcourir les paramètres complexes. Les principales fonctionnalités de la compétence de cycle de vie sont les suivantes :

• Insights des dernières exécutions de stratégie : Les réponses sont basées sur le rapport d’inactivité le plus récent, avec des citations incluses.
• Rapports exportables : Téléchargez des fichiers CSV pour l’analyse hors connexion ou le partage avec les parties prenantes.
• Analyse rapide et avancée : Découpez, coupez les dés et filtrez rapidement les données pour obtenir des insights plus approfondis.
• Répartitions et filtres flexibles : Générez des distributions par modèle ou étiquette de confidentialité, et appliquez des filtres pour l’état de propriété, l’utilisation du stockage, les conservations de rétention, etc.

Voici quelques exemples de questions que vous pouvez utiliser :

• Répertorier les sites inactifs nécessitant beaucoup de stockage.
• Afficher la distribution des sites inactifs par modèle.
• Répertorier les principaux sites inactifs sans propriétaire.
• Générez une répartition des sites inactifs avec un propriétaire par étiquettes de confidentialité.
• Identifiez les sites inactifs qui ont des conservations de rétention.

En fonction de votre question, l’Assistant d’administration SharePoint analyse le dernier rapport d’inactivité et vous fournit un résumé des résultats ainsi que les actions recommandées. Par exemple, lorsque vous demandez une liste de sites inactifs avec une utilisation intensive du stockage, vous pouvez voir une liste de sites inactifs, ainsi que leur utilisation du stockage, la date de la dernière activité et les informations de propriétaire.

Si vous demandez une répartition des sites inactifs par modèle, vous voyez un résumé du nombre de sites inactifs par modèle.

Si vous demandez une liste des principaux sites inactifs sans propriétaire, vous voyez un tableau résumant la liste des principaux sites inactifs en fonction de l’exécution récente de votre stratégie de propriété de site avec le nom du site, la date de la dernière activité, le stockage du site et le nombre de propriétaires.

Limitations de l’utilisation de l’Assistant d’administration SharePoint pour le cycle de vie du site

La compétence de cycle de vie présente les limitations suivantes :

• Aucune action directe : La compétence de cycle de vie fournit des insights et des rapports téléchargeables uniquement; il ne peut pas effectuer d’actions en votre nom.
• Étendue limitée : Les analyses sont basées uniquement sur les insights d’inactivité de la dernière exécution de la stratégie Sites inactifs et sont limitées à l’étendue de cette stratégie.
• Contrainte de taille de rapport : Les insights sont disponibles uniquement si le rapport de stratégie inactif contient moins de 100 000 sites; Les rapports plus volumineux ne peuvent pas être analysés.
• Seuil d’exportation CSV : Les fichiers CSV téléchargeables sont disponibles pour les jeux de résultats sous 10 000 sites. Pour les ensembles plus volumineux, seuls les premiers résultats sont affichés, et le rapport complet est fourni pour l’analyse hors connexion.

Optimiser l’utilisation du stockage avec l’Assistant d’administration SharePoint

L’optimisation de l’utilisation du stockage est importante, car elle vous permet de contrôler les coûts, de maintenir les performances du système et de garantir la conformité aux stratégies de l’organisation. En examinant et en gérant régulièrement le stockage, vous empêchez l’accumulation inutile de données, réduisez les risques associés au contenu obsolète ou redondant et conservez l’efficacité et la sécurité de votre environnement SharePoint.

La compétence Stockage peut vous aider à analyser votre utilisation du stockage SharePoint et à fournir des insights exploitables pour la gestion du stockage.

Les principales fonctionnalités de la compétence Stockage sont les suivantes :

• Analyse du stockage au niveau du locataire : utilisation des données de stockage historiques pour révéler les modèles d’utilisation, en mettant en évidence les pics et les baisses
• Analyse du stockage au niveau du site : exploration pour identifier les sous-ensembles de sites qui pourraient être optimisés pour un impact plus important
• Découvrir les opportunités de nettoyage : en examinant les paramètres du locataire et les attributs de site comme le niveau d’activité

Voici quelques exemples de questions pour commencer :

• Pouvez-vous me donner un aperçu de mon espace de stockage ?
• Aidez-moi propre stockage SharePoint.
• Passez en revue les paramètres de locataire liés au stockage.
• Quels sont les sites qui occupent le plus de stockage ?
• Comment faire plus de stockage ?

Par exemple, lorsque vous demandez « Quels sont les sites qui occupent le plus de stockage ? », l’agent de Administration SharePoint analyse vos données de stockage SharePoint et fournit un résumé des principaux sites qui consomment du stockage, ainsi que leurs URL, leur date de création et leurs détails d’utilisation du stockage.

Lorsque vous demandez « Vérifier les paramètres de locataire liés au stockage », l’agent de Administration SharePoint fournit un résumé de vos paramètres de stockage actuels, qui peut inclure le quota de stockage pour votre locataire, le quota de stockage alloué, la limite de stockage par défaut pour les nouveaux sites, les paramètres de contrôle de version et de rétention, ainsi que des recommandations pour l’optimisation.

Lorsque vous demandez « Aidez-moi à propre stockage SharePoint », l’Assistant d’administration SharePoint fournit des recommandations sur la façon d’optimiser votre utilisation du stockage :

Limitations de l’utilisation de l’Assistant d’administration SharePoint pour l’optimisation du stockage

• Aucune donnée de niveau fichier ou de niveau géographique : Les données de stockage au niveau du fichier et au niveau géographique ne sont pas encore disponibles.
• Contrôle de version au niveau du site uniquement : Les données de stockage de contrôle de version sont uniquement disponibles au niveau du site.
• Le stockage mis en pool n’est pas pris en charge : l’agent se concentre sur l’utilisation du stockage SharePoint et fournit des recommandations spécifiques à SharePoint. Il ne peut pas fournir une analyse précise des tendances pour les locataires de stockage mis en pool.

Conclusion

L’Assistant d’administration SharePoint dans les centres d’administration SharePoint est un outil puissant qui utilise l’IA générative pour simplifier l’administration de SharePoint. En utilisant des questions en langage naturel, les administrateurs SharePoint peuvent obtenir des insights sur les autorisations de site, gérer les stratégies de cycle de vie du site et optimiser l’utilisation du stockage plus efficacement. À mesure que l’Assistant d’administration SharePoint continue d’évoluer, il améliore la productivité des administrateurs SharePoint.