Adja meg, hogy mely e-maileket kövesse nyomon automatikusan

A kiszolgálóoldali szinkronizálással automatikusan Dynamics 365 App for Outlook létrehozhat e-mail tevékenységeket a fogadott üzenetekhez az olyan ügyfélkapcsolati alkalmazásokban, mint a Dynamics 365 Sales, ügyfélszolgálat, Marketing, Field Service és Project Service Automation.

Alapértelmezés szerint a szinkronizálási folyamat csak a postaláda Beérkezett üzenetek mappájában lévő üzeneteket értékeli ki az automatikus nyomon követéshez. A Beérkezett üzenetek mappa almappájában található e-maileket csak akkor dolgozza fel a rendszer, ha az almappa mappaszintű követésre van konfigurálva, még akkor is, ha a következő szinkronizálás előtt visszahelyez egy üzenetet a Beérkezett üzenetek mappába. A kiszolgálóoldali szinkronizálás nyomon követi az utolsó e-mailes küldés dátumát. A következő szinkronizálási ciklus során csak az adott dátum és idő után kapott e-maileket értékeli ki. Ha olyan e-mailt szeretne feldolgozni, amely nem volt a Beérkezett üzenetek mappában, használja az alábbi lehetőségek egyikét:

• Manuálisan kövesse nyomon az e-mailt az Outlook kategóriakövetésével vagy Dynamics 365 App for Outlook.
• Módosítsa a postaláda-bejegyzés E-mailek feldolgozása kezdő dátuma beállítását az e-mail fogadásának dátumánál korábbi dátumra. Ezt a mezőt hozzá kell adnia a postaládarekord-űrlaphoz, mivel alapértelmezés szerint nem látható.
• Válassza a Postaláda tesztelése & engedélyezése lehetőséget a postaláda-bejegyzésben Dynamics 365.

A felhasználók kiválaszthatnak egy szűrőt annak meghatározásához, hogy mely üzeneteket követi nyomon a rendszer e-mail-tevékenységként:

• Minden e-mail-üzenet: A felhasználó által kapott összes e-mailt nyomon követi a Dynamics 365 e-mail-tevékenységként.

• E-mail üzenetek az e-mailhez válasz: Csak a nyomon követett üzenetekre adott válaszokat követi nyomon a rendszer e-mail-tevékenységként.

  Ez a beállítás alapértelmezés szerint be van kapcsolva. A rendszer az e-mail szűrése után korrelálja a választ egy nyomon követett üzenettel. A rendszergazda szervezeti szinten be- vagy kikapcsolhatja az e-mailek korrelációját a Rendszerbeállítások E-mail lapján .

• Érdeklődőktől, kapcsolattartóktól és partnerektől érkező e-mail-üzenetek: Csak azokat az üzeneteket követi nyomon a rendszer e-mail-tevékenységként, amelyek érdeklődővé, kapcsolattartóvá vagy partnerré oldódnak fel Dynamics 365.

• E-mail engedélyezett rekordokból származó e-mail üzenetek: A Dynamics 365 e-mail címére feloldódó rekordok üzeneteit (beleértve az egyéni táblákat is) a rendszer e-mail tevékenységként követi nyomon.

• Nincs e-mail-üzenet: A rendszer nem követi automatikusan nyomon a felhasználó által kapott üzeneteket e-mail-tevékenységként.

Ezek a beállítások beállíthatók az elküldött tételek automatikus nyomon követésére. Beállíthatók várólistákon és várólista-postaládákon való működésre is.

Azok az e-mailek Dynamics 365 App for Outlook, amelyeket a felhasználó manuálisan nyomon követ az Outlookban, mappaszintű követéssel vagyOutlook-kategóriával , szinkronizálódnak Dynamics 365, függetlenül attól, hogy a felhasználó milyen szűrési beállítást állított be az automatikus nyomon követéshez.

Ha adott felhasználóknál ki szeretné kapcsolni a bejövő üzenetek nyomon követését, a rendszergazda a Postafiók űrlapon a Bejövő e-mail beállítást Nincs értékre állíthatja .

Beszélgetések használata az e-mailek nyomon követésére

A kiszolgálóoldali szinkronizálás az e-mailben található alábbi információk alapján határozza meg, hogy korrelál-e a Dynamics 365 nyomon követett e-mailekkel:

• MessageId: Egyedileg azonosítja az e-maileket. El van rejtve az e-mail alkalmazás felhasználói felületén.

• InReplyTo: Azt a MessageId azonosítót tartalmazza, amelyre az e-mail válaszol. El van rejtve az e-mail alkalmazás felhasználói felületén.

  Ha egy ügyfél válaszol egy e-mailre, és módosítja a tárgysort, a levelezőalkalmazás eltávolíthatja az InReplyTo értéket a válaszból. A kiszolgálóoldali szinkronizálás és Dynamics 365 nem tudja korrelálni a választ egy korábbi e-maillel. A asztali verziója Microsoft Outlook megakadályozza az InReplyTo érték eltávolítását, amikor a felhasználó válaszol egy e-mailre, és megváltoztatja a tárgyat.

• ConversationIndex: Üzenetet társít egy e-mail-szálhoz. El van rejtve az e-mail alkalmazás felhasználói felületén.

• Nyomkövetési token a tárgyban: Dynamics 365 fogalom, közvetlenül a tárgysorban van megbélyegezve.

• Tárgyszavak és címzettek: Intelligens egyeztetést használ, amely a konfiguráción alapuló Dynamics 365 fogalom.

Az e-mail-korrelációs logika sorrendben a következő beállításokon megy keresztül:

1. InReplyTo korreláció: Ha az InReplyTo érték megegyezik egy már Dynamics 365 e-mail MessageId azonosítójával, az új e-mail korrelál a meglévővel. Ez az alapértelmezett beállítás, és azt javasoljuk, hogy ne módosítsa. Az e-mailek korrelációja pontos, nem ad hamis pozitív eredményeket.

2. Nyomkövetési token korrelációja: Ha a tárgy nyomkövetési tokent tartalmaz, és megegyezik egy már Dynamics 365 e-mail nyomkövetési tokenjével, akkor az új e-mail korrelál a meglévővel. Ez a beállítás alapértelmezés szerint be van kapcsolva. A nyomkövetési token látható a felhasználó számára, és módosítható, ami hamis korrelációt okozhat.

3. Beszélgetési index:Ha a ConversationIndex megegyezik egy már Dynamics 365 e-mail ConversationIndex indexével, az új e-mail korrelál a meglévővel.

4. Intelligens egyeztetés: A rendszer a már Dynamics 365 e-mailekben keresi a címzetteket és a tárgysorban szereplő szavakat. Ha talál egyet, amelynek címzettjei hasonlóak, és elegendő egyező tárgyszó van, akkor korrelálja a két üzenetet. Ezt a lehetőséget nem javasoljuk, mivel az intelligens egyeztetés téves riasztásokat okozhat. Ez azonban elérhető abban az esetben, ha össze kell kapcsolnia azokat az e-maileket, amelyek nem ugyanahhoz a beszélgetési szálhoz tartoznak.

Hogyan állapítható meg, hogy egy e-mailt automatikusan nyomon követtek-e, és ha igen, miért?

Az egyes felhasználókra és várólistákra vonatkozó szervezeti szintű beállítások határozzák meg, hogy mely e-maileket követi automatikusan nyomon a rendszer. Az E-mail táblázat oszlopai segítségével azonosíthatja, hogy egy e-mailt automatikusan nyomon követett-e a rendszer, és ha igen, miért. Adja hozzá őket az e-mailek Irányított keresés nézetéhez, hogy könnyebben megértse, miért követtek nyomon egy e-mailt, és hogy korreláltak-e egy korábban nyomon követett e-maillel.

Column	Description
Fogadó entitás	Az a felhasználó vagy várólista, amely megkapta az e-mailt, és úgy lett konfigurálva, hogy automatikusan nyomon kövesse azt. Ha például egy Sales nevű várólista, amely az összes e-mail nyomon követésére van beállítva, e-mailt kap, akkor az Értékesítési várólista tekintendő Elfogadó entitásnak.
Fogadó postaláda	Az a postaláda került feldolgozásra, amelyet akkor dolgoztak fel, amikor a kiszolgálóoldali szinkronizálás észlelte, hogy egy e-mail olyan felhasználót vagy várólistát tartalmaz, amely automatikus nyomon követésre lett konfigurálva. Ha az SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes nevű OrgDBOrgSetting ki van kapcsolva (ez az alapértelmezett beállítás), az oszlop értéke eltérhet az Elfogadó entitás értékétől. Tegyük fel például, hogy Luisa Alves, aki úgy van beállítva, hogy automatikusan nyomon kövesse a meglévő e-mailekre adott válaszokat, üzenetet kap. Az értékesítési várólista, amely az összes e-mail nyomon követésére van beállítva, ugyanazt az üzenetet kapja. A kiszolgálóoldali szinkronizálás először feldolgozhatja Luisa postafiókját, és felismerheti, hogy egy másik címzett, a Sales úgy van konfigurálva, hogy automatikusan nyomon kövesse az e-mailt. Ebben az esetben az Elfogadó entitás az értékesítési sor, de a fogadó postafiók Luisáé.
Korrelált tevékenységazonosító	Azt jelzi, hogy egy e-mail társítva volt-e egy korábban nyomon követett e-mailhez. Ha például egy e-mailt Dynamics 365 küldött, és a válasz automatikusan nyomon lett követve, a válasz korrelált tevékenységazonosítója az eredeti e-mailre hivatkozik.
Korrelációs módszer	Az e-mailek automatikus nyomon követésére használt korrelációs módszer. Nem érhető el az Irányított kereséshez vagy más nézetekhez és űrlapokhoz, de a webes API-val megtekintheti. Használja ezt az URL-formátumot: https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod Ha például az Dynamics 365 URL-címe https://contoso.crm.dynamics.com és az e-mail-azonosítója fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, akkor ezzel az URL-címmel megtekintheti a korrelációs módszert: https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod Egy e-mail azonosítójának megkereséséhez nyissa meg az e-mailt egy webböngészőben. Az azonosító az URL-cím után minden megtalálható &id= . A példában az volt &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5. A korrelációs módszer értéke egy egész szám, amely megfelel egy adott korrelációs módszernek. Tekintse meg az e-mail EntityType korrelációs módszer szakaszában található táblázatot. A 3 érték például azt jelzi, hogy az e-mail az InReplyTo metódussal lett korrelálva.
Szülő tevékenységazonosítója	Egy korábban nyomon követett e-mailre hivatkozik, ha az aktuális e-mail korrelál vele. Az oszlop azonban csak akkor lesz kitöltve, ha az e-mailt az InReplyTo vagy a ConversationIndex metódussal korrelálták. Ha az e-mailt más módszerrel, például nyomkövetési jogkivonattal korrelálták, az szülő tevékenységazonosítója üres.

Automatikus válaszok azonosítása

Az automatikusan generált e-mail-válaszokat néha automatikus funkciók válthatják ki. Például az Microsoft OutlookAutomatikus válaszok (Házon kívül) funkció beállítható úgy, hogy válaszoljon az e-mailekre, amikor a címzett távol van. Jelenleg a kiszolgálóoldali szinkronizálás nem méri fel aktívan, hogy egy bejövő e-mail automatikusan generált válasz-e, amikor meghatározza, hogy automatikusan nyomon kell-e követni.

Az E-mail InternetMessageHeaders tábla attribútumával azonosíthatja az ilyen automatikusan generált válaszokat. Az InternetMessageHeaders attribútum csak akkor lesz feltöltve a bejövő e-mailekhez, ha az e-mail tartalmaz vagy Auto-Submitted fejléceket tartalmaz Reply-To . Ezeket a fejlécértékeket JSON formátumban rögzíti a rendszer.

Az attribútum értékének InternetMessageHeaders ellenőrzéséhez elemezze a JSON-adatokat adott fejlécnevek és -értékek eléréséhez. Azt is ellenőrizheti, hogy az oszlop tartalmazza-e az Önt érdeklő fejlécnevet. Ha például az InternetMessageHeaders oszlop tartalmazza Auto-Submitted, az azt jelzi, hogy az e-mail automatikusan lett létrehozva.

Az alábbi táblázat további információt nyújt az automatikus válaszok fejléceiről.

Fejléc	Description	Példák
Automatikusan beküldött	Ha ez a fejléc jelen van, az azt jelenti, hogy az e-mail automatikus válasz. A különböző e-mail-szolgáltatók különböző értékeket használhatnak ehhez a fejléchez. További információ: RFC - Javaslatok az elektronikus levelezésre adott automatikus válaszokhoz.	Gmail - Auto-Submitted : auto-replied Outlook - Auto-Submitted : auto-generated
Válasz erre:	Ha ez a fejléc jelen van, az azt jelenti, hogy az e-mail válaszbeállítása megtörtént. A fejléc értéke a válasz-e-mail címet jeleníti meg. Az érték formátuma a levelezési szolgáltatóktól és más konfigurációktól függően változhat. További információ: RFC – Válaszcím mező.	Reply-To : “Test email <example@contoso.com>” Reply-To : “<example@contoso.com>”

A Kapcsolódó elemek oszlop automatikus feltöltése

Az egyes e-mail-rekordokban található Kapcsolódó elemek oszlop összekapcsolja az egyik rekordot a másikkal. Például egy e-mail kapcsolódhat egy lehetőséghez, megrendeléshez vagy esethez. Ha manuálisan hoz létre vagy frissít egy e-mail-rekordot, a Kapcsolódó elemek oszlopban összekapcsolhatja az e-mailt bármely olyan tábla rekordjával, amely úgy van beállítva, hogy engedélyezze a tevékenységeket.

Ha az e-mailt a rendszer automatikusan nyomon követi, mert korrelál egy korábban nyomon követett e-maillel, a Kapcsolódó elemek oszlophoz automatikusan ugyanaz az érték lesz hozzárendelve, mint a korábban nyomon követett e-mailhez.

Hogyan használnak az ügyfélkapcsolati alkalmazások nyomkövetési lexikális tokeneket

A nyomkövetési token egy alfanumerikus karakterlánc, amelyet az ügyfélkapcsolati alkalmazások generálnak, és hozzáfűznek az e-mail tárgysorának végéhez. Ez társítja az az e-mail üzenetekhez az e-mail tevékenységeket. A nyomkövetési token funkció alapértelmezés szerint be van kapcsolva.

Nyomkövetési token struktúra

Alapértelmezés szerint az ügyfélkapcsolati alkalmazások egy négy karakterből álló előtagból és egy hétjegyű azonosítóból álló tokenstruktúrát használnak.

Az alábbi táblázat felsorolja a nyomkövetési tokenek részeit és leírásait.

Rész	Description
Előtag	1–20 karakter hosszúságú konfigurálható. Az alapértelmezett érték a CRM. Az előtag egyedi lehet minden szervezet vagy környezet számára. Például az ügyfélkapcsolati alkalmazások egy több vállalatot kiszolgáló központi telepítéséhez ajánljuk, hogy minden egyes szervezet konfiguráljon és használjon egyedi előtagot. Ha módosítja az előtagot, a korábbi előtagértékek továbbra is megmaradnak, és az előző előtag alapján korrelálják az e-maileket.
Online/offline meghatározó	Örökölt érték, amely azt jelzi, hogy a felhasználó offline vagy online állapotban volt-e az e-mail küldésekor. Ez a számjegy nem konfigurálható.
Telepítés nyomkövetésének alapszáma	0–2,147,483,647 között konfigurálható. Az alapértelmezett érték 0. A felhasználó számjegyeinek alapértékeként használatos. Ha például az érték 0, és három számjegy van beállítva a felhasználói számhoz, az első felhasználó azonosítója 001 lesz. Ha az érték 500, az első felhasználó azonosítója 501 lesz.
Felhasználók számához használt számjegyek	1–10 között konfigurálható. Az alapértelmezett tartomány három számjegy. Ez az érték határozza meg, hogy hány számjegyet kell használni, amikor az ügyfélkapcsolati alkalmazás numerikus azonosítót rendel az e-mail tevékenységet generáló felhasználóhoz.
A növekvő üzenetszámlálóhoz használt számjegyek	1–9 között konfigurálható. Az alapértelmezett tartomány három számjegy. Ez az érték határozza meg, hogy hány számjegyet kell használni, amikor az ügyfélkapcsolati alkalmazás numerikus azonosítót rendel az e-mail tevékenységhez, nem pedig a tevékenység egyes üzeneteihez. Megjegyzés: Ha az alapértelmezett értéket használja egy háromjegyű számot tartalmazó token létrehozásához, akkor a szám 999-ig növekszik, majd újrakezdi a számozást 000-nél. Nagyobb számú számjegy használatával csökkentheti annak lehetőségét, hogy ismétlődő jogkivonatokat rendeljen az aktív e-mail-szálakhoz.

Nyomkövetési tokenek beállítása vagy be- és kikapcsolása

1. A Settings Administration System Settings (Beállítások adminisztrációs rendszerbeállításai)> lapon>válassza azEmail (E-mail) fület.

2. Az E-mail-korreláció konfigurálása területen kapcsolja be vagy ki a nyomkövetési tokeneket, és módosítsa az alapértelmezett struktúrát.

Intelligens egyeztetés

Amikor a kiszolgálóoldali szinkronizálás feldolgozza a bejövő e-mailt, kinyeri a tárgyat, a feladó címét és a címzettek címét, és ezek alapján megpróbálja összekapcsolni az e-mail-tevékenységet a meglévő rekordokkal. Ez a korrelációs folyamat, más néven intelligens egyeztetés, a következő feltételeket használja a fogadott e-mailek és az e-mail-tevékenységek egyeztetéséhez:

• Tárgy egyeztetése: Az előtagokat (például RE: vagy Re:) és a kis- és nagybetűket a program figyelmen kívül hagyja. Például a Re: hello és a Hello témák egyezésnek számítanak.
• Feladó és címzett egyeztetése: A rendszer kiszámítja a pontos feladó és címzett e-mail címek számát közösen.

Ha az egyeztetési folyamat befejeződött, a rendszer kijelöli a tulajdonost és a bejövő e-mail üzenet objektumát.

Az intelligens egyeztetés alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Bekapcsolhatja és módosíthatja az intelligens egyeztetés beállításait a Rendszerbeállítások E-mail lapján szervezeti szinten.

Az intelligens egyeztetés működése

Az intelligens egyeztetés teljes mértékben az e-mailek közötti hasonlóságra támaszkodik. A tárgy, a feladó és a címzettek, beleértve a titkos másolat és a másolatot kap címzetteket is, meghatározzák a hasonlóságot.

Amikor e-mailt küld Dynamics 365, vagy nyomon követett e-mail érkezik, két kivonatkészlet jön létre és tárolódik az adatbázisban.

• Tárgykivonatok: Az e-mail tárgyát, amely tartalmazhatja a Dynamics 365 tokent, ha az be van kapcsolva a rendszerbeállításokban, a rendszer eltávolítja az olyan zajos szavakból, mint a "RE:" és az "FW:", majd tokenizálja. A nem üres tokenek – szavak – ezután kivonatolva jönnek létre tárgykivonatok létrehozásához.

• Címzett-kivonatok: A rendszer elemzi a feladó és a címzett listáját egyedi e-mail-címek szempontjából. Minden egyedi e-mail-cím létrehoz egy címkivonatot.

A kiszolgálóoldali szinkronizálás egyező értékeket keres a tárolt tárgy és a címzett kivonataiban, hogy korrelációt találjon a bejövő és a kimenő e-mail között. Két e-mail akkor korrelál, ha ugyanannyi tárgykivonatot és legalább két egyező címzett-kivonatot tartalmaznak.

Feljegyzés

Mivel egy szervezet hosszú időn keresztül küld és fogad e-maileket, az EmailHash táblában tárolt korrelációs adatok jelentősen megnövekedhetnek. Ez a kevésbé korlátozó intelligens egyezési beállításokkal vagy a gyakori téma- vagy címzettmintákkal kombinálva csökkentheti az intelligens egyeztetési teljesítményt. Teljesítményoptimalizálásként, ha a rendszer magas erőforrás-felhasználást észlel az intelligens egyeztetési műveletek végrehajtásakor, korrelálja az előző 90 nap e-mailjeit.

Intelligens egyeztetés speciális beállítások

• HashFilterKeywords: Reguláris kifejezés, amely a tárgysor zajának kiszűrésére szolgál. A tárgysorban lévő reguláris kifejezés összes egyező példányát üres karakterláncok váltják fel a tárgykivonatok létrehozása előtt.

  Alapértelmezett érték: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

  Hagyjon figyelmen kívül minden olyan szót a tárgysor elején, amely kettősponttal (:)) végződik. Például:

  	Subject	Figyelmen kívül hagyott szavak
  1	Tesztelés	--
  2	RE: Test	RE:
  3	FW: RE: Test	FW: RE:

  Alapértelmezés szerint a "Házon kívül:" kifejezést a rendszer nem hagyja figyelmen kívül, mivel a kifejezés első szavát (out) nem követi kettőspont (:). A kifejezés figyelmen kívül hagyásához módosítsa a reguláris kifejezést a következőképpen: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

• HashMaxCount: Az egyes tárgy- vagy címzettlistákhoz létrehozott kivonatok maximális száma.

  Alapértelmezett érték: 20

  Ha a zajszűrés után a téma több mint 20 szót tartalmaz, csak az első 20 kerül kivonatolásra.

• HashDeltaSubjectCount: A korrelálható e-mailek tárgykivonatai közötti maximális különbség.

  Alapértelmezett érték: 0

• HashMinAddressCount: A címzettek listáján az e-mailek korrelálásához szükséges minimális kivonatszám-egyezések.

  Alapértelmezett érték: 2

Kapcsolódó információk

E-mail továbbító postafiók és egyéni postafiókok
E-mail-cím társítása sorhoz