Bagikan melalui

Mengatur batas pekerjaan yang sedang berjalan

Layanan Azure DevOps | Azure DevOps Server 2022 - Azure DevOps Server 2019

Batas Work-in-Progress (WIP), praktik penting Kanban, membatasi pekerjaan yang diambil oleh tim Anda di setiap tahap. Dengan menekankan penyelesaian sebelum memulai pekerjaan baru, tim sering mengalami peningkatan produktivitas dan peningkatan kualitas perangkat lunak.

Mengatur batas WIP untuk setiap tahap menambahkan batasan lunak pada jumlah item yang diizinkan dalam kolom yang sesuai. Melebihi batas ini dimungkinkan, tetapi papan Anda menampilkan jumlah item di samping setiap batas. Gunakan artikel ini sebagai panduan untuk mengatur dan menerapkan batas WIP.

Prasyarat

Kategori Persyaratan
Tingkat akses Setidaknya akses Dasar.
Izin Untuk mengonfigurasi Pengaturan Tim: Anggota grup keamanan Administrator Proyek atau peran Administrator Tim. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Mengubah izin tingkat proyek.

Menentukan batas WIP awal

Lakukan tindakan berikut untuk menentukan batas WIP awal.

  • Menilai pekerjaan saat ini: Hitung item yang ada di kolom yang ada untuk mengatur batas WIP awal.
  • Atur batas berbasis tim: Tetapkan batas yang tidak melebihi dua atau tiga item per anggota tim yang bekerja dalam tahap. Misalnya, dengan tiga anggota tim, batas WIP adalah enam, tiga pengembang kali dua tugas per pengembang.
  • Mulai rendah: Mulailah dengan batas rendah untuk mengidentifikasi hambatan dan mengatasi masalah proses dengan segera.

Tetap dalam batas WIP

Setelah Anda menetapkan batas WIP, lacak seberapa baik tim Anda tetap berada dalam batas.

Menghormati batas WIP berarti tim tidak menarik item ke dalam kolom jika melakukannya menyebabkan jumlah item dalam kolom melebihi batas kolom. Ketika mereka melakukannya, dewan Anda memberikan umpan balik langsung. Umpan balik ini harus bertindak sebagai sinyal kepada tim untuk segera fokus pada aktivitas untuk mengurangi jumlah item dalam kolom.

Contoh gambar papan yang memperlihatkan kolom di atas batas WIP.

Meskipun sederhana secara teori, menjaga dalam batas WIP dapat memaksa individu, tim, dan organisasi keluar dari zona nyaman mereka. Anggota tim yang suka multitugas mungkin merasa dibatasi. Orang lain mungkin menemukan diri mereka sendiri tanpa pekerjaan karena mereka menunggu pekerjaan selesai pada tahap hulu.

Untuk mendapatkan keuntungan dari membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung, mintalah tim Anda sering bertemu untuk membahas perubahan proses yang terjadi.

Mengidentifikasi hambatan

Untuk mengoptimalkan aliran nilai, Anda secara alami ingin mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan. Bottleneck menunjukkan adanya pemborosan dalam proses alur kerja secara keseluruhan.

Dengan memantau papan Anda dari waktu ke waktu, Anda dapat mempelajari di mana hambatan terjadi. Ketika beberapa item berada di kolom yang tidak dikerjakan selama beberapa hari, penyempitan terjadi. Hambatan biasanya terjadi ketika batas WIP terlalu tinggi. Namun, tidak ada hambatan yang dapat menunjukkan bahwa batas WIP terlalu rendah.

Mengambil cuplikan papan secara berkala dapat membuat katalog visual yang menunjukkan di mana pekerjaan mengalir dengan lancar dan di mana hambatan muncul.

Cuplikan layar contoh rekam jepret.

Rekam jepret tersebut dapat menunjukkan informasi berikut kepada tim Anda:

  • Jumlah rata-rata item dalam tahap atau kolom alur kerja
  • Rasio item yang sedang dikerjakan dengan jumlah anggota tim dalam tahap alur kerja atau kolom
  • Jumlah item yang tetap berada dalam tahap alur kerja atau kolom dalam waktu yang lama
  • Jumlah item yang selesai dan tingkat throughput rata-rata selama periode waktu tertentu

Menghilangkan limbah

Untuk mengatasi hambatan dalam proses alur kerja Anda, penting untuk mengidentifikasi sumber limbah. Limbah mengacu pada apa pun yang tidak benar-benar diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dalam pengembangan perangkat lunak, bentuk limbah umum meliputi:

  • Kode atau fitur yang tidak digunakan
  • Cacat yang memerlukan pengerjaan ulang
  • Penundaan atau waktu tunggu
  • Serah terima antara tim dan proses
  • Persyaratan tidak mencukup
  • Komunikasi yang tidak efisien

Untuk menghilangkan limbah, libatkan diskusi tim untuk mengidentifikasi penyebab dan secara kolaboratif menemukan solusi yang dapat diterima.

Mengatur batas WIP

Dengan pemahaman tentang bagaimana Anda ingin menggunakan batas WIP, lakukan langkah-langkah berikut untuk mengaturnya. Pastikan Anda sudah memetakan alur kerja tim Anda ke kolom.

  1. Buka papan Anda.

  2. Pilih ikon roda gigi untuk mengonfigurasi papan dan menyetel pengaturan umum tim.

    Cuplikan layar memperlihatkan Pengaturan papan terbuka untuk tim, navigasi vertikal.

  3. Pilih Kolom lalu tab kolom untuk mengatur batas WIP untuk kolom tersebut.

    Cuplikan layar memperlihatkan papan, Kustomisasi kolom, kolom default, Proses tangkas, atur batas WIP.

    Catatan

    Judul dan pilihan kolom yang berbeda tersedia berdasarkan proses yang digunakan untuk membuat proyek Anda dan apakah tim Anda telah memilih untuk memperlakukan bug seperti persyaratan atau seperti tugas.

  4. Jika sudah selesai, pilih Simpan.

Batas, tantangan, dan solusi WIP

Tim-tim terkadang melebihi batas WIP yang ditetapkan dengan satu atau dua item. Jika Anda sering melebihi batas tiga item atau lebih, tinjau proses atau sesuaikan batas.

Tim Anda harus terlibat dalam diskusi setelah beberapa minggu menggunakan batas WIP. Identifikasi tantangan, putuskan solusi secara kolaboratif, dan sesuaikan batas sesuai kebutuhan. Daftar berikut ini tidak lengkap, tetapi mencakup tantangan umum tim dan solusi yang terbukti.

Tantangan WIP

  • Dinamika sosial: Anggota tim mungkin berjuang dengan aturan berikut. Beberapa pemberontak, yang lain salah memahami penerapan, dan beberapa mengambil pekerjaan ekstra di luar batas yang disepakati. Keyakinan akan multitugas juga dapat menghambat kepatuhan.

  • Varianbilitas pekerjaan: Ukuran item yang tidak merata, misalnya, cerita pengguna dan bug, memengaruhi alur kerja. Perkiraan yang bervariasi, seperti jam, hari, dan titik cerita, memerlukan batasan WIP yang disesuaikan.

  • Mengabaikan masalah sistemik: Teams sering bertahan melalui hambatan alih-alih mengatasi masalah alur kerja yang mendasar.

  • Perubahan budaya: Menerapkan batas WIP melibatkan penyesuaian sistem, budaya, dan tim.

Solusi untuk mengelola WIP

  • Membangun budaya produktivitas tim: Mengatasi ketegangan antara produktivitas individu dan tim. Mendorong praktik yang meningkatkan efisiensi alur kerja secara keseluruhan.

  • Tentukan ukuran pekerjaan dengan tepat: Diskusikan ukuran pekerjaan sebelum memulai tugas. Memecah item besar menjadi tugas yang lebih kecil.

  • Prioritaskan item bernilai tinggi: Saat diam, fokus pada pemindahan item yang berada di hulu ke depan. Cari bantuan saat diblokir atau menghadapi tantangan pengiriman.

  • Alokasi tim sumber daya: Pastikan spesialis yang memadai di setiap tahap kerja untuk mencegah hambatan.

  • Membangun pemahaman bersama: Membina pemahaman tim tentang praktik Kanban . Mengadakan retrospektif secara teratur dan mendokumentasikan kebijakan.

  • Membuat penyesuaian berbasis metrik: Memantau WIP dan metrik waktu tunggu untuk penyesuaian proses.

  • Mengelola perubahan budaya: Menerapkan prinsip manajemen perubahan dan mempromosikan kepemilikan tim selama implementasi batas WIP.