Mengatur batas Pekerjaan sedang Berlangsung

Layanan Azure DevOps | Azure DevOps Server 2022 - Azure DevOps Server 2019

Praktik Penting Kanban—Batas Pekerjaan sedang Berlangsung, disebut sebagai "batas WIP"—membatasi jumlah pekerjaan yang dilakukan tim Anda di setiap tahap kerja. Ini dirancang untuk memfokuskan tim Anda pada penyelesaian item sebelum memulai pekerjaan baru. Meskipun kontra-intuitif pada awalnya, banyak tim menemukan batas WIP membantu mereka meningkatkan produktivitas mereka dan meningkatkan kualitas perangkat lunak mereka.

Anda menentukan batas WIP untuk setiap tahap kerja, yang sesuai dengan setiap kolom perantara. Batas menetapkan batasan sementara pada jumlah item yang diizinkan dalam kolom. Tidak ada yang mencegah Anda memindahkan lebih banyak item ke dalam kolom dan melebihi batas. Papan Kanban Anda menunjukkan jumlah item di setiap tahap di samping setiap batas.

Mengatur batas WIP sederhana, tetapi mematuhi batas mengambil komitmen tim. Keberhasilan adopsi batas WIP melibatkan perubahan budaya. Ini memindahkan tim dari fokus pada produktivitas individu ke salah satu produktivitas tim.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Gambaran umum Kanban.

Prasyarat

• Untuk mengonfigurasi pengaturan tim, Anda harus ditambahkan ke peran Administrator Tim atau menjadi anggota grup keamanan Administrator Proyek. Untuk ditambahkan, lihat Menambahkan administrator tim atau Mengubah izin tingkat proyek.
• Anda harus diberi akses Dasar atau yang lebih tinggi untuk menjalankan semua fitur backlog dan papan. Pengguna dengan akses Pemangku Kepentingan hanya dapat mengedit item kerja di papan dan menambahkan tag yang ada ke item kerja. Pemangku kepentingan tidak dapat menambahkan item kerja atau memperbarui bidang yang ditampilkan pada kartu. Untuk informasi selengkapnya, lihat Tentang tingkat akses.

Menentukan batas WIP awal

Minta tim Anda menentukan batas WIP awal untuk diatur dan cara menggunakan dan memantaunya. Beberapa aturan berlaku untuk angka apa yang akan diatur karena dapat bervariasi berdasarkan beberapa faktor. Lakukan tindakan berikut untuk membantu Anda menentukan batas apa yang akan ditetapkan:

• Tetapkan batas berdasarkan pekerjaan saat ini yang sedang berlangsung. Hitung item yang ada di kolom Kanban Anda yang sudah ada.
• Tetapkan batas yang tidak melebihi dua atau tiga item per anggota tim yang berfungsi dalam tahap. Misalnya, jika Anda memiliki tiga anggota tim dan setiap anggota tim dapat mengerjakan tidak lebih dari dua tugas sekaligus, batas WIP yang dihasilkan adalah 6 (= 3 pengembang X 2 tugas/pengembang).
• Mulailah dengan batas rendah untuk membantu tim Anda menemukan hambatan dengan lebih cepat dan mengidentifikasi masalah proses untuk ditangani.

Tetap dalam batas WIP

Setelah menetapkan batas WIP, Anda harus melacak seberapa baik tim Anda tetap berada dalam batas.

Menghormati batas WIP berarti tim tidak menarik item ke dalam kolom jika melakukannya menyebabkan jumlah item dalam kolom melebihi batas kolom. Ketika mereka melakukannya, papan Kanban Anda memberikan umpan balik segera. Umpan balik ini harus bertindak sebagai sinyal kepada tim untuk segera fokus pada aktivitas untuk mengurangi jumlah item dalam kolom.

Meskipun sederhana secara teori, menjaga dalam batas WIP dapat memaksa individu, tim, dan organisasi keluar dari zona nyaman mereka. Anggota tim yang suka multitugas mungkin merasa dibatasi. Orang lain mungkin menemukan diri mereka sendiri tanpa pekerjaan karena mereka menunggu pekerjaan selesai pada tahap hulu.

Untuk mendapatkan keuntungan dari membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung, mintalah tim Anda sering bertemu untuk membahas perubahan proses yang terjadi.

Mengidentifikasi hambatan

Untuk mengoptimalkan aliran nilai, Anda secara alami ingin mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan. Hambatan menunjukkan adanya limbah dalam proses alur kerja secara keseluruhan.

Dengan memantau papan Kanban Anda dari waktu ke waktu, Anda dapat mempelajari di mana hambatan terjadi. Ketika beberapa item berada di kolom yang tidak dikerjakan selama beberapa hari, penyempitan telah terjadi. Hambatan biasanya terjadi ketika batas WIP terlalu tinggi. Namun, tidak ada hambatan yang dapat menunjukkan bahwa batas WIP terlalu rendah.

Mengambil rekam jepret berkala papan Kanban Anda dapat membuat katalog secara visual di mana pekerjaan mengalir dengan lancar dan di mana hambatan muncul.

Rekam jepret tersebut dapat menunjukkan informasi berikut kepada tim Anda:

• Berapa banyak item rata-rata yang ada dalam tahap/kolom alur kerja
• Berapa banyak item yang sedang dikerjakan versus anggota tim yang bekerja dalam tahap/kolom alur kerja
• Berapa banyak dan item mana yang tetap berada dalam tahap/kolom alur kerja untuk jangka waktu yang lama
• Berapa banyak item yang diselesaikan tim pada akhir periode satu, dua, atau tiga minggu

Menghilangkan limbah

Karena menyempitan limbah sinyal dalam proses alur kerja Anda, Anda perlu mengidentifikasi sumber limbah. Kanban mendefinisikan limbah sebagai apa pun yang tidak benar-benar diperlukan untuk menghasilkan hasil yang diinginkan.

Limbah umum dalam pengembangan perangkat lunak meliputi:

• Kode atau fitur yang tidak digunakan
• Cacat yang mengarah ke pengerjaan ulang
• Penundaan atau waktu yang dihabiskan untuk menunggu sesuatu
• Handoff dari satu orang, tim, atau proses bisnis ke proses bisnis lainnya
• Persyaratan tidak mencukup
• Komunikasi lambat atau buruk

Menghilangkan panggilan limbah untuk diskusi tim untuk mengidentifikasi penyebab dan solusi yang dapat diterima oleh tim.

Mengatur batas WIP

Dengan pemahaman tentang bagaimana Anda ingin menggunakan batas WIP, lakukan langkah-langkah berikut untuk mengaturnya. Jika Anda belum memetakan alur kerja tim Anda ke kolom Kanban, lakukan itu terlebih dahulu.

1. Buka papan Kanban Anda.

2. Pilih ikon gigi untuk mengonfigurasi papan dan mengatur pengaturan tim umum.

   

3. Pilih Kolom lalu tab kolom untuk mengatur batas WIP untuk kolom tersebut.

   

   Catatan

   Judul dan pilihan kolom yang berbeda tersedia berdasarkan proses yang digunakan untuk membuat proyek Anda dan apakah tim Anda telah memilih untuk memperlakukan bug seperti persyaratan atau seperti tugas.

4. Jika sudah selesai, pilih Simpan.

Batas, tantangan, dan solusi WIP

Teams terkadang melebihi batas WIP dengan satu atau dua item. Namun, jika tim Anda sering melebihi batas tiga item atau lebih, mereka harus meninjau proses atau menyesuaikan batas.

Setelah tim bekerja dengan batas WIP selama beberapa minggu, diskusikan tantangan yang dimiliki anggota tim. Kemudian, putuskan solusi mana yang ingin mereka gunakan dan sesuaikan batas sesuai kebutuhan. Daftar berikut, meskipun tidak lengkap, menunjukkan beberapa tim tantangan umum menemukan dan membuktikan solusi untuk mengatasinya.

Tantangan WIP

• Dinamika sosial. Ketika datang ke aturan berikut, anggota tim dapat merasa tertantang. Beberapa secara alami ingin memberontak. Orang lain tidak melihat bahwa aturan berlaku untuk mereka atau tidak melihat apa yang mereka lakukan sebagai melanggar aturan. Beberapa anggota tim mungkin mengambil pekerjaan ekstra yang berada di luar cakupan apa yang telah disepakati. Dan, masih yang lain tidak ingin menyerah multitugas karena mereka percaya itu adalah kunci untuk produktivitas dan pencapaian individu mereka.

• Varianbilitas pekerjaan sedang berlangsung. Varianbilitas yang luas dalam ukuran item kerja—cerita dan bug pengguna—dapat memengaruhi alur kerja secara keseluruhan secara negatif. Misalnya, item dengan perkiraan yang bervariasi dalam ukuran dari 4 jam hingga 14 hari, atau 2 hingga 55 poin cerita, tidak dapat dihitung sama dalam hal membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung.

• Mengabaikan masalah sistemik. Alih-alih mengatasi masalah alur kerja ketika hambatan terjadi, prajurit tim, menempatkan lebih banyak waktu untuk mengatasi hambatan.

• Perubahan budaya. Mengadopsi batas WIP memperkenalkan perubahan pada sistem, budaya, dan tim.

Solusi untuk mengelola WIP

• Membangun budaya produktivitas tim. Atasi ketegangan alami yang ada antara produktivitas individu versus produktivitas tim. Identifikasi cara anggota tim dapat meningkatkan produktivitas tim dan proses alur kerja secara keseluruhan.

• Ukuran berfungsi untuk meminimalkan varianbilitas. Sebelum pekerjaan dimulai pada item apa pun, tim harus membahas ukuran keseluruhan pekerjaan yang diperlukan dan menentukan apakah dapat dipecah menjadi tugas yang lebih kecil.

• Fokus pada alur item prioritas tinggi. Saat menganggur, anggota tim bertanya bagaimana mereka dapat membantu memindahkan item upstram ke depan. Ketika diblokir atau ditantang untuk mengirimkan item tepat waktu, anggota tim meminta bantuan untuk menyelesaikan item.

• Kapasitas tim sumber daya untuk setiap tahap kerja. Hambatan dapat terjadi ketika tidak ada cukup spesialis yang bekerja dalam tahap tertentu. Tentukan cara untuk meningkatkan keterampilan tim dalam setiap tahap kerja, atau tambahkan sumber daya sesuai kebutuhan untuk memenuhi tahap kerja yang kurang tertandingi.

• Membangun pemahaman bersama. Terus berusaha untuk meningkatkan pemahaman tim tentang cara bekerja menggunakan praktik Kanban. Ambil tindakan yang memungkinkan anggota tim untuk berkontribusi memproses perubahan. Pertimbangkan untuk menjadwalkan retrospektif reguler atau rapat tim untuk mendiskusikan apa yang berfungsi dengan baik dan apa yang perlu diubah. Kebijakan tim dokumen untuk membatasi ambiguitas.

• Gunakan metrik untuk menyesuaikan proses. Periksa metrik pekerjaan Kanban secara berkala yang sedang berlangsung dan waktu tunggu untuk menentukan kapan perubahan perlu dilakukan.

• Kelola perubahan budaya dengan cermat. Orang ingin melakukan pekerjaan terbaik mereka—kanban dasar tenet inti dan disiplin ilmu terkait. Terapkan prinsip manajemen perubahan saat Anda mengadopsi praktik baru. Buat kepemilikan yang lebih besar dalam tim untuk keberhasilan menerapkan batas WIP.

Artikel terkait

• Pisahkan kolom
• Mempercepat pekerjaan
• Menambahkan Definisi Selesai ke kolom
• Menyesuaikan kartu
• Tampilkan bug di backlog dan papan