Membuat dan mengaktifkan aturan penetapan

Artikel
06/05/2024

Aturan penugasan secara otomatis merutekan prospek, peluang, dan wawasan baru ke penjual atau tim penjualan yang tepat. Buat aturan penetapan untuk catatan prospek, peluang, dan wawasan penjual dengan menentukan kondisi, seperti segmen, penjual, dan distribusi. Setelah aturan diaktifkan, rekaman apa pun yang memenuhi ketentuan yang ditentukan untuk aturan tersebut secara otomatis ditetapkan ke penjual. Manajer penjualan menghabiskan lebih sedikit waktu dan upaya dalam penugasan manual, prospek, peluang, dan wawasan tidak diabaikan, dan penugasan seimbang di antara tenaga penjualan Anda.

Aturan hanya mempertimbangkan rekaman yang dibuat atau diperbarui setelah diaktifkan. Saat catatan prospek, peluang, atau wawasan penjual dibuat, aturan penetapan diterapkan dalam urutan yang tercantum, dimulai dari atas. Jika rekaman memenuhi kondisi yang ditentukan untuk aturan, aturan tersebut diterapkan ke rekaman dan tidak ada aturan berikut yang dipertimbangkan. Secara default, aturan dicantumkan dalam urutan pembuatannya, dengan aturan yang paling baru dibuat di bagian bawah. Namun, Anda dapat mengubah urutan aturan tugas kapan saja.

Tonton video singkat ini untuk mempelajari selengkapnya tentang aturan tugas di Akselerator penjualan:

Segmen dan aturan penugasan adalah bagian dari fitur penugasan kerja. Tugas kerja tersedia dalam versi Akselerator penjualan 9.1.23074.10021 dan diluncurkan secara bertahap di berbagai wilayah. Pelajari penugasan kerja lebih lanjut.

Persyaratan lisensi dan peran

Jenis persyaratan	Anda harus memiliki
Lisensi	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise, atau Microsoft Relationship Sales
Peran keamanan	Administrator Sistem, Manajer Urutan, atau Manajer Penjualan

Prasyarat

Sebelum Anda mulai membuat aturan penugasan, pastikan Anda telah mengidentifikasi peran keamanan yang dapat ditetapkan secara otomatis rekaman.

Membuat aturan penetapan

Masuk ke aplikasi Pusat Penjualan Dynamics 365 Anda.
Di sudut kiri bawah halaman, pilih Ubah pengaturan> Sales Insights area.
Di bawah Akselerator penjualan, pilihPenetapan tugas .
Pilih a jenis rekaman, lalu pilih Tambahkan aturan penetapan.
Di bagian 1,Nama aturan, masukkan Nama yang bermakna untuk aturan tersebut.
Di bagian 2,Memenuhi syarat jenis rekaman untuk aturan ini, pilih segmen aturan berlaku.

Secara default, aturan berjalan pada semua rekaman jenis ini. Jika segmen yang sesuai tidak ada, pilih + segmen Baru dan buat.

Menambahkan kondisi untuk memfilter rekaman

Anda dapat menambahkan hingga 10 kondisi, termasuk kondisi dalam grup dan entitas terkait. Jika Anda membutuhkan lebih banyak, hubungi Dukungan Microsoft.

Pilih + Tambahkan kondisi.
Pilih + Tambahkan, lalu gunakan opsi berikut untuk membangun kondisi aturan:
- Tambahkan baris: Tambahkan kondisi. Pilih atribut, operator, dan nilai; misalnya,Dibuat olehEqualsJohn Thomas.
- Tambahkan grup: Tambahkan grup kondisi untuk memfilter rekaman menggunakan beberapa atribut yang digabungkan oleh Dan atau Atau. Jika Anda memilih Dan, rekaman harus memenuhi semua ketentuan dalam grup. Jika Anda memilih Atau, rekaman dapat memenuhi kondisi apa pun dalam grup.
- Tambahkan entitas terkait: Tambahkan kondisi yang didasarkan pada atribut tabel terkait. Pilih atribut dalam daftar Entitas Terkait , lalu pilih Berisi data atau Tidak berisi data, lalu tentukan kondisinya.
Untuk memberlakukan batas waktu penetapan penjual ke rekaman tempat aturan berlaku, pilih Pertimbangkan jenis rekaman dibuat di bagian terakhir. Pilih jumlah jam di mana aturan akan mempertimbangkan rekaman yang dibuat untuk penugasan.

Jika tidak ada penjual yang tersedia untuk mengambil catatan dalam waktu tersebut, catatan ditandai terlambat. alasan status diatur ke Penjual tidak ditetapkan sebagai catatan lebih lama dari jangka waktu yang ditetapkan.

Pilih penjual atau tim penjualan untuk ditetapkan

Di bagian 3, Tetapkan ini jenis rekaman ke penjual atau tim, pilih salah satu opsi berikut dalam daftar:
- Penjual mana pun: Tetapkan catatan ke penjual mana pun yang tersedia dan memiliki kapasitas.
- Penjual dengan atribut yang cocok: Tetapkan rekaman ke penjual yang memenuhi kondisi yang Anda tetapkan menggunakan informasi tentang mereka di Dynamics 365 atau atribut penjual yang Anda tentukan untuk aturan penugasan.
  
  Misalnya, untuk menetapkan rekaman ke penjual yang berbasis di Seattle, pilih Gunakan bidang yang ada dari rekaman penjual di Dynamics 365, lalu pilih + Tambahkan>Tambahkan baris. Masukkan kondisi sebagai City (attribute) Equals (condition) Seattle (value).
  
  Anda dapat memiliki hingga lima kondisi. Hanya satu baris yang dapat didefinisikan sebagai kondisi entitas terkait. Jika Anda membutuhkan lebih banyak, hubungi Dukungan Microsoft.
- Penjual tertentu: Tetapkan catatan ke penjual yang Anda pilih. Penjual harus memiliki peran keamanan yang memberi mereka izin untuk ditetapkan oleh aturan.
- Tim dengan atribut yang cocok: Tetapkan catatan ke tim yang memenuhi kondisi yang ditentukan dalam pembangun kondisi. Anda dapat memiliki maksimal lima kondisi, dan hanya satu baris yang dapat ditentukan dalam kondisi entitas terkait. Rekomendasi untuk menambahkan kondisi ke aturan penugasan.
- Tim tertentu: Tetapkan catatan ke tim penjualan yang Anda pilih. Setiap anggota tim dapat mengambil catatan. Tim harus ditentukan di organisasi Anda dan memiliki peran keamanan yang memberi mereka izin untuk ditetapkan oleh aturan.
- Antrean dengan atribut yang cocok: Tetapkan rekaman ke antrean yang memenuhi kondisi yang ditentukan dalam pembangun kondisi. Anda dapat memiliki maksimal lima kondisi, dan hanya satu baris yang dapat ditentukan dalam kondisi entitas terkait. Rekomendasi untuk menambahkan kondisi ke aturan penugasan.
- Antrean tertentu: Tetapkan rekaman ke antrean tertentu yang Anda pilih. Setiap anggota dalam antrian dapat mengambil catatan. Antrean harus diaktifkan dan ditentukan di organisasi Anda. Pelajari lebih lanjut tentang cara mengaktifkan antrian untuk entitas.

Memilih bagaimana rekaman harus didistribusikan

Jika Anda menetapkan data ke tim penjualan, bagian ini tidak ditampilkan karena aturan tidak mendistribusikannya ke penjual individual. Sebaliknya, anggota tim secara efektif mendistribusikan catatan di antara mereka sendiri.

Catatan

Bagian Distribusi jenis rekaman menurut hanya tersedia untuk penugasan terkait penjual.

Di bagian 4,Distribusikan jenis rekaman menurut, pilih bagaimana aturan harus mendistribusikan catatan ke penjual Anda. Pelajari distribusi data di aturan penugasan lebih lanjut.
- Round robin: Catatan didistribusikan secara merata kepada penjual yang memenuhi syarat untuk menerimanya berdasarkan kondisi aturan penetapan.
- Load balancing: Prospek didistribusikan ke penjual berdasarkan beban kerja mereka, sehingga semua penjual sama-sama sibuk.
(Opsional) Untuk mempertimbangkan jadwal kerja penjual saat rekaman ditetapkan, pilih Tetapkan jika penjual tersedia di dalamnya.
- Jika batas waktu ditetapkan, aturan akan memverifikasi penjual yang tersedia dalam jangka waktu tersebut untuk menetapkan catatan. Jika tidak ada penjual yang tersedia, catatan ditetapkan sebagai tidak ditetapkan.
- Aturan pertama mempertimbangkan penjual yang tersedia untuk bekerja pada catatan. Jika penjual tidak menetapkan ketersediaan kerja mereka, aturan menganggap mereka selalu tersedia.
- Jika tidak ada penjual yang tersedia—mungkin karena hari libur atau waktunya di luar jam kerja—aturan mempertimbangkan penjual yang akan tersedia dalam jumlah jam yang Anda pilih di langkah 2.
- Jika tidak ada penjual yang tersedia dalam waktu tersebut, catatan akan dibiarkan tidak ditetapkan dan ditandai jatuh tempo.
(Opsional) Untuk mempertimbangkan beban kerja penjual, pilih Tetapkan jenis rekaman berdasarkan kapasitas penjual.
Pilih Simpan untuk membuat dan mengaktifkan aturan.

Aturan penugasan berjalan sesuai urutan yang tercantum. Secara default, aturan tersebut dicantumkan dalam urutan menaik menurut tanggal pembuatan, dengan aturan terbaru di bagian bawah.

Rekomendasi untuk menambahkan kondisi ke aturan penugasan

Kami membatasi jumlah kondisi yang dapat Anda tambahkan ke aturan penugasan untuk membantu aturan berjalan lebih cepat dan lebih efisien. Berikut adalah beberapa saran ketika Anda membutuhkan lebih banyak kondisi daripada batas yang diizinkan.

Atribut dinamis dalam pembangun kondisi: Saat membuat kondisi di pembangun kondisi, Anda dapat menggunakan atribut dinamis untuk meminimalkan jumlah kondisi yang diperlukan untuk atribut tertentu. Misalnya, jika Anda ingin menetapkan prospek dari Amerika Serikat ke penjual dari negara yang sama, dan juga untuk India, Jepang, dan Brasil, Anda perlu membuat empat kondisi terpisah untuk ini. Namun, dengan menggunakan atribut dinamis, Anda dapat menggabungkannya ke dalam satu kondisi sebagai berikut: Negara>Sama dengan>Lead.Country, di mana, jika negara prospek cocok dengan negara penjual, maka secara otomatis akan ditetapkan ke penjual terkait dari negara tersebut. Untuk informasi selengkapnya, lihat Merutekan prospek dengan aturan penetapan dinamis
Pisahkan kondisi antara aturan dan segmen penugasan. Pindahkan beberapa kondisi ke segmen. Misalnya, jika Anda memiliki 15 kondisi di bagian Memenuhi Syarat jenis rekaman untuk aturan ini, pindahkan lima kondisi tersebut ke segmen terkait.
Buat atribut rollup: Gunakan atribut rollup untuk menghindari masalah performa saat Anda menambahkan kondisi yang melibatkan tabel terkait. Atribut rollup adalah kolom kalkulasi yang menggabungkan nilai dari rekaman terkait. Misalnya, Anda dapat membuat atribut rollup yang menghitung jumlah kontak yang terkait dengan prospek. Pelajari cara menentukan atribut rollup.
Hindari kondisi duplikat. Jangan sertakan atribut yang sudah disertakan dalam segmen. Misalnya, jika Anda memiliki segmen yang memiliki kondisi City (attribute) Equals (condition) Seattle (value), hindari menggunakan atribut City yang sama di aturan penetapan.
Gunakan penyusun ekspresi saja: Selalu gunakan penyusun ekspresi untuk menentukan atau memperbarui aturan. Jangan memperbaruinya melalui Dataverse, platform data yang mendasari Dynamics 365. Ini dapat menyebabkan perilaku tak terduga yang memengaruhi rekaman yang terkait dengan aturan penugasan.

Tidak dapat menemukan opsi di aplikasi?

Ada tiga kemungkinan:

Anda tidak memiliki lisensi atau peran yang diperlukan.
Administrator Anda belum mengaktifkan fitur tersebut.
Organisasi Anda menggunakan aplikasi kustom. Tanyakan langkah-langkah yang tepat kepada administrator Anda. Langkah-langkah yang dijelaskan dalam artikel ini khusus untuk aplikasi Pusat Penjualan dan Sales Professional yang siap digunakan.

Bagikan melalui