Catatan
Akses ke halaman ini memerlukan otorisasi. Anda dapat mencoba masuk atau mengubah direktori.
Akses ke halaman ini memerlukan otorisasi. Anda dapat mencoba mengubah direktori.
Dengan sinkronisasi sisi server dan Dynamics 365 App for Outlook, Anda dapat secara otomatis membuat aktivitas email untuk pesan yang diterima di aplikasi keterlibatan pelanggan seperti Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing, Field Service, dan Project Service Automation.
Secara default, proses sinkronisasi hanya mengevaluasi pesan di folder kotak masuk surat untuk pelacakan otomatis. Email yang ada di subfolder kotak masuk hanya diproses jika subfolder dikonfigurasi untuk pelacakan tingkat folder, bahkan jika Anda memindahkan pesan kembali ke folder Kotak Masuk sebelum sinkronisasi berikutnya. Sinkronisasi sisi server melacak tanggal penerimaan proses pengiriman terakhir melalui email. Selama siklus sinkronisasi berikutnya, siklus ini hanya mengevaluasi email yang diterima setelah tanggal dan waktu tersebut. Untuk memproses email yang tidak ada di folder Kotak Masuk, gunakan salah satu opsi berikut:
- Lacak email secara manual menggunakan pelacakan kategori Outlook atau Dynamics 365 App for Outlook.
- Ubah Email Proses Dari tanggal pada catatan kotak surat ke tanggal yang lebih awal dari saat email diterima. Anda harus menambahkan bidang ini ke formulir catatan kotak surat karena tidak terlihat secara default.
- Pilih Uji & Aktifkan Kotak Surat di catatan kotak surat di Dynamics 365.
Pengguna dapat memilih filter untuk menentukan pesan mana yang dilacak sebagai aktivitas email:
Semua pesan email: Semua email yang diterima pengguna dilacak di Dynamics 365 sebagai aktivitas email.
Pesan email sebagai respons terhadap email: Hanya balasan ke pesan terlacak yang dilacak sebagai aktivitas email.
Opsi ini diaktifkan secara default. Sistem ini menghubungkan balasan dengan pesan terlacak setelah email difilter. Administrator dapat mengaktifkan atau menonaktifkan korelasi email di tab Email di Pengaturan Sistem di tingkat organisasi.
Pesan email dari Prospek, Kontak, dan Akun: Hanya pesan yang diselesaikan menjadi prospek, kontak, atau akun di Dynamics 365 yang dilacak sebagai aktivitas email.
Pesan email dari rekaman yang diaktifkan email: Pesan dari rekaman apa pun yang diselesaikan ke alamat email di Dynamics 365, termasuk tabel kustom, dilacak sebagai aktivitas email.
Tidak ada pesan email: Tidak ada pesan yang diterima pengguna yang secara otomatis dilacak sebagai aktivitas email.
Opsi ini dapat diatur untuk melacak item yang terkirim secara otomatis. Juga dapat diatur untuk beroperasi pada antrean dan kotak surat antrean.
Email bahwa pengguna secara manual dilacak di Outlook menggunakan Dynamics 365 App for Outlook, pelacakan tingkat folder, atau sinkronisasi kategori Outlook dengan Dynamics 365 apa pun opsi filter yang telah diatur pengguna untuk pelacakan otomatis.
Untuk menonaktifkan pelacakan pesan masuk untuk pengguna tertentu, admin dapat mengatur Email Masuk ke Tidak Ada di formulir Kotak Surat.
Menggunakan percakapan untuk melacak email
Sinkronisasi sisi server menggunakan informasi berikut dalam sebuah email untuk menentukan apakah email tersebut berkorelasi dengan email yang dilacak di Dynamics 365:
MessageId: Mengidentifikasi pesan email secara unik. Itu tersembunyi di antarmuka pengguna aplikasi email.
InReplyTo: Berisi MessageId yang dibalas email. Itu tersembunyi di antarmuka pengguna aplikasi email.
Jika pelanggan membalas email dan mengubah baris subjek, aplikasi email dapat menghapus nilai InReplyTo dari balasan. Sinkronisasi sisi server dan Dynamics 365 tidak dapat menghubungkan balasan dengan email sebelumnya tanpanya. Versi Microsoft Outlook desktop mencegah nilai InReplyTo dihapus saat pengguna membalas email dan mengubah subjeknya.
ConversationIndex: Mengaitkan pesan dengan utas email. Itu tersembunyi di antarmuka pengguna aplikasi email.
Token pelacakan di subjek: Konsep Dynamics 365, dicap langsung di baris subjek.
Kata subjek dan penerima: Menggunakan pencocokan cerdas, konsep Dynamics 365, berdasarkan konfigurasi.
Logika korelasi email melalui opsi berikut secara berurutan:
Korelasi InReplyTo: Jika nilai InReplyTo cocok dengan MessageId pada email yang sudah ada di Dynamics 365, email baru tersebut dikorelasikan dengan email yang sudah ada. Ini bersifat default, dan sebaiknya Anda tidak mengubahnya. Korelasi email bersifat akurat, tidak ada positif palsu.
Melacak korelasi token: Jika subjek berisi token pelacakan dan mencocokkan token pelacakan tersebut dari sebuah email yang ada di Dynamics 365, email baru dikorelasikan dengan email yang ada. Opsi ini diaktifkan secara default. Token pelacakan terlihat oleh pengguna dan dapat diubah, yang dapat menyebabkan korelasi palsu.
Indeks Korelasi: Jika ConversationIndex mencocokkan ConversationIndex dari email yang ada di Dynamics 365, email baru tersebut dikorelasikan dengan yang sudah ada.
Pencocokan pintar: Sistem mencari email yang ada di Dynamics 365 untuk penerima dan kata-kata di baris subjek. Jika sistem menemukan satu email dengan penerima serupa dan ada kecocokan kata-kata subjek, maka sistem menghubungkan kedua pesan tersebut. Kami tidak merekomendasikan opsi ini, karena pencocokan pintar dapat menyebabkan positif palsu. Namun, opsi ini tersedia jika Anda perlu mengorelasikan email yang bukan milik utas percakapan yang sama.
Cara menentukan apakah dan mengapa email dilacak secara otomatis
Setelan dan pengaturan di seluruh organisasi untuk pengguna dan antrean individu menentukan email mana yang dilacak secara otomatis. Anda dapat menggunakan kolom di tabel Email untuk mengidentifikasi apakah dan mengapa email dilacak secara otomatis. Tambahkan ke tampilan Pencarian Lanjutan email untuk membantu Anda memahami mengapa email dilacak dan apakah email tersebut berkorelasi dengan email yang dilacak sebelumnya.
| Column | Deskripsi |
|---|---|
| Entitas Penerima | Pengguna atau antrean yang menerima email dan dikonfigurasi untuk melacaknya secara otomatis. Misalnya, jika antrean bernama Penjualan yang telah dikonfigurasi untuk melacak semua email menerima email, maka antrean Penjualan dianggap sebagai Entitas Penerimaan. |
| Kotak Surat Penerima | Kotak surat yang diproses saat sinkronisasi sisi server mendeteksi bahwa email berisi pengguna atau antrean yang dikonfigurasi untuk melacaknya secara otomatis. Jika OrgDBOrgSetting disebut SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes dinonaktifkan (pengaturan default), nilai kolom ini mungkin berbeda dari Entitas Penerima. Misalnya, misalkan Luisa Alves, yang disiapkan untuk melacak balasan email yang ada secara otomatis, menerima pesan. Antrean Penjualan, yang disiapkan untuk melacak semua email, menerima pesan yang sama. Sinkronisasi sisi server dapat memproses kotak surat Luisa terlebih dahulu dan mengenali bahwa penerima lain, Penjualan, dikonfigurasi untuk melacak email secara otomatis. Dalam hal ini, Entitas Penerima adalah antrean Penjualan, tetapi Kotak Surat Penerima adalah milik Luisa. |
| ID Aktivitas Berkorelasi | Menunjukkan apakah email dikaitkan dengan email yang dilacak sebelumnya. Misalnya, jika email dikirim dari Dynamics 365 dan balasan dilacak secara otomatis, ID Aktivitas Berkorelasi balasan akan merujuk ke email asli. |
| Metode Korelasi | Metode korelasi yang digunakan untuk melacak email secara otomatis. Ini tidak tersedia untuk Pencarian Tingkat Lanjut atau tampilan dan formulir lainnya, tetapi Anda dapat menggunakan API Web untuk melihatnya. Gunakan format URL ini:https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod Misalnya, jika URL Dynamics 365 Anda adalah https://contoso.crm.dynamics.com dan ID emailnya fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, Anda dapat menggunakan URL ini untuk melihat metode korelasi:https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethodUntuk menemukan ID email, buka email di browser web. ID adalah segalanya setelah &id= di URL. Dalam contoh, itu adalah &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.Nilai Metode Korelasi adalah bilangan bulat yang sesuai dengan metode korelasi tertentu. Lihat tabel di bagian metode korelasi pada EntityType email. Misalnya, nilai 3 menunjukkan bahwa email berkorelasi menggunakan metode InReplyTo. |
| ID Aktivitas Induk | Mengacu pada email yang dilacak sebelumnya jika email saat ini berkorelasi dengannya. Namun, kolom hanya diisi jika email berkorelasi menggunakan metode InReplyTo atau ConversationIndex. Jika email berkorelasi menggunakan metode yang berbeda, seperti Token Pelacakan, ID Aktivitas Induk kosong. |
Mengidentifikasi Balasan Otomatis
Respons email yang dibuat secara otomatis terkadang dapat dipicu oleh fitur otomatis. Misalnya, fitur Balasan Otomatis (Di Luar Kantor) Microsoft Outlook dapat diatur untuk membalas email saat penerima pergi. Saat ini, Sinkronisasi Sisi Server tidak secara aktif menilai apakah email masuk adalah respons yang dihasilkan secara otomatis saat menentukan apakah email tersebut harus dilacak secara otomatis.
Anda dapat menggunakan atribut InternetMessageHeaders dalam tabel Email untuk mengidentifikasi respons yang dibuat secara otomatis tersebut. Atribut InternetMessageHeaders diisi untuk email masuk hanya jika email menyertakan Auto-Submitted atau header Reply-To. Nilai header ini ditangkap dalam format JSON.
Untuk memeriksa nilai atribut InternetMessageHeaders, uraikan data JSON untuk mengakses nama dan nilai header tertentu. Anda juga dapat memeriksa apakah kolom berisi nama header yang Anda minati. Misalnya, jika kolom InternetMessageHeaders berisi Auto-Submitted, itu menAndakan bahwa email dibuat secara otomatis.
Tabel berikut memberikan informasi selengkapnya tentang header dalam balasan otomatis.
| Kop | Deskripsi | Contoh |
|---|---|---|
| Dikirim Secara Otomatis | Jika header ini ada, itu berarti email tersebut adalah balasan otomatis. Penyedia email yang berbeda mungkin menggunakan nilai yang berbeda untuk header ini. Informasi lebih lanjut: RFC - Rekomendasi untuk Tanggapan Otomatis terhadap Surat Elektronik. | Gmail - Auto-Submitted : auto-repliedOutlook - Auto-Submitted : auto-generated |
| Balas ke | Jika header ini ada, itu berarti email memiliki pengaturan balasan. Nilai di header ini akan menampilkan alamat email balasan. Format nilai dapat bervariasi tergantung pada penyedia email dan konfigurasi lainnya. Informasi lebih lanjut: RFC - Bidang Balas Ke. |
Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”
Reply-To : “<example@contoso.com>”
|
Kolom pengisian otomatis Mengenai
Kolom Mengenai, yang ada di setiap rekaman email, menautkan satu rekaman ke rekaman lain. Misalnya, email mungkin ditautkan ke peluang, pesanan, atau kasus. Jika Anda membuat atau memperbarui rekaman email secara manual, Anda dapat menggunakan kolom Mengenai untuk menghubungkan email ke rekaman dalam tabel apa pun yang telah disiapkan untuk mengizinkan aktivitas.
Jika email dilacak secara otomatis karena berkorelasi dengan email yang dilacak sebelumnya, kolom Mengenai secara otomatis diberi nilai yang sama dengan email yang dilacak sebelumnya.
Cara aplikasi keterlibatan pelanggan menggunakan token pelacakan
Token pelacakan adalah string alfanumerik yang dihasilkan oleh aplikasi keterlibatan pelanggan dan ditambahkan ke akhir baris subjek email. Ini mencocokkan kegiatan email dengan pesan email. Secara default, fitur token pelacakan dihidupkan.
Melacak struktur token
Secara default, aplikasi keterlibatan pelanggan menggunakan struktur token, yang terdiri dari empat karakter awalan dan pengidentifikasi 7 digit.
Tabel berikut mencantumkan bagian token pelacakan dan deskripsi.
| Bagian | Deskripsi |
|---|---|
| Prefiks | Dapat dikonfigurasi dari 1-20 karakter. Nilai defaultnya adalah CRM. Awalan dapat unik untuk setiap organisasi atau lingkungan. Sebagai contoh, dalam penyebaran multi-penyewa aplikasi keterlibatan pelanggan, kami merekomendasikan bahwa setiap organisasi mengonfigurasi dan menggunakan awalan unik. Jika Anda mengubah awalan, nilai awalan sebelumnya masih dipertahankan dan digunakan untuk menghubungkan email berdasarkan awalan sebelumnya. |
| Penunjuk online/offline | Nilai lama yang menunjukkan apakah pengguna offline atau online saat mengirim email. Digit ini tidak dapat dikonfigurasi. |
| Nomor pelacakan berbasis penyebaran | Dikonfigurasi dari 0-2,147,483,647. Nilai default adalah 0. Digunakan sebagai nomor dasar untuk digit nomor pengguna. Misalnya, jika nilainya 0 dan tiga digit dikonfigurasi untuk nomor pengguna, pengguna pertama akan memiliki pengidentifikasi 001. Jika nilainya adalah 500, pengguna pertama akan menjadi 501. |
| Jumlah digit untuk nomor pengguna | Dikonfigurasi dari 1-10. Kisaran default adalah tiga digit. Nilai ini menentukan berapa banyak digit untuk digunakan saat aplikasi keterlibatan pelanggan menghasilkan pengidentifikasi numerik untuk pengguna yang menghasilkan aktivitas email. |
| Jumlah digit untuk penghitung pesan inkremental | Dikonfigurasi dari 1-9. Kisaran default adalah tiga digit. Nilai ini menentukan berapa banyak digit untuk digunakan saat aplikasi keterlibatan pelanggan menghasilkan pengidentifikasi numerik untuk aktivitas email bukan pesan individual dalam aktivitas. Perhatian: Jika Anda menggunakan nilai default untuk menghasilkan token dengan tiga digit angka, akan ada kenaikan jumlah hingga 999, dan kemudian memulai ulang penomoran di 000. Anda dapat menggunakan jumlah digit yang lebih besar untuk mengurangi kemungkinan menetapkan token duplikat ke utas email aktif. |
Menyiapkan atau mengaktifkan atau menonaktifkan token pelacakan
Di Pengaturan>Administrasi>Pengaturan Sistem, pilih tab Email.
Di area Konfigurasi korelasi email, aktifkan atau nonaktifkan token pelacakan dan ubah struktur default.
Pencocokan pintar
Saat sinkronisasi sisi server memproses email masuk, sinkronisasi akan mengekstrak subjek, alamat pengirim, dan alamat penerima dan menggunakannya untuk mencoba menautkan aktivitas email dengan rekaman yang ada. Proses korelasi ini, juga dikenal sebagai pencocokan pintar, menggunakan kriteria berikut untuk mencocokkan email yang diterima dengan aktivitas email:
- Pencocokan subjek: Awalan, seperti RE: atau Re:, dan besar-kecil huruf diabaikan. Misalnya, subjek Re: halo dan Halo dianggap cocok.
- Pencocokan pengirim dan penerima: Sistem menghitung jumlah tepat alamat email pengirim dan penerima yang sama.
Ketika proses pencocokan ini selesai, sistem memilih pemilik dan objek pesan email masuk.
Pencocokan pintar dinonaktifkan secara default. Anda dapat mengaktifkannya dan mengubah pengaturan pencocokan pintar di tab Email di Pengaturan Sistem di tingkat organisasi.
Cara kerja pencocokan pintar
Pencocokan pintar sepenuhnya mengAndalkan keberadaan kesamaan di antara email. Subjek, pengirim, dan penerima, termasuk penerima BCC dan CC, menentukan kesamaan.
Bila email dikirim dari Dynamics 365, atau email yang dilacak diterima, dua rangkaian hash dihasilkan dan disimpan di database.
Hash subjek: subjek email, yang mungkin menyertakan token Dynamics 365 jika diaktifkan di pengaturan sistem, dilucuti dari kata-kata noise seperti "RE:" dan "FW:" dan kemudian ditokenisasi. Token nonempty—kata-kata—kemudian di-hash untuk menghasilkan hash subjek.
Hash penerima: Daftar pengirim dan penerima dianalisis untuk alamat email unik. Untuk setiap alamat email unik, sebuah hash alamat dibuat.
Sinkronisasi sisi server mencari nilai pencocokan dalam subjek tersimpan dan hash penerima menemukan korelasi antara email masuk dan email keluar. Dua email dikorelasikan jika keduanya memiliki jumlah hash subjek yang sama dan sekurangnya dua hash penerima yang cocok.
Catatan
Saat organisasi mengirim dan menerima email dalam jangka waktu yang lama, data korelasi yang disimpan dalam tabel EmailHash dapat meningkat secara signifikan. Hal ini, bila dikombinasikan dengan pengaturan pencocokan pintar yang kurang restriktif atau pola subjek atau penerima yang umum, dapat menyebabkan penurunan performa pencocokan pintar. Sebagai pengoptimalan performa, jika sistem mendeteksi penggunaan sumber daya yang tinggi saat melakukan operasi pencocokan pintar, sistem akan menghubungkan email dari 90 hari sebelumnya.
Pengaturan lanjutan pencocokan pintar
HashFilterKeywords: Ekspresi reguler yang digunakan untuk memfilter kebisingan di baris subjek. Semua instans yang cocok dari ekspresi reguler yang ada di baris subjek akan diganti dengan string kosong sebelum menghasilkan hash subjek.
Nilai default: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+
Abaikan kata apa pun di awal baris subjek yang diakhiri dengan titik dua (:). Contoh:
Subjek Kata yang diabaikan 1 Uji -- 2 RE: Tes RE: 3 FW: RE: Tes FW: RE: Secara default, "Out of office:" tidak diabaikan karena kata pertama dalam frasa tersebut, "out", tidak diikuti oleh titik dua (:). Untuk mengabaikan frasa ini, ubah ekspresi reguler seperti ini:
^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:HashMaxCount: Jumlah maksimum hash yang dihasilkan untuk subjek atau daftar penerima apa pun.
Nilai default: 20
Jika subjek setelah pembatalan gangguan memiliki lebih dari 20 kata, maka hanya 20 kata pertama yang akan di-hash.
HashDeltaSubjectCount: Perbedaan maksimum yang diizinkan antara jumlah hash subjek dari email yang akan dikorelasi.
Nilai default: 0
HashMinAddressCount: Kecocokan jumlah hash minimum yang diperlukan pada daftar penerima agar email dapat dikorelasi.
Nilai default: 2
Baca juga
Kotak pesan penerusan vs. kotak surat individu
Mengaitkan alamat email dengan baris