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Logica di sincronizzazione per appuntamenti, contatti e attività

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Questo articolo illustra come vengono sincronizzati appuntamenti, contatti e attività tra Dynamics 365 ed Exchange. Le e-mail vengono sincronizzate separatamente.

Appuntamenti, contatti e attività vengono sincronizzati in entrambi i modi per impostazione predefinita tra Dynamics 365 ed Exchange. La sincronizzazione lato server, nota anche come sincronizzazione di Exchange, è il metodo preferito. La sincronizzazione avviene in modo diverso, a seconda dell'elemento sincronizzato e della direzione di sincronizzazione.

Requisiti per la configurazione della sincronizzazione

Prima che gli appuntamenti, i contatti e le attività possano essere sincronizzati, il record della cassetta postale corrispondente in Dynamics 365 deve soddisfare i seguenti requisiti. Tieni presente che le cassette postali di code non supportano la sincronizzazione di appuntamenti, contatti o attività.

  • L'indirizzo e-mail dell'utente viene approvato.
  • La cassetta postale viene testata e abilitata.
  • Appuntamenti, contatti e attività vengono impostati per utilizzare la sincronizzazione lato server.

Per ulteriori informazioni, vedi Connessione a Exchange Online e Sincronizzazione lato server.

I filtri di sincronizzazione determinano i record che vengono sincronizzati tra Dynamics 365 ed Exchange utilizzando la sincronizzazione lato server. Per ulteriori informazioni, vedi Scegliere i record da sincronizzare tra le app di interazione con i clienti e Exchange.

Sincronizzazione da Dynamics 365 a Exchange

Dopo che un elemento è stato sincronizzato con Exchange, viene stabilito un collegamento. La sincronizzazione è sempre bidirezionale. Qualsiasi cambiamento da un lato si rifletterà sull'altro.

Sincronizzazione da Exchange a Dynamics 365

Appuntamenti, contatti e attività vengono sincronizzati da Exchange a Dynamics 365 solo quando sono soddisfatti i seguenti requisiti:

  • L'elemento è stato creato nell'app Dynamics 365 for Outlook.
  • L'elemento viene registrato in Dynamics 365 in Dynamics 365 for Outlook.
  • La categoria Registrato su Dynamics 365 viene applicata in Outlook o in un altro client di posta elettronica, non in Dynamics 365 for Outlook.

Nota

La sincronizzazione lato server sincronizza gli appuntamenti con la categoria Registrato su Dynamics 365 se l'appuntamento si trova nella cartella Calendario principale o nelle sue sottocartelle. Gli elementi in altre cartelle del calendario non vengono sincronizzati.

Screenshot di una cassetta postale in Outlook, che mostra gli appuntamenti che possono essere sincronizzati dalla cartella Calendario principale.

Quando questi requisiti sono soddisfatti, la sincronizzazione lato server crea l'elemento in Dynamics 365 e stabilisce un collegamento. La sincronizzazione è sempre bidirezionale. Qualsiasi cambiamento da un lato si rifletterà sull'altro.

Per ulteriori informazioni, vedere:

Sincronizzazione degli appuntamenti

La modalità di sincronizzazione degli appuntamenti tra Dynamics 365 ed Exchange dipende dalla direzione di sincronizzazione e dalle proprietà dell'appuntamento.

Organizzatore dell'appuntamento

L'organizzatore dell'appuntamento è un campo chiave per la sincronizzazione dell'appuntamento. Guida diversi comportamenti di sincronizzazione. Ad esempio, solo l'organizzatore degli appuntamenti di Dynamics 365 può sincronizzare e distribuire gli appuntamenti da Dynamics 365 ai partecipanti di Exchange. Quando crei appuntamenti utilizzando le personalizzazioni, come Power Automate o codice personalizzato, assicurati che l'organizzatore sia specificato correttamente. Per impostazione predefinita, il campo dell'organizzatore non è incluso nel modulo appuntamento. Puoi aggiungerlo a moduli, viste o query di ricerca avanzata, se necessario, per verificare che il valore sia presente e corretto.

Se un organizzatore dell'appuntamento viene modificato in Dynamics 365 dopo che è stato sincronizzato con Exchange, l'organizzatore originale potrebbe emettere un annullamento. Ciò può accadere perché l'appuntamento non soddisfa più le condizioni dei filtri di sincronizzazione dell'utente. Inoltre, il nuovo organizzatore può sincronizzare l'appuntamento come una nuova riunione in Exchange. L'invio di un annullamento dall'organizzatore precedente può essere modificato utilizzando OrgDBOrgSetting denominato DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Nota

Un appuntamento creato in Dynamics 365 apparirà come creato dal SISTEMA se sono vere le seguenti condizioni:

  • L'utente che traccia l'appuntamento non è l'organizzatore
  • L'elemento OrgDBOrgSetting denominato DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities è impostato sul valore predefinito di False.

Se l'organizzatore della riunione di Outlook è un utente di Dynamics 365, il proprietario sarà l'organizzatore. Se l'organizzatore non è un utente di Dynamics 365, il proprietario sarà l'utente che l'ha tracciata.

Sincronizzazione degli appuntamenti da Dynamics 365 a Exchange

  • Mapping: Gli appuntamenti in Dynamics 365 si sincronizzano con Exchange come riunioni.

  • Stato dell'appuntamento: Se lo stato dell'appuntamento in Dynamics 365 è Completato, Annullato, o Disponibile (aperto), lo stato dell'appuntamento si sincronizza con Exchange come Disponibile.

  • Promemoria: Non viene impostato alcun promemoria se l'appuntamento risale a più di sette giorni prima o se lo stato dell'appuntamento è Disponibile (aperto).

  • Inviti: Nessun invito viene inviato se:

    • L'appuntamento è nel passato.
    • Nessun partecipante è invitato.
    • L'utente che sincronizza l'appuntamento non è l'organizzatore.
    • Nessuna delle seguenti proprietà è stata modificata: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Sincronizzazione degli appuntamenti annullati ed eliminati da Dynamics 365 a Exchange

Exchange invia un annullamento di appuntamento ai partecipanti quando l'appuntamento viene eliminato nella cassetta postale dell'organizzatore.

Se l'appuntamento viene eliminato in Dynamics 365, non viene inviato alcun annullamento se:

  • L'appuntamento è nel passato.
  • L'utente che sincronizza l'appuntamento non è l'organizzatore dell'appuntamento.
  • L'appuntamento non ha partecipanti.

Per impostazione predefinita, gli appuntamenti annullati in Dynamics 365 non vengono sincronizzati con Exchange come annullati. Per modificare questo comportamento, attiva SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange in OrgDbOrgSettings. Quando questa impostazione è abilitata, l'annullamento di un appuntamento in Dynamics 365 annulla la riunione in Exchange, che invia l'annullamento ai partecipanti.

Quando un appuntamento viene eliminato in Dynamics 365 e sincronizzato con Exchange, l'appuntamento viene eliminato in Exchange solo se sono soddisfatte tutte le seguenti condizioni:

  • L'appuntamento è collegato.
  • L'utente che sincronizza è l'organizzatore dell'appuntamento.
  • L'appuntamento è nel futuro.
  • L'appuntamento non è stato logicamente eliminato.

Se tutte queste condizioni non sono soddisfatte, l'appuntamento è ancora presente in Exchange, ma è scollegato.

Durante il monitoraggio di una riunione ricorrente, Dynamics 365 non invia nuovi inviti ai partecipanti se:

  • Tutte le ricorrenze della serie esistono ancora in Outlook e Exchange.
  • Nessun partecipante è stato aggiunto o eliminato.

Se l'organizzatore ha eliminato le istanze precedenti della serie, Dynamics 365 le vede come mancanti da Exchange. Le ricrea e invia ai partecipanti un nuovo invito.

Sincronizzazione degli appuntamenti da Exchange a Dynamics 365

  • Mapping: Le riunioni in Exchange si sincronizzano con Dynamics 365 come appuntamenti. Le riunioni ricorrenti vengono sincronizzate con Dynamics 365 come appuntamento principale ricorrente e relative istanze. Se le singole istanze di una riunione ricorrente vengono modificate in Exchange, vengono sincronizzate con Dynamics 365 come record di appuntamenti di eccezione.

  • Stato dell'appuntamento e stato disponibile/occupato: Se lo stato dell'appuntamento in Exchange è Disponibile, lo stato dell'appuntamento si sincronizza con Dynamics 365 come Disponibile. Se lo stato lo è Completato o Annullato in Dynamics 365, lo stato dell'appuntamento in Dynamics 365 è impostato su Completato. Se lo stato lo è Aperto in Dynamics 365, lo stato dell'appuntamento è impostato su Disponibile. Se lo stato dell'appuntamento di Exchange è Libero/Occupato è impostato su Altra postazione di lavoro, l'appuntamento di Dynamics 365 è impostato sullo stato Apri e lo stato è Libero.

  • Appuntamenti con stato Completato o Annullato in Dynamics 365: se lo stato dell'appuntamento in Dynamics 365 è Completato o Annullato, eventuali modifiche alla riunione in Exchange non verranno sincronizzate con Dynamics 365.

  • Prenotazione appuntamenti e gestione dei conflitti: Quando un appuntamento viene registrato in Dynamics 365, la sincronizzazione lato server utilizza l'API di prenotazione per assicurarsi che i partecipanti siano disponibili all'ora specificata. Ad esempio, se il calendario dell'organizzatore in Dynamics 365 ha un altro appuntamento contemporaneamente, la prenotazione non riesce e l'appuntamento non viene sincronizzato. L'utente può risolvere il conflitto di programmazione, selezionare di ignorarlo e lasciare che l'appuntamento venga comunque sincronizzato. La prenotazione da Dynamics 365 in Outlook elimina automaticamente il conflitto di pianificazione. Per ulteriori informazioni, vedi È stato rilevato un conflitto di pianificazione durante il salvataggio dell'appuntamento [oggetto dell'appuntamento] da Exchange a Microsoft Dynamics 365.

Sincronizzazione degli appuntamenti annullati ed eliminati da Exchange a Dynamics 365

Quando un appuntamento registrato o un appuntamento eccezionale viene eliminato in Exchange, l'appuntamento non viene eliminato in Dynamics 365 durante la sincronizzazione se:

  • Lo stato è Completato o Annullato.
  • L'appuntamento è nel passato.
  • L'utente che sincronizza l'appuntamento non è l'organizzatore dell'appuntamento.

Un appuntamento di eccezione è un'istanza specifica di un appuntamento ricorrente che è stato modificato individualmente.

Sincronizzazione degli appuntamenti di servizio

  • Mapping: Gli appuntamenti di servizio in Dynamics 365 si sincronizzano con Exchange come riunioni.

  • Inviti e cancellazioni: Gli inviti e le cancellazioni non vengono mai inviati per appuntamenti di servizio.

  • Copie: Durante la sincronizzazione, gli utenti ricevono la propria copia dell'appuntamento di servizio nelle proprie cassette postali. Non esiste un organizzatore centrale per gli appuntamenti di servizio.

Sincronizzazione dei contatti

  • Mapping: I contatti in Dynamics 365 si sincronizzano con Exchange come contatti.

  • Sincronizzazione degli indirizzi: Vedi Sincronizzazione degli indirizzi per i contatti.

  • Contatti eliminati:

    • I contatti eliminati in Dynamics 365 vengono eliminati in Exchange solo se l'utente che esegue la sincronizzazione non è il proprietario del contatto.
    • I contatti eliminati in Exchange vengono eliminati in Dynamics 365 solo se l'utente che esegue la sincronizzazione è il proprietario del contatto.

Sincronizzazione delle attività

La modalità di sincronizzazione delle attività tra Dynamics 365 ed Exchange dipende dalla direzione di sincronizzazione e dalle proprietà dell'attività.

Sincronizzazione delle attività da Dynamics 365 a Exchange

  • Mapping: Fax, lettere, telefonate e attività in Dynamics 365 si sincronizzano con Exchange come attività.

  • Promemoria: Se la data di scadenza dell'attività è più di un giorno fa e lo stato dell'attività in Dynamics 365 è Aperto o Pianificato, durante la sincronizzazione viene impostato un promemoria.

  • Scadenza: La data di fine pianificata dell'attività in Dynamics 365 viene sincronizzata con Exchange come data di scadenza dell'attività.

  • Stato dell'attività: Quando la percentuale di completamento non è specificata:

    • un'attività Aperta si sincronizza con Exchange come Non iniziata.
    • un'attività Completata o Annullata si sincronizza con Exchange come Completata.

  • Data di completamento: La data di fine effettiva dell'attività viene sincronizzata con Exchange come data di completamento dell'attività.

  • Attività eliminate: Le attività eliminate in Dynamics 365 vengono eliminate in Exchange solo se lo stato in Exchange non è Completato.

  • Completamento automatico delle attività: Le attività contrassegnate come completate in Dynamics 365 hanno un valore nel campo actualEnd. Se un campo actualEnd dell'attività è compilato e la data è nel passato, l'attività si sincronizza con Exchange come Completata automaticamente. Se utilizzi le personalizzazioni per riattivare un'attività, assicurati di deselezionare la data actualEnd per evitare il completamento automatico della sincronizzazione lato server.

Sincronizzazione delle attività da Exchange a Dynamics 365

  • Mapping: Le attività in Exchange si sincronizzano con Dynamics 365 come attività.

  • Stato dell'attività: Le attività che non sono state avviate in Exchange si sincronizzano con Dynamics 365 come Non iniziate.

  • Inizio effettivo dell'attività: Quando un'attività creata in Exchange si sincronizza con Dynamics 365, il campo actualStart è impostato sul timestamp corrente.

  • Attività eliminate: Per impostazione predefinita, fax, lettere, telefonate e attività eliminate in Exchange vengono eliminate anche in Dynamics 365. Questo comportamento può essere modificato attivando OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Percentuale di completamento: Le attività impostate come sincronizzazione completa al 100% con Dynamics 365 come Completato.

Impostazioni di sincronizzazione avanzate

Ignorare gli elementi eliminati logicamente durante la sincronizzazione

Quando un elemento non corrisponde ai filtri di sincronizzazione, di solito è per uno di due motivi:

  • Il record non esiste più in Dynamics 365 perché è stato eliminato fisicamente.
  • Il record esiste ancora in Dynamics 365, ma non è più possibile accedervi. L'utente associato alla cassetta postale ha perso l'accesso all'elemento oppure le proprietà dell'elemento sono cambiate e non corrisponde più ai filtri di sincronizzazione. Questa condizione viene definita eliminazione logica.

Per impostazione predefinita, la sincronizzazione lato server invia un'operazione di eliminazione a Exchange in entrambi i casi. Per modificare questo comportamento e ignorare le eliminazioni logiche, attiva DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync in OrgDbOrgSettings.

Per altre informazioni sui filtri di sincronizzazione, vedi:

Consentire elementi copiati

Quando un elemento collegato viene copiato in Exchange, la sincronizzazione lato server ignora l'azione di copia per impostazione predefinita. Questo comportamento evita di creare informazioni duplicate in Dynamics 365. Per modificare questo comportamento e importare elementi duplicati da Exchange, disattiva IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox nell'impostazione OrgDbOrgSettings.

Sincronizzazione di allegati di appuntamenti, indirizzi di contatto e attività in Outlook

Le sezioni seguenti si applicano alla sincronizzazione completata tramite Dynamics 365 for Outlook o alla sincronizzazione lato server. Per ulteriori informazioni, vedi Integrare il sistema di e-mail.

Uno screenshot della scheda Sincronizzazione delle impostazioni di sistema in Dynamics 365 for Outlook.

Sincronizzazione degli allegati degli appuntamenti

Gli utenti possono allegare documenti, immagini, registrazioni e altri file agli appuntamenti che creano in Dynamics 365 o nell'app Dynamics 365 for Outlook. Per impostazione predefinita, gli allegati non vengono inclusi quando gli appuntamenti vengono sincronizzati. Per includerli:

  1. In Dynamics 365 for Outlook, vai a Impostazioni>Amministrazione>Impostazioni di sistema.
  2. Nella scheda Sincronizzazione seleziona Sincronizza gli allegati degli appuntamenti con Outlook o Exchange.
Considerazioni sulla sincronizzazione degli allegati
  • Se disattivi la sincronizzazione degli allegati, gli allegati non vengono visualizzati negli appuntamenti in Dynamics 365. Appaiono ancora negli appuntamenti in Dynamics 365 for Outlook.
  • Gli allegati negli appuntamenti ricorrenti o negli appuntamenti di servizio non possono essere sincronizzati.
  • Gli allegati possono aumentare i tempi di sincronizzazione. Utilizza gli allegati con parsimonia se stai utilizzando una rete a larghezza di banda ridotta.

Sincronizzazione degli indirizzi di contatto

Nella schea Sincronizzazione in Dynamics 365 for Outlook, seleziona una delle seguenti opzioni per scegliere la modalità di sincronizzazione degli indirizzi di contatto:

  • Sincronizza l'indirizzo postale solo nel contatto di Outlook: Un indirizzo postale viene sincronizzato tra Dynamics 365 e Outlook. Ciò è sufficiente per la maggior parte delle organizzazioni ed è l'impostazione predefinita.

  • Sincronizza tutti e tre gli indirizzi (Azienda, Casa, Altro) nel contatto di Outlook: Tutti e tre gli indirizzi postali di Outlook (Azienda, Casa e Altro) vengono sincronizzati tra Dynamics 365 e Outlook.

Avviso

Se disponi di dati esistenti, la modifica dell'impostazione per sincronizzare tutti e tre gli indirizzi può causare la perdita di dati. Gli attributi dei contatti tracciati esistenti vengono rimappati quando questa impostazione è abilitata. È consigliabile testare questa opzione prima di procedere con la distribuzione in modo da comprendere come il remapping influisce sull'ambiente e sui dati. Nella maggior parte dei casi, è necessario disporre dei dati completi in un lato (in genere in Dynamics 365) per averli sincronizzati all'altro lato (in genere Outlook o Exchange).

Per ulteriori informazioni, vedi Quali campi possono essere sincronizzati tra le app Dynamics 365 e Outlook?

Sincronizzazione delle attività assegnate in Outlook

Per impostazione predefinita, le attività create in Dynamics 365 for Outlook non vengono sincronizzate con Dynamics 365. Per sincronizzarle, nella scheda Sincronizzazione in Dynamics 365 for Outlook, seleziona Sincronizza le attività assegnate in Outlook.

Considerazioni sulla sincronizzazione delle attività
  • Non è possibile sincronizzare le attività ricorrenti.
  • La persona che assegna l'attività e la persona a cui viene assegnata l'attività devono essere nella stessa organizzazione.
  • Le attività non possono essere sincronizzate per più indirizzi di posta elettronica.

Vedi anche