Logica di sincronizzazione per appuntamenti, contatti e attività

Questo articolo illustra in che modo gli appuntamenti, i contatti e le attività vengono sincronizzati tra Dynamics 365 e Exchange. Le e-mail vengono sincronizzate separatamente.

Per impostazione predefinita, gli appuntamenti, i contatti e le attività sincronizzano entrambi i modi tra Dynamics 365 ed Exchange. La sincronizzazione lato server, nota anche come sincronizzazione di Exchange, è il metodo preferito. La sincronizzazione avviene in modo diverso a seconda dell'elemento sincronizzato e della direzione di sincronizzazione.

Requisiti per la configurazione della sincronizzazione

Prima di poter sincronizzare appuntamenti, contatti e attività, il record della cassetta postale corrispondente in Dynamics 365 deve soddisfare i requisiti seguenti. Tieni presente che le cassette postali di code non supportano la sincronizzazione di appuntamenti, contatti o attività.

  • L'indirizzo e-mail dell'utente viene approvato.
  • La cassetta postale viene testata e abilitata.
  • Appuntamenti, contatti e attività vengono impostati per utilizzare la sincronizzazione lato server.

Per altre informazioni, vedere Connect to Exchange Online and Server-side synchronization.

Eseguire la sincronizzazione da Dynamics 365 a Exchange

Dopo che un elemento è stato sincronizzato con Exchange, viene stabilito un collegamento. La sincronizzazione è sempre bidirezionale. Qualsiasi modifica da un lato viene riflessa sull'altra.

Informazioni sui filtri di sincronizzazione

I filtri di sincronizzazione determinano i record sincronizzati da Dynamics 365 a Exchange tramite la sincronizzazione lato server. I filtri di sincronizzazione sono sensibili ai privilegi di sicurezza dell'utente per ogni tipo di record.

Quando un record di Dynamics 365 soddisfa i criteri di filtro di sincronizzazione di un utente per la prima volta, il record viene sincronizzato come azione Crea alla cassetta postale di Exchange dell'utente di destinazione. Gli aggiornamenti successivi al record in Dynamics 365 vengono sincronizzati con l'elemento di Exchange corrispondente come azione Update. Quando un record di Dynamics 365 sincronizzato in precedenza con Exchange non soddisfa più i criteri di filtro di sincronizzazione dell'utente, il record di Dynamics 365 viene sincronizzato come azione Di eliminazione in Exchange. Questo problema può verificarsi per i record di Dynamics 365 eliminati fisicamente e quelli eliminati logicamente. Un record eliminato logicamente è qualsiasi record ancora presente in Dynamics 365 ma non viene più restituito dal filtro di sincronizzazione dell'utente. Altre informazioni sulle eliminazioni fisiche e logiche in Ignorare gli elementi eliminati logicamente durante la sincronizzazione per altre informazioni sulle eliminazioni fisiche e logiche.

Per illustrare queste diverse azioni di sincronizzazione, considerare lo scenario seguente:

Paul Cannon e Laura Norman sono configurati per l'uso del filtro di sincronizzazione Contatti attivi predefiniti, che per impostazione predefinita sincronizza i contatti di proprietà dell'utente. Un contatto Linda Mitchell è inizialmente di proprietà di Paul ed è sincronizzato con la cassetta postale di Paul in Exchange come creazione durante il primo ciclo di sincronizzazione di Paul. Successivamente, Paul riassegna la riga di contatto in Dynamics 365 a Laura. Durante il successivo ciclo di sincronizzazione di Paul, il contatto viene sincronizzato come Elimina con la cassetta postale di Paul, perché la riga di contatto non soddisfa più i criteri di filtro di sincronizzazione di Paul. Analogamente, il contatto viene sincronizzato con la cassetta postale di Laura come Create durante il successivo ciclo di sincronizzazione di Laura, in quanto il record ora soddisfa i criteri di filtro di sincronizzazione di Laura. Gli aggiornamenti del contatto in Dynamics 365 continuano a sincronizzarsi con la cassetta postale di Exchange di Laura come aggiornamento purché il record di Dynamics 365 continui a soddisfare i criteri di filtro di sincronizzazione di Laura.

Per altre informazioni, vedere Scegliere i record da sincronizzare tra le app di engagement dei clienti e Exchange.

Annotazioni

Creare, aggiornare ed eliminare azioni in Dynamics 365 e i relativi comportamenti di sincronizzazione associati a Exchange variano in base al tipo di record. Vedere le sezioni seguenti per ogni tipo di record per comprendere in che modo queste azioni influiscono sulla sincronizzazione tra Dynamics ed Exchange.

Eseguire la sincronizzazione da Exchange a Dynamics 365

Gli appuntamenti, i contatti e le attività vengono sincronizzati da Exchange a Dynamics 365 solo quando vengono soddisfatti i requisiti seguenti:

  • L'elemento è stato creato nel Dynamics 365 per Outlook'app.
  • L'elemento viene registrato su Dynamics 365 in Dynamics 365 for Outlook.
  • La categoria Tracciato in Dynamics 365 si applica in Outlook o in un altro client di posta elettronica, non in Dynamics 365 per Outlook.

Annotazioni

La sincronizzazione lato server sincronizza gli appuntamenti con la categoria Tracked a Dynamics 365 se l'appuntamento si trova nella cartella Calendario principale o nelle relative sottocartelle. Gli elementi in altre cartelle del calendario non vengono sincronizzati.

Screenshot di una cassetta postale in Outlook, che mostra gli appuntamenti che possono essere sincronizzati dalla cartella Calendario principale.

Quando questi requisiti vengono soddisfatti, la sincronizzazione lato server crea l'elemento in Dynamics 365 e stabilisce un collegamento. La sincronizzazione è sempre bidirezionale. Qualsiasi cambiamento da un lato si rifletterà sull'altro.

Per altre informazioni, vedere:

Sincronizzazione degli appuntamenti

La sincronizzazione degli appuntamenti tra Dynamics 365 e Exchange dipende dalla direzione di sincronizzazione e dalle proprietà dell'appuntamento.

Organizzatore dell'appuntamento

L'organizzatore dell'appuntamento è un campo chiave per la sincronizzazione dell'appuntamento. Guida diversi comportamenti di sincronizzazione. Ad esempio, solo l'organizzatore degli appuntamenti Dynamics 365 può sincronizzare e distribuire gli appuntamenti da Dynamics 365 ai partecipanti di Exchange. Quando si creano appuntamenti usando personalizzazioni come Power Automate o codice personalizzato, assicurarsi che l'organizzatore sia specificato correttamente. Per impostazione predefinita, il campo dell'organizzatore non è incluso nel modulo appuntamento. Puoi aggiungerlo a moduli, viste o query di ricerca avanzata, se necessario, per verificare che il valore sia presente e corretto.

Se un organizzatore di appuntamenti viene modificato in Dynamics 365 dopo che è stato sincronizzato con Exchange, questo potrebbe causare l'annullamento da parte dell'organizzatore originale. Questo problema può verificarsi perché l'appuntamento non soddisfa più le condizioni dei filtri di sincronizzazione dell'utente. Inoltre, il nuovo organizzatore potrebbe sincronizzare l'appuntamento come nuova riunione in Exchange. L'invio di un annullamento dall'organizzatore precedente può essere modificato utilizzando OrgDBOrgSetting denominato DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Annotazioni

Un appuntamento creato in Dynamics 365 viene visualizzato come creato da SYSTEM se le condizioni seguenti sono vere:

  • L'utente che traccia l'appuntamento non è l'organizzatore
  • L'elemento OrgDBOrgSetting denominato DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities è impostato sul valore predefinito di False.

Se l'organizzatore della riunione di Outlook è un utente di Dynamics 365, il proprietario è l'organizzatore. Se l'organizzatore non è un utente di Dynamics 365, il proprietario è l'utente che lo ha rilevato.

Sincronizzazione degli appuntamenti da Dynamics 365 a Exchange

  • Mapping: Gli appuntamenti in Dynamics 365 vengono sincronizzati con Exchange come riunioni.

  • Stato dell'appuntamento: Se lo stato dell'appuntamento in Dynamics 365 è Completed, Canceled o Free (Aperto), lo stato dell'appuntamento viene sincronizzato con Exchange come Free. Se lo stato dell'appuntamento in Dynamics 365 è Occupato (pianificato), l'appuntamento viene sincronizzato con Exchange come Occupato.

  • Promemoria: Non viene impostato alcun promemoria se l'appuntamento risale a più di sette giorni prima o se lo stato dell'appuntamento è Disponibile (aperto).

  • Inviti: Nessun invito viene inviato se:

    • L'appuntamento è nel passato.
    • Nessun partecipante è invitato.
    • L'utente che sincronizza l'appuntamento non è l'organizzatore.
    • Nessuna delle seguenti proprietà è stata modificata: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Annotazioni

Il sistema non verifica la presenza di conflitti di pianificazione in Exchange prima di sincronizzare gli appuntamenti da Dynamics 365. È possibile usare gli strumenti di pianificazione in Dynamics 365 per gestire centralmente le prenotazioni degli appuntamenti per evitare conflitti.

Sincronizzazione di appuntamenti annullati ed eliminati da Dynamics 365 a Exchange

Exchange invia un annullamento di appuntamento ai partecipanti quando l'appuntamento viene eliminato nella cassetta postale dell'organizzatore.

Se l'appuntamento viene eliminato in Dynamics 365, non viene inviato alcun annullamento se:

  • L'appuntamento è nel passato.
  • L'utente che sincronizza l'appuntamento non è l'organizzatore dell'appuntamento.
  • L'appuntamento non ha partecipanti.

Per impostazione predefinita, gli appuntamenti annullati in Dynamics 365 non vengono sincronizzati con Exchange come Canceled. Per modificare questo comportamento, attiva SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange in OrgDbOrgSettings. Quando questa impostazione è abilitata, l'annullamento di un appuntamento in Dynamics 365 annulla la riunione in Exchange, che invia l'annullamento ai partecipanti.

Quando un appuntamento viene eliminato in Dynamics 365 e sincronizzato con Exchange, l'appuntamento viene eliminato in Exchange solo se vengono soddisfatte tutte le condizioni seguenti:

  • L'appuntamento è collegato.
  • L'utente che sincronizza è l'organizzatore dell'appuntamento.
  • L'appuntamento è in futuro.
  • L'appuntamento non è stato logicamente eliminato.

Se tutte queste condizioni non vengono soddisfatte, l'appuntamento esiste ancora in Exchange, ma non è collegato.

Quando si tiene traccia di una riunione ricorrente, Dynamics 365 non invia nuovi inviti ai partecipanti se:

  • Tutte le ricorrenze della serie esistono ancora in Outlook e Exchange.
  • Nessun partecipante è stato aggiunto o eliminato.

Se l'organizzatore ha eliminato istanze precedenti della serie, Dynamics 365 li vede come mancanti da Exchange. Le ricrea e invia ai partecipanti un nuovo invito.

Sincronizzazione degli appuntamenti da Exchange a Dynamics 365

  • Mapping: Riunioni in Exchange sincronizzate con Dynamics 365 come appuntamenti. Le riunioni ricorrenti vengono sincronizzate con Dynamics 365 come appuntamento primario ricorrente e le relative istanze. Se le singole istanze di una riunione ricorrente vengono modificate in Exchange, vengono sincronizzate con Dynamics 365 come record di appuntamenti di eccezione.

  • Stato appuntamento e disponibilità: Se lo stato dell'appuntamento in Exchange è Free, lo stato dell'appuntamento viene sincronizzato con Dynamics 365 come Free. Se lo stato è Completed o Canceled in Dynamics 365, lo stato dell'appuntamento in Dynamics 365 viene impostato su Completed. Se lo stato è Open in Dynamics 365, lo stato dell'appuntamento viene impostato su Free. Se lo stato dell'appuntamento di Exchange Free/Busy è impostato su Working elsewhere, l'appuntamento Dynamics 365 è impostato sullo stato Open e lo stato è Free. Se lo stato dell'appuntamento di Exchange è Occupato, l'appuntamento di Dynamics 365 è impostato su Occupato (pianificato).

  • Appuntamenti con stato Completato o Annullato in Dynamics 365: Se lo stato dell'appuntamento in Dynamics 365 è Completato o Annullato, le modifiche apportate alla riunione in Exchange non vengono sincronizzate con Dynamics 365.

  • Gestione delle prenotazioni e dei conflitti: Quando un appuntamento viene monitorato per Dynamics 365, la sincronizzazione lato server usa l'API di prenotazione per assicurarsi che i partecipanti siano disponibili al momento specificato. Ad esempio, se il calendario dell'organizzatore in Dynamics 365 ha un altro appuntamento contemporaneamente, la prenotazione non riesce e l'appuntamento non viene sincronizzato. L'utente può risolvere il conflitto di programmazione, selezionare di ignorarlo e lasciare che l'appuntamento venga comunque sincronizzato. La prenotazione da Dynamics 365 in Outlook elimina automaticamente il conflitto di pianificazione. Per ulteriori informazioni, vedere Un conflitto di pianificazione è stato rilevato quando si salvava l'appuntamento [oggetto dell'appuntamento] da Exchange a Microsoft Dynamics 365.

Sincronizzazione di appuntamenti annullati ed eliminati da Exchange a Dynamics 365

Quando un appuntamento rilevato o un appuntamento di eccezione viene eliminato in Exchange, l'appuntamento non viene eliminato in Dynamics 365 durante la sincronizzazione se:

  • Lo stato è Completato o Annullato.
  • L'appuntamento è nel passato.
  • L'utente che sincronizza l'appuntamento non è l'organizzatore dell'appuntamento.

Un appuntamento di eccezione è un'istanza specifica di un appuntamento ricorrente che è stato modificato individualmente.

Sincronizzazione degli appuntamenti di servizio

  • Mapping: Gli appuntamenti del servizio in Dynamics 365 vengono sincronizzati su Exchange come riunioni.

  • Inviti e cancellazioni: Gli inviti e le cancellazioni non vengono mai inviati per appuntamenti di servizio.

  • Copie: Durante la sincronizzazione, gli utenti ricevono la propria copia dell'appuntamento di servizio nelle proprie cassette postali. Non esiste un organizzatore centrale per gli appuntamenti di servizio.

Sincronizzazione dei contatti

  • Mapping: I contatti in Dynamics 365 si sincronizzano con Exchange come contatti.

  • Sincronizzazione degli indirizzi: Vedi Sincronizzazione degli indirizzi per i contatti.

  • Contatti eliminati:

    • I contatti eliminati in Dynamics 365 vengono eliminati in Exchange solo se l'utente di sincronizzazione non è il proprietario del contatto.
    • I contatti eliminati in Exchange vengono eliminati in Dynamics 365 solo se l'utente di sincronizzazione è il proprietario del contatto.

Sincronizzazione delle attività

Il modo in cui le attività vengono sincronizzate tra Dynamics 365 ed Exchange dipendono dalla direzione di sincronizzazione e dalle proprietà dell'attività.

Sincronizzazione delle attività da Dynamics 365 a Exchange

  • Mapping: Fax, lettere, telefonate e attività in Dynamics 365 vengono sincronizzate con Exchange come attività.

  • Reminder: Se la data di scadenza dell'attività è più di un giorno fa e lo stato dell'attività in Dynamics 365 è Open o Scheduled, viene impostato un promemoria durante la sincronizzazione.

  • Data di scadenza: La data di fine pianificata dell'attività in Dynamics 365 viene sincronizzata con Exchange come data di scadenza dell'attività.

  • Stato dell'attività: Quando la percentuale di completamento non è specificata:

    • un'attività Aperta si sincronizza con Exchange come Non iniziata.
    • un'attività Completata o Annullata si sincronizza con Exchange come Completata.

  • Data di completamento: La data di fine effettiva dell'attività viene sincronizzata con Exchange come data di completamento dell'attività.

  • Attività eliminate: Le attività eliminate in Dynamics 365 vengono eliminate in Exchange solo se lo stato in Exchange non è Completate.

  • Task auto-completion: Tasks contrassegnate come Complete in Dynamics 365 hanno un valore nel campo actualEnd. Se un campo actualEnd dell'attività è compilato e la data è nel passato, l'attività si sincronizza con Exchange come Completata automaticamente. Se utilizzi le personalizzazioni per riattivare un'attività, assicurati di deselezionare la data actualEnd per evitare il completamento automatico della sincronizzazione lato server.

Sincronizzazione delle attività da Exchange a Dynamics 365

  • Mapping: Le attività in Exchange vengono sincronizzate come attività su Dynamics 365.

  • Stato dell'attività: Le attività che non sono state avviate in Exchange vengono sincronizzate con Dynamics 365 come Non Avviato.

  • Inizio effettivo attività: Quando un'attività creata in Exchange viene sincronizzata con Dynamics 365, il relativo campo actualStart viene impostato sul timestamp corrente.

  • Deleted tasks: Per impostazione predefinita, fax, lettere, telefonate e attività eliminate in Exchange vengono eliminate anche in Dynamics 365. Questo comportamento può essere modificato attivando OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Percentuale di Completamento: Le attività impostate al 100% di completamento si sincronizzano su Dynamics 365 come Completato.

Impostazioni di sincronizzazione avanzate

Ignorare gli elementi eliminati logicamente durante la sincronizzazione

Quando un elemento non corrisponde ai filtri di sincronizzazione, di solito è per uno di due motivi:

  • Il record non esiste più in Dynamics 365 perché è stato eliminato fisicamente.
  • Il record esiste ancora in Dynamics 365, ma non è più accessibile. L'utente associato alla cassetta postale ha perso l'accesso all'elemento oppure le proprietà dell'elemento sono cambiate e non corrisponde più ai filtri di sincronizzazione. Questa condizione viene definita eliminazione logica.

Per impostazione predefinita, la sincronizzazione lato server invia un'operazione di eliminazione a Exchange in entrambi i casi. Per modificare questo comportamento e ignorare le eliminazioni logiche, attiva DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync in OrgDbOrgSettings.

Per altre informazioni sui filtri di sincronizzazione, vedi:

Consentire elementi copiati

Quando un elemento collegato viene copiato in Exchange, la sincronizzazione lato server ignora l'azione di copia per impostazione predefinita. Questo comportamento evita la creazione di informazioni duplicate in Dynamics 365. Per modificare questo comportamento e importare elementi duplicati da Exchange, disattiva IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox nell'impostazione OrgDbOrgSettings.

Sincronizzazione di allegati di appuntamenti, indirizzi di contatto e attività in Outlook

Le sezioni seguenti si applicano alla sincronizzazione eseguita tramite Dynamics 365 per Outlook o sincronizzazione lato server. Per ulteriori informazioni, vedi Integrare il sistema di e-mail.

Screenshot della scheda Sincronizzazione delle impostazioni di sistema in Dynamics 365 per Outlook.

Sincronizzazione degli allegati degli appuntamenti

Gli utenti possono allegare documenti, immagini, registrazioni e altri file agli appuntamenti creati in Dynamics 365 o nella Dynamics 365 per Outlook'app. Per impostazione predefinita, gli allegati non vengono inclusi quando gli appuntamenti vengono sincronizzati. Per includerli:

  1. In Dynamics 365 per Outlook passare a Settings>Administration>Impostazioni di sistema.
  2. Nella scheda Synchronization selezionare Synchronize appointment attachments with Outlook or Exchange.
Considerazioni sulla sincronizzazione degli allegati
  • Se si disattiva la sincronizzazione degli allegati, gli allegati non vengono visualizzati negli appuntamenti in Dynamics 365. Vengono ancora visualizzati negli appuntamenti in Dynamics 365 per Outlook.
  • Gli allegati negli appuntamenti ricorrenti o negli appuntamenti di servizio non possono essere sincronizzati.
  • Gli allegati possono aumentare i tempi di sincronizzazione. Utilizza gli allegati con parsimonia se stai utilizzando una rete a larghezza di banda ridotta.

Sincronizzazione degli indirizzi di contatto

Nella scheda Synchronization in Dynamics 365 per Outlook selezionare una delle opzioni seguenti per scegliere la modalità di sincronizzazione degli indirizzi dei contatti:

  • Sincronizzare solo l'indirizzo postale nel contatto di Outlook: Un indirizzo postale viene sincronizzato tra Dynamics 365 e Outlook. Ciò è sufficiente per la maggior parte delle organizzazioni ed è l'impostazione predefinita.

  • Synchronize all three addresses (Business, Home, Other) in Outlook contact: Tutti e tre gli indirizzi postali Outlook (Business, Home e Altro) vengono sincronizzati tra Dynamics 365 e Outlook.

Avvertimento

Se disponi di dati esistenti, la modifica dell'impostazione per sincronizzare tutti e tre gli indirizzi può causare la perdita di dati. Gli attributi dei contatti tracciati esistenti vengono rimappati quando questa impostazione è abilitata. È consigliabile testare questa opzione prima di procedere con la distribuzione in modo da comprendere come il remapping influisce sull'ambiente e sui dati. Nella maggior parte dei casi, è necessario disporre dei dati completi su un lato (in genere Dynamics 365) e la sincronizzazione con l'altro lato (normalmente Outlook o Exchange).

Per ulteriori informazioni, vedere Quali campi possono essere sincronizzati tra le applicazioni Dynamics 365 e Outlook?

Sincronizzazione delle attività assegnate in Outlook

Per impostazione predefinita, le attività create in Dynamics 365 per Outlook non vengono sincronizzate con Dynamics 365. Per sincronizzarli, nella scheda Synchronization in Dynamics 365 per Outlook, selezionare Sincronizza le attività che sono assegnate in Outlook.

Considerazioni sulla sincronizzazione delle attività
  • Non è possibile sincronizzare le attività ricorrenti.
  • La persona che assegna l'attività e la persona a cui viene assegnata l'attività devono essere nella stessa organizzazione.
  • Le attività non possono essere sincronizzate per più indirizzi e-mail.

Vedere anche

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