Microsoft 365 用 SharePoint の古い情報管理とレコード管理から Microsoft Purview リスクとコンプライアンス ソリューションに移行するための移行戦略

  • [アーティクル]

開始する前に、移行を計画することが重要です。 ユース ケースによっては、organization内の複数の利害関係者と対話することが必要になる場合があります。 移行戦略を慎重に設計することが重要です。 次の手順のガイドに役立つ例をいくつか提供しました。

Purview リスクとコンプライアンス ソリューションの使用を準備する

  1. 既存の古いポリシーを確認し、最新の機能で再作成する必要があるポリシーを決定します。 コンプライアンスの目標と、これらのニーズを満たすために現在使用している機能を確認します。 たとえば、コンテンツを一部の SharePoint サイトに 1 年間保持するビジネス要件があり、現在、この要件を達成するために情報管理ポリシーを使用している場合があります。 このレビューは、保持スケジュールを監査し、再作成しない可能性のある重複、古い、または競合するポリシーがあるかどうかを特定する機会にもなる可能性があります。 

  2. このガイドを使用して、何を行う必要があるかを理解し、移行元の古い機能と動作を特定し、使用する最新の機能を決定します。 最新の機能に適用できるライセンスがあることを確認することもお勧めします。 Purview データ ライフサイクル管理と Purview レコード管理のライセンスについて詳しくは、こちらをご覧ください。

    プレミアム Purview データ ライフサイクル管理や Purview レコード管理機能など、Microsoft Purview リスクとコンプライアンス ソリューションの無料試用版の対象となる場合があります。 無料試用版を参照してください。

  3. 最新の機能を構成します。 プランで定義されている戦略を実装し、要件を満たす最新の機能を設定します。

  4. 新しい機能が期待どおりに動作していることを確認します。

古い機能と代わりに Purview 機能を使用する

レコード センター サイト

以前の機能 Purview 機能の提案
レコード センター サイト テンプレートは、組織が レコード管理と保持プログラムを実装するのに役立ちます。

レコード センターにレコードを送信する

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レコード コレクションのプログラミング可能なインターフェイス (一般に "送信先" の場所と呼ばれます) を使用すると、組織は SharePoint サイトにファイルを自動的に送信できます。 新しい通信サイトにレコードを自動的にルーティングするようにPowerAutomate を構成します。

コンテンツ オーガナイザー

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コンテンツ オーガナイザーは 、SharePoint サイト内の場所にコンテンツを自動的にルーティングします。 レコードを含むコンテンツをサイト内の場所にルーティングするには:

情報管理ポリシー

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情報管理ポリシーを 使用すると、ライブラリとそのフォルダー、またはサイト コンテンツ タイプに対してスケジュールを定義できます。

ドキュメントの削除ポリシー

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ドキュメント削除ポリシーは、 指定した期間が経過するとサイトからコンテンツを完全に削除します。 コンテンツを保持または削除するアイテム保持ポリシーには、Purview データ ライフサイクル管理を使用します。

インプレース レコード管理

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インプレース レコード管理 では、レコードとして宣言されたドキュメントに対する制限を指定します。 コンテナー機能 を使用すると、管理者はレコードの直接改ざんを防ぎ、バージョンの変更を追跡し、アクションを監査できます。