Oversikt: Fjerne en tidligere ansatt og sikre data

Sjekk ut Microsoft 365-hjelp for små bedrifter på YouTube.

Et spørsmål vi ofte får, er : «Hva bør jeg gjøre for å sikre data og beskytte tilgangen når en ansatt forlater organisasjonen?» Denne artikkelserien forklarer hvordan du blokkerer tilgang til Microsoft 365, slik at disse brukerne ikke kan logge på Microsoft 365, trinnene du bør utføre for å sikre organisasjonsdata, og hvordan du gir andre ansatte tilgang til e-post og OneDrive-data.

Tips

Hvis du trenger hjelp med fremgangsmåten i dette emnet, bør du vurdere å arbeide med en Microsoft Small Business-spesialist. Med Business Assist får du og dine ansatte døgnet rundt tilgang til Small Business-spesialister etter hvert som du utvikler virksomheten din, fra pålasting til daglig bruk.

Før du starter

Du må være global administrator for å fullføre trinnene i denne løsningen.

Hvis du vil fullføre trinnene i denne serien, bruker du disse Microsoft 365-funksjonene og -funksjonene.

Produkt eller komponent Funksjon eller funksjon
Administrasjonssenter for Microsoft 365 Konverter postboks, videresend e-post, opphev tilgang, fjern bruker
Administrasjonssenter for Exchange Blokker bruker, blokker tilgang til e-post, tøm enhet
OneDrive og SharePoint Gi tilgang til andre brukere
Outlook Importere PST-filer, legge til postboks
Active Directory Fjerne brukere i hybridmiljøer

Løsning: Fjerne en tidligere ansatt

Viktig

Selv om vi har nummerert trinnene i denne løsningen, og du ikke trenger å fullføre løsningen ved hjelp av den nøyaktige rekkefølgen, anbefaler vi at du utfører trinnene på denne måten.

Skjermbilde: Trinn for å fjerne en tidligere ansatt fra organisasjonen



Trinn Hvorfor du gjør dette
Trinn 1 – Hindre en tidligere ansatt i å logge på og blokkere tilgang til Microsoft 365-tjenester Dette blokkerer den tidligere ansatte fra å logge på Microsoft 365 og hindrer personen i å få tilgang til Microsoft 365-tjenester.
Trinn 2 – Lagre innholdet i en tidligere ansatts postboks Dette er nyttig for personen som skal overta den ansattes arbeid, eller hvis det er søksmål.
Trinn 3 – Tøm og blokker en tidligere ansatts mobilenhet Fjerner forretningsdata fra telefonen eller nettbrettet.
Trinn 4 – Videresende en tidligere ansatts e-post til en annen ansatt eller konvertere til en delt postboks Dette gjør at du kan holde e-postadressen til en tidligere ansatt aktiv. Hvis du har kunder eller partnere som fremdeles sender e-postmeldinger til den tidligere ansattes adresse, vil dette sende e-postmeldingene videre til personen som har tatt over arbeidet.
Trinn 5 – Gi en annen ansatt tilgang til OneDrive- og Outlook-data Hvis du bare fjerner en brukers lisens, men ikke sletter kontoen, forblir innholdet i brukerens OneDrive tilgjengelig for deg selv etter 30 dager.

Før du sletter kontoen, bør du gi tilgang til OneDrive og Outlook til en annen bruker. Når du sletter en ansatts konto, beholdes innholdet i OneDrive og Outlook i 30 dager. I løpet av disse 30 dagene kan du imidlertid gjenopprette brukerens konto og få tilgang til innholdet. Hvis du gjenoppretter brukerens konto, forblir OneDrive- og Outlook-innholdet tilgjengelig for deg selv etter 30 dager.

Trinn 6 – Fjerne og slette Microsoft 365-lisensen fra en tidligere ansatt Når du fjerner en lisens, kan du tilordne den til noen andre. Eller du kan slette lisensen slik at du ikke betaler for den før du ansetter en ny person.

Når du fjerner eller sletter en lisens, beholdes brukerens gamle e-post, kontakter og kalender i 30 dager. Deretter slettes de for godt. Hvis du fjerner eller sletter en lisens, men ikke sletter kontoen, forblir innholdet i brukerens OneDrive tilgjengelig for deg selv etter 30 dager.

Trinn 7 – Slette brukerkontoen til en tidligere ansatt Dette fjerner kontoen fra administrasjonssenteret. Holder orden på ting.

Se: Slette en bruker

Se denne videoen og andre på YouTube-kanalen vår.

Når en ansatt slutter i firmaet, må du fjerne dem fra Microsoft 365 for bedrifter. Før du gjør dette, bør du blokkere dem fra å få tilgang til firmafiler, bevare dokumentene de opprettet, og utføre flere andre administratoroppgaver som er knyttet til å fjerne en bruker.

  1. Velg Brukere fra administrasjonssenteret, og velg Aktive brukere.
  2. Velg brukeren du vil fjerne, og velg deretter Slett bruker.
  3. Merk av i boksen for å fjerne lisensen, og merk av i boksen for å fjerne e-postaliasene.
  4. Merk av i boksen for å gi en annen bruker tilgang til den tidligere ansattes e-post, og velg Velg en bruker og angi e-postalternativer.
  5. Hvis du vil fjerne tilknyttede e-postaliaser, velger du X ved siden av aliasene.
  6. Se gjennom informasjonen i den delte postboksen, og velg Fullfør.
  7. Bekreft at alternativene er riktig angitt, og velg Tilordne og konverter.
  8. Se gjennom resultatene, og velg Lukk.

Når du har fjernet en bruker, har du opptil 30 dager på deg til å gjenopprette kontoen.

Gjenopprette en bruker (artikkel)
Legg til en ny ansatt i Microsoft 365 (artikkel)
Tilordne lisenser til brukere (artikkel)
Remove-CalendarEvents
Oppheve lisenser fra brukere (artikkel)