Avstemme betalinger ved hjelp av automatisk utligning
Siden Betalingsavstemmingskladd angir betalinger, enten innkommende eller utgående, som er registrert som transaksjoner på den elektroniske bankkontoen eller betalingstjenesten. Du kan utligne betalingene mot relaterte åpne kunde-, leverandør- og bankkontoposter. Fyll ut kladden ved å importere et bankkontoutdrag som bankfeed eller -fil, eller ved å manuelt angi transaksjoner du foretar gjennom betalingstjenesten.
Merk
Siden inneholder automatisk samsvarsfunksjonalitet som gjelder betalinger til de relaterte åpne postene, basert på samsvar av data på en bankkontoutdragslinje (kladdelinje) med data på én eller flere åpne poster. Merk at du kan overskrive foreslått automatisk bruk, og du kan velge ikke å bruke automatisk bruk i det hele tatt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se trinn 7.
En betalingsavstemmingskladd er knyttet til én bankkonto i Business Central. Bankkontoen representerer den elektroniske bankkontoen der betalingstransaksjonene registreres. Alle åpne bankposter relatert til den utlignede kunden- eller leverandørposter lukkes når du velger handlingen Bokfør betalinger og avstem bankkonto. Bankkontoen blir automatisk avstemt for betalinger du bokfører med kladden.
Hvis du bruker siden Betalingsavstemmingskladd til å registrere og utligne kundebetalinger, kan du definere kladden slik at den bruker en bestemt nummerserie. Etterpå kan du angi nummerseriene i feltet Nummerserie for betalingsavstemming på en bankkonto. Ved å bruke en egen nummerserie kan det være enklere å identifisere eventuelle poster som ble bokført gjennom kladden.
På samme måte som andre kladder, når du korrigerer bokførte poster, kan du tilbakeføre poster som ble bokført via betalingsavstemmingskladden, fra Finansjournal-siden. Det kan for eksempel være at du vil tilbakeføre poster for betalinger du har utlignet mot feil kunde. Du må først oppheve utligningen av bokførte kundeposter. Deretter kan du bruke handlingen Tilbakefør journal på siden Finansjournal til å tilbakeføre kladden som bokførte betalingene. På siden Bokførte finanskladder kan du eventuelt bruke handlingen Kopier valgte linjer til kladd til å tilbakeføre bestemte linjer fra den bokførte journalen for betalingsavstemming.
Når du bruker automatisk utligning, gjenkjenner Business Central bankposter som allerede er bokført, som bidrar til å forhindre dobbelt bokføring.
Du kan importere banktransaksjoner som CSV-bankfiler eller et annet format som banken tilbyr. Hvis du vil importere bankkontoutdrag som bankfeeder, må du først aktivere en dedikert bankintegreringstjeneste og deretter knytte bankkontoen til den relaterte nettbankkontoen. Betalingsavstemmingskladden oppdager deretter automatisk bankfeeder når du velger handlingen Importer banktransaksjoner. I tillegg kan du konfigurere en bankkonto til automatisk å importere nye bankkontoutdragsfeeder hver time. Transaksjoner for betalinger som allerede er bokført som utlignet og/eller avstemt vil ikke bli importert. Du kan bruke Envestnet Yodlee Bank Feeds-tjenesten til disse transaksjonene, som er forhåndsinstallert i enkelte lands versjoner av Business Central. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere Envestnet Yodlee Bank Feeds-tjenesten. Du kan også få en Microsoft-partner til å hjelpe deg med å oppfylle firmaets eller nasjonale krav.
Med handlingen Tilordne tekst til konto kan du definere tilordninger mellom tekst på betalinger og bestemte debet-, kredit- og motkonti, slik at slike betalinger bokføres på de angitte kontiene når du bokfører kladden for betalingsavstemming. Tildeling er nyttig til for eksempel gjentakende innbetalinger eller utgifter, for eksempel hyppige kjøp av drivstoff til bil eller bankgebyrer og renter, som regelmessig oppstår på bankkontoutdraget og ikke trenger et tilknyttet forretningsdokument. (Se trinn 10) Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilordne tekst om regelmessige betalinger til kontoer for automatisk avstemming.
Det kan hende at kladdelinjer ikke har noen foreslått utligning, noe som kan skje av ulike årsaker. Dette kan for eksempel være fordi et dokument mangler eller en kunde overbetalte og det finnes et tilleggsbeløp etter at betalingen er utlignet i en annen kladdelinje. I slike tilfeller kan du bruke handlingen Overfør differanse til konto for å opprette og bokføre den manglende finansposten, for eksempel for en refusjon, som er nødvendig å utligne betalingen mot. (Se trinn 11) Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Avstemme betalinger som ikke kan brukes.
Du bruker Utlign automatisk-funksjonen enten automatisk når du importerer en bankfil eller feed med betalingstransaksjoner eller aktiverer den, for å utligne betalinger mot tilknyttede åpne poster basert på samsvar av tekst på en bankkontoutdragslinje (kladdelinje) med tekst på én eller flere åpne poster. Denne automatiseringen er basert på regler som du definerer på siden Betalingsutligningsregler, der du også definerer om et avstemmingsforslag krever gjennomgang. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere regler for automatisk utligning av betalinger.
På kladdelinjer der en betaling er utlignet automatisk mot én eller flere åpne poster, har Konfidensintervall-feltet verdien Lav, Middels eller Høy for å angi kvaliteten på datasamsvaret som den foreslåtte betalingsutligningen er basert på.
Enkelte betalingsprogrammer krever gjennomgangen definert av den brukte samsvarsregelen, for eksempel linjer med lavt konfidensintervall. Andre linjer krever gjennomgang og manuell endring fordi det finnes en verdi i feltet Differanse. Hvis du vil gå gjennom én eller flere betalingsutligninger, velger du feltet Linjer som skal gjennomgås eller Linjer med differanse nederst. Siden Se gjennom betalingsutligning åpnes med alle relevante opplysninger om kunden eller leverandøren som betalingen gjelder, de tilsvarende detaljene og handlingene for å behandle linjen, for eksempel handlingen Godta utligning. (Se trinn 7 og 8)
For hver kladdelinje som representerer en betaling på siden Betalingsavstemmingskladd, kan du åpne siden Betalingsutligning hvis du vil vise alle åpne kandidatposter for betalingen og detaljert informasjon for hver post om datasamsvaret som en betalingsutligning er basert på. Her kan du manuelt utligne betalinger som ble utlignet automatisk mot feil oppføring, eller utligne betalinger på nytt. (Se trinn 10) Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Se gjennom eller utlign betalinger etter automatisk utligning.
Bemerkning
Du kan starte import av banktransaksjoner samtidig som du åpner siden Betalingsavstemmingskladd for en eksisterende kladd. Følgende prosedyre beskriver hvordan du importerer banktransaksjoner til siden Betalingsavstemmingskladd etter at du har opprettet en ny kladd.
Avstemme betalinger ved hjelp av automatisk utligning
Velg ikonet
, angi Betalingsavstemmingskladder, og velg deretter den relaterte opprette en kobling.Hvis du vil arbeide i en ny kladd for betalingsavstemming, velger du handlingen Ny kladd.
På siden Betalingsbankkonto - oversikt velger du bankkontoen du vil utligne betalinger for, og deretter velger du OK-knappen. Siden Betalingsavstemmingskladd åpnes forberedt for den valgte bankkontoen.
Velg handlingen Importer banktransaksjoner. Hvis bankkontoen for den valgte journalen ikke er definert for import av banktransaksjoner, hjelper Business Central deg med dette.
Velg filen som inneholder banktransaksjoner for betalingene du vil avstemme, på siden Velg en fil som skal importeres, og velg deretter Åpne-knappen.
Hvis Envestnet Yodlee Bank Feeds-tjenesten er aktivert, angir du datointervallet for bankkontoutdrag som skal importeres på siden Filtrering av bankkontoutdrag, som åpnes automatisk.
Siden Betalingsavstemmingskladd fylles ut med linjer for betalinger som representerer banktransaksjoner i det importerte bankkontoutdraget.
På linjer for betalinger som er utlignet automatisk mot tilknyttede åpne poster, angir Konfidensintervall-feltet kvaliteten på datasamsvaret som den foreslåtte betalingsutligningen er basert på. Feltene Kontonavn, Kontotype og Kontonr. og fylles i tillegg ut med informasjon om kunden eller leverandøren som betalingen utlignes mot.
De automatiske utligningene, de tilhørende kvalitetene og om linjer må gjennomgås, kontrolleres av regler. Du kan redigere reglene for å justere resultatene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere regler for automatisk utligning av betalinger.
Hvis du vil se gjennom, godkjenne/fjerne eller manuelt endre flere betalingsutligninger som har en verdi i feltet Differanse, velger du handlingen Linjer med differanse nederst.
Siden Se gjennom betalingsutligning åpnes og viser den første utligningen som skal gjennomgås. Den neste utligningen som skal gjennomgås, vises på siden mens du behandler den forrige. Gjennomgangen omfatter opplysninger om kunden eller leverandøren som betalingen gjelder, de tilsvarende detaljene og handlingene for å behandle linjen, for eksempel handlingene Godta utligning og Utlign manualt.
Hvis du vil se gjennom, godkjenne eller fjerne eller manuelt endre flere betalingsutligninger som regelen er satt til å gjennomgå, velger du handlingene Linjer som skal gjennomgås.
Hvis du vil endre en automatisk utligning, velger du en kladdelinje og velger deretter handlingen Utlign manuelt for å se gjennom betalingen manuelt på siden Betalingsutligning. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Se gjennom eller utligne betalinger etter automatisk utligning.
Velg en kladdelinje med opphevet utligning for en gjentakende innbetaling eller utgift, for eksempel kjøp av drivstoff til en bil, og velg deretter Tilordne tekst til konto. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilordne tekst om regelmessige betalinger til kontoer for automatisk avstemming.
Når du er ferdig med å tilordne betalingstekst til kontoer, velger du handlingen Utlign manuelt.
Når det er definert en tildeling av typen tekst-til-konto, vil den resulterende automatiske betalingsutligningen inneholde Høy – tekst-til-konto-tilordning i feltet Konfidensintervall.
For en kladdelinje som har ingen foreslått utligning fordi det ikke finnes noen finanskonto den kan utlignes mot, velger du handlingen Overfør differanse til konto for å opprette og bokføre den manglende finansposten som kreves for å utligne betalingen mot. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Avstemme betalinger som ikke kan brukes.
Hvis ingen flere linjer krever gjennomgang, og feltet Differanse er tomt på alle linjer, velger du Bokfør-handlingen og velger deretter ett av følgende alternativer:
- Bokføre betalinger og avstemme bankkonti - Bokføre betalingene som utlignet, og også lukke de relaterte bankkontopostene som avstemt.
- Bare bokfør betalinger- Hvis du bare vil bokføre betalingene som utlignet, men la de tilknyttede bankkontopostene være åpne. Påkrevd at du avstemmer bankkontoen separat, for eksempel: Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Avstemme bankkonti.
- Testrapport - For å gjennomgå resultatet av bokføringen før du bokfører. Bankkontoutdrag-rapporten åpnes og viser de samme feltene som nederst i på siden Betalingsavstemmingskladd.
Når du bokfører betalingsavstemmingskladden, lukkes de åpne utlignede postene. Kontoene for kunder, leverandører eller finans oppdateres. De angitte kunde-, leverandør- og finanskontiene oppdateres for betalinger på kladdelinjer basert på tekst-til-kontotilordning. Det opprettes bankkontoposter for alle kladdelinjene. Hvis du velger handlingen Bokfør betalinger og avstem bankkonto, vil alle åpne bankposter relatert til den utlignede kunden- eller leverandørposter lukkes. Dette betyr at bankkontoen automatisk avstemmes for betalinger du bokfører med kladden.
Du kan sammenligne verdien i feltet Saldo på bankkonto etter bokføring med verdien i feltet Utdrag - sluttsaldo for å spore når bankkontoen avstemmes basert på betalinger som du bokfører.
Merk
Hvis du ikke vil avstemme bankkontoen fra siden Betalingsavstemmingskladd , må du bruke siden Bankkontoavstemming . Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Avstemme bankkonti.