Opprett brukere i henhold til lisenser

Bemerkning

Azure Active Directory er nå Microsoft Entra ID. Få mer informasjon

Sikkerhetsgrupper er nye i Business Central i lanseringsbølge 1 i 2023. De ligner på brukergruppene som er omtalt i denne artikkelen. Som med brukergrupper tildeler administratorer tillatelsene til sikkerhetsgruppen som medlemmene trenger for å kunne utføre jobbene sine.

Brukergrupper vil ikke lenger være tilgjengelige i en fremtidig versjon. Du kan fortsette å bruke brukergrupper for å behandle tillatelser frem til da. Hvis du vil lære mer om sikkerhetsgrupper, kan du gå til Kontrollere tilgangen til Business Central ved hjelp av sikkerhetsgrupper.

Denne artikkelen beskriver hvordan administratorer oppretter brukere og definerer hvem som kan logge seg på Business Central. Denne artikkelen beskriver også hvordan du tildeler tillatelser til ulike brukere i henhold til produktlisensene dine.

Når du oppretter brukere i Business Central, gir du tillatelser til dem gjennom tillatelsessett. Du kan også organisere brukere i brukergrupper. Brukergrupper gjør det enklere å behandle tillatelser og andre innstillinger for flere brukere samtidig. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilordne tillatelser til brukere og grupper.

Hvis du vil ha mer informasjon om de ulike typene lisenser og hvordan lisensiering fungerer i Business Central, kan du se Laste ned lisensieringsveiledningen for Dynamics 365.

Merk

Prosessen med å behandle brukere og lisenser varierer avhengig av om Business Central er distribuert elektronisk eller lokalt. For Business Central online må du legge til brukere fra Microsoft 365. I lokale distribusjoner kan du opprette, redigere og slette brukere direkte.

Behandle brukere og lisenser i nettleietakere

Brukerkontoer i Business Central må først opprettes i administrasjonssenteret for Microsoft 365. Disse brukerkontoene er ikke eksklusive for Business Central. Hvis du abonnerer på andre planer, kan de brukes til å logge på andre programmer, for eksempel Power BI. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter brukere i administrasjonssenteret for Microsoft 365, går du til Legg til brukere i administrasjonssenteret for Microsoft.

Abonnementet på Business Central på nettet definerer hvor mange Business Central-brukerlisenser du er tillatt. Brukere legges til i leietakeren din i Microsoft Partner Center, vanligvis av Microsoft-partneren. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Administrasjon av Business Central Online.

Du tilordner lisenser til brukere i henhold til arbeidet hver bruker gjør i Business Central. Du kan tildele lisenser på flere måter:

• Selskapets Microsoft 365-administrator kan gjøre dette i administrasjonssenteret for Microsoft 365. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til brukere individuelt eller gruppevis i Microsoft 365.
• En Microsoft-partner kan tilordne lisenser i administrasjonssenteret for Microsoft 365 eller i Microsoft Partner Center. Hvis du vil ha mer informasjon, se Brukerbehandlingoppgaver for kundekonti i hjelpen for Microsoft Partner Center.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Administrasjon av Business Central Online i hjelpen for administrasjon.

Når brukerkontoer er opprettet i administrasjonssenteret for Microsoft 365, kan du importere dem til Business Central på to måter:

• En brukerkonto importeres automatisk når brukeren logger seg på Business Central for første gang.

  Bemerkning

  Når en bruker logger på Business Central Online, kan du ikke slette brukeren.

• Administratoren kan importere brukere ved å velge handlingen Oppdater brukere fra Microsoft 365 på *Brukere-siden.

Begge måtene har sine egne fordeler, og du kan bruke dem samtidig. Med hver fremgangsmåte kan administratorer proaktivt konfigurere Business Central for å tildele oppstartstillatelsene, brukergruppene og brukerprofilene. Hvis du bruker handlingen Oppdater brukere fra Microsoft 365, får administratorer mer kontroll til å justere tillatelser, brukergrupper og profiler. Det er en ideell måte når du setter opp Business Central for første gang, før noen brukere logger seg på, eller når du legger til en ny brukergruppe.

Merk

Når du har lagt til brukere i Microsoft 365-administrasjonssenteret, anbefaler vi at du oppdaterer bruker opplysningene i Business Central så raskt som mulig. Det er enkelt å holde brukerinformasjon oppdatert, og det bidrar til å sikre at personer alltid kan logge seg på. Se Slik legger du til brukere eller oppdaterer brukerinformasjon og lisenstilordninger i Business Central for mer informasjon.

Det er spesielt viktig å oppdatere brukerinformasjon hvis du har egendefinerte tillatelsessett for lisensen. Hvis en ny bruker prøver å logge seg på Business Central før du har lagt til vedkommende, er det ikke sikkert de kan logges seg på. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurer tillatelser basert på lisenser.

Brukere som opplever dette problemet, blir ikke faktisk sperret. De kan enten bruke handlingen Gå tilbake til startsiden eller ganske enkelt logge seg på igjen for å løse problemet.

Du vil kanskje se andre brukere i listen Brukere i tillegg til fra ditt eget selskap. Når en delegert administrator fra et forhandlerselskap logger seg på et Business Central-miljø på vegne av kunden, opprettes de automatisk som en bruker i Business Central. På denne måten logges Business Central-handlingene som utføres av en delegert administrator, for eksempel bokføringsdokumenter og tilknyttet bruker-ID-en.

Med detaljert delegert administratortilgang (GDAP) vises brukeren i Brukere-listen, og kan tildeles alle tillatelser. De vises ikke med navn og andre personlige opplysninger, men med firmanavn og en unik ID. Både interne og eksterne administratorer kan se disse brukerne i Brukere-listen, og de har full gjennomsiktighet i hva disse brukerne gjør gjennom endringsloggen for eksempel. Men de kan ikke se det faktiske navnet på disse brukerne. GDAP-brukere vises med brukernavn i følgende format: User123456@partnerdomain.com. De kan ha et brukernavn som gjenspeiler partnerens firmanavn, og e-postadressen er ikke den faktiske e-postadressen til personen. På denne måten avslører ikke GDAP-brukerkontoer personlig informasjon. Hvis du trenger å finne ut hvem personen bak et slikt pseudonym er, må du kontakte selskapet som denne brukeren arbeider for eller har arbeidet for.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Delegert administratortilgang til Business Central Online.

Konfigurer tillatelser basert på lisenser

GJELDER: Business Central 2022 lanseringsbølge 1 og nyere

Administratorer kan konfigurere tillatelsessett og brukergrupper for hver lisens.

Den vanligste lisensen, Dynamics 365 Business Central Team Member, har for eksempel følgende tillatelsessett som standard:

• D365 LESE
• D365-TEAMMEDLEM
• REDIGER I EXCEL – VIS
• EKSPORTER RAPPORT EXCEL
• LOKAL

Andre tillatelsessett legges til automatisk basert på brukergruppene som er tildelt lisensen. Når du oppretter en ny bruker basert på denne lisensen, tilordner Business Central tillatelsessettene som kommer fra brukergruppene, og tillatelsessettene fra lisensen. De samme oppstartstillatelsene tildeles brukeren hvis brukerkontoen ble opprettet automatisk i Business Central, eller hvis administratoren brukte handlingen Oppdater brukere fra Microsoft 365 på siden Brukere.

Hvis denne standarddefinisjonen ikke er riktig oppsett for et bestemt miljø, kan administratoren endre konfigurasjonen. Egendefinerte tillatelser vil imidlertid bare påvirke nye brukere som er tildelt lisensen. Tillatelser for eksisterende brukere som er tildelt lisensen, påvirkes ikke.

1. Logg deg på Business Central ved å bruke en administratorkonto.

2. Velg ikonet , skriv inn lisenskonfigurasjon, og velg deretter det relaterte opprette en kobling.

3. Velg lisensen du vil tilpasse, på siden Lisenskonfigurasjon, og velg deretter handlingen Konfigurer.

4. Velg feltet Tilpass tillatelser for å slå på tilpassing, og gjør deretter endringene.

   I vårt eksempel vil administratoren fjerne tillatelsen til å redigere i Excel, og vedkommende fjerner derfor brukergruppen for Excel-eksporthandling fra teammedlemslisensen. Etterpå kan ikke nye brukere som er tildelt teammedlemslisensen, eksportere data til Excel. Hvis organisasjonen ombestemmer seg, kan de gå tilbake til siden Lisenskonfigurasjon og slå av tilpasningen for denne lisenstypen.

Viktig!

Denne tilpasningen av tillatelser trer bare i kraft for nye brukere som du tildeler den aktuelle lisensen til. Eksisterende brukere oppdateres ikke. Vi anbefaler at du tilpasser tillatelsene før du begynner å tildeler brukerlisenser i Microsoft 365-administrasjonssenteret.

Slik legger du til brukere eller oppdaterer brukerinformasjon og lisenstilordninger i Business Central

Når du har lagt til brukere eller endret brukerinformasjon i administrasjonssenteret for Microsoft 365, kan du raskt importere brukerinformasjonen til Business Central. Importen omfatter lisenstildelinger.

Tips

Hvis du må oppdatere brukerinformasjon og har mange brukere, kan du bruke filtreringsruten til å begrense listen. Du kan filtrere etter grunnleggende informasjon, for eksempel brukernavn, eller angi mer tekniske filtre, for eksempel brukerens sikkerhets-ID.

1. Logg deg på Business Central ved å bruke en administratorkonto.
2. Velg ikonet, angi Brukere, og velg deretter det relaterte opprette en kobling.
3. Velg Oppdater brukere fra Microsoft 365.

Viktig!

Kjøring av synkronisering av brukere fra Microsoft 365 å bruke Oppdater brukere fra Microsoft 365 hjelpelinje, krever SUPER-tillatelsessett.

Bemerkning

Oppdater brukere fra Microsoft 365 hjelpelinje oppdaterer ikke brukere som ikke er tilordnet en lisens, for eksempel noen som er Dynamics 365 administrator. Disse brukerne oppdateres neste gang de logger på miljøet.

Det neste trinnet for nylig opprettede brukere er å tildele brukergrupper og -tillatelser. Gå til Tildel tillatelser til brukere og grupper for informasjon. Hvis du oppdaterer en bruker med en lisensendring, tilordner Business Central brukere til riktig brukergruppe og oppdaterer tillatelsessettene deres. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Administrere tillatelser gjennom brukergrupper.

Bemerkning

Med 2024 lanseringsbølge 1 kan en Premium-lisensbruker logge på et selskap der feltet Brukeropplevelse er satt til Essentials på siden Selskapsinformasjon . Premium-brukeren kan imidlertid ikke bruke noen av funksjonene som Premium-lisensen gir. Dette gjelder ikke motsatt vei. Brukere som har en Essentials-lisens, kan ikke logge på et selskap der brukeropplevelsen er satt til Premium på siden Selskapsinformasjon . Gå til nettstedet for Business Central hvis du vil ha mer informasjon om lisensiering.

Hvis du bruker en ekstern regnskapsfører til å administrere regnskap og finansrapportering, kan du invitere regnskapsføreren til Business Central, slik at vedkommende kan arbeide med regnskapsdataene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Invitere den eksterne regnskapsføreren til Business Central.

Hvis du vil ha mer informasjon om å synkronisere brukerinformasjon med Microsoft 365, går du til delen Synkronisering med Microsoft 365.

Merk

Hvis du bruker en ekstern regnskapsfører til å administrere regnskap og finansrapportering, kan du invitere regnskapsføreren til Business Central, slik at vedkommende kan arbeide med regnskapsdataene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Invitere den eksterne regnskapsføreren til Business Central.

Fjerne en brukers tilgang til systemet

Du kan fjerne en brukers tilgang til Business Central på nettet. Alle referanser til brukeren beholdes. Brukeren kan imidlertid ikke logge seg på og aktive økter for brukeren stoppes.

1. Velg ikonet, angi Brukere, og velg deretter det relaterte opprette en kobling.
2. Åpne siden Brukerkort for den aktuelle brukeren, og velg deretter Deaktivert i feltet Status.
3. Hvis du vil gi brukeren tilgang igjen, setter du verdien for feltet Status til Aktivert.

Du kan også fjerne lisensen fra en bruker i administrasjonssenteret for Microsoft 365. Brukeren kan da ikke logge på. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Fjerne lisenser fra brukere.

Synkronisere med Microsoft 365

Når du tilordner en lisens for Business Central til en bruker i Microsoft 365, kan du opprette brukeren i Business Central på to måter.

• Administratoren kan legge til brukeren ved å velge Oppdater brukere fra Microsoft 365-handlingen på Brukere-siden som beskrevet i delen Slik legger du til en bruker eller oppdaterer brukerinformasjon i Business Central.
• Lisensinformasjonen oppdateres automatisk når brukeren logger på første gang.

I begge tilfeller brukes flere innstillinger automatisk. Disse innstillingene er oppført i andre og tredje kolonne i tabellen nedenfor.

Hvis du endrer brukerinformasjon i Microsoft 365, kan du oppdatere Business Central for å gjenspeile endringen. Avhengig av hva du vil oppdatere, kan du bruke én av handlingene på Brukere-siden. Handlingene beskrives i de to siste kolonnene i tabellen nedenfor.

Hva skjer når:	Første bruker, første pålogging	Oppdater brukere fra Microsoft 365	Gjenopprett brukerens standardbrukergrupper
Omfang:	Gjeldende bruker	Flere valgte brukere	Enkeltvalgt bruker (bortsett fra gjeldende)
Opprett den nye brukeren, og tilordne SUPER-tillatelsessett.	X	X
Oppdater brukeren basert på informasjon i Microsoft 365: status, fullt navn, kontaktens e-post, godkjennings-e-post.	X	X	X
Synkroniser brukerplaner (lisenser) med lisenser og roller tilordnet i Microsoft 365.	X	X	X
Legg til brukeren i brukergrupper i henhold til gjeldende brukerplaner. Fjern tillatelsessettet SUPER for alle andre brukere enn den første brukeren som skal logge på, samt administratorer. Det må være minst en forekomst av tillatelsessettet SUPER.	X	X	X Fjerner manuelt tilordnede brukergrupper og tillatelser.

Brukere kan få tilgang til Business Central-poster i Teams ved hjelp av bare Microsoft 365-lisensen sin. Når tilgang er aktivert for et miljø, hopper synkronisering ved hjelp av handlingen Oppdater brukere fra Microsoft 365 brukere som bare har en Microsoft 365 lisens. Hvis du vil inkludere disse brukerne i synkroniseringen, må du først oppdatere miljøinnstillinger ved å tildele en sikkerhetsgruppe som inneholder brukere med en Business Central-lisens og brukere som bare har en Microsoft 365-lisens.

Finn ut mer om hvordan du sikrer tilgang til miljøer ved hjelp av sikkerhetsgrupper, på Administrere tilgang ved hjelp av Microsoft Entra grupper.

Få en oversikt over tilgang til Business Central i Teams med Microsoft 365-lisenser under administratortilgang-med-m365-lisens.

Behandle brukere og lisenser i lokale distribusjoner

For lokale distribusjoner er antallet brukerlisenser angitt i lisensfilen (.bclicense eller .flf). Når en administrator eller Microsoft-partner laster opp lisensfilen, kan de angi hvilke brukere som kan logge på Business Central.

Ved distribusjon på stedet oppretter, redigerer og sletter administratoren brukere direkte fra Brukere-siden.

Slik redigerer eller sletter du en bruker i en lokal distribusjon

1. Velg ikonet, angi Brukere, og velg deretter det relaterte opprette en kobling.
2. Velg brukeren du vil redigere, og velg deretter Rediger-handlingen.
3. På siden Brukerkort endrer du informasjonen etter behov.
4. Hvis du vil slette en bruker, velger du brukeren du vil slette, og deretter velger du handlingen Slett.

Merk

For lokale distribusjoner kan en administrator angi hvordan brukerlegitimasjoner skal godkjennes i Business Central Server-forekomsten. Når du oppretter en bruker, angir du legitimasjonstypen du bruker.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Godkjenning og legitimasjonstyper i administrasjonshjelpen for Business Central.

Analysere brukerstatus etter lisenstype

Du kan bruke Dataanalyse-funksjonen til å analysere data på Brukere-siden . Du trenger ikke å kjøre en rapport eller åpne et annet program, for eksempel Excel. Funksjonen gir en interaktiv og allsidig måte å beregne, summere og undersøke data på. I stedet for å kjøre rapporter ved hjelp av alternativer og filtre, kan du legge til flere faner som representerer forskjellige oppgaver eller visninger på dataene. Noen eksempler er "Brukere etter status" eller "Brukere etter lisenstype" eller andre visninger du kan tenke deg. Hvis du vil lære mer om hvordan du bruker dataanalysefunksjonen , kan du gå til Analysere liste- og spørringsdata med analysemodus.

Brukeranalysescenarioer

De følgende avsnittene inneholder eksempler på scenarioer der analyse av brukerlisten kan hjelpe deg med å overvåke statusen til brukerne dine.

Område	Til ...	Åpne denne siden i analysemodus	Bruk disse feltene
Brukere etter status	Se en liste over brukere basert på statusen deres (aktivert/deaktivert).	Brukere	Status, Brukernavn, Fullt navn, Autorisasjons-e-post og Lisenstype.
Brukere etter lisenstype	Se en liste over brukere basert på lisenstypen.	Brukere	Lisenstype, status, brukernavn, fullt navn og autorisasjons-e-post.

Eksempel: Brukere etter status

Hvis du vil analysere brukere etter status, gjør du følgende:

1. Åpne Brukere-listen , og velg ikonet for å aktivere analysemodus.
2. Fjern alle kolonnene på Kolonner-menyen (Velg boksen ved siden av Søk-feltet til høyre).
3. Dra feltene Status (brukeraktivert/deaktivert) og Lisenstype til Radgrupper-området .
4. Velg feltene Brukernavn, Fullt navn og Autorisasjons-e-post.
5. Endre navnet på analysefanen til Brukere etter status, eller noe som beskriver denne analysen.

Bildet nedenfor viser resultatet av denne fremgangsmåten.

Eksempel: Brukere etter lisenstype

Hvis du vil analysere brukere etter lisenstype, gjør du følgende:

1. Åpne Brukere-listen , og velg ikonet for å aktivere analysemodus.
2. Fjern alle kolonnene på Kolonner-menyen (Velg boksen ved siden av Søk-feltet til høyre).
3. Dra feltene Lisenstype og Status (brukeraktivert/deaktivert) til Radgrupper-området .
4. Velg feltene Brukernavn, Fullt navn og Autorisasjon.
5. Endre navnet på analysefanen til Brukere etter lisenstype, eller noe som beskriver denne analysen.

Se også

Tilordne tillatelser til brukere og grupper
Administrere profiler
Endre hvilke funksjoner som vises
Tilpasse Business Central
Gjør deg klar for å gjøre forretninger
Administrasjon
Lisensiering i Dynamics 365 Business Central
Legge til Microsoft 365 brukere i for bedrifter
Sikkerhet og beskyttelse i Business Central (administrasjonsinnhold)
Tilordne en telemetri-ID til brukere

Finn gratis e-læringsmoduler for Business Central Her