Shifts voor uw frontlijnorganisatie

Artikel
05/30/2024
Van toepassing op:

Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Shifts, het hulpprogramma voor planningsbeheer in Microsoft Teams, houdt uw frontlinemedewerkers verbonden en gesynchroniseerd. Het is eerst mobiel gebouwd voor snel en effectief planningsbeheer en communicatie tussen uw frontlijnteams. Met Shifts en Teams kunnen frontlinemanagers en werknemers naadloos planningen beheren, communiceren en samenwerken.

Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf kan uw organisatie Shifts gebruiken als zelfstandige app of deze verbinden met uw WFM-systeem (workforce management). U kunt ook andere Microsoft-services en -producten gebruiken om de mogelijkheden van Shifts uit te breiden.

Overwegingen voordat u Shifts implementeert

Zoals eerder vermeld, kan uw organisatie ervoor kiezen Om Shifts te gebruiken als zelfstandige app of deze te verbinden met uw WFM-systeem. Sluit Shifts aan op uw WFM-systeem als u het volgende wilt doen:

Op de hoogte zijn van de wijzigingen in gegevens via Shifts.
Dwing de bedrijfsregels en logica af die uw organisatie in uw WFM-systeem heeft geconfigureerd voordat wijzigingen in gegevens die door uw frontline zijn aangebracht, worden opgeslagen in Shifts.
Houd gegevens in Shifts en in uw WFM-systeem gesynchroniseerd.

Hier volgen opties voor het integreren van Shifts met externe WFM-systemen.

Personeelsbeheersysteem	Oplossing	Waar u aan moet denken
UKG Pro Workforce Management	Teams Shifts-connector voor UKG Pro Workforce Management (Gehost en beheerd door Microsoft)	Shifts biedt geen ondersteuning voor alle configuraties en mogelijkheden van uw WFM-systeem. Meer informatie over shifts-mogelijkheden bij het gebruik van door Microsoft beheerde connectors.
Blue Yonder Workforce Management versie 2020.3, 2021.1 of 2021.2	Teams Shifts-connector voor Blue Yonder (Gehost en beheerd door Microsoft)	Shifts biedt geen ondersteuning voor alle configuraties en mogelijkheden van uw WFM-systeem. Meer informatie over shifts-mogelijkheden bij het gebruik van door Microsoft beheerde connectors.
Reflexis Workforce Management versie 4.3.2, 4.4 of 4.5	Reflexis Shifts-connector voor Microsoft Teams (Gehost en beheerd door Zebra)	Shifts biedt geen ondersteuning voor alle configuraties en mogelijkheden van uw WFM-systeem. Meer informatie.
Elk ander WFM-systeem	workforceIntegration Graph API	Uw personeelsintegratie kan voorkomen dat ongeldige gegevens naar Shifts worden geschreven. De personeelsintegratieservice die u bouwt, moet maximaal beschikbaar en flexibel zijn: Als de service traag is, is dit van invloed op de gebruikerservaring in Shifts. Als de service niet beschikbaar is, kunnen gebruikers geen wijzigingen aanbrengen in Shifts.

Overzicht van implementatie

Hier volgt een beknopt overzicht voor het implementeren van Shifts in uw organisatie.

Maak teams voor uw frontlijnlocaties. U kunt ervoor kiezen om uw teams te maken met behulp van de ervaring frontline dynamische teams op schaal implementeren in het Teams-beheercentrum.

Zie De beste frontlineteamoplossing voor uw organisatie vinden voor meer informatie.
Shifts-mogelijkheden definiëren voor uw frontlijn.

Als u uw teams hebt gemaakt via de implementatie van dynamische frontlijnteams op schaal, kunt u ervoor kiezen om Shifts op schaal te implementeren voor uw frontlijnteams in het Teams-beheercentrum. Zo kunt u shifts-instellingen standaardiseren in al uw frontlineteams en deze centraal beheren. U selecteert welke mogelijkheden u wilt in- of uitschakelen en planningsgroepen en time-off-redenen maken die uniform worden ingesteld voor al uw frontlineteams.

U kunt ook de Graph API Planning maken of vervangen gebruiken om Shifts-instellingen voor uw frontlijnteams te definiëren en de Graph API shiftsRoleDefinition om machtigingen voor Shifts-mogelijkheden voor uw frontlinemanagers te beheren.

Opmerking

Stel eventueel een operationele frontlinehiërarchie in om de structuur van frontlijnteams en locaties van uw organisatie toe te wijzen aan een hiërarchie in het Teams-beheercentrum. Als u een operationele frontlijnhiërarchie maakt, worden locatiescenario's en andere mogelijkheden voor uw frontlijn mogelijk.

Shifts-mogelijkheden

Hier volgt een overzicht van wat frontlinemanagers en werknemers kunnen doen in Shifts.

Frontlinebeheermogelijkheden	Standalone	Microsoft Managed Shifts-connector
Maak een planning voor hun team. Ondersteunde methoden: Handmatig diensten en verlof één voor één maken. Bulksgewijs diensten en verlof maken via Importeren en kopiëren/plakken in Excel.	Ja	Niet beschikbaar in Shifts. ¹
Open diensten maken voor teamleden om aan te vragen. Ondersteunde methoden: Handmatig diensten en verlof één voor één maken. Bulksgewijs diensten en verlof maken via Importeren en kopiëren/plakken in Excel.	Ja	Niet beschikbaar in Shifts. ¹
Diensten, verlof en geopende diensten bijwerken en verwijderen. Alleen handmatige een-voor-een-wijzigingen worden ondersteund.	Ja	Niet beschikbaar in Shifts. ¹
Shifts-instellingen voor het team beheren.	Ja²	Nr^{. 3}
Maak planningsgroepen om werknemers te organiseren op basis van gemeenschappelijke kenmerken binnen een team. Bijvoorbeeld afdeling of functietype.	Ja	Nr^{. 4}
Tijdbladrapporten ophalen.	Ja	Ja
Haal de totalen op voor gewerkte uren en vrije tijd.	Ja	Ja
Aanvragen van werknemers beheren.	Ja	Ja

¹Het maken, bijwerken en verwijderen van diensten, verlof en open diensten zijn acties die frontlinemanagers moeten uitvoeren in het WFM-systeem. De gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met Shifts via de Shifts-connector.
²Is afhankelijk van hoe uw organisatie Shifts heeft geïmplementeerd. Dit is mogelijk niet beschikbaar voor de frontlinemanagers om lokaal te beheren.
³Automatisch geconfigureerd wanneer u de verbinding tussen uw WFM-systeem en de Shifts-connector instelt. Frontlinemanagers hebben geen actie nodig.
⁴Automatisch gemaakt op basis van de configuratie van uw WFM-systeem.

Frontline worker-mogelijkheden	Standalone	Microsoft Managed Shifts-connector
Bekijk hun eigen planning en hun team.	Ja	Ja
Open diensten weergeven die beschikbaar zijn in hun planningsgroepen.	Ja	Ja
Open shift-aanvragen maken voor goedkeuring van de manager. Momenteel alleen beschikbaar vanuit de teams waarvan de werknemer lid is.	Ja	Ja¹
Verlofaanvragen maken voor goedkeuring van de manager. Op dit moment, nadat de aanvraag is goedgekeurd, geldt de verloftijd alleen voor het team waarin de werknemer de aanvraag heeft aangevraagd.	Ja	Ja¹
Maak een aanvraag om een dienst te wisselen met een collega in hetzelfde team.	Ja	Ja¹
Maak een aanvraag om een dienst aan te bieden aan een collega in hetzelfde team.	Ja	Ja¹
In- en uitschakelen van diensten en pauzes.	Ja	Ja^1,2
Bewerk timecard-vermeldingen voor in-/uitklok en einden op mobiele apparaten.	Ja	Ja

¹Validaties worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat regels en bedrijfslogica van uw WFM-systeem worden toegepast.
²Onderbrekingen worden niet ondersteund in de Teams Shifts-connector voor UKG Pro Workforce Management.

Shifts-mogelijkheden uitbreiden

Gebruik de volgende resources om shifts-mogelijkheden voor uw frontlinemedewerkers uit te breiden.

Resource	Voorbeeldscenario's	Doel-apps
Shift Graph API	Uw organisatie wil rapporten maken op basis van planningsgegevens van Shifts.	Apps die Shifts-gegevens willen lezen/schrijven.
Graph API-wijzigingsmeldingen	Uw organisatie vereist geen goedkeuring van frontlinemanagers voor open-dienstaanvragen. U kunt shifts-webhooksmeldingen gebruiken om het goedkeuringsautomatiseringsproces voor open shift-aanvragen te activeren.	Apps die Shifts-gegevens lezen en een melding willen ontvangen over wijzigingen die zijn aangebracht in Shifts. Bovendien zijn deze apps geen gegevenseigenaar en hebben ze geen extra validatie om uit te voeren.
Shifts + Power Automate	Uw organisatie wil informatie uit Shifts halen en aangepaste werkstromen maken met andere apps en services. Maak bijvoorbeeld een stroom om wisseldienstaanvragen automatisch goed te keuren en e-mailmeldingen te ontvangen.	Meer informatie.

Shifts-resources


	Shifts op schaal implementeren Configureer en beheer shifts-instellingen centraal in het Teams-beheercentrum en implementeer Shifts op schaal voor uw frontlineteams.
	Shifts beheren Krijg een overzicht van het beheren van Diensten voor uw organisatie. Meer informatie over het beheren van de toegang tot Shifts, het vastmaken van Shifts aan de App-balk van Teams voor eenvoudige toegang, het inschakelen van shift-tags en meer.
	Rollen gebruiken om uw frontlijnmanagers en werknemers in Shifts te definiëren Meer informatie over het gebruik van de rollen teameigenaar en teamlid in Teams en de rol van planningseigenaar in Shifts om uw frontlijnmanagers en werknemers in Shifts te definiëren.
	Shifts-machtigingen voor frontlinemanagers beheren Meer informatie over het beheren van de Shifts-mogelijkheden die beschikbaar zijn voor frontlinemanagers voor het beheren van hun teamplanningen, zoals de Shift-instellingen die ze kunnen configureren en of ze planningsgroepen kunnen maken en beheren.
	Veelgestelde vragen over Shifts-gegevens Meer informatie over waar Shifts-gegevens worden opgeslagen en andere informatie met betrekking tot Shifts-gegevens, waaronder retentie, ophalen en versleuteling.
	Overzicht van Shifts-connectors Krijgt een overzicht van Shifts-connectors en hoe deze werken. Meer informatie over de beheerde connectors die beschikbaar zijn en de ondersteunde WFM-systemen.
	Teams Shifts-connector voor UKG Pro Workforce Management Meer informatie over het instellen van een verbinding met UKG Pro Workforce Management met behulp van de wizard Shifts-connector of PowerShell. Meer informatie over het beheren van uw verbinding met UKG Pro Workforce Management met behulp van het Microsoft 365-beheercentrum of PowerShell.
	Teams Shifts-connector voor Blue Yonder Meer informatie over het instellen van een verbinding met Blue Yonder Workforce Management met behulp van de wizard Shifts-connector of PowerShell. Meer informatie over het beheren van uw verbinding met Blue Yonder Workforce Management met behulp van het Microsoft 365-beheercentrum of PowerShell.
	Reflexis Shifts-connector voor Microsoft Teams Meer informatie over het integreren van Shifts met het Reflexis WFM-systeem via de connector.