Delen via

Financiële rapportage voorbereiden met financiële gegevens en accountcategorieën

  • Artikel

De functie Financiële rapporten geeft u inzichten in de financiële gegevens die in uw rekeningschema zijn opgeslagen. U kunt financiële rapporten instellen om cijfers in grootboekrekeningen (GB) te analyseren en grootboekposten te vergelijken met budgetposten. De resultaten worden weergegeven in grafieken en rapporten in uw rolcentrum, zoals het cashflowdiagram, en de rapporten Resultatenrekening en Balans. U opent deze twee rapporten, bijvoorbeeld, met de actie Financiële overzichten op de startpagina´s Bedrijfsmanager en Accountant.

Business Central biedt voorbeelden van financiële rapportages die u meteen als sjablonen kunt gebruiken. U kunt ook uw eigen rapporten instellen om de te vergelijken cijfers op te geven. U kunt bijvoorbeeld financiële rapportages maken om winstmarges te berekenen met behulp van dimensies zoals afdelingen of klantengroepen. Het aantal financiële rapporten dat u kunt maken is onbeperkt en vereist geen tussenkomst van een ontwikkelaar.

Vereisten voor financiële rapportage

Het instellen van financiële rapportages vereist inzicht in de structuur van uw rekeningschema. Er zijn drie belangrijke concepten waar u waarschijnlijk op moet letten voordat u uw financiële rapporten ontwerpt:

  • Wijs grootboekboekingsrekeningen toe aan grootboekrekeningcategorieën.
  • Ontwerp hoe u dimensies gebruikt.
  • Stel grootboekbudgetten in.

Grootboekrekeningcategorieën vereenvoudigen de definities van uw financiële rapporten en zorgen ervoor dat ze beter bestand zijn tegen veranderingen in de rekeningschemastructuur. Meer informatie vindt u op GB-rekeningcategorieën gebruiken om de indeling van uw financiële overzichten te wijzigen.

Door dimensies in te stellen, kunt u uw financiële gegevens opsplitsen op manieren die zinvol zijn voor uw organisatie. Zie Werken met dimensies voor meer informatie.

Als u grootboekposten wilt weergeven als percentages van budgetposten, moet u grootboekbudgetten maken. Zie voor meer informatie GB-budgetten maken.

Financiële rapporten

Financiële rapporten rangschikken rekeningen uit uw rekeningschema op een manier die het gemakkelijker maakt om gegevens te presenteren. U kunt verschillende indelingen instellen om de informatie te definiëren die u wilt betrekken uit het rekeningschema. In financiële rapporten kunnen ook berekeningen worden uitgevoerd die niet rechtstreeks in het rekeningschema kunnen worden uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld subtotalen maken voor groepen rekeningen en dat totaal vervolgens opnemen in andere totalen. Een ander voorbeeld is winstmarges te berekenen op dimensies zoals afdelingen of klantengroepen. Daarnaast kunt u grootboekposten en budgetposten filteren, op bijvoorbeeld mutatie of debetbedragen.

Notitie

Denk wiskundig gezien aan een financieel rapport zoals gedefinieerd door twee dingen:

  • Een vector van rijdefinities die definiëren wat er moet worden berekend.
  • Een vector van kolomdefinities die de gegevens voor de berekening definiëren.

Het financiële rapport is dan het buitenste product van deze twee vectoren, waarbij elke celwaarde wordt berekend op basis van de formule in de rij die wordt toegepast op de gegevensdefinitie uit de kolom.

Laat zien hoe een financieel rapport is opgebouwd uit een rijdefinitie en een kolomdefinitie.

De pagina Financiële rapporten laat zien hoe alle financiële rapporten een patroon volgen dat uit de volgende kenmerken bestaat:

  • Naam (code)
  • Omschrijving
  • Rijdefinitie
  • Kolomdefinitie

Laat zien hoe alle financiële rapporten worden opgebouwd uit een rijdefinitie en een kolomdefinitie.

Notitie

De voorbeelden van financiële rapporten in Business Central zijn niet kant-en-klaar voor gebruik. Afhankelijk van de manier waarop u uw grootboekrekeningen, dimensies, grootboekrekeningcategorieën en budgetten instelt, moet u de voorbeeldrij- en kolomdefinities en de financiële rapporten waarin ze worden gebruikt, aanpassen aan uw instellingen.

U kunt ook formules gebruiken om twee of meer financiële rapporten en kolomdefinities te vergelijken. Met vergelijkingen kunnen de volgende dingen worden gedaan:

  • Aangepaste financiële rapporten maken
  • Zo veel financiële rapporten maken als u nodig hebt, elk met een eigen naam.
  • Verschillende rapportindelingen instellen en de rapporten afdrukken met de huidige cijfers.

Ga naar Wanneer u een periodevergelijkingsformule en een datumvergelijkingsformule moet gebruiken in een kolomdefinitie voor meer informatie over vergelijkingen.

Leertraject: Financiële rapporten maken in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wilt u leren hoe u budgetten kunt maken en vervolgens financiële rapporten, dimensies en rij- en kolomdefinities kunt gebruiken om de financiële rapporten te genereren die bedrijven doorgaans nodig hebben?

Start met het volgende leertraject: Financiële rapporten maken in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Een nieuw financieel rapport maken

U gebruikt financiële rapporten voor het analyseren van grootboekrekeningen of om grootboekposten te vergelijken met budgetposten. U kunt bijvoorbeeld de grootboekposten weergeven als percentages van de begrotingsposten.

De financiële rapporten in de standaardversie van Business Central passen mogelijk niet bij uw zakelijke behoeften. Als u snel uw eigen financiële rapporten wilt maken, kunt u beginnen met een bestaand rapport te kopiëren, zoals hieronder is beschreven in stap drie.

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent 1., voer Financiële rapporten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. Kies op de pagina Financiële rapporten de actie Nieuw om een nieuwe naam voor een financieel rapport te maken. Als alternatief kunt u, als u instellingen uit een bestaand financieel rapport opnieuw wilt gebruiken, de actie Financieel rapport kopiëren kiezen.
  3. Vul de korte naam van het rapport in (u kunt de naam later wijzigen) en de beschrijving.
  4. Kies een rijdefinitie en een kolomdefinitie.
  5. Kies optioneel analyseweergaven voor de rij- en kolomdefinities.
  6. Kies de actie Financieel rapport bewerken om toegang te krijgen tot meer eigenschappen in het financiële rapport.
  7. Op het sneltabblad Opties kunt u de rapportbeschrijving bewerken, de rij- en kolomdefinities wijzigen en definiëren hoe datums worden weergegeven. Voor datums kan een hiërarchie van dag, week, maand, kwartaal, jaar worden gebruikt of er kunnen boekhoudperioden worden gebruikt. Ga voor meer informatie naar Boekingsperioden vergelijken met behulp van periodeformules.
  8. Op het sneltabblad Dimensies kunt u dimensiefilters voor het rapport definiëren.
  9. U kunt een voorbeeld van het rapport bekijken in het gebied onder het sneltabblad Dimensies.

Fooi

Nadat u een financieel rapport hebt gemaakt, kunt u de pagina Financieel rapport gebruiken om een voorbeeld te bekijken en het te valideren. Kies de actie Financieel rapport weergeven om de pagina te openen.

Notitie

Wanneer u een financieel rapport opent in de weergave- of bewerkingsmodus, is het filtervenster beschikbaar. Gebruik het deelvenster Filter niet om filters in te stellen voor de gegevens in uw rapport. Dergelijke filters kunnen fouten veroorzaken of filteren de gegevens mogelijk niet daadwerkelijk. Gebruik in plaats daarvan de velden op de sneltabbladen Opties en Dimensies om filters voor het rapport in te stellen.

Een rijdefinitie maken of bewerken

Rijdefinities in financiële rapporten bieden een plaats voor berekeningen die niet rechtstreeks in het rekeningschema kunnen worden uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld subtotalen maken voor groepen rekeningen en dat totaal vervolgens opnemen in andere totalen. Ook kunt u tussenstappen berekenen die niet in het eindrapport staan.

Rijdefinities bieden ook instellingen voor de opmaak van uw rapport. De meeste opties bieden visuele definitie aan rapporten wanneer mensen deze op hun beeldscherm bekijken, er een voorbeeld van bekijken of ze afdrukken.

Notitie

Sommige opmaakopties worden niet overgenomen wanneer u ze naar Excel exporteert. Als u vaak rapporten naar Excel exporteert, kunt u de opmaak hier overslaan en het rapport in plaats daarvan in Excel opmaken.

Ga voor meer informatie naar Rijdefinities in financiële rapportage.

Een kolomdefinitie maken of bewerken

Gebruik kolomdefinities om op te geven welke kolommen u in het rapport wilt opnemen. U kunt bijvoorbeeld een rapportindeling maken om mutatie en saldo te vergelijken voor dezelfde periode dit jaar en vorig jaar. U kunt maximaal 15 kolommen in een kolomdefinitie hebben. Meerdere kolommen zijn bijvoorbeeld handig voor het weergeven van budgetten voor 12 maanden met een kolom die het totaal laat zien.

Ga voor meer informatie naar Kolomdefinities in financiële rapportage.

Dimensies gebruiken in financiële rapporten

In financiële analyses is een dimensie informatie die u toevoegt aan een post als een soort markering. Deze informatie wordt gebruikt om posten met vergelijkbare kenmerken te groeperen, zoals klanten, regio's, producten en verkopers, en om deze groepen eenvoudig op te kunnen roepen voor analyse. U kunt dimensies gebruiken voor posten in dagboeken, documenten en budgetten.

Elke dimensie beschrijft de focus van de analyse. Een tweedimensionale analyse is bijvoorbeeld verkoop per gebied. Door bij het maken van een boeking meer dan twee dimensies te gebruiken, kunt u een complexere analyse uitvoeren. Een voorbeeld van een complexe analyse is het verkennen van de verkoop per verkoopcampagne per klantengroep per gebied. Zo krijgt u een beter inzicht in uw bedrijf, zoals hoe goed uw bedrijf draait, waar de zaken floreren en waar juist niet en waar meer resources moeten worden ingezet. Dat inzicht helpt u beter gefundeerde zakelijke beslissingen te nemen. Ga voor meer informatie naar Werken met dimensies.

Financiële rapporten met overzichten instellen

U kunt een financieel rapport gebruiken om een rekeningoverzicht te maken waarin grootboekcijfers en begrotingscijfers worden vergeleken.

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent 3., voer Financiële rapporten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Selecteer op de pagina Financiële rapporten een financieel rapport.

  3. Kies de actie Rijdefinitie bewerken

  4. Selecteer op de pagina Rijdefinitie in het veld Naam de naam van het standaard financiële rapport.

  5. Kies de actie Grootboekrekeningen invoegen.

  6. Selecteer de rekeningen die u in het rekeningoverzicht wilt opnemen en kies dan OK.

    De rekeningen worden opgenomen in uw financieel rapport. Indien gewenst kunt u ook de kolomdefinitie wijzigen.

  7. Kies de actie Financieel rapport bewerken.

  8. Stel op de pagina Financieel rapport op het sneltabblad Dimensies het budgetfilter in op de filternaam die u wilt gebruiken.

  9. Klik op OK.

Nu kunt u het budgetoverzicht kopiëren en in een spreadsheet plakken.

Financiële rapporten integreren met Excel

U kunt een financieel rapport integreren met een Excel-werkmapsjabloon, de lay-out aanpassen aan uw behoeften en vervolgens de Excel-sjabloon bijwerken met gegevens uit Business Central. Deze integratie maakt het bijvoorbeeld eenvoudiger om uw maandelijkse en jaarlijkse financiële overzichten te genereren in een indeling die voor u werkt.

Excel-integratie instellen voor een financieel rapport (een Excel-sjabloon maken)

Om Excel-integratie voor een financieel rapport in te stellen volgt u deze stappen om een Excel-sjabloon te maken.

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent 4., voer Financiële rapporten en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. Selecteer op de pagina Financiële rapporten het financiële rapport dat u met Excel wilt inschakelen en kies vervolgens de actie Exporteren naar Excel.
  3. Kies de actie Nieuw document maken. Met deze actie wordt een Excel-sjabloonwerkmap gedownload met één werkblad genoemd naar de rapportnaam.
  4. Kopieer het werkblad en hernoem het naar Gegevens.
  5. Hernoem het rapportwerkblad naar wens.
  6. Markeer in het rapportwerkblad alle cellen die gegevens uit het financiële rapport weergeven (inclusief kolom- en rijkoppen). Ga op het lint Home naar het menu Nummer en kies Algemeen als de indeling.
  7. Kies de meest linkse cel van het gebied met gegevens uit het financiële rapport en stel een verwijzing in naar de equivalente cel in het werkblad Gegevens. Sleep de formule naar rechts om deze uit te breiden naar alle cellen in de eerste rij, en sleep de rij vervolgens omlaag om alle rijen in het financiële rapport te bestrijken.
  8. Verberg het werkblad Gegevens.
  9. Deel het rapportwerkblad in volgens uw behoeften.
  10. Sla de werkmap op in OneDrive of een vergelijkbare plaats waar een back-up van het bestand wordt gemaakt en versiebeheer wordt uitgevoerd.
  11. Sluit de werkmap.

Notitie

Als u wijzigingen aanbrengt in de rij- of kolomdefinities van het rapport waarvoor u een sjabloon hebt gemaakt, moet u de sjabloon ook bijwerken. Elke rij en kolom in de Excel-sjabloon moet zich op dezelfde positie bevinden als het gegenereerde rapport.

Voorbeeld: Een Excel-sjabloon gebruiken en bijwerken om een maandelijks rapport te maken

U kunt een Excel-sjabloon maken die de rapporten bevat die u in uw rapportagepakket opneemt. Elk rapport in de werkmap moet een tabblad Gegevens en een tabblad met het opgemaakte rapport hebben. Wanneer u uw maandelijkse pakket bijwerkt, gebruikt u voor elk rapport de optie Kopie van bestaand document bijwerken. Zorg ervoor dat u na elke update opslaat.

Volg deze stappen om uw maandelijkse financiële rapport te maken.

  1. Selecteer het financiële rapport dat u hebt gebruikt om de Excel-sjabloon te maken.
  2. Wijzig het datumfilter in de volgende maand.
  3. Kies de acties Exporteren naar Excel en Kopie van bestaand document bijwerken.
  4. Selecteer de sjabloon die u hebt opgeslagen. Zorg ervoor dat het Excel-bestand gesloten is. Anders verschijnt er een foutmelding met de melding dat het bestand in gebruik is.
  5. Op het volgende scherm ziet u de tabbladen die beschikbaar zijn in de Excel-werkmap. Kies het tabblad Gegevens en klik vervolgens op OK. Als u het tabblad met het label RR kiest, wordt uw opmaak overschreven en moet u opnieuw beginnen.
  6. De Excel-werkmap wordt gemaakt. Zorg ervoor dat u bewerking inschakelt om uw wijzigingen te tonen.
  7. Sla de werkmap op onder een andere naam dan de oorspronkelijke sjabloon.

Een financieel rapport uitvoeren met een Excel-sjabloon

Volg deze stappen om een financieel rapport uit te voeren met een Excel-sjabloon:

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent 4., voer Financiële rapporten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. Selecteer op de pagina Financiële rapporten het financiële rapport dat u met Excel wilt inschakelen en kies vervolgens de actie Exporteren naar Excel.
  3. Kies de actie Kopie van bestaand document bijwerken.
  4. Upload uw Excel-sjabloon (sluit de Excel-werkmap voordat u deze uploadt).
  5. Kies op de pagina Naam/waarde Opzoeken het werkblad Gegevens.
  6. Business Central voert het financiële rapport uit en voegt de resulterende gegevens samen met uw Excel-sjabloon.

U kunt financiële rapporten afdrukken met de afdrukservices van uw apparaat. Business Central biedt ook opties om rapporten op te slaan als Excel-werkmappen, Word-documenten, PDF- en XML-bestanden.

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent 4., voer Financiële rapporten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. Selecteer op de pagina Financiële rapporten het rapport dat u wilt afdrukken en kies vervolgens de actie Afdrukken.
  3. Vul de vereiste velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
  4. Selecteer in het veld Printer het apparaat waarnaar het rapport wordt verzonden.
    1. De optie (Afgehandeld door de browser) geeft aan dat er geen aangewezen printer is voor het rapport. In dit geval zal de browser de afdruk afhandelen en de standaardafdrukstappen weergeven, waarbij u een lokale printer kunt kiezen die op uw apparaat is aangesloten. (Afgehandeld door de browser) is niet beschikbaar in de mobiele Business Central-app of de app voor Teams.
  5. Kies de actie Afdrukken.

Plan een financieel rapport of sla het op als pdf-, Word- of Excel-document

U kunt een financieel rapport opslaan in bestandsindelingen, zoals PDF, XML, Word of Excel. Business Central kan ook periodieke financiële rapporten genereren.

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent 4., voer Financiële rapporten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. Kies op de pagina Financiële rapporten de actie Afdrukken.
  3. Stel het rapport dienovereenkomstig in en kies vervolgens de actie Verzenden naar.
  4. Selecteer de bestandsindeling of de actie Schema en kies OK.
  5. Vul de velden in om een gepland of terugkerend financieel rapport te genereren. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

    Stel voor terugkerende financiële rapporten de velden Vroegste begindatum/-tijd en Vervaldatum/-tijd met respectievelijk de eerste en laatste datum om het financiële rapport te genereren. Selecteer ook op welke dagen het rapport wordt gegenereerd door het veld Formule voor volgende uitvoeringsdatum in te stellen conform de indeling uitgelegd in de sectie Datumformules gebruiken.

Best practices voor het werken met definities van financiële rapporten

Er is geen versiebeheer van definities van financiële rapporten. Wanneer u een rapportdefinitie wijzigt, wordt de oude versie vervangen wanneer uw wijziging in de database wordt opgeslagen. De volgende lijst bevat enkele best practices voor het werken met definities van financiële rapporten:

  • Als u rapportdefinities toevoegt, kiest u een goede code en vult u het beschrijvingsveld in met een betekenisvolle tekst, terwijl u nog weet waarvoor u het rapport gebruikt. Deze informatie helpt uw ​​collega's (en uzelf in de toekomst) om met het rapport te werken en eventueel de rapportdefinitie te wijzigen.
  • Voordat u een rapportdefinitie wijzigt, kunt u overwegen er een kopie van te maken als back-up, voor het geval uw wijziging niet werkt zoals verwacht. U kunt de definitie gewoon kopiëren (geef deze een goede naam) of exporteren. Als u meer wilt weten, gaat u naar Definities van financiële rapporten importeren of exporteren.
  • Als u een nieuwe kopie nodig hebt van een definitie die Business Central levert, kunt u er eenvoudig een krijgen door een nieuw bedrijf te maken dat alleen instellingsgegevens bevat. Exporteer vervolgens de definitie en importeer deze in het bedrijf waar de definitie moet worden vernieuwd.

Definities van financiële rapporten importeren of exporteren

U kunt definities van financiële rapporten importeren en exporteren als RapidStart-configuratiepakketten. Configuratiepakketten zijn bijvoorbeeld handig om informatie te delen met andere bedrijven. Het pakket wordt gemaakt vanuit een .rapidstart-bestand, dat de inhoud comprimeert.

Notitie

Wanneer u financiële rapportdefinities importeert, worden bestaande records met dezelfde naam als de records die u importeert, vervangen door de nieuwe definities. Het configuratiepakket voor een rapportdefinitie overschrijft geen bestaande rij- of kolomdefinities die in de rapportdefinitie worden gebruikt.

Volg deze stappen om definities van financiële rapporten te importeren of exporteren:

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent 4., voer Financiële rapporten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. Kies het financiële rapport en kies vervolgens de actie Financieel rapport importeren of Financieel rapport exporteren, afhankelijk van wat u wilt doen.

Ga naar de volgende artikelen voor meer informatie over het importeren of exporteren van rij- of kolomdefinities voor financiële rapporten:

Zie ook

Rijdefinities in financiële rapportage
Kolomdefinities in financiële rapportage
Rapporten uitvoeren en afdrukken
Financiële Business Intelligence
Financiën
Financiën instellen
Het grootboek en het rekeningschema
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central