Financiële rapportage voorbereiden met financiële gegevens en accountcategorieën

De functie Financiële rapporten geeft u inzichten in de financiële gegevens die in uw rekeningschema zijn opgeslagen. U kunt financiële rapporten instellen om cijfers in grootboekrekeningen (GB) te analyseren en grootboekposten te vergelijken met budgetposten. De resultaten worden weergegeven in grafieken en rapporten in uw rolcentrum, zoals het cashflowdiagram, en de rapporten Resultatenrekening en Balans. U opent deze twee rapporten, bijvoorbeeld, met de actie Financiële overzichten op de startpagina´s Bedrijfsmanager en Accountant.

Business Central biedt voorbeelden van financiële rapportages die u meteen als sjablonen kunt gebruiken. U kunt ook uw eigen rapporten instellen om de te vergelijken cijfers op te geven. U kunt bijvoorbeeld financiële rapportages maken om winstmarges te berekenen met behulp van dimensies zoals afdelingen of klantengroepen. Het aantal financiële rapporten dat u kunt maken is onbeperkt en vereist geen tussenkomst van een ontwikkelaar.

Vereisten voor financiële rapportage

Het instellen van financiële rapportages vereist inzicht in de structuur van uw rekeningschema. Er zijn drie belangrijke concepten waar u waarschijnlijk op moet letten voordat u uw financiële rapporten ontwerpt:

• Wijs grootboekboekingsrekeningen toe aan grootboekrekeningcategorieën.
• Ontwerp hoe u dimensies gebruikt.
• Stel grootboekbudgetten in.

Grootboekrekeningcategorieën vereenvoudigen de definities van uw financiële rapporten en zorgen ervoor dat ze beter bestand zijn tegen veranderingen in de rekeningschemastructuur. Meer informatie vindt u op GB-rekeningcategorieën gebruiken om de indeling van uw financiële overzichten te wijzigen.

Door dimensies in te stellen, kunt u uw financiële gegevens opsplitsen op manieren die zinvol zijn voor uw organisatie. Zie Werken met dimensies voor meer informatie.

Als u grootboekposten wilt weergeven als percentages van budgetposten, moet u grootboekbudgetten maken. Zie voor meer informatie GB-budgetten maken.

Financiële rapporten

Financiële rapporten rangschikken rekeningen uit uw rekeningschema op een manier die het gemakkelijker maakt om gegevens te presenteren. U kunt verschillende indelingen instellen om de informatie te definiëren die u wilt betrekken uit het rekeningschema. In financiële rapporten kunnen ook berekeningen worden uitgevoerd die niet rechtstreeks in het rekeningschema kunnen worden uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld subtotalen maken voor groepen rekeningen en dat totaal vervolgens opnemen in andere totalen. Een ander voorbeeld is winstmarges te berekenen op dimensies zoals afdelingen of klantengroepen. Daarnaast kunt u grootboekposten en budgetposten filteren, op bijvoorbeeld mutatie of debetbedragen.

Notitie

Denk wiskundig gezien aan een financieel rapport zoals gedefinieerd door twee dingen:

• Een vector van rijdefinities die definiëren wat er moet worden berekend.
• Een vector van kolomdefinities die de gegevens voor de berekening definiëren.

Het financiële rapport is dan het buitenste product van deze twee vectoren, waarbij elke celwaarde wordt berekend op basis van de formule in de rij die wordt toegepast op de gegevensdefinitie uit de kolom.

De pagina Financiële rapporten laat zien hoe alle financiële rapporten een patroon volgen dat uit de volgende kenmerken bestaat:

• Naam (code)
• Omschrijving
• Rijdefinitie
• Kolomdefinitie

Notitie

De voorbeelden van financiële rapporten in Business Central zijn niet kant-en-klaar voor gebruik. Afhankelijk van de manier waarop u uw grootboekrekeningen, dimensies, grootboekrekeningcategorieën en budgetten instelt, moet u de voorbeeldrij- en kolomdefinities en de financiële rapporten waarin ze worden gebruikt, aanpassen aan uw instellingen.

U kunt ook formules gebruiken om twee of meer financiële rapporten en kolomdefinities te vergelijken. Met vergelijkingen kunnen de volgende dingen worden gedaan:

• Aangepaste financiële rapporten maken
• Zo veel financiële rapporten maken als u nodig hebt, elk met een eigen naam.
• Verschillende rapportindelingen instellen en de rapporten afdrukken met de huidige cijfers.

Ga naar Wanneer u een periodevergelijkingsformule en een datumvergelijkingsformule moet gebruiken in een kolomdefinitie voor meer informatie over vergelijkingen.

Leertraject: Financiële rapporten maken in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wilt u leren hoe u budgetten kunt maken en vervolgens financiële rapporten, dimensies en rij- en kolomdefinities kunt gebruiken om de financiële rapporten te genereren die bedrijven doorgaans nodig hebben?

Start met het volgende leertraject: Financiële rapporten maken in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Een nieuw financieel rapport maken

U gebruikt financiële rapporten voor het analyseren van grootboekrekeningen of om grootboekposten te vergelijken met budgetposten. U kunt bijvoorbeeld de grootboekposten weergeven als percentages van de begrotingsposten.

De financiële rapporten in de standaardversie van Business Central passen mogelijk niet bij uw zakelijke behoeften. Als u snel uw eigen financiële rapporten wilt maken, kunt u beginnen met een bestaand rapport te kopiëren, zoals hieronder is beschreven in stap drie.

1. Kies het pictogram , voer Financiële rapporten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Kies op de pagina Financiële rapporten de actie Nieuw om een nieuwe naam voor een financieel rapport te maken. Als u instellingen opnieuw wilt gebruiken van een bestaand financieel rapport, kiest u het rapport en kiest u vervolgens de actie Rapportdefinitie kopiëren.
3. Vul de korte naam van het rapport in (u kunt de naam later wijzigen) en de beschrijving.
4. Kies een rijdefinitie en een kolomdefinitie.
5. Kies optioneel analyseweergaven voor de rij- en kolomdefinities.
6. Kies de actie Financieel rapport weergeven om toegang te krijgen tot meer eigenschappen in het financiële rapport.
7. Op het sneltabblad Opties kunt u de rapportbeschrijving bewerken, de rij- en kolomdefinities wijzigen en definiëren hoe datums worden weergegeven. Voor datums kan een hiërarchie van dag, week, maand, kwartaal, jaar worden gebruikt of er kunnen boekhoudperioden worden gebruikt. Ga voor meer informatie naar Boekingsperioden vergelijken met behulp van periodeformules.
8. Op het sneltabblad Dimensies kunt u dimensiefilters voor het rapport definiëren.
9. U kunt een voorbeeld van het rapport bekijken in het gebied onder het sneltabblad Dimensies.

Notitie

Wanneer u een financieel rapport opent in de weergave- of bewerkingsmodus, is het filtervenster beschikbaar. Gebruik het deelvenster Filter niet om filters in te stellen voor de gegevens in uw rapport. Dergelijke filters kunnen fouten veroorzaken of filteren de gegevens mogelijk niet daadwerkelijk. Gebruik in plaats daarvan de velden op de sneltabbladen Opties en Dimensies om filters voor het rapport in te stellen.

Een rijdefinitie maken of bewerken

Rijdefinities in financiële rapporten bieden een plaats voor berekeningen die niet rechtstreeks in het rekeningschema kunnen worden uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld subtotalen maken voor groepen rekeningen en dat totaal vervolgens opnemen in andere totalen. Ook kunt u tussenstappen berekenen die niet in het eindrapport staan.

Rijdefinities bieden ook instellingen voor de opmaak van uw rapport. De meeste opties bieden visuele definitie aan rapporten wanneer mensen deze op hun beeldscherm bekijken, er een voorbeeld van bekijken of ze afdrukken.

Notitie

Sommige opmaakopties worden niet overgenomen wanneer u ze naar Excel exporteert. Als u vaak rapporten naar Excel exporteert, kunt u de opmaak hier overslaan en het rapport in plaats daarvan in Excel opmaken.

Ga voor meer informatie naar Rijdefinities in financiële rapportage.

Een kolomdefinitie maken of bewerken

Gebruik kolomdefinities om op te geven welke kolommen u in het rapport wilt opnemen. U kunt bijvoorbeeld een rapportindeling maken om mutatie en saldo te vergelijken voor dezelfde periode dit jaar en vorig jaar. U kunt maximaal 15 kolommen in een kolomdefinitie hebben. Meerdere kolommen zijn bijvoorbeeld handig voor het weergeven van budgetten voor 12 maanden met een kolom die het totaal laat zien.

Ga voor meer informatie naar Kolomdefinities in financiële rapportage.

Dimensies gebruiken in financiële rapporten

In financiële analyses is een dimensie informatie die u toevoegt aan een post als een soort markering. Deze informatie wordt gebruikt om posten met vergelijkbare kenmerken te groeperen, zoals klanten, regio's, producten en verkopers, en om deze groepen eenvoudig op te kunnen roepen voor analyse. U kunt dimensies gebruiken voor posten in dagboeken, documenten en budgetten.

Elke dimensie beschrijft de focus van de analyse. Een tweedimensionale analyse is bijvoorbeeld verkoop per gebied. Door bij het maken van een boeking meer dan twee dimensies te gebruiken, kunt u een complexere analyse uitvoeren. Een voorbeeld van een complexe analyse is het verkennen van de verkoop per verkoopcampagne per klantengroep per gebied. Zo krijgt u een beter inzicht in uw bedrijf, zoals hoe goed uw bedrijf draait, waar de zaken floreren en waar juist niet en waar meer resources moeten worden ingezet. Dat inzicht helpt u beter gefundeerde zakelijke beslissingen te nemen. Ga voor meer informatie naar Werken met dimensies.

Financiële rapporten met overzichten instellen

U kunt een financieel rapport gebruiken om een rekeningoverzicht te maken waarin grootboekcijfers en begrotingscijfers worden vergeleken.

1. Kies het pictogram , voer Financiële rapporten in en kies de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer op de pagina Financiële rapporten een financieel rapport.

3. Kies de actie Rijdefinitie bewerken

4. Selecteer op de pagina Rijdefinitie in het veld Naam de naam van het standaard financiële rapport.

5. Kies de actie Grootboekrekeningen invoegen.

6. Selecteer de rekeningen die u in het rekeningoverzicht wilt opnemen en kies dan OK.

   De rekeningen worden opgenomen in uw financieel rapport. Indien gewenst kunt u ook de kolomdefinitie wijzigen.

7. Kies de actie Financieel rapport bewerken.

8. Stel op de pagina Financieel rapport op het sneltabblad Dimensies het budgetfilter in op de filternaam die u wilt gebruiken.

9. Klik op OK.

Nu kunt u het budgetoverzicht kopiëren en in een spreadsheet plakken.

Best practices voor het werken met definities van financiële rapporten

Er is geen versiebeheer van definities van financiële rapporten. Wanneer u een rapportdefinitie wijzigt, wordt de oude versie vervangen wanneer uw wijziging in de database wordt opgeslagen. De volgende lijst bevat enkele best practices voor het werken met definities van financiële rapporten:

• Als u rapportdefinities toevoegt, kiest u een goede code en vult u het beschrijvingsveld in met een betekenisvolle tekst, terwijl u nog weet waarvoor u het rapport gebruikt. Deze informatie helpt uw ​​collega's (en uzelf in de toekomst) om met het rapport te werken en eventueel de rapportdefinitie te wijzigen.
• Voordat u een rapportdefinitie wijzigt, kunt u overwegen er een kopie van te maken als back-up, voor het geval uw wijziging niet werkt zoals verwacht. U kunt de definitie gewoon kopiëren (geef deze een goede naam) of exporteren. Als u meer wilt weten, gaat u naar Definities van financiële rapporten importeren of exporteren.
• Als u een nieuwe kopie nodig hebt van een definitie die Business Central levert, kunt u er eenvoudig een krijgen door een nieuw bedrijf te maken dat alleen instellingsgegevens bevat. Exporteer vervolgens de definitie en importeer deze in het bedrijf waar de definitie moet worden vernieuwd.

Definities van financiële rapporten importeren of exporteren

U kunt definities van financiële rapporten importeren en exporteren als RapidStart-configuratiepakketten. Configuratiepakketten zijn bijvoorbeeld handig om informatie te delen met andere bedrijven. Het pakket wordt gemaakt vanuit een .rapidstart-bestand, dat de inhoud comprimeert.

Notitie

Wanneer u financiële rapportdefinities importeert, worden bestaande records met dezelfde naam als de records die u importeert, vervangen door de nieuwe definities. Het configuratiepakket voor een rapportdefinitie overschrijft geen bestaande rij- of kolomdefinities die in de rapportdefinitie worden gebruikt.

Volg deze stappen om definities van financiële rapporten te importeren of exporteren:

1. Kies het pictogram , voer Financiële rapporten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Kies het financiële rapport en kies vervolgens de actie Financieel rapport importeren of Financieel rapport exporteren, afhankelijk van wat u wilt doen.

Ga naar de volgende artikelen voor meer informatie over het importeren of exporteren van rij- of kolomdefinities voor financiële rapporten:

• Rijdefinities van financiële rapporten importeren of exporteren of
• Kolomdefinities van financiële rapporten importeren of exporteren

Financiële rapporten integreren met Excel

U kunt een financieel rapport integreren met een Excel-werkmapsjabloon, de lay-out aanpassen aan uw behoeften en vervolgens de Excel-sjabloon bijwerken met gegevens uit Business Central. Deze integratie maakt het bijvoorbeeld eenvoudiger om uw maandelijkse en jaarlijkse financiële overzichten te genereren in een indeling die voor u werkt.

Ga voor meer informatie naar Financiële rapporten integreren met Excel.

Financiële rapporten afdrukken en opslaan

U kunt financiële rapporten afdrukken met de afdrukservices van uw apparaat. Business Central biedt ook opties om rapporten op te slaan als PDF-bestanden.

Ga voor meer informatie naar Financiële rapporten afdrukken en opslaan.

Zie ook

Een financieel rapport weergeven
Rijdefinities in financiële rapportage
Kolomdefinities in financiële rapportage
Controle van Financial Reporting
Het grootboek en het rekeningschema
Overzicht van financiële analyse
Financiën
Financiën instellen
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central