Belangrijke taken: Aanschaffingscatalogi maken

Artikel
08/03/2018

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Catalogi maken en onderhouden die werknemers van het bedrijf kunnen gebruiken wanneer ze artikelen en services voor intern gebruik bestellen. Om een catalogus in te stellen en deze beschikbaar te maken voor werknemers, moet u de volgende taken uitvoeren:

Bepalen hoe u wilt dat gebruikers door de catalogus navigeren op de aanschaffingssite.
De producten selecteren die gebruikers en de leveranciers kunnen weergeven bij wie gebruikers kunnen bestellen.
Als gebruikers zijn gemachtigd om producten direct bij een leverancier te bestellen, voegt u toegang toe tot de externe sites met leverancierscatalogi.
De catalogus activeren en publiceren en de catalogusbeleidsregel configureren zodat gebruikers de catalogus kunnen weergegeven op de inkoopsite.
Onderhoud de catalogus door wijzigingen te publiceren voor producten of catalogi en door productafbeeldingen aan de catalogus toe te voegen.

Wat u wilt doen?

Meer informatie over…

De algemene catalogusinstellingen configureren

Afzonderlijke cataloguscategorieën configureren

Een catalogus kopiëren

Een catalogus activeren of deactiveren

Een voorbeeld van een catalogus weergeven en publiceren

Help bij formulieren zoeken

Verwante taken zoeken

Meer informatie over…

Klik op deze koppelingen voor meer informatie over de concepten die in dit onderwerp worden besproken.

Overzicht van aanschaffingscatalogi

Overzicht geïmporteerde leverancierscatalogi

Overzicht catalogi externe leveranciers

De algemene catalogusinstellingen configureren

Gebruik deze procedure om een nieuwe catalogus te maken en de instellingen te configureren die op de hele catalogus van toepassing zijn.

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
Klik in de lijstpagina Aanschaffingscatalogi in het actievenster op Catalogus.
Voer in het dialoogvenster Catalogus maken de catalogusnaam in en volg vervolgens een van deze stappen:
- Als u wilt dat de navigatiestructuur voor uw catalogus automatisch wordt gemaakt, vinkt u het selectievakje Catalogus invullen met hiërarchie van aanschaffingscategorieën: aan. Alle producten, kenmerken en leveranciers die aan de aanschaffingscategorieën zijn toegewezen, worden automatisch aan de catalogus toe te voegen.
- Wis het selectievakje Catalogus invullen met hiërarchie van aanschaffingscategorieën: als u handmatig de navigatiestructuur wilt maken voor uw catalogus. U kunt vervolgens handmatig producten, kenmerken en leveranciers toevoegen aan uw catalogus.
Ga in het formulier Catalogi in het actievenster naar het tabblad Catalogus en klik op Bewerken.
Klik in het linkerdeelvenster op het basisknooppunt van de catalogus. Volg vervolgens in het sneltabblad Catalogusinstellingen deze stappen:
1. Een omschrijving invoeren voor de catalogus.
2. Het standaardupdatetype voor de hele catalogus selecteren. De volgende opties zijn beschikbaar:
  - Statisch: handmatig productupdates controleren in uw catalogus.
  - Dynamisch: automatisch productupdates goedkeuren vanuit uw productmodel naar uw inkoopsite.
  - Beide: het standaardupdatetype instellen op Statisch of Dynamisch voor individuele categorieën.
Selecteer in het veld Eigenaar de cataloguseigenaar.
Controleer of het veld Catalogusstatus is ingesteld op Inactief. De catalogus moet een status Inactief hebben tot we klaar zijn om deze te publiceren.
Voer in het veld Aantal zoekresultaten dat per pagina moet worden weergegeven het maximumaantal zoekresultaten in dat per pagina op de inkoopsite wordt weergeven.
Voer in het sneltabblad Prijsbereik filters voor prijsbereiken in. Gebruikers kunnen vervolgens zoekresultaten filteren op prijs wanneer ze op zoek zijn naar producten in de catalogus op de inkoopsite.

Notitie

U kunt ook prijsbereikfilters voor afzonderlijke categorieën toevoegen.
Klik in het sneltabblad Presentaties op Bewerken en voer vervolgens de welkomsttekst in die u wilt weergeven op de site Orderproducten in Enterprise Portal voor Microsoft Dynamics AX.
Klik in het sneltabblad Productrelatietypen op Toevoegen en voeg vervolgens de productrelatie toe voor de producten in uw catalogus. Gebruik de knoppen Omhoog en Omlaag om de voorrangsorde in te stellen die wordt gebruikt wanneer zoekresultaten worden weergegeven.

Terug naar boven

Afzonderlijke cataloguscategorieën configureren

Nadat u de instellingen hebt geconfigureerd die van toepassing zijn op de hele catalogus, kunt u instellingen configureren die op elke cataloguscategorie van toepassing zijn. Voordat u begint, kunt u de huidige menustructuur controleren en handmatig categorieën toevoegen aan de menustructuur van de catalogus.

De navigatiehiërarchie van de catalogus controleren

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, dubbelklikt u op de catalogus die u wilt weergeven.
Selecteer in het formulier Catalogi in het linkerdeelvenster een categorie en controleer de navigatiehiërarchie van de catalogus.

Een nieuwe categorie toevoegen aan de menustructuur van de catalogus

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi dubbelklikt u op de catalogus waaraan u een categorie wilt toevoegen.
Ga in het formulier Catalogi in het actievenster naar het tabblad Catalogus en klik op Bewerken.
Selecteer in het linkerdeelvenster de bovenliggende categorie waaraan u de nieuwe categorie wilt toevoegen.
Klik in het actievenster op het tabblad Catalogus op Nieuw onderliggend item.
Voer op het sneltabblad Instellingen van navigatiecategorie een naam en omschrijving in voor de nieuwe categorie.

Notitie

Als u ervoor gekozen hebt om uw catalogusnavigatiestructuur handmatig in te stellen, moet u deze stappen uitvoeren om alle cataloguscategorieën in te stellen.

Een cataloguscategorie activeren, deactiveren, wijzigen of verwijderen

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, dubbelklikt u op de catalogus waarmee u wilt werken.
Ga in het formulier Catalogi in het actievenster naar het tabblad Catalogus en klik op Bewerken.
Als u een categorie in uw aanschaffingscatalogus wilt behouden, maar u niet wilt dat de categorie op de inkoopsite wordt weergegeven, selecteert u de categorie in het linkerdeelvenster en klikt u vervolgens in het actievenster op Uitschakelen. Wanneer u een categorie uitschakelt, worden alle categorieën die aan de categorie zijn toegewezen ook uitgeschakeld.
Om een uitgeschakelde categorie zo te activeren dat deze op de inkoopsite wordt weergegeven, selecteert u de categorie in het actievenster en klikt u op Inschakelen.
Om een categorie te verwijderen die u niet wilt laten weergeven op de inkoopsite, selecteert u de categorie in het linkerdeelvenster en klikt u vervolgens in het actievenster op Verwijderen.

Notitie

Wanneer u het categorieknooppunt verwijdert, verwijdert u ook eventuele onderliggende knooppunten van het categorieknooppunt en producten die aan de knooppunten zijn gekoppeld.
Om een categorie of subcategorie te wijzigen, selecteert u deze in het linkerdeelvenster en voer vervolgens in het sneltabblad Instellingen van navigatiecategorie een nieuwe naam en omschrijving voor de categorie in. U kunt ook de configuratie van de categorieën wijzigen.

De navigatiecategorieopties voor elke categorie configureren

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, dubbelklikt u op de catalogus die u wilt configureren.
Ga in het formulier Catalogi in het actievenster naar het tabblad Catalogus en klik op Bewerken.
Als u de naam, omschrijving en alle vertaalde tekst van de aanschaffingscategorie wilt gebruiken voor een cataloguscategorie op de inkoopsite, selecteert u de categorie in het linkerdeelvenster en selecteert u vinkt u in het sneltabblad Instellingen van navigatiecategorie het selectievakje Tekst toewijzen aan.

Als dit selectievakje is geselecteerd, worden de updates die in deze velden zijn uitgevoerd in het formulier Catalogi weergegeven. De updates worden ook weergegeven op de inkoopsite wanneer de catalogus wordt gepubliceerd.

Notitie

Dit selectievakje is alleen beschikbaar wanneer de catalogusnavigatiecategorieën automatisch worden gemaakt vanuit de aanschaffingscategoriehiërarchie.
Selecteer een van de volgende opties in het veld Standaard bijwerktype:
- Statisch: handmatig productupdates van de geselecteerde categorie controleren.
- Dynamisch: automatisch productupdates goedkeuren voor de geselecteerde categorie van het productmodel naar uw inkoopsite.
Notitie

Dit veld is alleen beschikbaar als het veld Standaard bijwerktype is het sneltabblad Catalogusinstellingen is ingesteld op Beide.
Als de categorie alleen een snelkoppelingscategorie is, vinkt u het selectievakje Snelkoppeling weergavecategorie aan.

U kunt snelkoppelingscategorieën gebruiken om navigatiesnelkoppelingen weer te geven voor een specifieke categorie op de inkoopsite. U kunt vervolgens een subcategorie van producten weergeven onder meerdere bovenliggende categorieën. U kunt bijvoorbeeld de subcategorie weergeven voor computermuisapparaten onder de categorie voor computerhardware en de categorie voor kantoorbenodigdheden.

Zie de procedure “Een snelkoppelingsnavigatiecategorie” in dit onderwerp voor meer informatie over het instellen van een snelkoppelingscategorie.
Selecteer in het veld Doelnavigatiecategorie de cataloguscategorie die wordt geopend wanneer de gebruiker op een navigatiesnelkoppelingscategorie op de inkoopsite klikt.
Schakel het selectievakje Alle subcategorieën verbergen in als u het aantal navigatie-inkoopcategorieën wilt beperken dat op de inkoopsite voor de geselecteerde categorie wordt weergegeven.
Vink het selectievakje Bestellen uit categorie weergeven aan als gebruikers zijn gemachtigd om producten te bestellen uit de geselecteerde categorie in de inkoopsite wanneer ze het product dat ze willen niet in de catalogus kunnen vinden.
Selecteer in het veld Standaardpagina voor bladeren de pagina die standaard wordt weergegeven wanneer de gebruiker op de categorie op de inkoopsite klikt.

Een snelkoppelingsnavigatiecategorie instellen

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, dubbelklikt u op de catalogus die u wilt configureren.
Ga in het formulier Catalogi in het actievenster naar het tabblad Catalogus en klik op Bewerken.
Selecteer in het linkerdeelvenster de bovenliggende categorie waaraan u uw navigatiesnelkoppeling wilt toevoegen.
Klik in het actievenster op het tabblad Catalogus op Nieuw onderliggend item.
Voer op het sneltabblad Instellingen van navigatiecategorie een nieuwe naam en omschrijving in voor de navigatiesnelkoppeling.
Schakel het selectievakje Snelkoppeling weergavecategorie in.
Selecteer in het veld Doelnavigatiecategorie de cataloguscategorie die u wilt openen wanneer de gebruiker op een navigatiesnelkoppeling op de inkoopsite klikt.

Notitie

De navigatiesnelkoppeling verschijnt als een categorieknooppunt in het linkerdeelvenster. Wanneer de catalogus wordt gepubliceerd, verschijnt het categorieknooppunt als een koppeling op de inkoopsite.

Producten aan een categorie toevoegen

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, dubbelklikt u op de catalogus die u wilt configureren.
Selecteer in het formulier Catalogi in het linkerdeelvenster de categorie waaraan u handmatig producten wilt toevoegen. Klik vervolgens op het sneltabblad Producten.

Notitie

Als u de hiërarchie van aanschaffingscategorieën hebt gebruikt om de structuur van uw catalogus te maken, worden producten die aan de aanschaffingscategorieën zijn toegewezen weergegeven in het sneltabblad Producten,
Klik op het sneltabblad Producten op Toevoegen.
Selecteer in het formulier Producten toevoegen de producten die u aan de categorie wilt toevoegen, klikt op Selecteren -> en vervolgens op OK.
Ga als volgt te werk om de details voor een geselecteerd product te wijzigen:
1. Selecteer op het sneltabblad Producten een product en klik vervolgens op Details.
2. Klik in het formulier Productgegevens in het actievensterop Bewerken en wijzig vervolgens de details. U kunt bijvoorbeeld de kenmerken van het product wijzigen, gerelateerde producten toevoegen en de productomschrijving wijzigen.
Als u geen product wilt weergeven op de inkoopsite, volgt u een van deze stappen:
- Voor producten die automatisch worden toegevoegd aan het sneltabblad Producten uit de aanschaffingscategorie, klikt u op Verbergen.
- Voor producten die u handmatig hebt toegevoegd aan het sneltabblad Producten, klikt u op Verwijderen.
Om een product weer te geven dat eerder verborgen was op de inkoopsite, selecteert u het product en klikt u vervolgens op Weergeven. Deze knop kan alleen worden gebruikt voor producten die automatisch waren toegevoegd aan de cataloguscategorie vanuit de aanschaffingscategorie.

Leveranciers aan een categorie toevoegen

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, dubbelklikt u op de catalogus die u wilt configureren.
Selecteer in het formulier Catalogi in het linkerdeelvenster de categorie waaraan u handmatig leveranciers wilt toevoegen en klik vervolgens op het sneltabblad Leveranciers.

Notitie

Als u de hiërarchie van aanschaffingscategorieën hebt gebruikt om de structuur van uw catalogus te maken, worden alle leveranciers die aan de aanschaffingscategorieën zijn toegewezen weergegeven in het sneltabblad Leveranciers,
Klik op het sneltabblad Leveranciers op Toevoegen.
Selecteer in het formulier Nieuwe leveranciers toevoegen de leveranciers die u aan de categorie wilt toevoegen, klikt op Selecteren -> en vervolgens op OK.
Klik in het sneltabblad Leveranciers op Details om de details voor een geselecteerde leverancier weer te geven in het formulier Leveranciers.
Als u geen leverancier wilt weergeven op de inkoopsite, volgt u een van deze stappen:
- Voor leveranciers die automatisch worden toegevoegd aan het sneltabblad Leveranciers uit de aanschaffingscategorie, klikt u op Verbergen.
- Voor leveranciers die u handmatig hebt toegevoegd aan het sneltabblad Leveranciers, klikt u op Verwijderen.
Om een leverancier weer te geven dat eerder verborgen was op de inkoopsite, selecteert u de leverancier en klikt u vervolgens op Weergeven. Deze knop kan alleen worden gebruikt voor leveranciers die automatisch waren toegevoegd aan de cataloguscategorie vanuit de aanschaffingscategorie.

Toegang tot externe leverancierscatalogi toevoegen

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, dubbelklikt u op de catalogus die u wilt configureren.
Selecteer in het formulier Catalogi in het linkerdeelvenster de categorie waaraan u handmatig een externe leverancierscatalogus wilt toevoegen en klik vervolgens op het sneltabblad Externe cataloguskoppelingen.

Notitie

Als u de hiërarchie van aanschaffingscategorieën hebt gebruikt om de structuur van uw catalogus te maken, worden alle externe leveranciercatalogi die aan de aanschaffingscategorieën zijn toegewezen weergegeven in het sneltabblad Externe cataloguskoppelingen,
Klik op het sneltabblad Externe cataloguskoppelingen op Toevoegen.
Selecteer in het formulier Nieuw externe cataloguskoppeling toevoegen de externe leverancierscatalogi die gebruikers kunnen openen voor de categorie op de inkoopsite, klik op Selecteren ->, en klik vervolgens op OK.
Klik op het sneltabblad Externe cataloguskoppelingen op Details. Op de lijstpagina Externe catalogi kunt u de configuratie-instellingen voor de geselecteerde externe leverancierscatalogus. Alle wijzigingen die u in de configuratie-instellingen aanbrengt voor een externe leverancierscatalogus worden bijgewerkt op de inkoopsite wanneer de catalogusupdates worden gepubliceerd.
Als u niet wilt dat een koppeling naar een externe leverancierscatalogus op de inkoopsite wordt weergegeven, volgt u een van deze stappen:
- Voor externe leveranciercataloguskoppelingen naar externe catalogi die automatisch vanuit de inkoopcategorie aan de cataloguscategorie zijn toegevoegd, klikt u op Verbergen
- Voor koppelingen naar een externe leverancierscatalogus die u handmatig aan het sneltabblad Externe cataloguskoppelingen zijn toegevoegd, klikt u op Verwijderen.
Om een koppeling naar een externe leverancierscatalogus weer te geven dat eerder verborgen was op de inkoopsite, klikt u op Weergeven. Deze knop is alleen van toepassing op koppelingen naar externe leverancierscatalogi die automatisch vanuit de inkoopcategorie aan de cataloguscategorie zijn toegevoegd.

Terug naar boven

Een catalogus kopiëren

Gebruik deze procedure om een nieuwe catalogus te maken door een bestaande catalogus te kopiëren. Wanneer u een catalogus kopieert, worden alle cataloguscategorieën en gekoppelde producten naar de nieuwe catalogus gekopieerd. U kunt vervolgens de nieuwe catalogus wijzigen om aan uw vereisten te voldoen.

Notitie

Wanneer u een nieuwe catalogus maakt door een bestaande catalogus te kopiëren, is er geen relatie tussen de nieuwe catalogus en de catalogus die u hebt gekopieerd. De twee catalogi zijn onafhankelijk van elkaar.

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, selecteer u de catalogus die u wilt kopiëren.
Ga naar het actievenster en klik op het tabblad Catalogus in de groep Nieuw op Catalogus kopiëren.
Nadat de nieuwe catalogus is gemaakt, dubbelklikt u op de nieuwe catalogus om deze te openen. U kunt vervolgens eventuele vereiste wijzigingen aanbrengen.

Terug naar boven

Een catalogus activeren of deactiveren

Om een catalogus beschikbaar te maken op uw inkoopsite, moet u deze activeren en ervoor zorgen dat deze aan een catalogusbeleidsregel is toegewezen. U kunt ook catalogi uitschakelen die u niet meer beschikbaar wilt maken voor uw gebruikers.

Zie Een beleidsregel voor de inkoopcatalogus opzetten voor meer informatie over het instellen van een catalogusbeleidsregels.

Een catalogus activeren

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, selecteer u de catalogus die u wilt activeren.
Klik in het actievenster in de groep Publiceren op Catalogus activeren.

Een catalogus deactiveren

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, selecteer u de catalogus die u wilt deactiveren.
Klik in het actievenster in de groep Publiceren op Catalogus deactiveren.

Notitie

Wanneer een catalogus is gedeactiveerd, worden transacties verwerkt die al in behandeling zijn en die producten van de catalogus bevatten. Producten uit de gedeactiveerd catalogus die zich op dit moment in de winkelwagen bevinden, zijn niet meer geldig en de gebruiker krijgt een melding dat het product niet meer beschikbaar is voor de order.

Terug naar boven

Een voorbeeld van een catalogus weergeven en publiceren

Wanneer u een catalogus maakt, kunt u hiervan een voorbeeld bekijken op de inkoopsite voordat u deze beschikbaar maakt voor uw werknemers. Alleen de cataloguseigenaar kan een voorbeeld van de catalogus weergeven.

U moet de catalogus publiceren om de catalogus beschikbaar te maken voor uw werknemers op de inkoopsite. Nadat de catalogus is gepubliceerd, worden alle updates die in de catalogus zijn uitgevoerd op de inkoopsite gepubliceerd. De updates worden automatisch of handmatig gepubliceerd, afhankelijk van de optie die voor de catalogus is geselecteerd in het veld Standaard bijwerktype in het formulier Catalogi. De volgende standaard updatetypes zijn beschikbaar voor catalogi:

Dynamisch: catalogi worden automatisch bijgewerkt wanneer een wijziging in de catalogus wordt aangebracht.
Statisch: catalogi moeten handmatig worden bijgewerkt.
Beide: catalogi die productcategorieën bevatten met een standaardupdatetype Statisch moeten handmatig worden bijgewerkt wanneer die categorieën worden bijgewerkt. Catalogi die productcategorieën bevatten met een standaardupdatetype Dynamisch worden automatisch bijgewerkt wanneer een wijziging in de catalogus wordt aangebracht.

Gebruik deze procedures om een voorbeeld te bekijken van uw catalogus op de inkoopsite en om catalogi met een standaard updatetype Statisch handmatig bij te werken.

Een voorbeeld van een catalogus weergeven

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, selecteer u de catalogus waarvan u een voorbeeld wilt bekijken.
Klik in het actievenster in de groep Publiceren op Voorbeeld van catalogus weergeven.

De catalogus wordt geopend in de portal voor werknemersservices in Enterprise Portal.

Een catalogus publiceren of bijwerken

Klik op Inkoop en sourcing > Algemeen > Catalogi > Aanschaffingscatalogi.
In de lijstpagina Aanschaffingscatalogi, dubbelklikt u op de catalogus die u wilt publiceren of bijwerken.
Werk in het formulier Catalogi producten, leveranciers, koppelingen naar externe catalogi bij en indien nodig andere opties.
Als uw catalogus een status Inactief heeft in het actievenster in de groep Publiceren, klikt u op Catalogus activeren.
Klik in het actievenster in de groep Publiceren op Catalogus publiceren.