Overzicht van aanschaffingscatalogi

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

In Microsoft Dynamics AX kunnen inkoopprofessionals catalogi maken en onderhouden die werknemers van het bedrijf kunnen gebruiken wanneer ze artikelen en services voor intern gebruik bestellen. Het gebruik van catalogi voor indirecte inkoop heeft de volgende voordelen:

• Werknemers kunnen snel en eenvoudig artikelen of services die ze nodig hebben vinden en opdrachten tot inkoop maken voor deze artikelen of services.

• Inkoopprofessionals kunnen een inkoopbeleid opleggen en garanderen dat werknemers alleen goedgekeurde artikelen en services kunnen bestellen.

Wanneer u een aanschaffingscatalogus maakt, voert u de volgende taken uit:

• Bepaal welke categorieën u wilt dat uw werknemers op de inkoopsite te zien krijgen. U kunt uw hiërarchie van aanschaffingscategorieën gebruiken om uw catalogus te maken of u kunt uw cataloguscategorieën handmatig definiëren. Als u een hiërarchie van aanschaffingscategorieën wilt gebruiken, moet de hiërarchie worden geconfigureerd voordat u de catalogus maakt.

• Bepaal welke producten u wilt dat uw werknemers kunnen bestellen. U kunt catalogusgegevens voor producten direct van uw leveranciers importeren, handmatig producten aan uw cataloguscategorieën toevoegen of producten gebruiken die al aan de aanschaffingscategorieën zijn toegewezen.

• Bepaal welke detailniveau u voor uw producten wilt bieden. U kunt kenmerken toevoegen en productrelaties instellen voor een betere begeleiding van uw werknemers bij het bestellen.

• Bepaal of werknemers producten direct bij een externe leverancier kunnen bestellen. Als u toegang tot externe leverancierscatalogi wilt verlenen, moet u de toegangsparameters voor de catalogussite van de leverancier configureren en vervolgens een koppeling naar de catalogussite van de leverancier toevoegen aan de aanschaffingscatalogus.

• Bepaal hoeveel aanschaffingscatalogi u nodig hebt. Toegang tot een aanschaffingscatalogus wordt bepaald door de beleidsregel voor de catalogus die u voor de rechtspersoon en operationele eenheid definieert waaraan een werknemer is toegewezen. Zie Een beleidsregel voor de inkoopcatalogus opzetten voor meer informatie over het configureren van een catalogusbeleidsregel.

Een aanschaffingscatalogus maken

Het proces voor het maken van een nieuwe catalogus bevat meerdere stappen. Het volgende schema geeft de processtroom weer en bepaalt de rol die voor elke stap verantwoordelijk is.

Vereisten

De volgende tabel beschrijft de taken die moeten worden uitgevoerd voordat een inkoopprofessional een aanschaffingscatalogus kan maken.

Taak	Rol	Omschrijving
Een hiërarchie van aanschaffingscategorieën instellen	Inkoopmanager	Hiërarchieën van aanschaffingscategorieën delen artikelen of transactie in voor rapportage en analyse. Met behulp van een hiërarchie van aanschaffingscategorieën kunnen bedrijven categorieën, producten, leveranciers en andere aanschaffingsfactoren beheren vanaf een centrale locatie. Er wordt één hiërarchie van aanschaffingscategorieën bepaald voor ene hele organisatie. U kunt de navigatiestructuur van uw catalogus maken door de hiërarchie van aanschaffingscategorieën naar een aanschaffingscatalogus te kopiëren. De gekopieerde aanschaffingscategorieën worden de categorieën van de catalogus en de leveranciers, producten en kenmerken die aan de aanschaffingscategorieën zijn gekoppeld, worden automatisch in uw catalogus opgenomen. Nadat u de hiërarchie van aanschaffingscategorieën naar de catalogus hebt gekopieerd, kunt u de structuur van de cataloguscategorieën wijzigen zodat deze bij de vereisten van uw aanschaffingssite aansluit. U kunt ook de producten, leveranciers, externe leverancierscatalogussites, enz. opgeven die u op de site wilt weergeven. Zie Belangrijke taken: een categoriehiërarchie instellen voor meer informatie over het instellen van de hiërarchie van aanschaffingscategorieën.
Leveranciers instellen	Inkoopmanager	Voordat u de producten van een leverancier aan een aanschaffingscatalogus kunt toevoegen, moet de leverancier geregistreerd zijn in Microsoft Dynamics AX en opgenomen zijn in het model van de leverancier. De leverancier moet ook aan een aanschaffingscategorie zijn gekoppeld die in de aanschaffingscatalogus is opgenomen. Zie Leveranciersaanvragen beheren - overzicht voor meer informatie over het registreren van leveranciers in Microsoft Dynamics AX.
Producten aan productmodel toewijzen	Inkoopmanager	Voordat u producten aan een aanschaffingscatalogus kunt toevoegen, moeten de producten in het productmodel in Microsoft Dynamics AX zijn opgenomen. Om producten aan het productmodel toe te voegen, kunt u productgegevens handmatig uit leverancierscatalogi of productgegevens handmatig invoeren in het formulier Productgegevens of het formulier Vrijgegeven productdetails. Nadat u een product aan het productmodel hebt toegevoegd, moet u dit ook aan een aanschaffingscategorie toewijzen. Alleen producten die aan aanschaffingscategorieën zijn toegewezen, kunnen aan uw aanschaffingscatalogus worden toegevoegd. Zie Een catalogus van een leverancier importeren voor meer informatie over het importeren van de productdatum van een leverancier. Zie Belangrijkste taken: Producten definiëren voor meer informatie over het handmatig toevoegen van aanschaffingsproducten aan Microsoft Dynamics AX.
Productrelaties definiëren (optioneel)	Inkoopmanager	Productrelaties bepalen hoe producten met elkaar zijn verbonden. Met productrelaties kunt u werknemers aanmoedigen om een voorkeursset van producten te selecteren en de uitgaven van werknemers strikter controleren. U wilt bijvoorbeeld mogelijk een computer koppelen aan een specifieke monitor die waar voor zijn geld biedt. Hierdoor wordt de voorkeursmonitor aangeboden wanneer een werknemer de computer selecteert. Productrelatie kunnen door de leverancier worden bepaald of u kunt ze zelf in het productmodel definiëren. Zie Productrelatietypen instellen voor meer informatie over het definiëren van productrelaties.
Kenmerken toevoegen (optioneel)	Inkoopmanager	Door kenmerken in te stellen, kunt u het detailniveau opgeven dat u voor de producten in uw catalogus wilt behouden. Kenmerken zijn details die uw organisatie wil bijhouden voor een bepaald product of een categorie. Dit zijn bijvoorbeeld het SKU-nummer, de productversie, de kleur en de omvang. Kenmerken kunnen aan een aanschaffingscategorie worden toegewezen. Alle producten die aan een aanschaffingscategorie zijn toegewezen, krijgen de kenmerken die al aan de categorie zijn toegewezen. Nadat een categorie en de producten erin aan een catalogus zijn toegewezen, worden alle kenmerken voor dat product op de aanschaffingssite weergegeven. Zie Kenmerken en kenmerktypen instellen voor meer informatie over het definiëren van kenmerken.
Leveranciers en producten aan aanschaffingscategorieën toevoegen	Inkoopmanager	Wanneer de hiërarchie van aanschaffingscategorieën voor uw organisatie wordt gemaakt, kan elke aanschaffingscategorie aan specifieke leveranciers, producten, enz. worden gekoppeld. Als een catalogus wordt gemaakt met de hiërarchie van aanschaffingscategorieën, dan kunnen deze koppelingen automatisch naar de catalogus worden gekopieerd. Dezelfde beperkingen kunnen dan worden toegepast op catalogusniveau en op de aanschaffingssite. Zie Belangrijke taken: Hiërarchieën van aanschaffingscategorieën instellen en onderhouden voor meer informatie over het toevoegen van leveranciers en producten met aanschaffingscategorieën.
Toegang tot sites met externe leverancierscatalogi configureren	Inkoopmanager	U kunt de toegang instellen tot catalogi van externe leveranciers, zodat gebruikers producten rechtstreeks op een catalogussite van de leverancier kunnen bestellen. U configureert de toegang tot de catalogussite van de externe leverancier op basis van de gegevens die de leverancier u geeft. U valideert de configuraties en activeert de catalogusgegevens in Microsoft Dynamics AX. Notitie Voordat u de toegang tot de catalogussite van een externe leverancier kunt configureren, moet de leverancier in Microsoft Dynamics AX zijn geregistreerd. Voor meer informatie over hoe u toegang tot catalogi van externe leveranciers configureert, kunt u Een externe leverancierscatalogus instellen raadplegen.

Een catalogus instellen

Nadat aan de vereisten is voldaan, kunt u een catalogus instellen. U kunt één catalogus maken die door uw hele organisatie wordt gebruikt. De toegang tot de catalogus wordt geregeld door uw inkoopbeleidsregels. U kunt ook meerdere catalogi maken die door verschillende afdelingen in uw organisatie worden gebruikt.

De volgende tabel beschrijft de taken die u moet uitvoeren om een catalogus in te stellen.

Taak	Rol	Omschrijving
Een nieuwe catalogus maken	Inkoopmanager	Wanneer u een catalogus maakt, geeft u een naam en omschrijving voor de catalogus op. U definieert hoe u de navigatiestructuur wilt maken, definieert of de catalogus handmatig of automatisch wordt bijgewerkt en geeft de eigenaar van de catalogus op. Zie Belangrijke taken: Aanschaffingscatalogi maken voor meer informatie over het instellen van een aanschaffingscatalogus.
De navigatiecategorieën voor de inkoopsite maken	Inkoopmanager	De structuur die u voor de navigatiecategorieën definieert, bepaalt wat gebruikers in het navigatiedeelvenster op uw aanschaffingssite te zien krijgen. U kunt de navigatiestructuur handmatig maken of door de hiërarchie van aanschaffingscategorieën van uw organisatie te kopiëren. U kunt producten met meerdere categorieën koppelen zodat gebruikers gemakkelijker kunnen vinden waar ze naar op zoek zijn. Stroomsnoeren voor laptops kunnen bijvoorbeeld zowel in de categorie computerhardware als in de categorie kantoorbenodigdheden worden opgenomen. Zie Belangrijke taken: Aanschaffingscatalogi maken voor meer informatie over het instellen van navigatiecategorieën voor catalogi.
Producten toevoegen aan de catalogus	Inkoopmanager	Als u de hiërarchie van aanschaffingscategorieën gebruikt om uw catalogus te maken, worden de producten automatisch gekoppeld met de aanschaffingscategorieën en toegewezen aan de cataloguscategorieën. U kunt meer producten toevoegen met het tabblad Producten in het formulier Catalogi. Producten die aan de catalogus worden toegevoegd met de hiërarchie van aanschaffingscategorieën kunnen niet worden verwijderd. U kunt de producten echter verbergen als u niet wilt dat deze op uw inkoopsite wordt weergegeven. Als u uw cataloguscategorieën handmatig maakt, moet u de producten die u in elke cataloguscategorie wilt weergeven handmatig toevoegen. Alle producten die handmatig worden toegevoegd, kunnen uit een cataloguscategorie worden verwijderd. Zie Belangrijke taken: Aanschaffingscatalogi maken voor meer informatie over het toevoegen van producten aan een aanschaffingscatalogus.
Toegang tot sites met externe leverancierscatalogi toevoegen (optioneel)	Inkoopmanager	Als u werknemers artikelen en services direct bij een leverancier laat bestellen, kunt u een koppeling naar de externe catalogussite van de leverancier toevoegen aan uw aanschaffingscategorieën of aan de geselecteerde cataloguscategorieën. Voor meer informatie over hoe u toegang tot externe cagalogussites van een leverancier instelt, kunt u Een externe leverancierscatalogus instellen raadplegen.
De catalogus publiceren naar de inkoopsite	Inkoopmanager of inkoper	Voordat een catalogus op de aanschaffingssite kan worden weergegeven, moet u een catalogusbeleidsregel instellen voor de catalogus, moet u de status van de catalogus op Actief instellen en moet u de catalogus publiceren. U kunt ook catalogi uitschakelen die u niet meer beschikbaar wilt maken voor uw gebruikers op de aanschaffingssite. Zie Belangrijke taken: Aanschaffingscatalogi maken voor meer informatie over het publiceren van een aanschaffingscatalogus.
Zoekgegevens voor producten synchroniseren	Inkoopmanager of inkoper	Om een zoekprogramma efficiënter en effectief te maken, moet u de productzoekgegevens synchroniseren met Enterprise Portal. U moet de gegevens van het productzoekgegevens synchroniseren met Enterprise Portal voor elke update.

Zie ook

Belangrijke taken: Aanschaffingscatalogi maken

Overzicht geïmporteerde leverancierscatalogi

Overzicht catalogi externe leveranciers