Planejar a organização e a governança do ciclo de vida para grupos do Microsoft 365 e Microsoft Teams

Grupos do Microsoft 365 tem um conjunto avançado de ferramentas para implementar as funcionalidades de governança necessárias pela sua organização.

A seção a seguir descreve os recursos, recomenda práticas recomendadas e fornece diretrizes para fazer as perguntas certas para determinar os requisitos de governança e como atendê-los.

Controlar quem pode criar grupos do Microsoft 365

Os grupos do Microsoft 365 podem ser criados por usuários finais de vários pontos de extremidade, incluindo Outlook, SharePoint, Teams e outros ambientes. Criar uma equipe sempre cria um grupo do Microsoft 365, portanto, governar o ciclo de vida Grupos do Microsoft 365 também rege o ciclo de vida das equipes no Microsoft Teams.

Recomendamos o autoatendimento para capacitar os proprietários do grupo e ajudar os usuários a fazer seu trabalho com mais facilidade. Limitar a criação de grupo e equipe pode diminuir a produtividade dos usuários porque muitos serviços do Microsoft 365 exigem que os grupos sejam criados para que o serviço funcione.

Considere as seguintes opções de governança para criação de grupos:

• Para limitar a expansão de grupo, use políticas de expiração de grupos para excluir automaticamente grupos que não estão sendo usados.
• Limitar a criação de grupo a membros de grupos de segurança com associação dinâmica contendo, por exemplo, todos os funcionários em tempo integral.
• Limite a criação de grupo a um grupo de segurança e exija que os usuários concluam o treinamento nas políticas de uso de grupo da sua organização para se tornarem membros do grupo de segurança.

Se você quiser limitar quem pode criar grupos, consulte Gerenciar quem pode criar grupos do Microsoft 365 para obter informações sobre como configurar isso.

Excluir, restaurar e arquivar em grupo

Quando um grupo do Microsoft 365 é excluído, por padrão, ele é mantido por 30 dias. Esse período de 30 dias é denominado "exclusão temporária" porque ainda é possível restaurar o grupo. Após 30 dias, o grupo e o conteúdo associado são excluídos permanentemente e não podem ser restaurados.

Se você tiver políticas de retenção em vigor para manter chat, arquivos ou email, esses itens serão preservados após a exclusão do grupo. Consulte Saiba mais sobre políticas de retenção para obter detalhes.

Se você quiser excluir um grupo, mas preservar o conteúdo de um ou mais serviços conectados ao grupo, consulte Grupos de arquivos, equipes e Viva Engage para obter informações.

Política de nome de grupo

Uma política de nomenclatura de grupos pode ajudá-lo a governar grupos de duas maneiras:

• Uma política de nomenclatura de prefixo/sufixo pode ser usada para impor cadeias de caracteres fixas ou atributos Microsoft Entra no início ou no final de um nome de grupo e seu endereço de email associado. Ao fazer isso, você pode garantir a inclusão de, por exemplo, nomes de departamento ou regiões em nomes de grupo.
• Uma política de palavras bloqueadas pode garantir que determinadas palavras, como os nomes dos executivos, não sejam usadas em nomes de grupo.

As políticas de nomenclatura são aplicadas quando os grupos são criados a partir de qualquer um dos serviços conectados ao grupo.

Se você quiser usar políticas de nomenclatura para grupos, consulte Grupos do Microsoft 365 política de nomenclatura.

Política de expiração de grupo

Você pode especificar um período de expiração e qualquer grupo que atinja o final desse período e não seja renovado, será excluído. O período de expiração começa quando o grupo é criado ou na data em que foi renovado pela última vez.

Depois de definir grupos para expirar:

• Os proprietários do grupo são notificados para renovar o grupo à medida que a expiração se aproxima.
• Os grupos ativos são renovados automaticamente.
• Qualquer grupo que não for renovado é excluído.
• Qualquer grupo excluído pode ser restaurado dentro de 30 dias pelos proprietários do grupo ou por um administrador global.

As políticas de expiração são uma boa maneira de limitar a expansão de grupo, garantindo que os grupos que não estão mais em uso sejam excluídos. Se você quiser criar uma política de expiração de grupo, consulte Grupos do Microsoft 365 Política de Expiração.

Tópicos relacionados

Recomendações de planejamento de governança de colaboração

Criar seu plano de governança de colaboração

Remover um ex-funcionário e proteger dados