Planejar Microsoft Viva Connections para sua organização

Observação

• Você deve ter um tipo de licença Enterprise (E) ou Frontline (F) para criar uma experiência de Viva Connections. Os usuários com uma assinatura básica do Microsoft 365 (licença E) estão limitados a criar uma experiência. Os usuários devem ter uma licença conjunto Microsoft Viva ou Viva Comunicações e Comunidades para criar duas ou mais experiências (até 50). Consulte Microsoft Viva planos e preços para obter mais informações.
• Viva Connections não tem requisitos para começar.
• Você deve ter permissões de administrador do Global Administração ou do SharePoint para acessar o Centro de administração do Microsoft 365. Viva Connections está disponível em dispositivos móveis e tablet em ambientes GCC, GCC High e DoD com recursos limitados. Consulte a lista de disponibilidade do serviço para obter mais informações.

Nesta fase, crie uma equipe de stakeholders para se alinhar nos casos de metas e uso primário para a estratégia de experiência do funcionário da sua organização. Comece atendendo aos requisitos e, em seguida, planejando cada componente da experiência. Na fase de planejamento, considere métricas de sucesso e táticas de adoção para garantir que Viva Connections atenda à necessidade de sua organização e usuários.

As tarefas abaixo marcadas com um asterisco (*) são opcionais ou só podem ser aplicadas aos clientes que usarão sites domésticos do SharePoint para complementar a experiência de Viva Connections.

Etapa 1: Planejar Viva Connections

Viva Connections foi projetado para ajudar os usuários a concluir tarefas de alta prioridade e acessar informações importantes. Essa experiência pode ser criada com horas extras conforme sua organização se adapta e dimensiona. As organizações podem usar seu site doméstico de intranet do SharePoint existente se tiverem um ou criar uma experiência autônoma acessível no Microsoft Teams.

Viva Connections é composta por três partes main : o dashboard, o feed e os recursos. Essas partes serão exibidas de forma diferente em dispositivos móveis e na área de trabalho. Saiba mais sobre as diferenças entre a experiência da área de trabalho e de dispositivos móveis.

• Painel: O dashboard é o conjunto de ferramentas digitais do seu funcionário. Ele reúne as ferramentas que seus funcionários precisam, permitindo acesso rápido e fácil, estejam eles no escritório ou em campo.
• Alimentar: O Feed fornece atualizações para as pessoas certas no momento certo e é fortemente integrado com Viva Engage, notícias do SharePoint e Stream para exibir um feed personalizado, com base no direcionamento pós-nível dos grupos aos quais os funcionários pertencem.
• Recursos: a experiência dos Recursos permite encontrar caminhos entre plataformas. Ele usa elementos de navegação da barra de aplicativos do SharePoint, que pode ser o público-alvo.

Desktop	Celular
- A instância de Viva Connections da sua organização será exibida como um ícone na barra de aplicativos do Teams. - Quando o ícone for selecionado, os usuários verão a experiência de aterrissagem padrão. - Quando o ícone for selecionado duas vezes, o painel de navegação global será exibido. - Adicione a Web Part Feed para realçar as notícias personalizadas. – Adicione a Web Part Painel para facilitar a conclusão de tarefas	- A instância de Viva Connections da sua organização será exibida como um ícone na barra de aplicativos móveis do Teams. - Depois de selecionados, os usuários podem pivotar do dashboard para o feed para os recursos.

Etapa 2: considere usar um site doméstico do SharePoint para complementar a experiência* (opcional)

Uma experiência Viva Connections não requer que um site inicial do SharePoint (um site de comunicação com recursos especiais) seja criado, mas fornecer um pode complementar a experiência do funcionário. Um site doméstico do SharePoint atua como a porta de entrada para a intranet da sua organização e um gateway para outros portais populares relevantes para toda a organização. Algumas organizações usarão um site doméstico do SharePoint para complementar a experiência Viva Connections e estender a experiência para a Web. Siga as etapas abaixo se sua organização quiser usar um site doméstico do SharePoint além de Viva Connections. Um site doméstico do SharePoint pode ser adicionado a qualquer momento.

Requisito	Descrição
Criar um site inicial do SharePoint* (opcional)	Um site inicial do SharePoint é um site de comunicação do SharePoint que atua como a porta de entrada para a intranet da sua organização. Eles têm recursos extras, como a capacidade de priorizar as notícias postadas no site inicial do SharePoint no restante da intranet. Depois que um site inicial do SharePoint for definido, as notícias publicadas desse site serão priorizadas em toda a intranet. Os sites domésticos do SharePoint são definidos no Microsoft Administração Center quando você cria uma nova experiência de Viva Connections. Para adicionar um site inicial do SharePoint, escolha a opção para criar um portal de intranet existente. Saiba mais sobre como pensar em planejar a navegação em seu site inicial do SharePoint em combinação com o hub e a navegação global. Em seguida, comece a criar um site doméstico do SharePoint.
Configurar a navegação global* (somente usuários do site doméstico do SharePoint)	Depois que seu site inicial do SharePoint estiver configurado, você poderá habilitar e personalizar a navegação global na barra de aplicativos do SharePoint. No aplicativo de área de trabalho Viva Connections, os recursos no painel de navegação global serão exibidos quando o ícone Viva Connections estiver selecionado no Teams e na seção de recursos. No aplicativo móvel Viva Connections, os recursos na navegação global serão exibidos na guia "Recursos". Saiba mais sobre como habilitar e personalizar a navegação global.
Auditar, priorizar e modernizar sites* (opcional)	Depois de identificar os principais cenários para Viva Connections, você precisará identificar conteúdo ou sites que devem ser modernizados se você ainda estiver usando sites e páginas clássicos. Nem todo o conteúdo ou sites clássicos do SharePoint precisam ser modernizados para aproveitar Viva Connections. Concentre-se nos casos de uso de prioridade que precisarão ser incluídos na instância de Viva Connections da sua organização. Saiba mais sobre como modernizar o conteúdo e as diretrizes de portal íntegras para sites de alto tráfego

Criar um site doméstico do SharePoint para sua organização* (opcional)

Um site inicial do SharePoint é a porta de entrada para a intranet da sua organização e um gateway para outros portais populares relevantes para toda a organização. Seu site inicial do SharePoint também será a experiência de aterrissagem para Viva Connections no aplicativo de área de trabalho do Microsoft Teams.

Comece pequeno identificando um punhado de recursos e funções que o site inicial do SharePoint pode servir. Considere usar um modelo de site personalizável do livro de aparência do SharePoint chamado The Landing para colocar seu site inicial do SharePoint em execução rapidamente. Opcionalmente, transforme seu site inicial do SharePoint em um site do hub do SharePoint para adicionar uma camada extra de navegação e aumentar o escopo de pesquisa.

Saiba mais sobre como planejar seu site inicial do SharePoint e como iniciar sites saudáveis do SharePoint.

Configurar a navegação global na barra de aplicativos do SharePoint* (opcional)

Em seguida, no ícone Configurações do site inicial do SharePoint, selecione Configurar navegação global para aproveitar a funcionalidade de Viva Connections completa. Crie navegação global de uma maneira que complemente e expanda recursos no site inicial do SharePoint. Saiba mais sobre navegação e arquitetura de informações no Microsoft Office SharePoint Online.

Links de navegação que aparecem no painel de navegação global na barra de aplicativos do SharePoint também serão exibidos no aplicativo Viva Connections no Microsoft Teams para aplicativos móveis e desktop.

Auditar, priorizar e modernizar o conteúdo para se alinhar com os principais cenários e tarefas* (opcional)

Depois de definir os principais cenários e tarefas na fase de planejamento, prepare-se para Viva Connections garantindo que o conteúdo de prioridade esteja localizado em sites de comunicação e sites de equipe modernos do SharePoint. Sites modernos e clássicos podem ser usados, mas apenas sites modernos serão exibidos no aplicativo Microsoft Teams. Sites clássicos serão abertos em uma janela separada do navegador.

Se você tiver muitos sites clássicos do SharePoint, concentre-se em sites, páginas e conteúdo relevantes para a experiência Viva Connections. Sites e conteúdo que não estão relacionados às principais tarefas e cenários podem ser modernizados posteriormente.

Sites que devem ser auditados e priorizados:

• Sites que se conectam a cartões no Viva Connections dashboard
• Sites exibidos na navegação global
• Sites que publicam notícias organizacionais com frequência
• Sites que ajudam os funcionários a concluir as tarefas diárias mais importantes ou acessar informações importantes

Ferramentas para ajudá-lo a modernizar:

• Use o verificador de modernização do SharePoint para criar um painel que o ajude a determinar a preparação para a modernização.
• Saiba mais sobre como transformar sites clássicos em sites modernos ou considere criar novos sites modernos usando modelos de site do SharePoint.
• Para sites populares que devem receber uma alta quantidade de tráfego (1000 exibições por dia ou mais) saiba mais sobre as melhores práticas para sites e portais de alto desempenho.

Etapa 3: Planejar o dashboard

Comece identificando os principais cenários que Viva Connections precisa para dar suporte e identificar os proprietários dessas experiências de funcionário. Tarefas e cenários terão suporte principalmente por cartões no Viva Connections dashboard que podem ser direcionados a públicos específicos usando grupos do Microsoft 365. Considere quais grupos de funcionários precisarão de acesso a recursos específicos.

Painel no celular	Descrição
	Neste exemplo, um cartão no dashboard está vinculado a uma página do SharePoint em que os usuários podem tirar uma marcar de integridade diária facilmente de um dispositivo móvel.

Cenários comuns incluem exibir holerites e férias, enviar tíquetes de ajuda, acompanhar as notícias, verificar menus de almoço diários, localizar pessoas em um diretório e gerenciamento de turnos. Colabore e se alinhe com grupos de negócios que gerenciam essas experiências para determinar o melhor design. Examine as melhores práticas do Centro de Adoção de clientes Viva Connections bem-sucedidos para obter mais informações sobre cenários comuns e como identificar experiências de funcionários que resultam em adoção duradoura.

Geral	Para operadores de informações	Para trabalhadores de linha de frente
- Exibir pagamento e benefícios - Enviar um tíquete para o suporte técnico - Acesse as opções de almoço café - Acompanhe as notícias e os comunicados	- Encontre informações sobre pessoas e equipes - Conclua o treinamento necessário - Visualize os feriados da empresa	- Visualize e gerencie turnos - Acesse planilhas de horário e formulários populares - Exibir políticas e recursos do local de trabalho

Tipos de cartões de dashboard

Conforme você planeja, considere os diferentes tipos de cartões disponíveis. Há três tipos diferentes de cartões que podem ser usados no Viva Connections dashboard. Alguns cartões podem levar mais tempo do que outros para serem implementados ou podem exigir trabalho no back-end para serem configurados.

• Cartões prontos para uso: esses cartões exigem pouca configuração e incluem os Cartões de tarefas de Link, Turnos, Equipes e Atribuídos.
• Cartões de extensão adaptáveis: também conhecidos como ACEs, são cartões que podem ser estendidos e personalizados usando a Estrutura do SharePoint (SPFx).
• Cartões de terceiros: esses cartões vêm de terceiros, como Qualtrics, ServiceNow e Workday.

Processo de planejamento

À medida que você trabalha com proprietários de empresas e principais stakeholders para alinhar sua estratégia de design Viva Connections, responda ao seguinte para cada tarefa:

• Quem é o público-alvo?
• O que os usuários precisam realizar ou aprender?
• Quais ferramentas ou tecnologias eles usam atualmente?
• Quais ferramentas ou tecnologia você deseja que os visitantes usem para realizar suas principais tarefas?
• Quais informações precisam ser promovidas?

Comece com os fluxos de trabalho mais importantes

Nem todas as tarefas devem ser transformadas em um cartão no Painel. Concentre-se nas tarefas mais impactantes que podem ser executadas em um curto período de tempo. Encontre oportunidades alinhadas com os campos "Vitórias rápidas" e "Primeiros sucessos" na matriz de decisões abaixo como um início.

Projetar com seu público-alvo em mente

Como prática recomendada, é importante tomar decisões que estejam enraizadas em tarefas específicas para determinados públicos:

• Considere usar uma estrutura comum para o planejamento de cenários que começa selecionando uma determinada função ou público-alvo "Como um...".
• Em seguida, limite o objetivo em "Preciso...".
• Em seguida, considere a ferramenta ou processo ideal para atender ao objetivo em "Para que eu...".
• Por fim, crie um script sobre a aparência do sucesso em "Sei que isso é bem-sucedido quando...".

Por exemplo, crie uma tabela como a seguinte para listar cenários de negócios que você deseja abordar com cartões no dashboard:

No meu papel como...	Preciso...	Para que...	Sei que isso é bem-sucedido quando...
Funcionário em tempo integral	Acesso fácil a informações sobre benefícios e folha de pagamento	Posso marcar informações importantes rapidamente sem precisar de ajuda do RH	As solicitações de ajuda com benefícios e folha de pagamento para a equipe de RH são reduzidas
Trabalhador de linha de frente	Entrar e sair de um dispositivo móvel	Posso criar eficiências no meu fluxo de trabalho	Agendas e pausas são gerenciadas de Viva Connections
Gerenciador de pessoas	Dando boas-vindas e integrando novos membros da equipe	Posso crescer e desenvolver talentos	Gasto menos tempo gerenciando funções de integração padrão
Representante de vendas	Acessar materiais de treinamento de produtos específicos em um dispositivo móvel	Pode resolver rapidamente problemas do cliente	A maioria dos problemas do cliente é resolvida em tempo real
Especialista em RH	Promover o uso dos benefícios de autoatendimento	Posso passar mais tempo trabalhando com funcionários em perguntas e cenários de benefícios exclusivos	Todas as interações de meus funcionários são sobre cenários essenciais individuais

Exemplos de designs de dashboard diferentes

O dashboard deve se concentrar nas tarefas mais importantes. Tarefas específicas de determinados públicos-alvo devem ser direcionadas para garantir que os usuários vejam apenas cartões relevantes para seus trabalhos do dia a dia.

Operadores de informações	Trabalhadores de linha de frente

Conteúdo para painéis de planejamento

• Criar e personalizar um dashboard
• Saiba mais sobre cartões adaptáveise cartões de terceiros
• Use grupos do Microsoft 365 existentes ou crie grupos de notícias, se necessário, para que você possa criar cartões rapidamente e segmente-os por públicos-alvo específicos

Etapa 4: Prepare-se para o feed

O feed traz comunicações de toda a organização para um único lugar onde ela pode ser facilmente exibida. Este feed ajuda a manter trabalhadores da linha de frente, trabalhadores de informações e trabalhadores híbridos engajados e informados sobre notícias e anúncios importantes. Essa solução também fornece aos editores de conteúdo um método confiável de distribuição de notícias e informações importantes.

Tecnicamente, você não precisa fazer nada para configurar o feed porque o conteúdo será sincronizado automaticamente. No entanto, você pode influenciar a hierarquia de conteúdo.

Dicas sobre como influenciar a hierarquia de conteúdo no feed

O feed foi projetado para ser dinâmico, personalizado e um local onde as notícias e anúncios mais relevantes podem ser consumidos. O feed depende de um fluxo constante de novos conteúdos e a melhor experiência contém um equilíbrio de notícias organizacionais, conteúdo orgânico e conteúdo curado.

• Publicar notícias do SharePoint de fontes de notícias organizacionais oficiais como o site inicial do SharePoint
• Use o impulso de notícias para elevar as postagens de notícias mais importantes em sites de notícias organizacionais para exibir postagens de notícias na parte superior do feed
• Poste notícias como links de notícias em vídeo hospedados pelo Stream para compartilhar atualizações, retransmissões de uma reunião geral ou fornecer materiais de treinamento reutilizáveis
• Realce as discussões da comunidade com postagens em Viva Engage que você gostaria de ver por toda a organização
• Incentivar sua organização a se envolver e participar de discussões em Viva Engage, especialmente líderes e campeões do local de trabalho
• Use a segmentação por público-alvo para garantir que o conteúdo específico seja visto por diferentes públicos usando grupos do Microsoft 365

Conteúdo para feeds de planejamento

• Examine perguntas frequentes sobre o feed para Viva Connections
• Considere usar a Web Part Feed em páginas populares do SharePoint para exibir notícias e comunicados
• Saiba mais sobre as práticas recomendadas para maior engajamento no feed

Etapa 5: Planejar os recursos

Os recursos são os links de navegação para portais e outros destinos populares. Os recursos devem ser os portais mais importantes e populares para o público-alvo e podem ser direcionados a públicos específicos. Durante a preparação do Viva Connections, saiba que esses recursos serão exibidos na barra de aplicativos do SharePoint (se sua organização tiver um site doméstico do SharePoint) e na barra de aplicativos do Teams quando Viva Connections for configurada.

Desktop	Celular

Para organizações com sites domésticos do SharePoint, considere como os links na navegação global complementarão os recursos realçados no site inicial do SharePoint. Dependendo do conteúdo que você deseja disponibilizar na navegação global, você pode projetar sua navegação do site doméstico do SharePoint e a navegação global de três maneiras diferentes.

Conteúdo para planejamento de recursos

• Configure pela primeira vez ou personalize links de navegação na navegação global do site inicial do SharePoint
• Obter mais diretrizes sobre como projetar a navegação no SharePoint

Etapa 6: criar um plano de adoção

Planejar mudanças e ajudar os usuários a adotar novos recursos será diferente para cada organização. Use as considerações e as práticas recomendadas aqui como ponto de partida para criar um plano de adoção que atenda às necessidades da sua organização. Inclua considerações sobre o gerenciamento de alterações e materiais de treinamento para usuários finais em seu plano.

Considerações sobre a adoção

• Viva Connections só pode ser acessado no Microsoft Teams. Se sua organização ainda não estiver usando o Microsoft Teams, você precisará planejar a adoção do Microsoft Teams junto com Viva Connections.
• Facilite a adoção para usuários finais fixando o aplicativo no Teams antes de escolher as configurações. Isso só precisa ser feito uma vez (Viva Connections é habilitado automaticamente por padrão no Teams).
• Encontre os usuários pioneiros e os especialistas e crie maneiras de estender seu entusiasmo para o restante da organização.
• Planeje se envolver com usuários onde eles normalmente se reúnem e compartilham informações (por exemplo, se sua organização já se reúne no Teams, planeje postar nos canais.)
• Determine para quem e para onde devem ser feitas perguntas sobre Viva Connections. Considere usar Viva Engage, um site do SharePoint ou canais do Teams permitem que os usuários façam perguntas ou vejam perguntas comumente feitas.

Altere as considerações de gerenciamento

• Comece criando conscientização e interesse em vários canais para atrair públicos-alvo diferentes. Considere espaços comuns para usuários locais, como a sala de descanso ou salas de conferência. Para trabalhadores remotos e o restante da organização, planeje postar anúncios no Teams, Viva Engage e SharePoint.
• Certifique-se de que diferentes públicos-alvo de usuários finais possam entender facilmente como essa nova ferramenta ajudará a melhorar seu trabalho diário.
• Crie oportunidades para os usuários fazerem perguntas, receberem ajuda e verem demonstrações ao vivo. Considere definir sessões semanais de treinamento ou horário comercial durante o primeiro mês de adoção. Use os especialistas sempre que possível.
• Reforce a mudança criando incentivos para o uso das novas ferramentas.
• Explique claramente como usar Viva Connections em aplicativos móveis e de área de trabalho, como se envolver com o Painel, o Feed e recursos e onde exibir as últimas notícias e anúncios.
• Crie diretrizes especializadas para diferentes públicos, como trabalhadores de linha de frente ou trabalhadores híbridos.

Considerações de treinamento

• Use o treinamento para ajudar a aumentar a conscientização sobre onde os recursos podem ser acessados no Teams em dispositivos móveis ou na área de trabalho.
• Mostrar diferentes maneiras de se conectar e se envolver com cartões no dashboard e conteúdo no Feed. Considere fornecer diretrizes de treinamento diferentes para públicos-alvo diferentes.
• Realce os portais populares no SharePoint que podem ser encontrados na guia Recurso quando estiver em um dispositivo móvel.

Recursos de adoção

Saiba mais sobre adoção, melhores práticas e obter modelos de comunicação no centro de adoção Viva.

Etapa 7: considerar as métricas de sucesso

Parte do processo de planejamento inclui determinar quais métricas serão usadas para medir a eficácia Viva Connections em unir sua organização e manter públicos específicos informados. Comece considerando as tarefas e as ferramentas que o dashboard oferecerá. Por exemplo, se você criar um cartão que se vincula ao seu site do SharePoint de recursos humanos ou a uma página específica, deverá esperar ver mais tráfego e envolvimento para esse site em relatórios de uso.

Observação

O recurso de análise não está disponível em ambientes GCC, GCC High e DoD. Consulte a lista de disponibilidade do serviço para obter mais informações.

• Viva Connections análise: entenda como e quando os usuários se envolvem com componentes da experiência Viva Connections usando Viva Connections análise. Examine o número de pessoas que visualizaram e se envolveram com experiências Viva Connections, os tipos de conteúdo com os quais os usuários se envolvem e as plataformas usadas para acessar Viva Connections.
• Exibição de alto nível de uso em aplicativos do M365: use a análise de uso do Microsoft 365 para acessar um painel previamente criado que contém vários relatórios previamente criados que se concentram na adoção, no uso, na comunicação e na colaboração de aplicativos do M365.
• Dados de nível de site ou página: obter relatórios de uso de nível de site e nível de página no SharePoint para avaliar o envolvimento e saber mais sobre quando os usuários acessam o conteúdo e quais dispositivos eles estão usando.
• Obter comentários diretos dos usuários: Além da análise de uso, você pode perguntar diretamente aos usuários sobre sua satisfação geral. Considere a criação de um cartão no Painel que se vincula a um Formulário da Microsoft onde você pode pedir aos usuários para avaliar a satisfação e fornecer comentários.

Etapa 8: planejar a manutenção ao longo do tempo

Geralmente, Viva Connections precisa de manutenção contínua mínima depois de configurada. À medida que sua empresa cresce e evolui, você provavelmente identificará novos cenários que podem ser suportados por Viva Connections. Com o tempo, você pode decidir retirar cartões no dashboard ou reorganizar a navegação global nos recursos. Além disso, os usuários compartilharão comentários que podem ser usados para melhorar a experiência. Cada um desses cenários exigirá tempo para serem implementados e se comunicarem conforme necessário. Planeje ter um responsável ou uma equipe de pessoas que possam gerenciar essas tarefas ao longo do tempo.

• Painel: Depois de projetado e testado, o dashboard só precisará ser atualizado para dar suporte a novos cenários ou aposentar cenários antigos.
• Alimentar: O conteúdo é exibido dinamicamente e agregado de postagens de notícias do SharePoint e Viva Engage.
• Recursos: Assim como o dashboard, depois que os links para portais forem estabelecidos, os Recursos só precisarão de atualizações conforme necessário.

Em seguida, crie e personalize Viva Connections para sua organização

Depois de atender aos requisitos (para clientes que desejam um site doméstico do SharePoint), tenha um plano para o dashboard e esteja preparado para ajudar os usuários a adotar Viva Connections, é hora de passar para a fase de build.