Planejamento de implementação do Power BI: desativar e arquivar conteúdo

Nota

Este artigo faz parte da série de artigos de planejamento de implementação do Power BI. Esta série se concentra principalmente na experiência do Power BI no Microsoft Fabric. Para obter uma introdução à série, consulte Planejamento de implementação do Power BI.

Este artigo ajuda-o a desativar e arquivar conteúdo no final do seu ciclo de vida. Este artigo destina-se principalmente a:

• Administradores de malha: os administradores responsáveis por supervisionar a malha na organização. Os administradores de malha podem precisar colaborar com outros administradores, como aqueles que supervisionam o Microsoft 365 ou o Azure DevOps.
• Equipes do Centro de Excelência (COE) e BI: as equipes responsáveis por supervisionar o Power BI na organização. Essas equipes incluem tomadores de decisão que decidem como gerenciar o ciclo de vida do conteúdo do Power BI.
• Equipes de operações de dados: as equipes responsáveis por supervisionar o gerenciamento do ciclo de vida das soluções de dados corporativos. Essas equipes podem incluir gerentes de versão, que lidam com o ciclo de vida das versões de conteúdo, e engenheiros que criam e gerenciam os componentes necessários para usar e dar suporte ao gerenciamento do ciclo de vida com eficiência.
• Criadores de conteúdo e proprietários de conteúdo: usuários que criam conteúdo que desejam publicar no portal do Fabric para compartilhar com outras pessoas. Esses indivíduos são responsáveis por gerenciar o ciclo de vida do conteúdo do Power BI que criam.

O gerenciamento do ciclo de vida consiste nos processos e práticas que você usa para lidar com o conteúdo, desde sua criação até sua eventual desativação. No quinto estágio do gerenciamento do ciclo de vida, você oferece suporte e monitora o conteúdo, o que envolve o suporte a usuários e conteúdo publicado para facilitar a adoção e resolver problemas. Eventualmente, você chegará ao sexto e último estágio do ciclo de vida do conteúdo, onde poderá identificar o conteúdo que não é mais usado ou necessário. Nesta última etapa, você se aposenta e arquiva o conteúdo.

Desativar e arquivar o conteúdo é importante quando o conteúdo cumpre o seu propósito. Ele garante que os recursos não sejam desperdiçados suportando conteúdo que não é necessário e torna mais fácil para os criadores de conteúdo e administradores supervisionarem o conteúdo necessário. Quando você aposenta e arquiva conteúdo no final de seu ciclo de vida, isso ajuda a melhorar a governança e a eficiência, porque você concentra esforços e recursos em conteúdo relevante e áreas ativas do seu locatário.

A imagem a seguir mostra o ciclo de vida do conteúdo do Power BI, destacando o estágio seis, onde você aposenta e arquiva conteúdo.

Nota

Para obter uma visão geral do gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo, consulte o primeiro artigo desta série.

Eventualmente, os consumidores podem deixar de precisar ou utilizar conteúdos. Pode haver muitos motivos, como conteúdo de substituição sendo implantado, objetivos de negócios diferentes ou mudança de prioridades.

A desativação de conteúdo ajuda-o a controlar o Power BI de diferentes formas.

• Menos itens reduz a desordem e mantém seu ambiente mais gerenciável. Menos itens também ajuda os usuários a navegar pelo conteúdo ativo e é mais fácil de manter.
• A remoção de artigos não utilizados reduz a confusão para os consumidores sobre os conteúdos que devem utilizar.
• A auditoria torna-se mais fácil quando se concentra no conteúdo ativo. Isso é especialmente verdadeiro quando você audita funções e permissões de segurança.
• Ter menos itens pode potencialmente otimizar o uso da capacidade, porque os recursos não serão usados acidentalmente.

Decida quando e como você aposentará o conteúdo

Você deve avaliar regularmente os padrões de uso em sua organização à medida que realiza atividades de auditoria e monitoramento para identificar o conteúdo candidato que você pode aposentar. As etapas são conhecidas como atividades de limpeza de conteúdo. As atividades de limpeza de conteúdo são as ações agendadas regularmente que você realiza para pesquisar conteúdo, enquanto a desativação de conteúdo é o que acontece quando você decide desativar o conteúdo no final de seu ciclo de vida. Dependendo do volume de itens publicados em seu locatário, você pode realizar essas atividades com mais regularidade, como trimestral ou mensal.

Gorjeta

A auditoria no nível do locatário e o monitoramento no nível do locatário são atividades fundamentais para ajudá-lo a decidir quando o conteúdo deve ser desativado.

Planejar atividades de limpeza de conteúdo

As principais considerações e decisões a seguir devem ser tomadas quando você deseja analisar seu conteúdo para identificar o que pode ser retirado e arquivado.

• Selecione o escopo da análise: As atividades de limpeza de conteúdo podem ser feitas no nível do locatário. No entanto, também é comum realizar uma análise no espaço de trabalho, capacidade ou nível de domínio. Dessa forma, você pode tomar decisões e tomar medidas com base em necessidades específicas ou populações de usuários. Por exemplo, os administradores de espaços de trabalho podem ser responsáveis por atividades regulares de limpeza de conteúdo dos espaços de trabalho que gerenciam.
• Decida uma janela de tempo para o conteúdo específico: considere qual janela de tempo é relevante para o conteúdo que você está analisando. Embora você possa ter uma janela de tempo padrão (como não usar dentro de três meses), pode ser difícil usar as mesmas diretrizes em todas as situações. Considere os exemplos a seguir.
  • Janela de tempo padrão de 3 meses: existe um espaço de trabalho para a equipe de vendas para acompanhar os bônus trimestrais. Se não houve uso nos últimos três meses, todo o espaço de trabalho é candidato à aposentadoria.
  • Janela de tempo mais curta de 1 mês: um relatório operacional com números diários de vendas destina-se a uso diário ou semanal frequente. Se não tiver sido usado no último mês, o relatório é candidato à aposentadoria.
  • Janela de tempo mais longa de 1 ano: Um modelo semântico é produzido pela TI uma vez por ano para fornecer relatórios para auditores externos. Embora não tenha qualquer uso nos últimos meses, é fundamental manter o modelo semântico. Nesta situação, justifica-se uma janela temporal de mais de um ano antes de se tornar candidato à reforma.
  • Exceção sem janela de tempo: um scorecard contendo indicadores-chave de desempenho (KPIs) organizacionais é usado intermitentemente pelos executivos. Mesmo que o uso não seja consistente e tenha poucos espectadores, esse conteúdo específico não será considerado para aposentadoria com base apenas no baixo uso.
• Criar classificações: decida qual terminologia você usará de forma consistente. Crie definições comuns para classificar termos como usados com frequência, usados ativamente, ocasionalmente usados e não usados. Considere como você aplicará esses termos para analisar o uso do conteúdo e os níveis de atividade do usuário. Para obter mais informações, consulte Criar classificações.
• Selecione métricas de uso relevantes: na maioria das situações, você precisará considerar várias métricas, incluindo o total de visualizações reais do conteúdo e o total de usuários reais (visualizadores) do conteúdo. Considere os exemplos a seguir.
  • Alto número de visualizações: um relatório pode ter consistentemente um alto número de visualizações de um pequeno número de usuários. Essa atividade pode refletir cenários de uso de BI pessoal e de BI de equipe.
  • Grande número de usuários: um relatório pode ter muitos visualizadores de várias áreas em toda a organização. Embora o conteúdo seja usado amplamente, as visualizações reais podem ser esporádicas e inconsistentes. Essa atividade pode refletir um cenário de uso de BI corporativo.
  • Visualizadores potenciais versus reais: um aplicativo do Power BI ou um relatório pode ter permissões atribuídas para que haja muitos visualizadores em potencial. No entanto, você pode ver o uso real de apenas uma pequena porcentagem de espectadores em potencial.
• Determine quem conduzirá a análise e a limpeza de uso: com base em como a propriedade e o gerenciamento de conteúdo são tratados em sua organização, considere quem deve ser responsável pelas atividades de limpeza de conteúdo.

Depois de planejar como você executará uma análise de limpeza de conteúdo, você deve identificar em seguida qual conteúdo você aposentará.

Identifique o conteúdo que você vai aposentar

Neste ponto, você planejou atividades regulares de limpeza de conteúdo e fez algumas escolhas e decisões importantes sobre como analisar o conteúdo em seu locatário. Agora é hora de analisar padrões de uso e identificar o conteúdo candidato a se aposentar. Normalmente, você deseja encontrar conteúdo com baixo uso e manutenção para investigar.

Considere as seguintes ações para encontrar conteúdo pouco usado e não mais mantido.

• Analisar modos de exibição: você deve se concentrar no número de modos de exibição de itens visuais, como relatórios e aplicativos.
  • Classifique os itens pelo total de visualizações em sua janela de tempo (descrita na seção anterior). Concentre-se em encontrar itens que não são usados ou que são usados apenas ocasionalmente.
  • Analise o uso recente com base na sua janela de tempo.
  • Verifique se há uma tendência de queda em comparação com períodos anteriores.
• Analisar consultas: você deve se concentrar em consultas enviadas para itens de dados, como modelos semânticos.
  • Classifique os itens pelo total de consultas na sua janela de tempo. Concentre-se em encontrar conteúdo que não é usado ou usado apenas ocasionalmente.
  • Analise o uso recente com base na sua janela de tempo.
  • Verifique se há uma tendência de queda em comparação com períodos anteriores.
• Analise os visualizadores: às vezes, o número total de espectadores do conteúdo em sua janela de tempo pode ser relevante quando também é comparado com as visualizações e consultas.
  • Classifique os itens pelo número total de espectadores na sua janela de tempo.
  • Filtre os espectadores que são criadores de conteúdo, proprietários ou membros da equipe de suporte para que você possa se concentrar nos consumidores com atividades somente para visualização.
  • Filtre os espectadores que usaram o relatório apenas uma ou duas vezes para ver o efeito na tendência de uso. É possível que esses usuários tenham aberto acidentalmente uma denúncia.
• Analisar datas de atualização: para itens de dados (como modelos semânticos ou fluxos de dados), verifique a última vez que o conteúdo foi atualizado. Se não foi atualizado recentemente, provavelmente suporta a conclusão de que os itens de dados não são mais usados.
• Verifique as datas de atualização do conteúdo: pode ser útil verificar a última vez que o conteúdo foi atualizado ou republicado. O conteúdo que não foi atualizado recentemente suporta a possibilidade de estar pronto para a aposentadoria.
• Verifique a documentação: antes de confiar exclusivamente nos dados das estatísticas de uso, revise qualquer documentação ou metadados disponíveis.
  • Localize a documentação que existe para o conteúdo. Idealmente, um relatório incluiria uma página de introdução para documentar o seu uso alvo e público-alvo. Esse tipo de informação ajuda os espectadores e é especialmente útil quando o conteúdo é usado de forma irregular.
  • Analise os metadados disponíveis. Uma descrição do espaço de trabalho pode conter informações relevantes sobre os padrões de uso pretendidos. Um nome de espaço de trabalho pode incluir sufixos [Dev] ou [Test] que esclareceriam por que o uso varia consideravelmente.
• Comunique-se com o proprietário do conteúdo: quando encontrar um item candidato para se aposentar, pergunte sobre o conteúdo com o contato ou seu proprietário. Eles podem ter outras informações sobre os padrões de uso esperados que não são prontamente aparentes nos dados das estatísticas de uso. Às vezes, você também pode precisar falar com especialistas no assunto ou consumidores do conteúdo para entender suas necessidades futuras.

Gorjeta

A API Get Unused Artifacts as Admin REST é uma maneira de encontrar itens não utilizados. No entanto, esteja ciente de que a API pesquisa os últimos 30 dias de histórico. Na maioria das situações, você vai querer uma janela de tempo maior para poder analisar as tendências ao longo do tempo. Para obter mais informações, consulte Dados de atividade do usuário e Inventário do locatário.

Preparar-se para desativar o conteúdo não utilizado

Neste ponto, você identificou o conteúdo que é um bom candidato para se aposentar. Em seguida, você deve executar algumas etapas preparatórias antes de arquivá-lo e excluí-lo.

• Confirme o escopo dos itens a serem excluídos: antes de prosseguir, certifique-se de que você está claro sobre exatamente o que deve ser excluído. Normalmente, é um espaço de trabalho inteiro ou itens individuais específicos (como um modelo semântico e os relatórios que o usam).
• Verificar dependências: analise a linhagem de dados e execute uma análise de impacto para confirmar que você contabilizou todas as dependências. Por exemplo, se um modelo semântico for desativado, todos os relatórios que dependem dele também serão aposentados.
• Identificar onde o conteúdo será arquivado: é fundamental ter um backup, ou um arquivo, do conteúdo antes de ser excluído. Dessa forma, você pode recuperá-lo mais tarde, caso seja necessário. O armazenamento de arquivo deve ser um local seguro com o nível mínimo de permissões para garantir que os usuários não encontrem e usem acidentalmente o conteúdo arquivado. Existem várias opções para criar um arquivo. Você pode ter o controle do código-fonte (como a integração com o Git). Ou você pode optar por baixar o arquivo mais recente do serviço do Power BI antes de excluí-lo . Você também pode ter um backup de modelo semântico no lugar. Geralmente, você deve considerar o arquivamento de conteúdo no repositório central onde ele foi armazenado durante seu ciclo de vida (como uma biblioteca de documentos do OneDrive ou do SharePoint ou um repositório Git).
• Confirme o plano de recuperação: depois de identificar onde o conteúdo será arquivado (descrito no ponto anterior), considere qual será o seu processo se descobrir que precisa recuperar o conteúdo ou reverter. Por exemplo, você pode pedir ao administrador do Fabric para restaurar um espaço de trabalho excluído, desde que isso seja feito durante o período de retenção. Ou você pode optar por publicar novamente um item específico do arquivo que você criou. Realize um teste do seu plano de recuperação para ter certeza de que pode confiar no processo.
• Esclareça se a aprovação é necessária: dependendo do conteúdo e dos seus processos, talvez seja necessário obter aprovação antes de excluir o conteúdo.
• Crie um log de alterações: se surgirem dúvidas mais tarde, é útil ter documentação para fazer referência que inclua o que foi excluído, quando, por que e por quem.
• Confirme quem lidará com as exclusões: às vezes, a pessoa que decidiu aposentar o conteúdo não é a mesma pessoa que fará as exclusões. Verifique se todas as permissões necessárias foram concedidas.
  • Excluir um espaço de trabalho: há duas maneiras de excluir um espaço de trabalho inteiro. Cada caminho requer permissões diferentes.
    • A função de administrador do espaço de trabalho é apropriada quando o usuário que manipula a exclusão tem permissão para acessar todo o conteúdo no espaço de trabalho.
    • A função de administrador do Fabric é adequada para administradores de locatários que não precisam de acesso direto ao conteúdo. Nesse caso, eles executarão a exclusão de dentro do portal de administração.
  • Excluir um item: uma função de espaço de trabalho de colaborador ou superior é necessária para excluir um item individual de dentro de um espaço de trabalho.
• Confirme quando realizar as exclusões: como o conteúdo não está sendo usado ativamente, a data e a hora para excluí-lo não devem importar. No entanto, para minimizar o risco, algumas organizações têm uma janela de alteração aprovada.
• Comunique-se com o proprietário do conteúdo: informe os contatos ou o proprietário de que o conteúdo será arquivado e excluído. Normalmente, os consumidores do conteúdo não precisam ser notificados sobre conteúdo inativo. Embora a comunicação do usuário possa ocasionalmente ser apropriada, fique atento a situações em que os usuários serão altamente resistentes a perder conteúdo não utilizado porque não têm certeza se precisarão dele no futuro.

Nota

O período de retenção para restaurar um espaço de trabalho colaborativo pode ser diferente de um espaço de trabalho pessoal. A configuração do locatário Definir período de retenção do espaço de trabalho controla por quanto tempo o conteúdo pode ser recuperado após ser excluído. Para obter mais informações, consulte Retenção de espaço de trabalho.

Arquivar e excluir conteúdo não utilizado

Neste ponto, você identificou o conteúdo que pode ser retirado e tomou as medidas preparatórias apropriadas para removê-lo e arquivá-lo. Nesta etapa final, você remove o conteúdo. Isto implica dar seguimento às decisões e planos descritos na secção anterior.

• Arquivar o conteúdo em um local seguro: há várias maneiras de fazer backup do conteúdo e permitir que você o recupere, se necessário (descrito mais detalhadamente na seção anterior).
• Excluir o conteúdo: a etapa final é excluir todo o espaço de trabalho ou itens individuais, conforme apropriado (descrito mais detalhadamente na seção anterior).

Lista de verificação - Ao planejar a aposentadoria e o arquivamento de conteúdo, as principais decisões e ações incluem:

• Planejar atividades de limpeza de conteúdo: determine se o escopo da análise será no nível do locatário, no nível do domínio ou no nível do espaço de trabalho. Considere também quem executará a análise de uso.
• Decida sobre uma janela de tempo: Com base nas características do conteúdo específico, determine a melhor janela de tempo para identificar os candidatos à aposentadoria.
• Selecionar métricas de uso: considere quais métricas de uso relacionadas a visualizações de conteúdo e visualizadores são mais importantes para o conteúdo.
• Criar classificações: decida quais classificações você usará para rotular conteúdo de forma consistente ao analisar padrões de uso.
• Analise estatísticas de uso: examine modos de exibição, consultas, visualizadores, atividades de atualização e atualização. Classifique, filtre e analise os dados para descobrir itens que são candidatos à aposentadoria.
• Comunique-se com o proprietário: entre em contato com o proprietário do conteúdo para confirmar suas descobertas ou obter informações adicionais sobre os padrões de uso esperados. Certifique-se de coordenar as atividades de arquivamento e exclusão com eles.
• Analise a linhagem de dados e realize análises de impacto: investigue dependências. Confirme o escopo do conteúdo a ser excluído.
• Determine como e onde arquivar conteúdo: decida qual método será usado para fazer backup do conteúdo.
• Verifique o período de retenção do espaço de trabalho: exiba a configuração Definir locatário do período de retenção do espaço de trabalho para entender como o período de retenção para espaços de trabalho excluídos está definido em sua organização.
• Confirme e teste o plano de recuperação: planeje como você recuperará o conteúdo do arquivamento, caso seja necessário. Teste o seu plano de recuperação para garantir que é fiável.
• Verificar permissões: confirme se as permissões necessárias foram atribuídas ao usuário ou administrador que fará as exclusões.
• Arquivar o conteúdo: armazene um backup do conteúdo em um local seguro que não seja acessível aos consumidores.
• Excluir o conteúdo: exclua todo o espaço de trabalho ou itens individuais, conforme apropriado.

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Para obter mais considerações, ações, critérios de tomada de decisão e recomendações para ajudá-lo com sua implementação do Power BI, consulte Planejamento de implementação do Power BI.