Поделиться через

Запуск и печать отчетов в Business Central

  • Статья

Отчеты позволяют собирать и отображать данные на основе определенных критериев. Он систематизирует и представляет информацию в удобном для чтения формате, который вы можете распечатать или сохранить в виде файла. Предусмотрено много отчетов, к которым можно получить доступ с помощью приложения. Отчеты обычно содержат сведения относительно контекста страницы, на которой вы находитесь. Например, страница Клиент включает отчеты "10 лучших клиентов", "Статистика продаж" и т. п.

Примечание

Пакетные задания и XMLport более или менее аналогичны отчетам, но используются в основном для обработки или экспорта данных. Например, пакетное задание Создать напоминания создает документы-напоминания для отправки клиентам с просроченными платежами. В этой статье в основном упоминаются "отчеты", но аналогичная информация относится к пакетным заданиям и XMLport.

Начало работы

Отчеты можно найти в меню Отчеты на выбранных страницах, в списках и Карточки. Вы также можете воспользоваться поиском Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., чтобы найти отчеты по названию. Обзор встроенных отчетов, которые можно использовать в Business Central, отсортированных по категориям, см. в разделе Доступные отчеты в Business Central.

При выборе отчета отображается страница запроса, заголовок которой соответствует названию отчета и которая позволяет настроить различные параметры и фильтры, которые определяют включаемые данные. В следующих разделах объясняется, как использовать страницу запроса для создания, предварительного просмотра и печати отчета.

Использовать значения по умолчанию — предопределенные настройки

Большинство страниц запросов отчетов включают поле Использовать значения по умолчанию из. С помощью этого поля можно выбрать предопределенные настройки для отчета, которые автоматически устанавливают параметры и фильтры. Выберите запись из раскрывающегося списка, чтобы увидеть, как параметры и фильтры на странице запроса изменятся соответствующим образом.

Всегда доступна запись Последние использованные параметры и фильтры. Эта операция задает в отчете использование параметров и фильтров, которые использовались при последнем использовании отчета.

В поле Использовать значения по умолчанию из обеспечивает быстрый и надежный способ создания отчетов, содержащих правильные данные. После выбора одного из вариантов вы можете изменить любые параметры и фильтры, прежде чем просматривать или печатать отчет. Внесенные изменения не будут сохранены в выбранной операции предопределенных настроек, но будут сохранены в операции Последние использованные параметры и фильтры.

Примечание

Стандартные настройки обычно устанавливаются и управляются администратором. Узнайте больше в разделе Управление сохраненными настройками отчетов и пакетных заданий.

Определение данных для включения в отчет

Используйте поля в Параметры и Фильтры для изменения или ограничения информации, которую вы хотите в отчете. Фильтры в отчете можно устанавливать примерно так же, как фильтры в списках. Подробнее см. в разделе Фильтрация.

Внимание!

Экспресс-вкладка Фильтр на странице запроса отчета предоставляет общие возможности фильтрации для отчетов. Эти фильтры являются необязательными.

Некоторые отчеты игнорируют любые подобные фильтры, а это значит, что независимо от того, какой фильтр установлен на вкладке Фильтр FastTab, вывод отчета будет одинаковым. Невозможно предоставить список того, какие поля игнорируются в каких отчетах, поэтому вам придется экспериментировать с фильтрами при их использовании.

Пример: При использовании пакетного задания Создать напоминания фильтр для поля Записи в книге клиентов Уровень последнего выданного напоминания игнорируется, поскольку фильтры для этого пакетного задания фиксированы.

Предварительный просмотр отчета

С помощью предварительного просмотра отчета можно увидеть, как он будет выглядеть, перед его печатью. Предварительный просмотр не зависит от выбранного принтера в поле Принтер на странице запроса. Он контролируется браузером. После предварительного просмотра вы можете вернуться на страницу запроса и внести необходимые изменения в параметры и фильтры.

Варианты предварительного просмотра на странице Запрос отчета зависят от отчета. Таким образом, для некоторых отчетов вы можете выбрать предварительная версия, а для других — предварительная версия & Закрыть. Обе варианта открывают предварительный просмотр отчета. Разница в том, что Предварительный просмотр оставляет страницу запроса открытой, поэтому вы можете вернуться к ней, внести изменения, повторно просмотреть или распечатать. Напротив, при использовании предварительная версия & Close страница запроса закрывается, и вам придется снова открыть отчет, чтобы внести изменения или распечатать его.

Примечание

Если вы используете Business Central 2020 выпуска 1 волны или более ранней версии, единственным выбором является предварительная версия, который закрывает страницу запроса по предварительная версия, как описано выше для предварительная версия & Close.

Работа с предварительным просмотром

В предварительном просмотре используйте строку меню в окне предварительного просмотра отчета для выполнения следующих действий:

  • Переход по страницам

  • Увеличение и уменьшение

  • Изменение размеров по размеру страницы

  • Выберите текст

    Можно копировать текст из отчетов, затем вставлять его в другие места, такие как страница в Business Central или в Microsoft Word. При использовании мыши, например, нажмите левую кнопку мыши и удерживайте то место, где хотите начать. Сдвиньте мышь, чтобы выбрать одно или несколько слов, предложений или абзацев. Затем нажмите правую кнопку мыши и выберите Копировать. Теперь выбранный текст можно вставить в требуемом месте.

  • Сдвиньте документ

    Можно переместить видимую область отчета в любом направлении, чтобы просмотреть другие области отчета. Панорамирование удобно, если отчет был увеличен для просмотра подробных сведений. Например, при использовании мыши, выберите и удерживайте левую клавишу мыши в любом месте предварительного просмотра отчета и перемещайте мышь, чтобы выбрать раздел отчета.

  • Загрузка в PDF-файл на компьютере или в сети.

  • Печать

Сохранение отчета в файл

Можно сохранить отчет в PDF-документ, документ Microsoft Word, книгу Microsoft Excel или документ XML, выбрав пункт Отправить, затем выбрав нужный вариант. Файл загружается на ваш компьютер.

Если ваша организация настроила OneDrive для системных функций, книги Excel и документы Word не загружаются, а открываются в браузере с помощью Excel или Word для Интернета.

Чаевые

Параметры Документ Microsoft Excel (только данные) и XML-документ в основном для сложных целей. Обычно вы используете эти параметры для подробного анализа данных. Подробнее см. в разделе Анализ данных отчета с помощью Excel и XML.

Вы также можете использовать Документ Microsoft Excel (только данные) для создания новых макетов Excel для данного отчета. Подробнее см. в разделе Работа с макетами Excel.

Запланируйте запуск отчета на более позднее время или периодически

Можно запланировать одиночный или повторяющийся отчет для выполнения в заданную дату и время. Спланированные отчеты вводятся в очередь заданий и обрабатываются в намеченное время, как и другие задания. Выберите опцию Расписание после выбора Отправить, затем введите информацию, например принтер, время и дату. Отчет добавляется в очередь заданий и выполняется в указанное время. Если отчет обработан, элемент удаляется из очереди заданий. Подробнее см. в разделе Использование очередей работ для планирования задач.

Когда вы планируете выполнить отчет, вы можете указать, например, что он должен выполняться каждый четверг, установив поле Формула даты следующего запуска на D4. Подробнее см. в разделе Использование формул дат.

Можно сохранить отчет в файле (таком как Excel, Word или PDF), напечатать его или только создать отчет. Если вы сохраните отчет в файл, то обработанный отчет будет отправлен на страницу Входящие отчеты в вашем ролевом центре, где вы сможете его просмотреть. Узнайте больше в разделе Совместное использование и экспорт отчетов с помощью папки «Входящие отчеты»

Управление запланированными повторяющимися отчетами

Пакетные задания создают запланированные отчеты, управляемые на странице Записи очереди заданий . На этой странице можно увидеть статус и другую информацию о каждом отчете, приостановить/возобновить пакетное задание отчета и создать отчет по требованию.

На странице Записи очереди заданий вы также можете изменить некоторые параметры отчета, такие как тип выходного файла, периодичность, дата выполнения, а также время начала и окончания. Однако перед редактированием существующего запланированного отчета необходимо приостановить очередь заданий отчета:

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать 1»., введите Записи очереди заданий, затем выберите соответствующую ссылку.
  2. На странице Записи очереди заданий выберите нужный отчет.
  3. Выберите действие Установить на удержание .
  4. Откройте и отредактируйте запланированный отчет, выбрав его статус (На удержании).

После редактирования параметров отчета повторите первые два шага, а затем выберите действие Установить статус «Готово» , чтобы возобновить формирование отчета.

Узнайте больше об управлении очередью заданий в разделе Использование очереди заданий для планирования задач.

Распечатать отчет

Чтобы распечатать отчет, выберите Печать на странице запроса отчета или в строке меню страницы предварительная версия .

Если в отчете используется макет Excel, вы не увидите поле Принтер или кнопки Печать или предварительная версия . Вместо этого есть параметр Загрузить. Для печати выберите Загрузить, затем откройте загруженный файл в Excel и распечатайте оттуда.

Принтер

Поле Принтер на странице запроса содержит название принтера, на который отправляется отчет. Чтобы сменить принтер, просто выберите принтер из списка.

Примечание

Параметр (Обрабатывается браузером) означает, что для отчета не назначен принтер. В этом случае браузер обрабатывает распечатку и отображает стандартные шаги печати, где вы можете выбрать локальный принтер, подключенный к вашему компьютеру. Параметр (Обрабатывается браузером) недоступен в мобильном приложении Business Central или приложении для Microsoft Teams.

Чаевые

Принтер, выбранный по умолчанию, настраивается на странице Выбор принтера. Подробнее о том, как изменить принтер по умолчанию, читайте в разделе Настройка принтеров по умолчанию .

Конкретно в тайской версии Business Central кнопка Печать не может правильно печатать отчеты из-за ограничений в службе, которая формирует пригодный для печати PDF-файл. Вместо этого, можно открыть в отчет в Word, затем сохранить его как печатаемый PDF.

Или можно попросить администратора создать макет отчета Word для наиболее часто используемых отчетов. Подробнее см. в разделе Управление макетами отчетов и документов.

Переключение макета отчета

Макет отчета определяет, что отображается в отчете, как он скомпонован и в каком стиле. Существует несколько способов изменить макет:

  • Когда вы настраиваете запуск отчета, вы увидите текущий макет в поле Макет отчета на странице запроса. Чтобы временно переключиться на другой макет, выберите поле Макет отчета , затем выберите из списка доступных макетов для отчета.
  • Чтобы изменить макет по умолчанию, используемый отчетом, перейдите на страницы Макеты отчетов или Выбор макета отчета.

Подробнее см. в разделе Установка макета, используемого отчетом. Или, если вы хотите настроить собственный макет отчета, см. раздел Начало создания макетов.

Изменение языка и формата чисел, дат и времени

По умолчанию язык текста и формат чисел, дат и времени в отчете основаны на настройках вашего рабочего языка и региона, которые определены на странице Мои настройки . Однако вы можете изменить язык и регион формата в каждом конкретном случае при предварительном просмотре, выводе на печать или отправке отчета. На странице запроса задайте параметры Язык и Формат региона по своему усмотрению. Вы также можете указать язык и формат региона, которые будут использоваться по умолчанию для клиентов и поставщиков на страницах их карточек.

В зависимости от того, где вы указали настройки языка и формата, Business Central определяет используемые настройки в следующем порядке:

  1. Параметры, которые вы указываете при создании отчета.
  2. Параметры, указанные в документе (которые берутся из параметров клиента или поставщика).
  3. Параметры, указанные в объекте AL отчета.
  4. Параметры, заданные на странице «Мои настройки».

Дополнительную информацию о странице Мои настройки см. в разделе Изменение основных настроек.

Дополнительные параметры

Поля на экспресс-вкладке Дополнительно задают ограничения для создаваемого отчета для управления ресурсами принтера. Обычно вам не нужно менять эти настройки, если у вас нет большого отчета. Если отчет превышает эти ограничения при попытке предварительного просмотра или печати, появится сообщение о том, какое ограничение было превышено. Затем вы можете изменить настройки в соответствии с вашим отчетом. Однако каждое поле имеет максимальное значение, о котором вам следует знать:

Поле Максимальное значение
Максимальное время отрисовки 12:00:00
Максимальное количество строк 1000 000
Максимальное количество документов 500

Примечание

Максимальные значения могут быть разными для Business Central (локальная версия), и администратор может их изменить. Подробнее см. в разделе Настройка Business Central Server — отчеты. Для обзора ограничений отчетов в Business Central Online см. раздел Операционные ограничения.

См. также

Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь