Логика синхронизации встреч, контактов и задач
В этой статье рассматривается, как встречи, контакты и задачи синхронизируются между Dynamics 365 и Exchange. Электронная почта синхронизируется отдельно.
Встречи, контакты и задачи по умолчанию синхронизируются в обоих направлениях между Dynamics 365 и Exchange. Синхронизация на стороне сервера, также известная как синхронизация Exchange, является предпочтительным методом. Синхронизация происходит по-разному, в зависимости от синхронизируемого элемента и направления синхронизации.
Прежде чем встречи, контакты и задачи можно будет синхронизировать, соответствующая запись почтового ящика в Dynamics 365 должна соответствовать следующим требованиям. Обратите внимание, что почтовые ящики очереди не поддерживают синхронизацию встреч, контактов или задач.
- Адрес электронной почты пользователя утвержден.
- Почтовый ящик протестирован и включен.
- Встречи, контакты и задачи настроены на синхронизацию на стороне сервера.
Для получения дополнительной информации см. Подключение к Exchange Online и Синхронизация на стороне сервера.
Фильтры синхронизации определяют записи, которые синхронизируются между Dynamics 365 и Exchange с использованием синхронизации на стороне сервера. Дополнительные сведения см. в разделе Выбор записей для синхронизации между приложениями для взаимодействия с клиентами и Exchange.
После синхронизации элемента с Exchange устанавливается связь. Синхронизация всегда двунаправленная. Любое изменение на одной стороне будет отражаться на другой.
Встречи, контакты и задачи синхронизируются из Exchange в Dynamics 365 только при соблюдении следующих требований:
- Элемент создан в приложении Dynamics 365 for Outlook.
- Элемент отслеживается в Dynamics 365 в Dynamics 365 for Outlook.
- Категория Отслеживается в Dynamics 365 применяется в Outlook или другом почтовом клиенте, а не в Dynamics 365 for Outlook.
Примечание
Синхронизация на стороне сервера синхронизирует встречи с категорией Отслеживается в Dynamics 365, если встреча находится в основной папке календаря или ее подпапках. Элементы в других папках календаря не синхронизируются.
Когда эти требования соблюдены, синхронизация на стороне сервера создает элемент в Dynamics 365 и устанавливает связь. Синхронизация всегда двунаправленная. Любое изменение на одной стороне будет отражаться на другой.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
- Свяжите и отслеживайте электронное письмо или встречу с определенной строкой в вашем приложении
- Отслеживайте электронное письмо или встречу, не привязывая их к определенной строке
- Используйте категорию Outlook для отслеживания встреч и писем
Как встречи синхронизируются между Dynamics 365 и Exchange, зависит от направления синхронизации и свойств встречи.
Организатор встречи — ключевое поле для синхронизации встреч. Он управляет различными режимами синхронизации. Например, только организатор встреч Dynamics 365 может синхронизировать и распределять встречи из Dynamics 365 среди участников Exchange. При создании встреч с помощью настроек, таких как Power Automate или пользовательский код, убедитесь, что организатор указан правильно. По умолчанию поле организатора не включено в форму встречи. При необходимости его можно добавить в формы, представления или запросы расширенного поиска, чтобы подтвердить наличие и правильность значения.
Если организатор встречи изменен в Dynamics 365 после ее синхронизации с Exchange, это может привести к тому, что исходный организатор выдаст отмену. Это может произойти из-за того, что встреча больше не соответствует условиям фильтров синхронизации пользователя. Кроме того, новый организатор может синхронизировать встречу как новую встречу в Exchange. Поведение отправки отмены от предыдущего организатора можно изменить с помощью OrgDBOrgSetting с именем DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.
Примечание
Встреча, созданная в Dynamics 365, будет отображаться как созданная СИСТЕМОЙ, если выполняются следующие условия:
- Пользователь, отслеживающий встречу, не является организатором
- Параметру OrgDBOrgSetting с названием DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities задается значение по умолчанию или "False".
Если организатор встречи Outlook — пользователь Dynamics 365, владельцем будет организатор. Если организатор не является пользователь Dynamics 365, владельцем будет пользователь, который ее отслеживает.
сопоставление: Встречи в Dynamics 365 синхронизируются с Exchange как собрания.
Статус записи на прием: Если статус записи на прием в Dynamics 365 равен Завершено, Отменено или Свободно (Открыто), статус записи на прием синхронизируется с Exchange как Свободно.
Напоминание: Напоминание не устанавливается, если запись прошла более семи дней назад или статус записи Свободна (Открыта).
Приглашения: Приглашение не отправляется, если:
- Встреча в прошлом.
- Участники не приглашены.
- Пользователь, синхронизирующий встречу, не является организатором.
- Ни одно из следующих свойств не изменилось: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.
Exchange отправляет участникам уведомление об отмене встречи, когда встреча удаляется из почтового ящика организатора.
Если встреча удалена в Dynamics 365, отмена не отправляется, если:
- Встреча в прошлом.
- Пользователь, синхронизирующий встречу, не является организатором встречи.
- Для встречи нет участников.
По умолчанию встречи, отмененные в Dynamics 365, не синхронизируются с Exchange как Отменено. Чтобы изменить это поведение, включите SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange в OrgDbOrgSettings. Если этот параметр включен, отмена встречи в Dynamics 365 отменяет собрание в Exchange, который отправляет уведомление об отмене участникам.
Когда встреча удаляется в Dynamics 365 и синхронизируется с Exchange, встреча удаляется в Exchange, только если выполняются все следующие условия:
- Встреча связана.
- Пользователь, выполняющий синхронизацию, не является организатором.
- Встреча в будущем.
- Встреча не была логически удалена.
Если все эти условия не соблюдены, встреча по-прежнему существует в Exchange, но не связана.
При отслеживании повторяющегося собрания Dynamics 365 не отправляет новые приглашения участникам, если:
- Все экземпляры этой серии по-прежнему существуют в Outlook и Exchange.
- Участники не были добавлены или удалены.
Если организатор удалил прошлые экземпляры серии, Dynamics 365 считает их отсутствующими в Exchange. Он воссоздает их и отправляет участникам новое приглашение.
сопоставление: Встречи в Exchange синхронизируются с Dynamics 365 как встречи. Повторяющиеся собрания синхронизируются с Dynamics 365 как основная повторяющаяся встреча и ее экземпляры. Если отдельные экземпляры повторяющегося собрания изменяются в Exchange, они синхронизируются с Dynamics 365 как записи о встречах-исключениях.
Статус встречи и состояние «Свободен/Занят»: Если состояние встречи в Exchange — Свободен, состояние встречи синхронизируется с Dynamics 365 как Свободен. Если состояние Завершено или Отменено в Dynamics 365, статус встречи в Dynamics 365 установлен как Завершено. Если состояние Открыто в Dynamics 365, статус встречи установлен как Свободно. Если для статуса встречи Exchange Свободен/Занят установлено значение Работает в другом месте, для встречи Dynamics 365 устанавливается состояние Открыто и статус Свободен.
Встречи со статусом «Завершено» или «Отменено» в Dynamics 365: Если статус встречи в Dynamics 365 — Завершено или Отменено, любые изменения в встрече в Exchange не будут синхронизированы с Dynamics 365.
Бронирование встреч и управление конфликтами: Когда встреча отслеживается в Dynamics 365, синхронизация на стороне сервера использует API бронирования, чтобы убедиться, что участники доступны в указанное время. Например, если в календаре организатора в Dynamics 365 в то же время есть другая встреча, резервирование завершается с ошибкой и встреча не синхронизируется. Пользователь может разрешить конфликт расписания, проигнорировать его и все равно разрешить синхронизацию встречи. Резервирование из Dynamics 365 в Outlook автоматически исключает конфликт планирования. Для получения дополнительной информации см. Обнаружен конфликт расписания при сохранении встречи [тема встречи] из Exchange в Microsoft Dynamics 365.
Когда отслеживаемая встреча или встреча-исключение удаляется в Exchange, встреча не удаляется в Dynamics 365 во время синхронизации, если:
- Состояние Завершено или Отменено.
- Встреча в прошлом.
- Пользователь, синхронизирующий встречу, не является организатором встречи.
(Встреча-исключение — это конкретный экземпляр повторяющейся встречи, который был индивидуально изменен.)
сопоставление: Служебные встречи в Dynamics 365 синхронизируются с Exchange как встречи.
Приглашения и отмены: Приглашения и отмены никогда не отправляются для назначенных служб.
Копии: Во время синхронизации пользователи получают собственную копию записи на обслуживание в своих почтовых ящиках. Нет центрального организатора встреч по сервису.
сопоставление: Контакты в Dynamics 365 синхронизируются с Exchange как контакты.
Синхронизация адресов: См. Синхронизация адресов для контактов.
Удаленные контакты:
- Контакты, удаленные в Dynamics 365, удаляются в Exchange только в том случае, если синхронизирующий пользователь не является владельцем контакта.
- Контакты, удаленные в Exchange, удаляются в Dynamics 365 только в том случае, если синхронизирующий пользователь является владельцем контакта.
Как задачи синхронизируются между Dynamics 365 и Exchange, зависит от направления синхронизации и свойств задачи.
сопоставление: Факсы, письма, телефонные звонки и задачи в Dynamics 365 синхронизируются с Exchange как задачи.
Напоминание: Если срок выполнения задачи наступил больше, чем день назад, а состояние задачи в Dynamics 365 — Открыто или Запланировано, во время синхронизации устанавливается напоминание.
Дата выполнения: Запланированная дата окончания задачи в Dynamics 365 синхронизируется с Exchange как дата выполнения задачи.
Статус задачи: Если процент выполнения не указан:
- Задача Открыто синхронизируется с Exchange как Не начато.
- Задача Завершено или Отменено синхронизируется с Exchange как Завершено.
Дата завершения: Фактическая дата окончания задачи синхронизируется с Exchange как дата завершения задачи.
Удаленные задачи: Задачи, удаленные в Dynamics 365, удаляются в Exchange только в том случае, если их статус в Exchange не Завершено.
Автозавершение задач: Задачи, отмеченные как Завершенные в Dynamics 365, имеют значение в поле actualEnd . Если поле actualEnd задачи заполнено и дата в прошлом, задача синхронизируется с Exchange как Завершено автоматически. Если вы используете настройки для повторной активации задачи, обязательно удалите дату actualEnd, чтобы избежать автоматического завершения синхронизации на стороне сервера.
сопоставление: Задачи в Exchange синхронизируются с Dynamics 365 как задачи.
Статус задачи: Задачи, которые не были запущены в Exchange, синхронизируются с Dynamics 365 как Не запущены.
Фактическое начало задачи: Когда задача, созданная в Exchange, синхронизируется с Dynamics 365, ее поле actualStart устанавливается на текущую временную метку.
Удаленные задачи: По умолчанию факсы, письма, телефонные звонки и задачи, удаленные в Exchange, также удаляются в Dynamics 365. Это поведение можно изменить, переключив параметр OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.
Процент завершения: Задачи, которые установлены как выполненные на 100%, синхронизируются с Dynamics 365 как Завершенные.
Когда какой-либо элемент не соответствует фильтрам синхронизации, это обычно происходит по одной из двух причин:
- Его запись больше не существует в Dynamics 365, так как она была физически удалена.
- Его запись по-прежнему существует в Dynamics 365, но к ней больше нельзя получить доступ. Либо пользователь, связанный с почтовым ящиком, потерял доступ к элементу, либо свойства элемента изменились, и он больше не соответствует фильтрам синхронизации. Это условие называется логическим удалением.
По умолчанию синхронизация на стороне сервера отправляет операцию удаления в Exchange в обоих случаях. Чтобы изменить это поведение и игнорировать логические удаления, включите DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync в OrgDbOrgSettings.
Для получения дополнительной информации по фильтрам синхронизации см.:
- Выберите записи для синхронизации между приложениями для взаимодействия с клиентами и Exchange
- Настройте фильтры синхронизации по умолчанию для нескольких пользователей для встреч, контактов или задач.
Когда любой связанный элемент копируется в Exchange, синхронизация на стороне сервера по умолчанию игнорирует действие копирования. Такое поведение позволяет избежать дублирования информации в Dynamics 365. Чтобы изменить это поведение и импортировать повторяющиеся элементы из Exchange, отключите параметр IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox в OrgDbOrgSettings.
Следующие разделы относятся к синхронизации, выполненной с помощью Dynamics 365 for Outlook, или синхронизации на стороне сервера. Для получения дополнительной информации см. Интеграция системы электронной почты.
Пользователи могут присоединять документы, изображения, записи и другие файлы к встречам, создаваемым в Dynamics 365 или в приложении Dynamics 365 for Outlook. По умолчанию вложения не включаются при синхронизации встреч. Чтобы включить их:
- В Dynamics 365 for Outlook перейдите в раздел Параметры>Администрирование>Системные параметры.
- На вкладке Синхронизация выберите Синхронизировать вложения встреч с Outlook или Exchange.
- Если вы отключите синхронизацию вложений, вложения не будут отображаться в встречах в Dynamics 365. Они по-прежнему появляются во встречах в Dynamics 365 for Outlook.
- Невозможно синхронизировать вложения в повторяющихся встречах или встречах по сервису.
- Вложения могут увеличить время синхронизации. Вы можете экономно использовать вложения, если используете сеть с низкой пропускной способностью.
На вкладке Синхронизация в Dynamics 365 for Outlook выберите один из следующих вариантов, чтобы выбрать способ синхронизации адресов контактов:
Синхронизировать почтовый адрес только в контакте Outlook: Один почтовый адрес синхронизируется между Dynamics 365 и Outlook. Это достаточно для большинства организаций и является параметром по умолчанию.
Синхронизируйте все три адреса (рабочий, домашний, другой) в контакте Outlook: Все три почтовых адреса Outlook (рабочий, домашний и другой) синхронизируются между Dynamics 365 и Outlook.
Предупреждение
Если у вас есть существующие данные, изменение параметра для синхронизации всех трех адресов может привести к потере данных. Атрибуты существующих отслеживаемых контактов переназначаются, когда этот параметр включен. Рекомендуется проверить этот вариант до начала развертывания, чтобы понять, как повторное сопоставление повлияет на вашу среду и данные. В большинстве случаев необходимо иметь все данные на одной стороне (обычно в Dynamics 365) и синхронизировать их с другой стороной (обычно Outlook или Exchange).
Дополнительные сведения см. в Какие поля можно синхронизировать между приложениями Dynamics 365 и Outlook?
По умолчанию задачи, созданные в Dynamics 365 for Outlook, не синхронизируются с Dynamics 365. Чтобы их синхронизировать, на вкладке Синхронизация в Dynamics 365 for Outlook выберите Синхронизировать задачи, назначенные в Outlook.
- Повторяющиеся задачи не могут быть синхронизированы.
- Пользователь, назначающий задачу, и пользователь, которому назначена задача, должны быть сотрудниками одной организации.
- Невозможно синхронизировать задачи на нескольких адресах эл. почты.
- Синхронизация на стороне сервера
- Подключиться к Exchange Online
- Выберите записи для синхронизации между приложениями для взаимодействия с клиентами и Exchange
- Свяжите и отслеживайте электронное письмо или встречу с определенной строкой в вашем приложении
- Отслеживайте электронное письмо или встречу, не привязывая их к определенной строке
- Используйте категорию Outlook для отслеживания встреч и писем
- OrgDbOrgSettings
- Обнаружен конфликт расписания при сохранении встречи [тема встречи] из Exchange в Microsoft Dynamics 365
- Синхронизация адресов для контактов
- Интегрируйте свою систему электронной почты
- Какие поля можно синхронизировать между приложениями Dynamics 365 и Outlook?