Планирование управления интрасетями
При планировании нового проекта интрасети подумайте о том, как вы управляете архитектурой сайта и содержимым. План управления интрасетью должен быть создан в контексте общего плана управления для Microsoft 365. В качестве ключевого бизнес-решения на вашем цифровом рабочем месте ваша интрасетя имеет собственные уникальные требования и ожидания к управлению, особенно из-за ее корпоративной направленности и влияния.
Планирование управления интрасетью должно выполняться на этапе исследования , чтобы убедиться, что все заинтересованные лица имеют общее видение и цели. Создание концепции — это только начало. Ваш план управления интрасетью развивается по мере развития организации и по мере добавления новых возможностей в SharePoint и Microsoft 365.
План правильного управления помогает определить приоритеты для интрасети и предотвратить расползание содержимого. Это также гарантирует, что роли и обязанности четко определены и переданы, а в идеале, включены в описания должностей или цели производительности. Одним из аспектов, который часто отделяет интрасеть от других решений, является количество людей, участвующих в создании и обслуживании содержимого. Чтобы обеспечить постоянный успех, важно убедиться, что каждый из заинтересованных лиц и пользователей интрасети понимает свои роли и обязанности.
Управление интрасети также включает политики и процедуры, но это гораздо больше, чем это. Системы управления интрасети должны включать план обучения пользователей, мониторинга использования, поведения пользователей и информирования о ожиданиях всем заинтересованным лицам. Это то, что делает создание документа плана управления сложной задачей. Трудно создать один документ, который будет посвящен этим нескольким аудиториям и может быть передан таким образом, чтобы поощрять соблюдение и принятие.
Вместо того чтобы создавать документ или серию документов, рассмотрите возможность создания сайта ресурсов, который включает обучение и управление в одном месте. Подумайте о том, как можно объединить "how to" (обучение) с "how должно" (управление), чтобы, когда пользователи интрасети посещают целевой ресурс пользователя, они понимали, почему и как ваша интрасетя разработана и управляется так, как вы реализовали.
Вы можете использовать сайт Microsoft 365 Learning Pathways в качестве возможной отправной точки или создать собственный центр ресурсов пользователей, который интегрируется с содержанием схем обучения или дополняет его.
Наличие эффективного плана управления позволяет принимать решения для интрасети. Регулярно просматривая и пересматривая план управления, вы можете убедиться, что интрасеть остается критически важным ресурсом для вашей организации.
Команда по управлению
Управление интрасетью, являющееся ключевым бизнес-активом, должно отражать цели заинтересованных лиц, а также правовую и нормативную среду для вашей организации, а не только ожидания ИТ-отдела. Создайте команду управления, включающую в себя основных участников из ключевых групп заинтересованных лиц в вашей организации, а также ит-отделов.
Для команды управления не существует магического размера, но она должна быть достаточно маленькой, чтобы легко принимать решения и достаточно представительной, чтобы включить "голос бизнеса" и ИТ. Если у вас есть конкретные темы, которые выходят за рамки опыта команды, вы можете привлечь внешних участников (например, юридическое управление или управление записями), чтобы убедиться, что ваши решения соответствуют организационным ограничениям.
Ваша команда управления может часто встречаться во время планирования интрасети, а затем реже с течением времени. Цель состоит в том, чтобы установить ритм, который будет работать для участников интрасети и команды. Так как система управления постоянно влияет на успех интрасети, команда управления не должна быть расформирована при запуске.
Элементы плана управления
При управлении интрасетью не существует модели "один размер подходит всем". На самом деле план управления интрасетью может отличаться для разных типов содержимого. Например, вам может потребоваться более формальные политики и более строгие рекомендации по управлению для сайтов, которые сталкиваются со всей организацией, и менее строгие политики для контента, которое является более целевым, например контент для отдельного отдела или однократное событие (см. рис. 1). Лучший подход заключается в том, чтобы рассмотреть различные элементы и подумать о том, что критически важно или необходимо для вашей организации. Учитывайте свою аудиторию и культуру организации, чтобы определить ваши решения и подходы, а также общие ожидания системы управления Microsoft 365.
Рис. 1. Ваши решения по управлению могут быть разными (и более строгими) в зависимости от "охвата" вашего содержимого.
Как минимум, рассмотрите каждый из этих элементов в рамках планирования управления интрасети.
- Зрение
- Политики и рекомендации
- Подготовка и вывод сайта из эксплуатации
- Информационная архитектура и поиск
- Брендирование
- Управление контентом
- Управление безопасностью и информацией
- Роли и обязанности.
- Отзывы
- Обучение и поддержка
- Измерение
Зрение
В заявлении о концепции на высоком уровне описывается, что вы хотите достичь с помощью интрасети, по сути, как решение обеспечивает ценность для организации и для каждого отдельного сотрудника. Используйте заявление о визуальном распознавании интрасети, чтобы управлять планом управления. Убедитесь, что видение ясно, так как степень формальности и глубина, до которой необходимо документировать план управления, должны соответствовать результатам, которые вы хотите достичь.
Четкое заявление о концепции предоставляет критически важные рекомендации по неизбежным компромиссам решений, которые необходимо принять для вашего плана управления. Например, вы, вероятно, не хотите полностью неконтролируемую среду с неструктурированным и "неопределимым" содержимым, если ваше видение интрасети заключается в предоставлении ключевого источника знаний и информации организации. В этом случае неструктурированная среда без элементов управления непредсказуема и, скорее всего, будет несовместима с желаемыми бизнес-результатами. В другом сценарии у некоторых пользователей может быть цель создать экспериментальное место, где новые владельцы сайтов могут создавать "практические" сайты, чтобы опробовать новые навыки или протестировать альтернативные подходы для решения конкретных бизнес-задач. В этом случае слишком строгий план управления может не принимать смысла. Вы можете определить, что не хотите поддерживать неограниченное количество "практических" сайтов, поэтому вам может потребоваться политика управления, в которой говорится, что все "тестовые" сайты удаляются по истечении определенного периода времени. Но для этих практических или тестовых сайтов неструктурированная среда в порядке. Вы можете знать, какой уровень управления является идеальным, потому что у вас есть четкое видение. Концепция обеспечивает основу как для контекста, так и для ваших инвестиций в систему управления. Когда вы узнаете о своем видении интрасети, ваша команда управления может использовать это видение для принятия решений по управлению.
Концепция интрасети включает определение владельца. Нет правильного ответа о том, какая организация должна «владеть» интрасетью. Часто ответственность за интрасети разделяется несколькими подразделениями. Тем не менее, большинство специалистов по интрасети согласны с тем, что существует одна организация, которая не должна быть эксклюзивным владельцем интрасети , — ИТ. ИТ-подразделение не может создать интрасеть для бизнеса. ИТ-подразделение может создать интрасеть только с бизнесом и обязательствами компании. Успешные интрасети имеют чемпиона и владельца из бизнеса, в идеале на уровне руководителей.
Политики и рекомендации
Политики определяют правила и рекомендации для интрасети. С точки зрения управления политики обычно определяются нормативными, нормативными или организационными требованиями. Ожидается, что пользователи будут соответствовать политикам без отклонений. Если ваша организация находится под контролем нормативных органов, убедитесь, что вы можете применить свои политики, так как в противном случае ваша организация может быть "несоответствующей". Как правило, для поощрения согласованной практики устанавливаются руководящие принципы. Во многих случаях рекомендации — это больше рекомендаций, а политики — это требования.
Например, рассмотрим владение сайтом. Политика может содержать следующее: "Все сайты SharePoint имеют основной и дополнительный контакт, отвечающий за сайт и его содержимое". В соответствующем руководстве может быть указано: "Контакт сайта указан в веб-части в левом нижнем углу домашней страницы сайта". Это руководство может стать политикой для основных функциональных сайтов, но оставаться руководством или рекомендацией для тематических микросайтов. Другим примером политики является то, могут ли пользователи за пределами организации иметь доступ к интрасети в целом или только к отдельным сайтам. Политика может иметь значение по умолчанию без внешнего доступа, но может быть процесс, который позволяет создавать исключения, разрешающие определенным пользователям-партнерам доступ к некоторым сайтам интрасети.
Каждая организация имеет собственный набор политик и рекомендаций. Общие темы должны включать в себя контроль содержимого, дизайн сайта, фирменную символику и взаимодействие с пользователем, управление сайтом и безопасность.
Шаги для обеспечения успеха:
- Убедитесь, что политики и рекомендации интрасети не конфликтуют с более широкими политиками организации и общими решениями по управлению для Microsoft 365.
- Публикуйте политики и рекомендации, где пользователи могут легко находить и следовать им. Некоторые политики, возможно, потребуется опубликовать для "всех пользователей", а другие , возможно, потребуется защитить для защиты целостности приложения. Рассмотрите возможность создания сайта управления, а не документа, чтобы упростить публикацию и использование политик и рекомендаций по управлению.
- Используйте возможности для автоматического применения политик и рекомендаций везде, где это возможно. Например, вы можете применить политики управления содержимым и хранения с помощью возможностей защиты информации в Microsoft 365. Вы можете поощрять соблюдение рекомендаций по проектированию, используя макеты сайтов для внедрения рекомендаций на сайты по мере их создания. Лучший способ обеспечить соблюдение политик — убедиться, что владельцы сайтов и авторы не должны думать о них. Старайтесь автоматизировать как можно больше и там, где вы не можете автоматизировать, планируйте обучение, чтобы владельцы сайтов и авторы контента четко понимали ожидания системы управления.
- Регулярно проверяйте и пересматривайте политики и руководящие принципы, чтобы обеспечить их соответствие потребностям организации.
Рассмотрите следующие разделы для политик и рекомендаций интрасети:
- Внешний общий доступ — могут ли пользователи за пределами организации получить доступ к сайтам интрасети?
- Ссылки общего доступа по умолчанию для документов интрасети . Рассмотрите возможность установки по умолчанию для всех сайтов интрасети значения "Люди с существующим доступом", чтобы владельцы сайтов случайно не создавали ссылки, позволяющие посетителям редактировать ключевые документы интрасети.
- Навигация по сайту — для отдельных сайтов и интрасети в целом.
- Макеты сайтов , включая рекомендации по таким элементам, как позиции ключевых веб-частей на домашних страницах отдела. Хотите ли вы, чтобы все сайты следовали аналогичной схеме, чтобы пользователи могли легко находить ключевое содержимое при переходе с сайта на сайт? Если это так, вы можете применить макеты сайтов, чтобы владельцы сайтов могли легко следовать вашим шаблонам.
- Архитектура метаданных и типы контента ( например, политики для корпоративных типов контента и метаданные для всей организации).
- Рекомендации по чату Teams и беседам Viva Engage , включая не только политики обмена сообщениями для Teams и участие в беседе Viva Engage, но и рекомендации по диалогу (например, использование @mentions экономно и конкретной организации "делать и не делать").
- Профили пользователей , включая ожидания для заявления "Обо мне" и ожидания в отношении навыков и опыта (например, насколько хорошо вы должны знать тему, чтобы перечислить ее в области навыков и опыта вашего профиля?).
- Организационные политики и рекомендации для имен сайтов интрасети, имен файлов, имен групп Microsoft 365 и т. д.
Подготовка и вывод сайта из эксплуатации
Ключевое решение по управлению интрасетью включает в себя определение того, кто может создать новый сайт интрасети. Современная архитектура интрасети является "плоской" , что означает, что в интрасети содержится много сайтов. Вы хотите предоставить модель самообслуживания для новых сайтов интрасети или управлять созданием сайта с помощью отправки форм и рабочего процесса? Нет правильного ответа на этот вопрос, но независимо от того, какой подход вы выберете, необходимо думать об управлении. Существует два популярных решения для управления созданием новых сайтов:
Реализация процесса запроса сайта для сайтов интрасети
Вы можете легко скрыть параметр для создания нового сайта в Центре администрирования SharePoint. В этом случае необходимо создать процесс, в который пользователи будут запрашивать новый сайт интрасети. Процесс запроса упрощает проверку и отслеживание запросов сайта и гарантирует, что ваша среда остается "аккуратной", но если процесс проверки и утверждения занимает слишком много времени, это может быть неудобно для пользователей. Процесс подготовки может использовать структуру сайта для обеспечения согласованности, или вы можете вручную создавать сайты в соответствие с шаблонами оформления. Ключевой частью процесса подготовки будет обеспечение того, чтобы новые владельцы сайтов имели соответствующие рекомендации и обучение, которые они должны быть успешными при выполнении их запросов на сайт.
Разрешить самостоятельное создание сайтов
Если включить самостоятельную подготовку сайтов, вы хотите рассмотреть возможность предоставления макетов сайтов, которые внедряют ваши рекомендации, чтобы новые владельцы сайтов начинали с "шаблона", который соответствует вашим рекомендациям по управлению. Вы также захотите отслеживать новые сайты в Центре администрирования, чтобы вы могли следить за новыми владельцами сайтов, чтобы предоставить сведения, необходимые для успешного выполнения после создания сайта.
Помимо предоставления процесса подготовки новых сайтов, вы также захотите подумать о процессе подготовки новых центров и связанных центров. Центры должны быть подготовлены администратором SharePoint и выше, поэтому необходимо подумать о том, как вы будете планировать создание новых центров и управлять ими.
Если сайт интрасети больше не нужен, могут возникать случаи, когда процесс управления записями запрещает удаление сайта и (или) содержимого. Другим ключевым решением по управлению является планирование удаления или вывода из эксплуатации сайтов интрасети в контексте юридических требований к удержанию и управлению записями. Дополнительные сведения см. в документации по соответствию требованиям Microsoft Purview, включая управление записями и обнаружение электронных данных (премиум).
Информационная архитектура и поиск
Хорошо спланированная информационная архитектура является необходимым условием для успешной и хорошо производительной интрасети. Трудно отделить архитектуру сведений о планировании интрасети от планирования управления интрасетью. Эти две задачи планирования объединяются, и вы, вероятно, обнаружите, что вы думаете о двух аспектах интрасети итеративно и одновременно. Управление интрасетью должно охватывать несколько ключевых аспектов информационной архитектуры:
Архитектура навигации — связь сайтов и центров с поддержкой пользователей, которые переходят или просматривают содержимое.
Архитектура страниц — рекомендации для страниц, особенно домашних страниц сайта, которые помогают создавать согласованные интерфейсы на всех сайтах интрасети.
Архитектура метаданных — планирование столбцов и типов контента для поддержки согласованных подходов к упорядочению содержимого и страниц.
Возможности поиска . Понимание того, как пользователи находят содержимое, когда они не знают, где оно может находиться в архитектуре, и как они обнаруживают содержимое. Вы можете помочь пользователям обнаруживать содержимое и улучшать результаты поиска с помощью нескольких функций поиска, включая акронимы, закладки, Q&A, планы этажей и расположения. Дополнительные сведения см. в статье о том, как упростить поиск содержимого и как работает поиск в SharePoint. Ваш план управления должен включать в себя, как вы будете поддерживать создание атрибутов обнаружения поиска и управлять ими.
Брендирование
Стандарты фирменной символики помогают определить внешний вид вашей интрасети. Эти стандарты отражены в макетах сайтов и страниц. Стандарты фирменной символики могут включать стандарты использования изображений, в том числе требования к использованию только соответствующих фирменной символике изображений или значков из библиотеки ресурсов организации на страницах интрасети, а также требования к использованию только соответствующих фирменной символике пользовательских тем для сайтов. Ваши стандарты могут предписывать определенную тему для различных типов сайтов или сайтов с разными уровнями доступа. Ваши стандарты также могут включать стандарты разработки содержимого, такие как тон голоса, соглашения о правописании, стандарты специальных возможностей и другие рекомендации, поддерживающие бренд вашей организации. Дополнительные сведения о фирменной символике в SharePoint.
Управление контентом
Управление содержимым — это одна из наиболее важных частей плана управления интрасетью. Многие пользователи интрасети жалуются на поиск в интрасети— они не могут найти то, что они ищут. Чаще всего проблема заключается не в поиске; проблема в том, что в плане управления нет управления содержимым!
Некоторые распространенные проблемы с содержимым: файлы часто дублируются, а не связаны, поэтому поиск находит несколько копий одного документа, и поиск не знает, какая из них является правильной версией. Имена файлов часто включают номера версий вместо того, чтобы разрешить SharePoint управлять версиями. Поэтому поиск находит все различные версии документа, а не только самые последние, что затрудняет поиск текущей версии файла.
Ваш план управления должен включать следующие основные понятия управления содержимым:
Создание содержимого
- Где должно быть опубликовано содержимое? Например, если я не являюсь владельцем документа, следует ли опубликовать его на сайте интрасети? Или вместо этого я должен найти владельца и попросить его опубликовать, чтобы я смогу добавить ссылку?
- Существуют ли рекомендации по созданию содержимого интрасети? Например, каков подходящий тон голоса и существуют ли конкретные рекомендации по организации содержимого на страницах? Когда авторы содержимого должны создавать документы для интрасети и когда следует создавать страницы?
- Существуют ли стандарты специальных возможностей, которым должны следовать авторы содержимого? Ознакомьтесь с этими 8 советами по созданию страниц SharePoint со специальными возможностями (из блога Люди ИТ в техническом сообществе Майкрософт).
- Как следует именовать файлы? Должно ли содержимое системы управления включать рекомендации по именованию файлов, например не включать номера версий в имена файлов?
Защита информации
- Есть ли в вашей организации требования к защите определенных типов конфиденциальной информации? Если да, может ли ваш план управления (и развертывание) использовать возможности защиты информации Microsoft 365 , такие как метки конфиденциальности и политики хранения?
Проверка содержимого
- Вы хотите настроить потоки с помощью Power Automate для запуска проверки содержимого интрасети с определенным интервалом времени?
- Кто отвечает за проверку содержимого и с какой частотой? Это владелец сайта, автор контента или другая роль? Отличаются ли ожидания для разных типов сайтов или разных типов контента?
Ликвидация содержимого
- Есть ли у вас требования к реализации политик хранения записей для некоторого или всего содержимого, чтобы предотвратить случайное удаление?
Управление безопасностью и информацией
Ваш план управления должен включать не только то, что должно быть размещено в интрасети, но и рекомендации по содержимому, которое не должно быть размещено в интрасети. Возможно, вы сможете применить некоторые политики с помощью возможностей автоматической защиты информации , но вы хотите провести обучение и руководство для владельцев сайтов и авторов контента, чтобы убедиться, что они понимают свои обязанности, когда речь идет о безопасности и управлении информацией как для сайтов, так и для контента.
Роли и обязанности.
Роли и обязанности описывают, как каждый сотрудник как отдельный сотрудник или в роли (например, владелец сайта) отвечает за успешное выполнение интрасети. Документирование ролей и обязанностей является критически важным аспектом плана управления интрасети. Чтобы обеспечить серьезное отношение к обязанностям в интрасети, полезно сотрудничать с вашей организацией по работе с персоналом, чтобы гарантировать, что обязанности интрасети являются частью описания должностей или целей производительности.
Он "принимает деревню" для успешной поддержки интрасети в любой организации. Вам нужна команда, и в нее могут входить специализированные роли, которые вы иногда используете, например разработчики для создания настраиваемой веб-части, постоянные роли, такие как владельцы сайтов, для которых управление сайтом интрасети является небольшой частью их работы, и другие постоянные роли для людей, все обязанности которых связаны с управлением интрасетью. Некоторые организации считают полезным организовать свои ресурсы интрасети в центре передового опыта, который может включать штатных сотрудников ИТ-отдела, дополненных виртуальными участниками, которые работают в различных бизнес-группах организации. Другие расширяют свой централизованный персонал, включив в них "лидеров интрасети", которые расширяют группу поддержки в различных отделах и географических расположениях, добровольно предоставляя помощь в обеспечении успеха интрасети.
Независимо от того, кто находится в вашей "деревне", критически важно, чтобы все понимали свою роль и за какие аспекты интрасети они отвечают. На рисунке 2 показан пример описания роли и обязанностей владельца сайта интрасети.
Некоторые из ключевых ролей, которые следует учитывать для плана управления интрасетью:
- Руководящий комитет интрасети
- Владелец бизнеса интрасети
- Владелец технологии интрасети
- Корпоративные коммуникации
- Обучение
- Команда по управлению интрасетью
- Владельцы сайтов
- Владельцы концентраторов
- Участники и редакторы сайта
- Посетители сайта
- Viva Привлечение владельцев сообщества
- Viva Привлечение участников сообщества
- Владельцы команд
- Участники групп
- Чемпионы интрасети, SharePoint и Microsoft 365
Канал обратной связи
План управления интрасетью должен включать механизм сбора отзывов от пользователей интрасети. Это включает в себя средство сбора отзывов( например, Microsoft Form, связанный с нижним колонтитулом вашего домашнего сайта), а также механизмы сбора и обработки отзывов и принятия действий на основе отзыва. Это хорошая идея, чтобы подтвердить все отзывы, даже если вы не планируете принимать немедленные меры.
Обучение и поддержка
Ваша интрасеть не будет успешной, если вы не включите способ обучения и поддержки для всех пользователей, но особенно для владельцев сайтов. Лучший способ укрепить политики и рекомендации по управлению — встроить их в обучение. Иными словами, не предоставляйте обучение, которое показывает только "как" — убедитесь, что ваше обучение также включает в себя политики и рекомендации — аспект "как следует" вашего плана управления.
Полезно предоставить выделенный сайт, на котором владельцы сайтов и другие пользователи интрасети могут найти сведения об обучении и управлении. Вы можете создать собственный "центр ресурсов пользователей", как описано выше, или использовать стороннюю или предоставленную корпорацией Майкрософт среду обучения. Чтобы убедиться, что учебные материалы всегда актуальны, вы можете ссылаться на содержимое на обучающих платформах Майкрософт, таких как справка и обучение Microsoft Office и Microsoft Learn. Вы также можете внедрить обучение support.office.com в собственную среду, развернув Схемы обучения Microsoft 365 в клиенте и адаптировав содержимое, чтобы включить политики и рекомендации по управлению.
Вы можете помочь пользователям интрасети найти учебные материалы, добавив настраиваемую плитку в профиль организации или добавив настраиваемую ссылку на справку непосредственно в Microsoft 365.
Измерение
План измерения интрасети должен быть согласован с критериями успеха, определенными для концепции интрасети. Он должен определять метрики и аналитику, используемые для отслеживания успеха, любые связанные ключевые показатели эффективности и процессы для оценки метрик и принятия мер по улучшению.
Найдите метрики, которые являются не просто представлениями страниц. Только просмотр страницы не означает, что она добавляет ценность пользователям. Вместо этого просмотрите метрики, которые измеряют ценность бизнеса. Например, вы видите меньше запросов в службу поддержки, связанных с обработкой расходов, так как ваша интрасетя была обновлена, чтобы включить более качественное и актуальное содержимое о отчетах о расходах? Вы видите меньше обращений в службу поддержки по поводу отправки документов, так как вы обновили учебный контент и сделали его более доступным? Тратят ли сотрудники отдела кадров больше времени на уникальные проблемы, так как содержимое отдела кадров организовано более эффективно?
Если первоначальный план разработки определил ключевые бизнес-результаты или опрошенных пользователей, чтобы обеспечить им простой доступ к информации, необходимой для их работы, повторите процесс после развертывания или обновления интрасети, чтобы определить влияние обновления интрасети на бизнес или инвестиции. Дополните эти данные качественными отзывами от владельцев сайтов и пользователей, чтобы создать комплексную оценку эффективности интрасети и плана управления. Не бойтесь вывести из эксплуатации содержимое или сайты, которые больше не актуальны. Вы можете оптимизировать значение интрасети, используя метрики для выявления повторяющегося, устаревшего и нерелевантного содержимого и сайтов.