Zdieľať cez

Osvedčené postupy e-mailového marketingu

  • Článok

Odoslanie marketingový e-mail nie je to isté ako odoslanie osobného e-mailu, ako ho väčšina ľudí pozná. Môžu sa zdať podobné, ale je tu dôležitý rozdiel: osobné e-maily sa doručujú len jednému alebo niekoľkým ľuďom, zatiaľ čo marketingové e-maily sa doručujú každý mesiac tisíckam alebo viacerým.

V reakcii na rôzne zneužívanie e-mailov, ako sú spamy a podvodné e-maily, ktoré sa zameriavajú na rozsiahle skupiny užívateľov, väčšina firiem a poskytovateľov e-mailových služieb v súčasnosti zavádza rôzne mechanizmy filtrovania a blokovania, aby obmedzili zaťaženie internetového pripojenia a zabezpečili, že zložky doručenej pošty používateľov budú obsahovať len vyžiadanú poštu. Keď niekto začne odosielať veľké množstvo e-mailov, nezostane to v prostredí internetu bez povšimnutia. Začnú sa uplatňovať obranné mechanizmy, ktoré môžu spôsobiť, že sa vaše správy nedoručia do priečinkov prichádzajúcej pošty príslušných kontaktov. Jednotliví e-mailoví klienti tiež používajú svoje vlastné filtrovacie algoritmy, ktoré dokážu filtrovať správy aj na základe osobnej histórie interakcií každého z používateľov. To môže znamenať, že rovnakú správu, ktorá sa doručí jednému príjemcovi, môže zablokovať e-mailový klient iného príjemcu.

Tieto systémy nie sú určené na zastavenie všetkých foriem legitímneho marketingový e-mail, len na blokovanie zneužívania. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys je navrhnutý tak, aby bol jedným z dobrých ľudí – na uľahčenie kolaboratívneho, voliteľného marketingu – ale musíte si byť vedomí toho, ako pracovať v kontexte bežných stratégií filtrovania, zákonov proti spamu a iných mechanizmov proti zneužitiu, ktoré vám pomôžu uistite sa, že vaše marketingové správy sa doručujú vašim kontaktom a nie uviaznu v ich spamových filtroch.

Budovanie a ochrana reputácie odosielateľa

Keď sa správa odošle cez internet, IP adresa, ktorá ju odoslala, je dostupná každému serveru, ktorý túto správu spracováva. Dozorné organizácie tretích strán, ako je ReturnPath, monitorujú aktivity, obsah správ a sťažnosti súvisiace s odosielajúcimi adresami a pre každú odosielajúcu IP adresu a/alebo názov domény generujú reputačné skóre. Čím nižšie je vaše skóre reputácie, tým je pravdepodobnejšie, že vaše správy budú vynechané alebo odfiltrované; ak je vaše skóre dostatočne nízke, skončíte na zozname blokovaných a žiadna z vašich správ nebude doručená.

Veľkí poskytovatelia e-mailových služieb (ako napríklad Hotmail alebo Gmail) a privátne e-mailové systémy vo veľkých organizáciách používajú podobné techniky na generovanie vlastných interných reputácií a skóre odosielateľov, čo predstavuje ešte ďalšiu vrstvu filtrovania.

Okrem reputácie odosielateľa platia v mnohých krajinách a oblastiach právne predpisy, ktoré regulujú komerčné e-mailové správy, a porušením týchto právnych predpisov sa môžete vystaviť nákladnému súdnemu sporu. Príkladmi sú právne predpisy CAN-SPAM v Spojených štátoch a CASL v Kanade. Iné zákony a nariadenia o súkromí stanovujú prísne pravidlá, ako môžu spoločnosti narábať s údajmi a komunikovať digitálne s jednotlivcami.

Čo teda môžete urobiť, aby ste maximalizovali svoju realizovateľnosť a dodržali zákon, a ako môžete Customer Insights - Journeys pomôcť? Prečítajte si nasledujúce podsekcie, aby ste to zistili. Ak chcete získať ďalšie informácie o doručiteľnosti a reputácii odosielateľa, vyhľadajte v službe Bing mnoho ďalších dobrých článkov o tomto článku.

Vytváranie čistého, kolaboratívneho a zodpovedného obsahu

Filtre nevyžiadanej pošty aj systémy reputácie odosielateľov analyzujú obsah správ, ktoré sa pokúšate odoslať. Hľadajú známky toho, že s príjemcami spolupracujete a že sa čestne identifikujete. Medzi bežné požiadavky patrí uvedenie fyzickej adresy vašej organizácie a odkazov na zrušenie odberu v texte správy. Správy vo formáte HTML by mali obsahovať aj verziu vo formáte obyčajného textu s rovnakými informáciami. Customer Insights - Journeys poskytuje funkcie, ktoré uľahčujú zahrnutie týchto dôležitých položiek do správ a pomáha zabrániť tomu, aby ste ich omylom vynechali.

Majte na pamäti veľkosť vášho HTML obsahu

Obmedzte HTML e-mailové správy na obmedzenie na maximálnu veľkosť 100 KB. Toto obmedzenie veľkosti sa vzťahuje na všetok text HTML, štýly, komentáre a vloženú grafiku (ale nevzťahuje sa na ukotvenú externú grafiku). Ak obsah HTML prekročí 128 KB, zobrazí sa upozornenie na veľkosť. Napriek tomu však môžete odoslať e-mail a aktivovať ľubovoľnú činnosť zákazníka, ktorá obsahuje e-mail.

Veľkostné obmedzenie HTML je dôležité, pretože poskytovatelia e-mailových služieb (ako napríklad Gmail) skracujú e-mailové správy presahujúce určitú veľkosť (102 KB v prípade Gmailu). Namiesto uvedenia celej správe v schránke doručených správ príjemcu skráti e-mailový poskytovať správu a zahrnie odkaz na zobrazenie celej správy. Navyše, niektoré spamové filtre kontroluj intenzívnejšie veľké e-maily.

Keď odošlete správu naživo, Customer Insights - Journeys spracuje obsah HTML tak, aby vytvoril vložené štýly, komprimuje medzery a podobne, takže môže byť ťažké zistiť presnú konečnú veľkosť správy. Ak máte správu, o ktorej si myslíte, že porušuje obmedzenie veľkosti HTML, postupujte takto:

  1. Otvorte webový prehliadač a zadajte adresu URL formulára: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Pričom:

  • <vaša_doména> je koreň vašej Dynamics 365 Customer Insights - Journeys inštancie (napríklad „contoso.crm.dynamics.com“).
  • <email_id> je ID správy, ktorú chcete skontrolovať. Ak chcete nájsť toto ID, otvorte správu v Dynamics 365 Customer Insights - Journeys a nájdite hodnotu parametra id= zobrazenú v paneli s adresou prehliadača.

  1. Vyhľadajte hodnotu poľa „msdyncrm_emailbody“ vo vrátenom súbore JSON.

  2. Skopírujte hodnotu tohto poľa do textového programu, ktorý vám umožní zistiť presnú veľkosť obsahu HTML.

Overenie vašich odosielacích domén

Customer Insights - Journeys poskytuje funkciu, ktorá vám umožňuje nastaviť Identifikovanú poštu pomocou kľúčov domény (DKIM) na prepojenie Customer Insights - Journeys odoslanie domény s vašou vlastnou e-mailovou doménou. Úplné podrobnosti o tom, prečo je to dôležité a ako to urobiť, nájdete v časti Nastavenie DKIM pre vašu odosielajúcu doménu.

Zabránenie odosielaniu správ na neplatné a neaktívne e-mailové adresy

Ak odošlete správu na neplatnú, neaktívnu alebo zrušenú e-mailovú adresu, správa sa zvyčajne vráti ako takzvané „tvrdé nedoručenie“. Dochádza k tvrdým vráteniam, ale psi na sledovanie reputácie, verejní poskytovatelia a súkromní hostitelia si to všimnú a čím viac tvrdých vrátení priradíte k svojej odosielajúcej IP, tým nižšie bude vaše skóre reputácie. Adresy spojené s tvrdým vrátením sa pravdepodobne nikdy nevrátia online, takže ich nechcete mať vo svojej databáze; Customer Insights - Journeys automaticky zastaví odosielanie na adresy s tvrdým vracaním na šesť mesiacov, kým ich znova vyskúšate.

Spoločnosť Microsoft musí brániť povesť našich odosielajúcich IP adries, preto organizácie, ktoré neustále generujú veľké množstvo ťažkých nedoručení alebo sťažností na spam, môžu byť oslovené aplikáciou podporou spoločnosti Microsoft s odporúčaním, ako zlepšiť zoznamy odosielania alebo zasielania správ. Organizácie, ktoré naďalej generujú ťažké nedoručenia a sťažnosti na spam, riskujú uzavretie svojich účtov.

Customer Insights - Journeys poskytuje podrobné analýzy a KPI pre to, ako vaše kontakty interagujú s vašimi marketingový e-mail správami (a ďalšími iniciatívami), vrátane počtu otvorení, kliknutí, návratov a preposlaní. Tieto informácie môžete využívať na vyhodnocovanie úspešnosti pri oslovovaní kontaktov a na uchovávanie svojej databázy bez adries spôsobujúcich ťažké nedoručenia. Ďalšie informácie: Analýzou výsledkov získate prehľad

Poznámka

Customer Insights - Journeys sa počas šesťmesačného obdobia karantény nepokúsi odoslať na známu adresu. Vo vašich prehľadoch e-mailov sa však stále označí výsledok s ťažkým nedoručením pre každé takéto doručenie, o ktoré ste požiadali. Tieto „virtuálne“ tvrdé návraty neovplyvňujú vašu reputáciu odosielajúcej adresy IP, ale započítavajú sa do vašej mesačnej kvóty na odosielanie v Customer Insights - Journeys – a tieto adresy budú znova vyskúšané po šesťmesačnej karanténe. Preto odporúčame, aby ste pravidelne kontrolovali výsledky ťažkých nedoručení a odstránili adresy s ťažkým nedoručením zo svojich záznamov kontaktov.

Nepoužívajte zakúpené ani prenajaté poštové zoznamy

Customer Insights - Journeys je navrhnutý tak, aby uľahčil opt-in marketing, v ktorom sa všetky kontakty rozhodli prijímať marketingové správy od vašej organizácie a môžu sa kedykoľvek jednoducho rozhodnúť, že s tým prestanú. Aplikácia vám pomáha vytvárať zoznamy adresátov organicky a v spolupráci s vašimi súčasnými a potenciálnymi zákazníkmi tým, že poskytuje funkcie, ako sú dvojité prihlásenie, predplatné manažment a správa súhlasu na dodržiavanie ochrany osobných údajov.

Dôrazne odporúčame, aby ste si nekupovali ani neprenajímali zoznamy adresátov, pretože takéto zoznamy môžu porušovať zákony a nariadenia o ochrane osobných údajov a ďalšie miestne zákony v iných krajinách/regiónoch. Prenajaté a zakúpené zoznamy sú tiež neúčinné, pretože pravdepodobne obsahujú veľa adries s uplynutou platnosťou, ktoré budú ťažko vrátené, a pravdepodobne budú obsahovať veľa kontaktov, ktoré sa nezaujímajú o vaše produkty a ktoré sa môžu sťažovať na prijímanie nevyžiadaných e-mailov (prípadne na právne orgány); sťažnosti aj tvrdé odmietnutia znížia vašu reputáciu odosielateľa a tým aj mieru doručenia.

Odosielanie konzistentných objemov

Reputácie odosielateľov s vysokým skóre sa priradia k IP adresám, ktoré odosielajú konzistentné objemy e-mailov. Náhly nárast spôsobí zníženie skóre, rovnako ako nekonzistentné objemy odosielaných správ. Spoločnosť Microsoft spravuje niekoľko adries IP vyhradených na odosielanie správ z Customer Insights - Journeys v každom regióne a vyrovnáva zaťaženie odosielania medzi nimi tak, aby objem odosielania bol pre každú adresu IP konzistentný v čase. Vždy, keď pridá do regiónu nová IP adresa na odosielanie, najprv ju „zahreje“ postupným zvyšovaním objemu odosielaných správ, kým táto IP adresa nakoniec nedosiahne rovnakú úroveň ako ostatné IP adresy v príslušnom regióne. Pre väčšinu Customer Insights - Journeys predplatiteľom sa to rieši automaticky a neviditeľne, no noví predplatitelia, ktorí plánujú posielať marketingové správy veľkému počtu príjemcov (v miliónoch), možno budú musieť začať v malom a postupne sa zvyšovať, kým dosiahnu plný objem; v takom prípade vás podpora spoločnosti Microsoft počas tohto procesu upozorní a pomôže vám.

Nastavenie DKIM pre vašu odosielajúcu doménu

Jeden z najbežnejších online podvodov, známy aj ako phishing, nastáva, keď sa podvodná správa tvári, že pochádza od známej online služby alebo finančnej inštitúcie. Cieľom je oklamať príjemcov, aby zareagovali na danú správu tým, že poskytnú súkromné údaje, ako sú heslá alebo čísla kreditných kariet. Jedným zo spôsobov zabránenia neoprávnenému získavaniu údajov pre príjemcov e-mailu je overiť odosielajúcu adresu každej správy, aby sa potvrdilo, že bola skutočne odoslaná z domény patriacej spoločnosti alebo organizácii, ako to uvádza. Technológia nazývaná DKIM (DomainKeys Identified Mail) pomáha tento cieľ dosiahnuť začlenením nasledujúcich prvkov:

  • Podpis pomocou verejného/súkromného kľúča, ktorý potvrdzuje, že správa bola odoslaná zo servera vlastneného známou organizáciou.
  • Centrálny register overených podpisov, ktorý umožňuje systému DNS (Domain Name System) overiť, či je každý podpis legitímny a či odosielajúca doména aj uvádzaná adresa odosielateľa patria rovnakej organizácii.

Keď odošlete e-mail z adresy Customer Insights - Journeys, vaše správy pochádzajú z domény vlastnenej spoločnosťou Microsoft (napríklad contosomarketing.onmicrosoft.com), ale adresa odosielateľa bude pravdepodobne patriť jednému z vašich vlastných marketingových, predajných alebo správcovia účtov, ktorí používajú známejšiu doménu, ktorá patrí vašej organizácii (napríklad you@contoso.com). Tento nesúlad môže byť varovným signálom, keď prichádzajúci e-mailový server vykonáva kontrolu DKIM pri prichádzajúcich správach, a preto je úplná implementácia DKIM taká dôležitá na zabezpečenie vysokej doručovateľnosti, najmä ak používate službu odosielania tretej strany, ako je napr Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys vám pomôže vygenerovať, zaregistrovať a potvrdiť kľúče DKIM pre každú z vašich odosielajúcich domén. Pokyny nájdete v časti Autentifikácia domén .

Dôležité

Ak vaša organizácia na ochranu pred phishingovými útokmi, ktoré vašej domény, potom je mimoriadne dôležité, aby ste pre odosielajúce domény nastavili DKIM podľa popisu v časti Overenie domén .... ... Pomôže to predchádzať falošne pozitívnym výsledkom počas kontrol DMARC vykonávaných prijímacími systémami.

Preverenie doručiteľnosti

Keď budete mať zavedené všetky príslušné systémy overovania e-mailov, dôrazne vám odporúčame, aby ste otestovali doručiteľnosť do všetkých hlavných e-mailových hostiteľských služieb (napr. Gmail, Outlook.com, Yahoo mail a ďalších) a do čo najviac súkromných domén (vrátane vašej vlastnej). Postupujte nasledovne:

  1. Nastavte e-mailové konto, ktoré môžete čítať v čo najväčšom počte služieb a domén.
  2. Nastavte záznam kontaktu pre každú z týchto adries v Customer Insights - Journeys.
  3. Spustite jednoduchú e-mailovú kampaň, ktorá je zacielená na všetky vaše testovacie kontakty.
  4. Skontrolujte doručenú poštu pre každý účet, ak chcete potvrdiť, že vaše správy budú doručené do priečinka doručenej pošty a neoznačia sa ako nevyžiadané.

Zásady ochrany spoločnosti Microsoft pred nevyžiadanou poštou pri e-mailovom marketingu

V tomto článku sme zdôrazňovali dôležitosť udržiavania čistých zoznamov na odoslanie v kombinácii s hodnotným obsahom a správaním pri odosielaní na základe spolupráce. Všetko sú to dôležité aspekty budovania silnej reputácie odosielateľa a dosiahnutia vysokej miery doručenia. Keďže e-maily odosielané používateľom Customer Insights - Journeys sú doručované zo zdieľaných odosielacích domén, spoločnosť Microsoft neustále monitoruje všetky výsledky doručenia, sťažnosti na spam a zoznamy blokovaných správ, aby sa zaistilo, že naše odosielajúce domény si zachovajú vysokú reputáciu v prospech všetkých zákazníkov.

Aby sme vás, zodpovedného obchodníka, ochránili pred správaním zlých aktérov mimo vašu kontrolu, Customer Insights - Journeys zaviedli zásady proti spamu, ktoré chránia vašu reputáciu odosielateľa. Pozrite sa, ako to funguje:

Etapa č. 1: Informovanie a varovanie

Keď si všimneme, že Customer Insights - Journeys prostredie generuje vysokú mieru odchodov alebo sťažnosti na spam, pošleme e-mail správcovi, aby sme ho informovali o probléme a ponúkli mu pomoc pri jeho riešení. Ak je potrebná ďalšia pomoc, komunikácia bude vyzvať správcu, aby kontaktoval podporu spoločnosti Microsoft.

Etapa č. 2: Presun do fondu odosielania s vysokým rizikom

Ak problém s mierou odchodov alebo so sťažnosťou na spam pretrváva dlhšie ako niekoľko dní a ak správca stále nekontaktoval podporu spoločnosti Microsoft, presunieme Customer Insights - Journeys prostredie do fondu odosielania s vysokým rizikom. Vysoko rizikový vysielajúci fond má nižšie skóre reputácie ako štandardný fond odosielania s vysokou dodateľnosťou.

Keď sa Customer Insights - Journeys prostredie presunie do fondu odosielania s vysokým rizikom, pošleme e-mail správcovi, v ktorom ho informujeme o zmene fondu odosielania a vyzveme ho, aby kontaktoval Podpora spoločnosti Microsoft požiadajte o pomoc. Stále môže byť možné, aby sa prostredie Customer Insights - Journeys vrátilo do fondu odosielania s nízkym rizikom, ale nie skôr, ako správca kontaktuje podporu spoločnosti Microsoft, aby problém vyriešil.

Používanie vyhradenej IP adresy odosielateľa

V štandardnom Customer Insights - Journeys nastavení sú všetky adresy IP odosielateľov spravované spoločnosťou Microsoft a zdieľané medzi zákazníkmi, ktorí majú podobné skóre reputácie. To mu umožňuje podľa potreby spravovať reputáciu, odosielať vyvážené objemy správ a postupne zvyšovať objem odosielaných správ pri nových IP adries. Niektoré organizácie však uprednostňujú používanie jednej alebo viacerých vlastných vyhradených IP adries odosielateľa, najmä ak budú odosielať veľké objemy.

Poznámka

Vyhradené adresy IP odosielateľov nie sú súčasťou štandardnej zmluvy o predplatnom Customer Insights - Journeys a spoločnosť Microsoft ich vo všeobecnosti neodporúča, pretože predstavujú ďalšiu zložitosť a náklady – a môžu mať za následok zníženú dostupnosť v porovnaní s našimi štandardnými adresami IP odosielateľov. Spoločnosť Microsoft posudzuje aplikácie pre vyhradené IP adresy odosielateľa prípad od prípadu a v prípade potreby môžeme podporovať viaceré vyhradené IP adresy odosielateľa. Ak si myslíte, že vaša organizácia by mohla mať prospech z vyhradenej adresy IP odosielateľa, kontaktujte podporu spoločnosti Microsoft a zistite, či spĺňate podmienky. Hlavným cieľom tohto procesu je pomôcť vám dosiahnuť čo najvyššiu možnú mieru doručenia. Niektoré z najdôležitejších faktorov, ktoré treba vziať do úvahy pri rozhodovaní, sú:

  • Koľko správ odosiela vaša organizácia každý mesiac?
  • Má váš obsah vysokú kvalitu a je v súlade so všetkými relevantnými predpismi?
  • Vyskytli sa už viaceré sťažnosti na nevyžiadanú poštu v súvislosti s vašimi správami?
  • Odosiela vaša organizácia sústavne určitý objem správ v priebehu mesiaca?

Aj keď môže mať usporiadanie vyhradenej adresy IP odosielateľa niekoľko výhod, existujú aj nevýhody a nie je to pre každého. Vezmite do úvahy nasledujúce skutočnosti:

  • Nová IP adresa odosielateľa si vyžaduje čas na zahriatie
    Keď sa vaša nová IP adresa odosielateľa uvádza do stavu online, musíte začať odosielaním iba niekoľkých správ súčasne a potom pomaly a stálym tempom zvyšovať ich objem po dobu niekoľkých týždňov, kým nedosiahnete zamýšľaný objem odosielaných správ, ktorý potom musíte udržiavať. Náhly nárast e-mailov z novej adresy IP vážne poškodí vašu reputáciu odosielateľa a môže vás okamžite dostať na zoznam blokovaných. Počas zahrievacieho obdobia je tiež dôležité, aby ste posielali iba platným a aktívnym príjemcom. Neskôr, keď si vytvoríte reputáciu, môžete začať pridávať menej zainteresovaných príjemcov.
  • Udržujte pravidelný a konzistentný objem odosielania
    Odosielanie e-mailov musíte rozložiť, aby ste každý týždeň odosielali približne rovnaký objem správ. Nesnažte sa napríklad odoslať všetky správy naraz na začiatku každého mesiaca.
  • Stále by ste mali nastaviť DKIM
    Standard overovania odosielateľa DKIM je nevyhnutný na optimalizáciu doručiteľnosti e-mailového marketingu. Je to dôležité, keď používate vyhradenú IP, ako pri použití zdieľanej IP, a nastavíte ju presne rovnakým spôsobom. Úplné podrobnosti o tom, prečo je to dôležité a ako to urobiť, nájdete v časti Nastavenie DKIM pre vašu odosielajúcu doménu.
  • Riziko sústreďujete na seba a za prípadné chyby môžete zaplatiť vysokú cenu
    Keď ako jediný používate svoju IP adresu odosielateľa, akékoľvek chyby, ktoré urobíte, priamo ovplyvnia vašu reputáciu odosielateľa bez toho, aby boli oslabené veľkým množstvom vyhovujúcich správ odosielaných veľkým množstvom iných používateľov.