Thiết lập một sự kiện trong tiếp thị truyền thống

Quan trọng

Bài viết này chỉ áp dụng cho tiếp thị truyền thống, sẽ bị xóa khỏi sản phẩm vào ngày 30 tháng 6 năm 2025. Để tránh gián đoạn, hãy chuyển sang hành trình thời gian thực trước ngày này. Thông tin thêm: Tổng quan về quá trình chuyển đổi

Quá trình lập kế hoạch sự kiện trong Dynamics 365 Customer Insights - Journeys bắt đầu bằng việc tạo hồ sơ sự kiện. Bản ghi sự kiện hướng dẫn bạn từng bước lập kế hoạch sự kiện. Bản ghi thu thập tất cả các chi tiết lập kế hoạch của bạn, cung cấp liên kết đến các bản ghi có liên quan và cung cấp dòng thời gian của quy trình công việc. Sau khi tạo bản ghi sự kiện, bạn có thể thiết lập nhóm sự kiện, quản lý người phát biểu và phiên, thiết lập vé sự kiện và thiết lập địa điểm tổ chức.

Tạo bản ghi sự kiện gốc

Tạo bản ghi sự kiện là bước đầu tiên bước khi thiết lập sự kiện của bạn Customer Insights - Journeys. Mọi thao liên quan đến một sự kiện cụ thể sẽ được lưu trực tiếp vào chính bản ghi sự kiện đó hoặc được lưu vào bản ghi khác liên kết với sự kiện đó.

Mặc dù Customer Insights - Journeys cung cấp nhiều chế độ xem vào các loại bản ghi khác, nhưng có lẽ bạn sẽ thực hiện hầu hết công việc của mình trực tiếp trong bản ghi sự kiện có liên quan. Khi làm việc trong bản ghi sự kiện, bạn sẽ có thể xem và tạo hầu hết các loại bản ghi có liên quan và mọi thứ mà bạn thực hiện sẽ tự động liên quan đến sự kiện đó.

Bạn có thể xem danh sách tất cả các bản ghi sự kiện của mình bằng cách mở khu vực làm việc Sự kiện và đi tới Sự kiện Sự kiện>Sự kiện>. Từ đây, bạn có thể sử dụng các kiểm soát dạng xem danh sách tiêu chuẩn để tìm kiếm, sắp xếp và lọc danh sách để tìm và mở sự kiện hiện có hoặc tạo bản ghi sự kiện mới.

Nếu bạn thường xuyên tổ chức các sự kiện tương tự, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo một hoặc nhiều mẫu sự kiện và sau đó chọn mẫu phù hợp khi bạn tạo sự kiện mới lần đầu.

Như với nhiều biểu mẫu khác trong Dynamics 365, biểu mẫu sự kiện tóm tắt những thiết đặt quan trọng nhất ở phần đầu của biểu mẫu. Tại đó, bạn cũng sẽ tìm thấy dòng thời gian quy trình làm việc hỗ trợ việc tổ chức công việc ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý sự kiện. Quy trình làm việc tiêu chuẩn cho sự kiện được cung cấp ngay khi mở sản phẩm nhưng bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với quy trình hiện có tại tổ chức của bạn.

Lần đầu tiên tạo sự kiện mới, bạn phải chỉ định giá trị cho từng trường bắt buộc (được đánh dấu sao màu đỏ). Bạn cũng nên điền vào các trường quan trọng trong kinh doanh (chọn từng mục quy trình làm việc của doanh nghiệp, sau đó điền vào các mục được đánh dấu dấu cộng màu xanh lam). Tất cả các trường bắt buộc và quan trọng đối với doanh nghiệp hiển thị ở đầu trang trong quy trình làm việc, do vậy, bạn có thể điền các thông tin này nhanh chóng và dễ dàng. Tất cả các thiết đặt bạn nhập vào dòng thời gian công việc sẽ hiển thị cùng với thông tin chi tiết khác của sự kiện ở phía cuối trang. Bạn vẫn sẽ có thể xem và chỉnh sửa được những thiết đặt này ngay cả khi bạn chuyển tới giai đoạn tiếp theo trong quy trình làm việc.

Sau khi bạn nhập giá trị cho tất cả các trường bắt buộc, bạn có thể lưu bản ghi. Bạn có thể sẽ quay lại bản ghi sự kiện nhiều lần trong vòng vài ngày khi bạn lập kế hoạch sự kiện của mình. Sử dụng quy trình làm việc giống như danh sách những việc cần làm và để theo dõi tiến độ thực hiện trong mỗi giai đoạn.

Phần chính của trang lặp lại tất cả các thông tin quan trọng được yêu cầu và được hiển thị trong quy trình làm việc cùng với nhiều thông tin khác nữa. Nội dung chính được tổ chức thành các tab và bạn có thể điều hướng bằng cách sử dụng các liên kết ở gần phần đầu thân trang. Bạn có thể nhập chi tiết lập kế hoạch trong phần chính của trang bất cứ khi nào bạn muốn mà không cần phải đợi đến một phần cụ thể của quy trình làm việc. Các tiểu mục dưới đây cho biết tóm tắt về cách sử dụng từng tab có sẵn.

Chỉ sự kiện, phiên và hoạt động theo dõi trực tiếp mới hiển thị trên trang web sự kiện. Khi bạn đã sẵn sàng đưa sự kiện, phiên họp hoặc bản theo dõi lên mạng, hãy mở hồ sơ có liên quan và đưa lên mạng như mô tả trong Xuất bản sự kiện, phiên họp, bản theo dõi và hồ sơ liên quan lên trang web.

Tab Tổng quát

Tại đây, bạn có thể xem và chỉnh sửa thông tin cơ bản về sự kiện, bao gồm:

• Thông tin chính: Bao gồm tên sự kiện của bạn và các thông tin cơ bản khác. Các thiết lập sau đây được cung cấp:
  • Tên sự kiện: Nhập tên cho sự kiện.
  • Loại sự kiện: Chọn loại sự kiện. Loại sự kiện chỉ cung cấp thông tin và không ảnh hưởng đến bất kỳ tính năng nào. Hãy sử dụng tùy chọn này để giúp dễ tìm và xác định sự kiện của bạn hơn.
  • Số lượng đăng ký: Hiển thị số lượng người đã đăng ký tham gia sự kiện. Giá trị tối đa có thể được hiển thị ở đây là 50.000, nhưng bạn vẫn có thể lưu trữ nhiều đăng ký hơn trong hệ thống.
  • Số lượng người đăng ký: Hiển thị số lượng người tham dự đã đăng ký trong suốt sự kiện. Giá trị tối đa có thể được hiển thị ở đây là 50.000, nhưng bạn vẫn có thể lưu trữ nhiều đăng ký hơn trong hệ thống.
  • URL sự kiện: Hiển thị địa chỉ của trang web sự kiện của bạn. Nếu bạn đang sử dụng vị trí mặc định trên giải pháp cổng thông tin Power Apps, thì giá trị URL sự kiện này được cung cấp tự động ở dạng chỉ đọc. Nếu bạn đang lưu trữ trang web của mình tại một vị trí tùy chỉnh, hãy chọn hộp kiểm URL sự kiện tùy chỉnh và chỉnh sửa giá trị tại đây. Chọn nút hình cầu ở bên cạnh trường URL sự kiện để mở trang. Thông tin thêm: Mở trang web sự kiện
• Lịch trình: Cung cấp các thiết lập để chỉ định múi giờ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho sự kiện của bạn. Phần lịch biểu cũng cung cấp bộ đếm ngược trong ngày cho đến sự kiện của bạn. Bạn cũng có thể thiết lập sự kiện định kỳ tại đây. Nếu bạn thay đổi ngày bắt đầu cho một sự kiện đã được lưu, bạn sẽ được hỏi liệu bạn có muốn thay đổi ngày kết thúc và lịch trình phiên cho phù hợp với sự kiện đó không.
• Dòng thời gian: Giống như hầu hết các loại thực thể trong Dynamics 365, bạn có thể sử dụng phần này để xây dựng hồ sơ về các hoạt động (như cuộc gọi, email và cuộc hẹn) mà bạn và những người khác thực hiện liên quan đến hồ sơ hiện tại. Bạn cũng có thể chia sẻ các ghi chú ở đây. Dùng liên kết, nút và menu ở phía trên của khu vực này để tạo mục mới và để tìm kiếm và sắp xếp danh sách.
• Phát trực tuyến sự kiện này: Thiết lập sự kiện của bạn dưới dạng Microsoft Teams hội thảo trên web, Sự kiện trực tiếp của Teams, Cuộc họp Teams, nhà cung cấp hội thảo trực tuyến của bên thứ ba hoặc chỉ tại chỗ.
• Địa điểm: Chỉ định địa điểm nơi sự kiện của bạn sẽ diễn ra. Vị trí sẽ phân theo cấp bậc và bạn có thể chỉ định chi tiết theo mức bạn cần. Ví dụ: bạn có thể chỉ định một tòa nhà. Nhưng để chỉ định một phòng, bạn phải chọn tòa nhà chứa phòng đó. Bạn có thể gán một vị trí riêng cho mỗi phiên. Bạn có thể tạo hồ sơ địa điểm từ đây hoặc chọn từ các hồ sơ địa điểm hiện có . Mỗi bản ghi vị trí có thể chứa những thông tin hữu ích như địa chỉ, trang thiết bị, sức chứa, v.v.
• Hạn chế về địa điểm: Phần hạn chế về địa điểm chỉ xuất hiện đối với các sự kiện diễn ra tại chỗ. Mỗi lần bạn đặt một Vị trí mới, Giá trị sức chứa sự kiện tối đa hiển thị ở đây sẽ cập nhật để phù hợp với sức chứa được cấu hình cho tòa nhà, phòng hoặc bố cục bạn chọn gần đây nhất (nếu có). Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa giá trị theo cách thủ công để ghi đè lên sức chứa nếu cần. Bạn cũng có thể bật danh sách chờ tại đây để xử lý các lượt đăng ký đến sau khi sự kiện đã kín chỗ.
• Danh sách chờ: Phần danh sách chờ chỉ xuất hiện nếu bạn bật danh sách chờ trong phần Ràng buộc địa điểm . Sử dụng danh sách chờ để cấu hình các tùy chọn liên quan đến cách mời những người liên hệ đang chờ khi có chỗ trống.
• Thiết lập hội thảo trên web: Phần thiết lập hội thảo trên web chỉ xuất hiện cho các sự kiện hội thảo trên web và sự kiện kết hợp. Sử dụng các cài đặt tại đây để thiết lập cấu hình hội thảo trên web của bạn và tìm URL để xem và trình bày hội thảo trên web.

Tab Nhật ký công tác

Tab Chương trình nghị sự bao gồm thông tin chi tiết về lịch trình các phiên họp diễn ra trong sự kiện của bạn. Tại đây, bạn có thể tìm thấy, tạo và chỉnh sửa từng tùy chọn sau cho sự kiện hiện tại:

• Cho phép người đăng ký tạo chương trình nghị sự của riêng mình: Cài đặt này chỉ khả dụng cho các sự kiện không có bất kỳ thẻ thẻ nào được thiết lập. Tùy chọn này được hiển thị phía trên lịch khi không có thẻ nào được xác định, nhưng bị ẩn khi thẻ được xác định. Nó ảnh hưởng đến cách thức thanh toán hoạt động trên trang web sự kiện như sau: ...
  • Khi tùy chọn này được đặt thành Có, trang web sẽ cung cấp đăng ký cấp độ phiên. Khi người đăng ký chọn Đăng ký ngay, trang web sự kiện sẽ hiển thị danh sách tất cả các phiên có sẵn và người đăng ký có thể thêm một, một số hoặc tất cả các phiên tùy theo nhu cầu.
  • Khi cài đặt thành Không (hoặc nếu cài đặt bị ẩn), trang web sẽ cung cấp chức năng đăng ký theo cấp sự kiện. Khi người đăng ký chọn Đăng ký ngay, trang web sự kiện sẽ hiển thị danh sách vé có sẵn, mỗi vé cho phép tham gia một hoặc nhiều phiên cụ thể và cũng có thể hiển thị mức giá khác nhau. Người đăng ký có thể chọn thẻ phù hợp nhất với nhu cầu của họ, nhưng không thể đưa ra các lựa chọn phiên tùy chỉnh.
• Lịch phiên họp: Hiển thị lịch các phiên họp được xác định cho sự kiện của bạn. Bạn có thể tạo và chỉnh sửa phiên bằng cách sử dụng lịch. Thông tin thêm: Làm việc với lịch tiếp thị.
• Danh sách phiên họp: Mỗi phiên họp thường là một bài thuyết trình, lớp học, thảo luận hoặc hội thảo trên web duy nhất. Bảng này lặp lại thông tin cũng hiển thị trong lịch. Bạn cũng có thể tạo hoặc chỉnh sửa phiên ở đây.
• Các bản nhạc phiên: Mỗi bản nhạc (bên ngoài) là một tập hợp các phiên có liên quan, không xung đột và có khả năng sẽ được cùng một đối tượng quan tâm. Người tham dự có thể đăng ký một lộ trình cụ thể, bạn có thể quản lý bằng cách sử dụng thẻ. Bạn cũng có thể thiết lập theo dõi bên trong. Các theo dõi này sẽ không hiển thị cho người tham dự nhưng có thể giúp bạn trong việc lập kế hoạch.
• Sự tham gia của diễn giả: Mỗi ghép người phát biểu sẽ ánh xạ một diễn giả đến một phiên họp diễn ra tại sự kiện của bạn.
• Nhà tài trợ: Các công ty tài trợ cho sự kiện. ...

Tab trang web và biểu mẫu

Tab Trang web và biểu mẫu cung cấp các tùy chọn để tạo trang web sự kiện tùy chỉnh và tích hợp biểu mẫu tiếp thị cho mục đăng ký sự kiện. Trong tab này, bạn có thể đặt URL sự kiện tùy chỉnh, đặt ngày kết thúc đăng ký và đặt thông số đăng ký. Có các tùy chọn sau:

• URL sự kiện tùy chỉnh: Nếu bạn đang lưu trữ trang web sự kiện trên máy chủ của riêng bạn hoặc ở vị trí tùy chỉnh của giải pháp cổng thông tin Power Apps của bạn, hãy chọn hộp kiểm này và chỉnh sửa URL sự kiện nếu cần.
• ID sự kiện có thể đọc được: Đây là ID duy nhất cho sự kiện. ID này được tạo vào lần đầu tiên bạn lưu sự kiện và dựa trên tên sự kiện. ID sự kiện có thể đọc được trở thành một phần của URL để mở trang web sự kiện tới một sự kiện cụ thể.
• Hình ảnh sự kiện: Chọn hình ảnh biểu ngữ để hiển thị trên trang web sự kiện khi duyệt sự kiện. Bạn có thể chọn bất kỳ hình ảnh nào đã được tải lên thư viện tệp của bạn hoặc tải lên hình ảnh mới từ đây.
• Cổng thanh toán: Để kích hoạt thanh toán trực tuyến trong quá trình đăng ký sự kiện trực tuyến, hãy thiết lập tài khoản với nhà cung cấp dịch vụ thanh toán trực tuyến của bên thứ ba, sau đó chuẩn bị trang thanh toán trên cổng thông tin của bạn theo hướng dẫn của họ. Sau đó, chọn trang đó tại đây. Cài đặt này chỉ có hiệu lực đối với các trang web sự kiện được lưu trữ trên Power Apps cổng thông tin (không có hiệu lực đối với các trang web sự kiện được lưu trữ bên ngoài).
• Đặt ngày kết thúc đăng ký: Để thiết lập ngày kết thúc cho đăng ký sự kiện, hãy đặt nút chuyển Đặt ngày kết thúc đăng ký thành Có. Sau ngày và giờ kết thúc đăng ký, người liên hệ sẽ không thể đăng ký tham gia sự kiện nữa. Tính năng này hữu ích nếu bạn cần thời điểm chốt danh sách người tham dự trước khi sự kiện bắt đầu. Ngoài ra, bạn có thể thêm Thông báo đóng đăng ký hiển thị khi truy cập vào biểu mẫu đăng ký sau khi ngày kết thúc đăng ký đã qua. Tin nhắn này ẩn nút đăng ký. Ngoài ra, nếu bạn muốn giữ nguyên trạng thái đăng ký cho đến khi sự kiện bắt đầu, hãy chuyển nút sang Không.

  Lưu ý

  Thông báo "Đăng ký cho sự kiện này đã đóng" hiển thị khi gửi không tương ứng với thông báo Đăng ký đã đóng được cấu hình trong giao diện người dùng. Để tùy chỉnh thông báo hiển thị khi gửi, bạn cần tùy chỉnh mã trang web sự kiện. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết tổng quan về ứng dụng web quản lý sự kiện trong tiếp thị truyền thống .

• Sử dụng biểu mẫu tiếp thị để đăng ký: Đặt nút chuyển thành Có để sử dụng biểu mẫu tiếp thị đã chuẩn bị trước đó để đăng ký sự kiện. Khi nút chuyển đổi được đặt thành có, tùy chọn biểu mẫu tiếp thị sẽ xuất hiện bên dưới, cho phép bạn tìm kiếm biểu mẫu tiếp thị mà bạn muốn sử dụng. Nếu bạn chọn Không, sự kiện sẽ sử dụng sự kiện mặc định biểu mẫu tiếp thị.
• Bật CAPTCHA: Đặt nút chuyển thành Có để bao gồm CAPTCHA trên trang đăng ký của trang web sự kiện của bạn. Đặt nút chuyển sang Không để tắt CAPTCHA.

  Quan trọng

  Bắt đầu từ tháng 11 năm 2022, các điểm cuối dịch vụ Captcha cho trang web sự kiện sẽ thay đổi. Nếu bạn đã kiểm tra nguồn gốc cho các yêu cầu Cổng thông tin sự kiện của mình, điểm gốc của cuộc gọi Captcha sẽ thay đổi từ https://client.prod.repmap.microsoft.com/ thành https://*.svc.dynamics.com (trong đó * thay đổi tùy theo API Sự kiện).

  Bạn có thể tìm hiểu thêm về API Sự kiện trong bài viết Sử dụng API Sự kiện .

• Cho phép đăng ký nhiều người tham dự: Đặt nút chuyển thành Có để cho phép người dùng trang web sự kiện đăng ký nhiều người tham dự cùng một lúc. Đặt nút chuyển thành Không để chỉ cho phép một người tham dự cho mỗi lần đăng ký.
• Cho phép đăng ký ẩn danh: Kiểm soát xem người liên hệ có thể tự do đăng ký tham gia sự kiện trên trang web sự kiện hay không hoặc họ có phải thiết lập tài khoản với tên người dùng và mật khẩu trước hay không. Người liên hệ tạo tài khoản có một số lợi thế bao gồm: khả năng đăng ký số người tham dự bất kỳ và khả năng trở lại để xem lịch trình hoặc chỉnh sửa đăng ký của họ bất kỳ lúc nào. Cài đặt này chỉ có hiệu lực đối với các trang web sự kiện được lưu trữ trên Power Apps cổng thông tin (không có hiệu lực đối với các trang web sự kiện được lưu trữ bên ngoài).
• Tạo khách hàng tiềm năng cho đăng ký sự kiện: Đặt thành Có để tạo khách hàng tiềm năng mới cho mỗi liên hệ đăng ký sự kiện. Đặt thành Không để tắt tính năng tạo khách hàng tiềm năng cho các sự kiện. Thông tin thêm: Tạo và kết nối danh bạ và khách hàng tiềm năng từ các lượt đăng ký sự kiện.

  Lưu ý

  Như đã đề cập, các trường Số lượng đăng ký và Số lượng đăng ký mỗi trường có thể đếm tối đa 50.000 liên hệ. Hệ thống có thể dễ dàng xử lý nhiều đăng ký và/hoặc điểm danh hơn thế này, nhưng đối với các giá trị cao hơn 50.000, các trường này không chính xác nữa.

• Các trường đăng ký tùy chỉnh: Tại đây, bạn có thể xem và tạo các trường đăng ký tùy chỉnh, cho phép người đăng ký cung cấp thêm thông tin (như hạn chế về chế độ ăn uống hoặc tùy chọn quà tặng) khi họ đăng ký sự kiện.

Tab Đăng ký và tham dự

Sử dụng tab Đăng ký và tham dự để xem ai đã đăng ký tham dự sự kiện, ai có giám sát và ai đã hủy. Bạn cũng có thể tạo các lượt đăng ký và điểm danh tại đây. Bạn có thể dùng các phần sau:

• Thẻ: Xem và tạo các loại thẻ thẻ có chức năng như vé tham dự sự kiện, phiên họp và đường đua của bạn.

• Đăng ký sự kiện: Bảng này cung cấp danh sách những người đã đăng ký tham gia sự kiện của bạn. ... Bạn cũng có thể đăng ký mọi người theo cách thủ công tại đây. Nếu bạn đang sử dụng trường đăng ký tùy chỉnh, thì bạn cũng có thể xem các giá trị do từng người tham dự gửi tại đây.

• Kiểm tra sự kiện: Tại đây bạn có thể xem có giám sát là ai đã tham gia sự kiện và nhập hồ sơ tham dự.

• Danh sách chờ: Xem ai đang ở trong danh sách chờ cho sự kiện này.

• Danh bạ đã hủy: Liệt kê danh bạ đã đăng ký tham dự sự kiện nhưng hiện đã hủy đăng ký. Danh sách này bao gồm các lần hủy được thực hiện bởi những người liên hệ sử dụng trang web sự kiện và bởi những người dùng sử dụng ứng dụng Customer Insights - Journeys . Nếu bạn muốn liên lạc với những người liên hệ đã hủy một hoặc nhiều sự kiện, bạn có thể thiết lập phân khúc hành vi dựa trên EventRegistrationCancelled tương tác, sau đó sử dụng phân khúc đó để nhắm mục tiêu đến hành trình của khách hàng.

  Lưu ý

  Đăng ký sự kiện bị hủy sẽ bị hủy kích hoạt chứ không bị xóa. Để hủy đăng ký sự kiện từ Customer Insights - Journeys, hãy hủy kích hoạt bản ghi bằng cách đặt trạng thái của bản ghi thành "Không hoạt động" ở góc trên bên phải của biểu mẫu đăng ký chính.

  Để xác định phiên bản Customer Insights - Journeys hiện tại của bạn, hãy tham khảo Tìm hiểu xem bạn đang chạy phiên bản Dynamics 365 Customer Insights - Journeys nào.

Tab Thông tin bổ sung

Sử dụng tab Thông tin bổ sung để thiết lập nhóm sự kiện của bạn và ghi lại thông tin chung, mục tiêu và thông tin tài chính. Tại đây sẽ có các phần sau:

• Thông tin bổ sung: Nhập mô tả cơ bản và nêu rõ mục tiêu của bạn.
• Tài chính: Xem và ghi lại thông tin tài chính cho sự kiện của bạn. Các giá trị này sẽ xuất hiện trong biểu đồ và các phân tích trên bảng thông tin. Tuy nhiên, những thông tin này chỉ có mục đích tham khảo và không được dùng cho hoạt động sổ sách và kế toán chính thức.
• Các thành viên trong nhóm sự kiện: Thành lập nhóm sự kiện của bạn bằng cách thêm liên kết đến đồng nghiệp và các địa chỉ liên hệ bên ngoài đang giúp bạn tổ chức sự kiện. Bảng này hiển thị tên và vai trò của từng thành viên nhóm để bạn có thể dễ dàng biết phải gọi ai và tìm thông tin liên hệ của họ khi cần.

Tab Đặt phòng trước

Tab Đặt phòng cung cấp lịch hiển thị các phòng được chỉ định cho sự kiện hiện đang hiển thị và các phiên của sự kiện đó. Các phòng chưa đặt không được hiển thị và các sự kiện hoặc phiên mà không có phòng chỉ định cũng vậy. Lịch này là chỉ đọc, vì vậy bạn không thể tạo phiên hoặc đặt chỗ nào ở đây. Thông tin thêm: Làm việc với lịch tiếp thị.

Tab Mục khôi phục

Tab Mục khôi phục cho phép quản trị viên hệ thống theo dõi lỗi tùy chỉnh, cải thiện quy trình tạo luồng công việc sự kiện. Tab này chứa một lưới với các lỗi tùy chỉnh và cung cấp cho quản trị viên các tùy chọn để xử lý chúng. Đối với các sự kiện, lỗi điển hình xảy ra trong quá trình đăng ký trên trang web sự kiện.

Sau khi chọn các hàng trong tab Mục khôi phục, bạn có thể xóa các mục (sẽ xóa chúng khỏi bộ nhớ blob) hoặc bạn có thể khắc phục sự cố và "khôi phục" bất kỳ mục nào, mục này sẽ phát lại chức năng không thành công trước đó.

Lưu ý

Nếu có các mục trong tab Mục khôi phục, người dùng không phải là quản trị viên hệ thống sẽ nhận được thông báo cho biết "Dường như có một số vấn đề với sự kiện này. Hãy yêu cầu quản trị viên hệ thống của bạn hỗ trợ".

Menu Liên quan

Menu Liên quan cung cấp các liên kết đến các chủ đề liên quan đến sự kiện, từ hoạt động đến diễn giả. Nếu bạn chọn một chủ đề trong menu liên quan, một tab tạm thời mới cho chủ đề đó sẽ xuất hiện ở bên trái của menu liên quan.

Mặc dù bạn có thể chỉnh sửa và lưu các mục liên quan đến chủ đề đã chọn trong tab tạm thời, tab tạm thời sẽ không còn bên cạnh menu Liên quan sau khi sự kiện được lưu và đóng lại.

Thiết lập nhóm sự kiện của bạn

Nhóm sự kiện của bạn bao gồm đồng nghiệp và người liên hệ bên ngoài đang giúp bạn tổ chức sự kiện. Mỗi bản ghi sự kiện liệt kê tên và vai trò của mỗi thành viên trong nhóm, cùng với các liên kết để biết thêm thông tin; vì vậy, bạn có thể dễ dàng biết phải gọi ai và tìm thông tin liên hệ của họ khi cần.

• Bạn có thể xem và chỉnh sửa danh sách tất cả các thành viên trong nhóm đã, đang hoặc sẽ làm việc cho tất cả các sự kiện của bạn bằng cách vào Sự kiện>Sự kiện>Thành viên nhóm sự kiện. Sử dụng khu vực này để thiết lập cơ sở dữ liệu về những người có thể hỗ trợ các sự kiện khác nhau của bạn.
• Bạn có thể xem và chỉnh sửa danh sách thành viên nhóm liên quan đến một sự kiện cụ thể bằng cách vào Sự kiện>Sự kiện>Sự kiện, mở sự kiện phù hợp và xem phần Thành viên nhóm sự kiện của tab Thông tin bổ sung . Danh sách trên trang Sự kiện hoạt động giống như danh sách trên trang Thành viên nhóm sự kiện , ngoại trừ việc danh sách này chỉ hiển thị và thêm thành viên nhóm được chỉ định vào sự kiện hiện tại.

Bạn có thể liên kết mỗi bản ghi thành viên nhóm với một người liên hệ hoặc một bản ghi người dùng.

• Người dùng là những người làm việc cho tổ chức của bạn và có giấy phép Dynamics 365.
• Danh bạ được lấy từ cơ sở dữ liệu danh bạ của bạn, bao gồm khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp, đối tác và những người bên ngoài khác (hoặc những người nội bộ không sử dụng Dynamics 365).

Khi bạn tạo bản ghi thành viên nhóm mới, bạn sẽ có thể chọn liên kết bản ghi đó với một người dùng hay một người liên hệ. Nếu bạn chọn liên kết bản ghi với một người liên hệ, bản ghi thành viên nhóm sẽ hiển thị thông tin liên quan từ bản ghi người liên hệ. Bản ghi người dùng không chứa thông tin liên hệ; vì vậy, nếu bạn liên kết bản ghi với một người dùng, liên kết sẽ được thiết lập nhưng không tải thông tin bổ sung nào. Bản ghi thành viên nhóm cũng cung cấp thông tin về vai trò của thành viên đó và sự kiện mà người này đang tham gia. Bạn có thể tạo thành viên nhóm từ trang danh sách Thành viên nhóm sự kiện hoặc trực tiếp từ một bản ghi Sự kiện cụ thể.

Khi bạn xem chế độ xem danh sách các thành viên nhóm, danh sách bao gồm cả cột Người dùng và cột Liên hệ , nhưng chỉ có một trong hai cột hiển thị giá trị. Từ danh sách, để có thể chuyển tới bản ghi người dùng hoặc người liên hệ, bạn có thể chọn tên trong danh sách hoặc bạn có thể mở chính bản ghi thành viên nhóm bằng cách bấm đúp vào một hàng hoặc bất cứ chỗ nào không phải là tên của người dùng.

Quản lý phiên sự kiện và người phát biểu

Thông thường, mối quan tâm chính của đề nghị sự kiện sẽ là phiên hoặc người phát biểu. Sự kiện đơn giản có thể chỉ có một phiên, trong khi, một hội thảo thông thường có vài phiên diễn ra trong vài ngày.

Thiết lập phiên và theo dõi sự kiện

Phiên đại diện cho tiểu mục của các nội dung đang diễn ra tại sự kiện của bạn. Mỗi phiên thường giống như hội thảo hoặc bài phát biểu, nhưng thực chất thì khái niệm này rất linh hoạt để bạn có thể chỉnh sửa nếu cần. Ví dụ: nếu sự kiện của bạn là một triển lãm thương mại hơn là một hội thảo thì bạn có thể sử dụng phiên như các quầy hàng.

Một hội nghị lớn có thể có nhiều phiên họp diễn ra đồng thời và thậm chí có thể có nhiều phiên họp theo chủ đề, tổ chức nhiều phiên họp có liên quan và không xung đột theo đối tượng để người tham dự có thể dễ dàng chọn phiên họp phù hợp nhất với mình mà không cần phải nghiên cứu toàn bộ nội dung. Sau đó, bạn có thể thiết lập thẻ sự kiện và thẻ phiên để quản lý việc bán vé.

Có hai loại đường ray: bên trong và bên ngoài. Sử dụng theo dõi bên trong trong giai đoạn lập kế hoạch để nhóm các phiên theo dòng tổ chức, chẳng hạn như: theo nguồn lực nhóm hoặc theo thiết bị bắt buộc. Sử dụng các hoạt động theo dõi bên ngoài để phân nhóm các phiên theo nội dung hoặc đối tượng. Theo dõi bên ngoài được phát hành trên nền tảng dành cho khách hàng như trang web hoặc ứng dụng di động của sự kiện. Nếu cần, bạn có thể thiết lập loại vé cho mỗi theo dõi bên ngoài liên quan, nhưng bạn sẽ không thiết lập vé cho theo dõi bên trong. Sử dụng cài đặt Loại đường dẫn ở đầu biểu mẫu để đặt đường dẫn thành đường dẫn bên trong hoặc bên ngoài.

Sử dụng tab Chương trình nghị sự của bản ghi sự kiện để xem và thiết lập các phiên và theo dõi phiên cho sự kiện đó.

• Mỗi phiên được liên kết với một sự kiện và người phát biểu cụ thể và bao gồm các thông tin về lịch trình. Bạn có thể xem, tạo và chỉnh sửa phiên bằng cách sử dụng màn hình lịch hoặc bảng.
• Chỉ phiên và hoạt động theo dõi trực tiếp mới hiển thị trên trang web sự kiện. Khi bạn đã sẵn sàng phát trực tiếp một phiên hoặc bản nhạc, hãy mở bản ghi có liên quan và phát trực tiếp như mô tả trong Xuất bản sự kiện, phiên, bản nhạc và bản ghi liên quan lên trang web.
• Đối với mỗi theo dõi, bạn có thể gán đối tượng mục tiêu và một vài chi tiết mô tả khác. Sau đó, bạn có thể thêm phiên thành viên, mỗi lần một phiên. Tất cả các phiên trong một theo dõi phải thuộc cùng một sự kiện.

Thiết lập và gán người phát biểu phiên

Sử dụng các trang dưới đây để quản lý người phát biểu của bạn và tương tác người phát biểu:

• Sự kiện>Người tham gia>Diễn giả: Liệt kê tất cả diễn giả có thể tham dự các sự kiện trước đó, hiện tại hoặc tương lai và cho phép bạn thiết lập diễn giả mới.
• Sự kiện>Sự kiện>Sự kiện: Làm việc trên tab Chương trình nghị sự của bản ghi sự kiện thích hợp để thiết lập lịch trình diễn giả cho sự kiện đó. Khi thiết lập tương tác người phát biểu, bạn cũng có thể tạo bản ghi người phát biểu mới, nếu cần.

Mỗi bản ghi người phát biểu gồm có ảnh, thông tin liên hệ và thông tin tiểu sử mà bạn có thể phát hành lên trang web sự kiện để người tham dự xem xét. Bản ghi này cũng bao gồm thông tin về tất cả các tương tác và phiên trình bày mà người phát biểu đã thực hiện hoặc sẽ thực hiện. Bạn có thể chọn để liên kết một người phát biểu với bản ghi người liên hệ, nhưng không bắt buộc. Người liên hệ, ảnh và thông tin tiểu sử trong bản ghi người phát biểu độc lập với bản ghi người liên hệ. Vì vậy, bạn có thể tách biệt thông tin liên hệ riêng tư (có thể lưu trong bản ghi người liên hệ) với thông tin người phát biểu công khai (được lưu ở bản ghi người phát biểu) một cách an toàn. Các thông tin về người phát biểu sẽ được phát hành lên trang web sự kiện. Thông tin thêm: Thiết lập trang web sự kiện

Khi thiết lập bản ghi ghép người phát biểu, bạn ánh xạ một người phát biểu với một phiên cụ thể cho bản ghi sự kiện mà bạn đang xử lý. Để thiết lập tương tác người phát biểu:

• Bản ghi người phát biểu phải tồn tại.
• Nếu bạn đang gán một phiên thì bản ghi phiên phải tồn tại. (Đối với sự kiện chỉ có một phiên, bạn có thể không có bản ghi phiên và thay vào đó, coi bản thân sự kiện là một phiên.)

Thiết lập vé sự kiện

Thẻ sự kiện bản chất là vé bạn có thể bán hoặc tặng để cấp quyền truy cập vào sự kiện và/hoặc phiên hoặc theo dõi phiên khác nhau. Thẻ là không bắt buộc, nhưng nếu muốn sử dụng thẻ thì bạn sẽ bắt đầu bằng cách thiết lập các loại thẻ cơ bản mà bạn cần cho một sự kiện và thêm các phiên có thể áp dụng vào từng thẻ. Sau đó, khi ánh xạ từng hoạt động đăng ký sự kiện với một hoặc nhiều loại vé, bạn sẽ gán loại vé thích hợp cho từng người tham dự. Vé cũng có thể được hiển thị trên trang web sự kiện để người tham dự có thể đăng ký vé họ muốn khi đăng ký sự kiện. Trong trường hợp này, đăng ký/vé được tự động ánh xạ. Đối với mỗi thẻ được cấp, Customer Insights - Journeys sẽ tạo một mã QR duy nhất mà bạn có thể in lên thẻ vật lý mà nhân viên sự kiện có thể nhanh chóng quét khi vào cửa để xác nhận đủ điều kiện và ghi lại sự tham dự.

Đối với từng loại thẻ, bạn có thể đặt cho từng sự kiện tương ứng và rồi gán thể loại (người tham dự, người phát biểu, nhà tài trợ, phóng viên, v.v..), giá, phân bổ (số hiện có) và các chi tiết khác. Bạn cũng có thể gán tập hợp gồm một hoặc nhiều phiên cho thẻ để cấp quyền truy cập vào tất cả các phiên trong hoạt động theo dõi đó, nhưng không nhất thiết là tất cả các phiên tại sự kiện.

Đối với sự kiện đơn giản, bạn có thể thiết lập một loạt thẻ cấp quyền truy cập cho tất cả các phiên cho tất cả loại đối tượng người tham dự. Đối với sự kiện phức tạp, bạn có thể thiết lập thẻ cho từng nhóm theo dõi phiên và có thể yêu cầu loại thẻ cụ thể để truy cập khu vực cụ thể tại địa điểm tổ chức (ví dụ như: sảnh dành riêng cho phóng viên). Thẻ chỉ có ý nghĩa đối với người tham dự trực tiếp - bạn sẽ không thiết lập thẻ cho người tham dự, sự kiện hoặc phiên chỉ trực tuyến.

Để xem và tạo thẻ cho một sự kiện, hãy mở bản ghi sự kiện thích hợp và đi đến tab Đăng ký & Tham dự của sự kiện đó. Bạn có thể xem, chỉnh sửa và tạo thẻ bằng cách làm việc trong khu vực Thẻ tại đây. Để thêm phiên vào thẻ, trước tiên hãy tạo và lưu thẻ tại đây, sau đó mở thẻ để chỉnh sửa và sử dụng tab Phiên đủ điều kiện để thêm phiên vào thẻ.

Lưu ý

Bạn có thể thêm từng phiên vào thẻ hoặc thêm toàn bộ hoạt động theo dõi cùng một lúc. Nếu bạn chọn thêm một hoạt động theo dõi, tất cả các phiên hiện đang thuộc về hoạt động theo dõi đó sẽ được thêm vào thẻ của bạn. Tuy nhiên, khi thêm hoạt động theo dõi, bạn sẽ không tạo một liên kết cho chính hoạt động theo dõi đó; thay vào đó, bạn chỉ cần thêm tất cả các phiên đang thuộc về hoạt động theo dõi đó vào thẻ hiện tại. Các sửa đổi trong tương lai cho hoạt động theo dõi sẽ không ảnh hưởng đến thẻ, vì vậy bạn phải chỉnh sửa riêng từng thẻ hiện có nếu cần thay đổi các phiên thuộc về thẻ.

Khi thiết lập thẻ, hãy chú ý đến trường Thẻ đã phân bổ , nơi bạn đặt số lượng thẻ có sẵn và các trường liên quan: Thẻ đã bán và Thẻ còn lại. Mỗi lần thẻ được cấp cho người tham dự, số lượng Thẻ đã bán tự động tăng lên và số lượng Thẻ còn lại sẽ giảm xuống. Khi số lượng Thẻ còn lại đạt đến con số không, thẻ đó sẽ được hiển thị trên trang web sự kiện là "đã bán hết" và những người tham dự tiếp theo sẽ không thể mua được nữa. Nếu bạn đặt Số thẻ được phân bổ thành 0, thẻ đó sẽ không hiển thị trên trang web; bạn có thể thực hiện thao tác này đối với thẻ VIP hoặc giữ thẻ dưới dạng bản nháp cho đến khi bạn sẵn sàng xuất bản bằng cách đặt Số thẻ được phân bổ thành giá trị dương.

Thiết lập địa điểm sự kiện

Địa điểm là bất cứ vị trí trên thực tế nào, tại đó, bạn tổ chức sự kiện hoặc phiên. Địa điểm có thể là một tòa nhà chỉ có một phòng hoặc một trong số nhiều phòng của tòa nhà. Đối với mỗi địa điểm, bạn có thể đăng ký nhiều loại thông tin chi tiết quan trọng bao gồm tên, vị trí, thiết bị, sức chứa, bố cục, sự kiện đã và sẽ xảy ra tại đó và các thông tin khác. Sau khi bạn đã thiết lập một địa điểm, bạn có thể gán sự kiện và phiên cho địa điểm, khi cần.

Sử dụng các loại thực thể địa điểm khác nhau trong khu vực Sự kiện>Quản lý địa điểm để xây dựng mô hình phân cấp cho địa điểm sự kiện của bạn. Sau đó, bạn sẽ có thể gán sự kiện và phiên cho từng không gian địa điểm trong mô hình của bạn. Bạn chỉ cần bao gồm thông tin ở mức độ chi tiết cần thiết, như một tòa nhà đơn giản chỉ có một phòng thì không cần xác định phòng cho tòa nhà và một phòng đơn giản chỉ có một bố cục thì không cần xác định bố cục cho phòng. Nhưng bạn không thể thiết lập một phòng mà không có tòa nhà hoặc một bố cục mà không có phòng.

Sử dụng thực thể sau để mô hình hóa địa điểm của bạn:

• Sự kiện>Quản lý địa điểm>Tòa nhà: Tòa nhà là những công trình độc lập có thể hoặc không thể chia thành các phòng.
• Sự kiện>Quản lý địa điểm>Phòng: Phòng đại diện cho các phân khu của tòa nhà và mỗi phòng phải được chỉ định cho một hồ sơ tòa nhà cũng được lưu trữ trong hệ thống.
• Sự kiện>Quản lý địa điểm>Bố trí: Trong một sự kiện, bạn có thể sử dụng một phòng duy nhất để tổ chức nhiều loại phiên họp, mỗi phiên họp có thể yêu cầu cách bố trí ghế ngồi và các tiện nghi khác nhau. Bố cục phòng có thể có những đặc điểm thực tiễn ảnh hưởng đến ví dụ như số lượng chỗ ngồi. Mỗi bố cục phải được liên kết với một phòng cụ thế, nhưng bạn có thể thiết lập bất cứ bố cục nào cho mỗi phòng.