Chuẩn bị các quy trình và bản ghi

Trước khi bạn có thể sử dụng khả năng khai thác nhiệm vụ để trực quan hóa và phân tích quy trình của mình, bạn cần phải:

• Tạo quy trình của bạn trong khả năng khai thác quy trình trong Power Automate.
• Ghi lại các hoạt động tạo nên quá trình bằng cách sử dụng máy ghi âm. Power Automate
• Chuẩn bị bản ghi để phân tích.
• (Tùy chọn) Tạo tên hoạt động được đề xuất để giúp bạn và những người khác dễ dàng chuẩn bị bản ghi để phân tích hơn.

Tìm hiểu thêm về quy trình trong video sau.

Tạo một quy trình

Nhìn chung, những quy trình mà bạn cho là kém hiệu quả hoặc lặp đi lặp lại thường là ứng cử viên tốt để phân tích.

1. đăng nhập vào Power Automate.

2. Trên ngăn điều hướng bên trái, chọn khai thác quy trình.

3. Trong phần Tạo quy trình mới , chọn ô Bắt đầu tại đây .

4. Nhập tên cho quy trình và mô tả của bạn, sau đó chọn Bản ghi.

5. Chọn Tạo.

Ghi lại quá trình của bạn

Tạo bản ghi âm theo một trong hai cách sau:

• ngay sau khi tạo quy trình.
• Từ trang chi tiết quy trình.

Tạo bản ghi ngay sau khi tạo quy trình

Sau khi tạo quy trình, bạn sẽ thấy một màn hình có hai tùy chọn cho các bước tiếp theo.

• Chọn Thêm bản ghi.

Tạo bản ghi từ màn hình chi tiết quy trình

Để tạo bản ghi từ màn hình chi tiết, hãy tìm và chọn quy trình của bạn.

1. Chọn khai thác quy trình>Tất cả quy trình bên dưới các ô bên phải.

2. Chọn tên của quy trình để chuyển đến màn hình chi tiết quy trình.

3. Trên menu ở trên cùng, chọn Bản ghi mới.

4. Chọn Mở trình ghi.

Khởi chạy máy ghi âm trong Power Automate

Khi sử dụng bất kỳ phương pháp nào được mô tả trước đó, bạn sẽ nhận được thông báo có nội dung Đang khởi chạy máy ghi âm trong Power Automate.

1. Bạn nên tải xuống Power Automate trước khi bắt đầu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn Tải ứng dụng để cài đặt ứng dụng.

2. Nếu bạn đã cài đặt Power Automate, bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên Mở Power Automate trình duyệt. Chọn nó để mở ứng dụng.

3. Nếu Power Automate đã cài đặt nhưng không mở đúng cách, hãy chọn Mở lại.

   

Sử dụng máy ghi âm Power Automate

Bắt đầu ghi lại quá trình của bạn chỉ bằng một bước.

1. Trên màn hình Trình ghi màn hình nền, chọn Ghi.

2. Thực hiện các hành động bạn muốn ghi lại, sau đó chọn Kết thúc ở cuối màn hình ghi âm.

   

3. Sau khi bản ghi được lưu thành công, hãy chọn Xem bản ghi để xem các bước đã ghi và chuẩn bị bản ghi để phân tích.

   Lưu ý

   Tùy thuộc vào độ dài của bản ghi, có thể mất một khoảng thời gian trước khi các hành động có sẵn.

Tính năng ghi âm

Khi bạn ghi lại hành động của mình, mô tả hành động sẽ được liệt kê trên màn hình ghi âm.

• Để xóa bất kỳ hành động nào khỏi bản ghi, hãy chọn biểu tượng thùng rác.

• Để tạm dừng ghi, hãy chọn Tạm dừng ghi bất kỳ lúc nào.

• Để tiếp tục ghi từ nơi bạn đã dừng lại, hãy chọn Bắt đầu ghi lại.

• Để xóa tất cả các hành động đã ghi và bắt đầu lại, hãy chọn Đặt lại bản ghi.

Mẹo ghi

Sử dụng những mẹo này để cải thiện trải nghiệm ghi âm của bạn.

• Hãy hành động có phương pháp. Điều này bao gồm việc chờ hộp màu đỏ tập trung vào mục bạn đang cố gắng tương tác trước khi chọn mục đó, vì có thể có một chút chậm trễ.

• Nếu có bất kỳ lựa chọn nào được thực hiện nhầm lẫn, hãy xóa hành động đó trên màn hình ghi âm.

• Nếu bạn ghi lại bước không nhằm mục đích là một phần của quy trình, hãy xóa bước có biểu tượng thùng rác.

Chuẩn bị bản ghi để phân tích

Sau khi quá trình ghi âm hoàn tất, bạn có thể xem các hành động đã ghi âm trên màn hình chi tiết bản ghi. Điều quan trọng là phải chuẩn bị bản ghi để phân tích trước khi tiếp tục.

Các hành động được ghi lại trong quá trình này có thể rất chi tiết và cụ thể. Để hiểu rõ hơn và tạo ra một sơ đồ quy trình rõ ràng, những hành động này cần được nhóm lại thành các hoạt động lớn hơn. Khả năng khai thác quy trình hiện có thể tự động nhóm các hành động tương tự thành các hoạt động.

Đảm bảo xóa mọi thông tin nhạy cảm khỏi bản ghi trước khi phân tích. Có thể thực hiện việc này để bảo vệ bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu. Để biết thêm thông tin về cách bảo vệ dữ liệu của bạn, hãy truy cập bảo vệ dữ liệu của bạn.

Sau đây là video ngắn về cách chuẩn bị bản ghi âm để phân tích.

Nhóm các hành động thành các hoạt động

Sau khi hoàn tất quá trình ghi, bạn có thể nhận thấy một số hoạt động đã được tự động tạo cho bạn. Bạn có thể giữ nguyên các hoạt động này hoặc sửa đổi chúng để phù hợp hơn với nhu cầu của mình.

Chỉnh sửa một hoạt động hiện có

Sau đây là một số mẹo về cách chỉnh sửa hoạt động hiện có.

1. Để thay đổi hành động bắt đầu của một hoạt động, hãy kéo tiêu đề của hoạt động lên hoặc xuống danh sách hành động đến điểm bắt đầu mong muốn.

2. Để thay đổi tên của một hoạt động, hãy chọn hoạt động đó và hộp kết hợp sẽ xuất hiện ở bên phải.

3. Bạn có thể chọn từ các tên hoạt động có sẵn trong menu thả xuống hoặc tự tạo tên nếu cần.

Thêm một hoạt động mới

Bạn có thể thêm hoạt động vào quy trình sau khi đã ghi lại.

1. Chọn Thêm hoạt động để thêm tiêu đề hoạt động. Tất cả các hành động bên dưới tiêu đề và trước tiêu đề hoạt động tiếp theo đều là một phần của nhóm.

2. Di chuyển tiêu đề hoạt động lên hoặc xuống danh sách hành động đến vị trí bạn muốn hoạt động bắt đầu.

3. Đặt tên cho hoạt động ở bên phải bằng cách sử dụng menu thả xuống để tìm tên hoạt động hiện có hoặc tạo tên mới.

Xóa hoạt động

Để phân tích, bạn cần ít nhất hai hoạt động. Nếu không, bản đồ quy trình sẽ không có ý nghĩa.

1. Nếu bạn không muốn hoạt động tự động tạo hoặc đã mắc lỗi và muốn xóa hoạt động, hãy chọn Xóa hoạt động trên thanh lệnh.

2. Nếu bạn không muốn bất kỳ hoạt động nào được tạo tự động hoặc chỉ muốn bắt đầu lại từ đầu, hãy chọn Xóa tất cả hoạt động trên thanh lệnh.

3. Bất cứ lúc nào, hãy chọn Lưu ở góc trên bên phải để lưu công việc của bạn.

Lưu và phân tích

1. Khi bạn hoàn tất việc nhóm, hãy chọn Lưu và phân tích ở góc trên bên phải.

2. Sau khi phân tích xong, hãy chọn Xem phân tích trên thanh thông báo để chuyển đến trang phân tích.

   Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập Phân tích quy trình.

3. Ngoài ra, bạn có thể lưu mà không cần phân tích bằng cách chọn dấu mũ bên cạnh Lưu và phân tích, sau đó chọn Lưu.

4. Chọn Đóng để quay lại màn hình chi tiết quy trình.

Mẹo nhóm

Sau đây là một số mẹo để nhóm các hành động thành hoạt động, có thể hữu ích cho trường hợp sử dụng của bạn.

1. Sử dụng tên hoạt động hiện có: Điều này tạo ra bản đồ quy trình nhất quán và chính xác hơn. Tên hoạt động sẽ có trong menu thả xuống bất cứ khi nào bản ghi được lưu. Để xóa tên hoạt động khỏi menu sau khi nó bị xóa khỏi tất cả các bản ghi sử dụng tên đó, bạn cần phân tích bản ghi.

2. Tìm kiếm các mẫu: Phân tích các hành động đã ghi lại để tìm ra các mẫu xảy ra thường xuyên, chẳng hạn như các bước tương tự được thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc các ứng dụng phổ biến được sử dụng. Việc nhóm các hành động này lại với nhau có thể giúp xác định các hoạt động chung.

3. Sử dụng sự thận trọng: Nhóm các hành động có ý nghĩa với bạn lại với nhau và liên quan đến toàn bộ quá trình. Ví dụ, nếu bạn đang phân tích quy trình bán hàng, bạn có thể nhóm các hành động liên quan đến việc tạo khách hàng tiềm năng, tiếp cận và chốt giao dịch.

4. Xem xét tần suất: Bạn có thể muốn nhóm các hành động xảy ra thường xuyên lại với nhau. Điều này có thể giúp xác định những điểm nghẽn trong quy trình hoặc những lĩnh vực mà tự động hóa có thể mang lại lợi ích.

5. Nghĩ về sự phụ thuộc: Hãy cân nhắc việc nhóm các hành động có sự phụ thuộc lẫn nhau. Ví dụ, nếu bạn cần tải xuống tệp trước khi tải lên, hai hoạt động này có thể được nhóm lại với nhau.

6. Sử dụng phản hồi: Hợp tác với các bên liên quan khác trong quá trình này, chẳng hạn như nhân viên thực hiện nhiệm vụ hoặc người giám sát giám sát quá trình, để nhận phản hồi về việc nhóm các hành động. Những hiểu biết sâu sắc của họ có thể giúp cải thiện độ chính xác và tính hữu ích của sơ đồ quy trình.

Tạo tên hoạt động được đề xuất

Với tư cách là chủ sở hữu hoặc đồng sở hữu quy trình, bạn có thể tạo tên hoạt động được đề xuất cho một quy trình. Điều này đảm bảo tính nhất quán hơn trong việc đặt tên giữa các bản ghi âm.

1. Trên màn hình chi tiết quy trình, hãy chọn Tạo tên hoạt động.

2. Để thêm mục nhập tên hoạt động mới vào danh sách được đề xuất, hãy chọn Tên mới.

3. Khi bạn đã hoàn tất, chọn Lưu.

Tên hoạt động bạn đã thêm hiện xuất hiện bên dưới Tên được đề xuất trong menu thả xuống khi nhóm các hành động cho bản ghi âm. Bất kỳ hoạt động nào không được xác định trong danh sách được đề xuất sẽ xuất hiện bên dưới Tên tùy chỉnh.