概述：删除前员工并保护数据

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我们经常得到的一个问题是，“当员工离开我的组织时，我应该做些什么来保护数据和保护访问？本系列文章介绍了如何阻止对 Microsoft 365 的访问，以便这些用户无法登录 Microsoft 365、保护组织数据应采取的步骤，以及如何允许其他员工访问电子邮件和 OneDrive 数据。

开始之前

你需要是全局管理员才能完成此解决方案中的步骤。

若要完成本系列中的步骤，请使用以下 Microsoft 365 功能和功能。

产品或组件	功能或特性
Microsoft 365 管理中心	转换邮箱、转发电子邮件、撤销访问权限、删除用户
Exchange 管理中心	阻止用户、阻止访问电子邮件、擦除设备
OneDrive 和 SharePoint	向其他用户授予访问权限
Outlook	导入 pst 文件，添加邮箱
Active Directory	删除混合环境中的用户

解决方案：删除前员工

重要

尽管我们已对此解决方案中的步骤进行了编号，并且你不必使用确切的顺序完成解决方案，但我们建议以这种方式执行这些步骤。

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步骤	为什么执行此操作
步骤 1 - 阻止前员工登录并阻止访问 Microsoft 365 服务	这会阻止你的前员工登录到 Microsoft 365，并阻止该人员访问 Microsoft 365 服务。
步骤 2 - 保存以前员工邮箱的内容	这对于要接管员工工作的人员或发生诉讼的人很有用。
步骤 3 - 擦除并阻止前员工的移动设备	从手机或平板电脑删除业务数据。
步骤 4 - 将前员工的电子邮件转发给其他员工或转换为共享邮箱	这可保证前员工的电子邮件地址处于活动状态。 如果客户或合作伙伴仍向以前员工的地址发送电子邮件，此功能可让他们发送给接管该工作的员工。
步骤 5 - 向其他员工授予对 OneDrive 和 Outlook 数据的访问权限	如果仅删除用户的许可证但不删除其帐户，则甚至 30 天后仍可访问该用户的 OneDrive 中的内容。 删除帐户之前，应向其他用户授予其 OneDrive 和 Outlook 的访问权限。 删除员工的帐户后，其 OneDrive 和 Outlook 中的内容将保留 30 天。 但是，在这 30 天内，可以还原用户的帐户，并访问其内容。 如果还原用户的帐户，即使在 30 天后，OneDrive 和 Outlook 内容仍可供你访问。
步骤 6 - 从前员工中删除和删除 Microsoft 365 许可证	移除许可证后，可将许可证分配给其他人。 也可删除许可证，以便在聘用其他人员之前，无需为其付费。 移除或删除许可证时，用户的旧电子邮件、联系人和日历将保留 30 days ，然后永久删除。 如果删除许可证但不删除其帐户，则在 30 天后仍可以访问该用户的 OneDrive 中的内容。
步骤 7 - 删除前员工的用户帐户	这会从管理中心中删除帐户。 进行清除，保持干净。 不会收到发往前员工用户帐户的电子邮件。

观看：删除用户概述

请在我们的 YouTube 频道中查看此视频和其他内容。

组织是否使用 Active Directory？

如果你的组织将用户帐户从本地 Active Directory 环境同步到 Microsoft 365，则必须在本地 Active Directory 服务中删除并还原这些用户帐户。 无法在 Microsoft 365 中删除或还原它们。

若要了解如何在 Active Directory 中删除和还原用户帐户，请参阅 删除用户帐户。

如果使用 Microsoft Entra ID，请参阅 Remove-MgUser PowerShell cmdlet。

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