概述：删除前员工并保护数据
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我们经常遇到的问题是，“当员工离开我的组织时，我应该做些什么来保护数据和保护访问权限？本文系列介绍如何阻止对 Microsoft 365 的访问，以便这些用户无法登录到 Microsoft 365，应采取的步骤来保护组织数据，以及如何允许其他员工访问电子邮件和 OneDrive 数据。
提示
如果需要有关本主题中步骤的帮助，请考虑 与 Microsoft 小型企业专家合作。 借助业务助手，你和你的员工在发展业务时，可以针对从加入到日常使用的各个方面随时访问小型企业专家。
准备工作
你需要是全局管理员才能完成此解决方案中的步骤。
若要完成本系列中的步骤，请使用这些 Microsoft 365 功能和功能。
| 产品或组件 | 功能或特性 |
|---|---|
| Microsoft 365 管理中心 | 转换邮箱、转发电子邮件、撤销访问权限、删除用户 |
| Exchange 管理中心 | 阻止用户、阻止对电子邮件的访问、擦除设备 |
| OneDrive 和 SharePoint | 向其他用户授予访问权限 |
| Outlook | 导入 pst 文件，添加邮箱 |
| Active Directory | 删除混合环境中的用户 |
解决方案：删除前雇员
重要
虽然我们已对此解决方案中的步骤进行了编号，并且无需使用确切的顺序完成解决方案，但建议以这种方式执行这些步骤。
| 步骤 | 为什么执行此操作 |
|---|---|
| 步骤 1 - 阻止前员工登录并阻止对 Microsoft 365 服务的访问 | 这会阻止你的前员工登录到 Microsoft 365，并阻止该人员访问 Microsoft 365 服务。 |
| 步骤 2 - 保存前员工邮箱的内容 | 这对于要接管员工工作或存在诉讼的人员非常有用。 |
| 步骤 3 - 擦除并阻止前员工的移动设备 | 从手机或平板电脑删除业务数据。 |
| 步骤 4 - 将前员工的电子邮件转发给其他员工或转换为共享邮箱 | 这可保证前员工的电子邮件地址处于活动状态。 如果客户或合作伙伴仍向以前员工的地址发送电子邮件，此功能可让他们发送给接管该工作的员工。 |
| 步骤 5 - 授予其他员工对 OneDrive 和 Outlook 数据的访问权限 | 如果仅删除用户的许可证但不删除其帐户，则甚至 30 天后仍可访问该用户的 OneDrive 中的内容。 在删除帐户之前，应向其他用户授予其 OneDrive 和 Outlook 的访问权限。 删除员工帐户后，其 OneDrive 和 Outlook 中的内容将保留 30 天。 但是，在这 30 天内，可以还原用户的帐户，并获取对其内容的访问权限。 如果还原用户的帐户，即使 30 天后，OneDrive 和 Outlook 内容仍可访问。 |
| 步骤 6 - 从前员工中删除和删除 Microsoft 365 许可证 | 移除许可证后，可将许可证分配给其他人。 也可删除许可证，以便在聘用其他人员之前，无需为其付费。 移除或删除许可证时，用户的旧电子邮件、联系人和日历将保留 30 days ，然后永久删除。 如果删除许可证但不删除其帐户，则在 30 天后仍可以访问该用户的 OneDrive 中的内容。 |
| 步骤 7 - 删除前员工的用户帐户 | 这会从管理中心删除帐户。 进行清除，保持干净。 |
观看：删除用户
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当员工离开公司时，你需要将其从 Microsoft 365 商业版中删除。 在执行此操作之前，应阻止他们访问公司文件、保留他们创建的文档，并执行与删除用户相关的其他几个管理任务。
- 在管理中心，选择 “用户”，然后选择 “活动用户”。
- 选择要删除的用户，然后选择 “删除用户”。
- 选中此框以删除其许可证，然后选中该框以删除其电子邮件别名。
- 选中此框可让其他用户访问前员工的电子邮件，然后选择 “选择用户”并设置电子邮件选项。
- 若要删除关联的电子邮件别名，请选择其别名旁边的 X 。
- 查看共享邮箱信息，然后选择 “完成”。
- 确认选项设置正确，然后选择 “分配”和“转换”。
- 查看结果，然后选择 “关闭”。
删除用户后，最多需要 30 天的时间来还原其帐户。
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