概述:删除前员工并保护数据

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我们经常遇到的问题是,“当员工离开我的组织时,我应该做些什么来保护数据和保护访问权限?本文系列介绍如何阻止对 Microsoft 365 的访问,以便这些用户无法登录到 Microsoft 365,应采取的步骤来保护组织数据,以及如何允许其他员工访问电子邮件和 OneDrive 数据。

提示

如果需要有关本主题中步骤的帮助,请考虑 与 Microsoft 小型企业专家合作。 借助业务助手,你和你的员工在发展业务时,可以针对从加入到日常使用的各个方面随时访问小型企业专家。

准备工作

你需要是全局管理员才能完成此解决方案中的步骤。

若要完成本系列中的步骤,请使用这些 Microsoft 365 功能和功能。

产品或组件 功能或特性
Microsoft 365 管理中心 转换邮箱、转发电子邮件、撤销访问权限、删除用户
Exchange 管理中心 阻止用户、阻止对电子邮件的访问、擦除设备
OneDrive 和 SharePoint 向其他用户授予访问权限
Outlook 导入 pst 文件,添加邮箱
Active Directory 删除混合环境中的用户

解决方案:删除前雇员

重要

虽然我们已对此解决方案中的步骤进行了编号,并且无需使用确切的顺序完成解决方案,但建议以这种方式执行这些步骤。

屏幕截图:从组织中删除前员工的步骤



步骤 为什么执行此操作
步骤 1 - 阻止前员工登录并阻止对 Microsoft 365 服务的访问 这会阻止你的前员工登录到 Microsoft 365,并阻止该人员访问 Microsoft 365 服务。
步骤 2 - 保存前员工邮箱的内容 这对于要接管员工工作或存在诉讼的人员非常有用。
步骤 3 - 擦除并阻止前员工的移动设备 从手机或平板电脑删除业务数据。
步骤 4 - 将前员工的电子邮件转发给其他员工或转换为共享邮箱 这可保证前员工的电子邮件地址处于活动状态。 如果客户或合作伙伴仍向以前员工的地址发送电子邮件,此功能可让他们发送给接管该工作的员工。
步骤 5 - 授予其他员工对 OneDrive 和 Outlook 数据的访问权限 如果仅删除用户的许可证但不删除其帐户,则甚至 30 天后仍可访问该用户的 OneDrive 中的内容。

在删除帐户之前,应向其他用户授予其 OneDrive 和 Outlook 的访问权限。 删除员工帐户后,其 OneDrive 和 Outlook 中的内容将保留 30 天。 但是,在这 30 天内,可以还原用户的帐户,并获取对其内容的访问权限。 如果还原用户的帐户,即使 30 天后,OneDrive 和 Outlook 内容仍可访问。

步骤 6 - 从前员工中删除和删除 Microsoft 365 许可证 移除许可证后,可将许可证分配给其他人。 也可删除许可证,以便在聘用其他人员之前,无需为其付费。

移除或删除许可证时,用户的旧电子邮件、联系人和日历将保留 30 days ,然后永久删除。 如果删除许可证但不删除其帐户,则在 30 天后仍可以访问该用户的 OneDrive 中的内容。

步骤 7 - 删除前员工的用户帐户 这会从管理中心删除帐户。 进行清除,保持干净。

观看:删除用户

请在我们的 YouTube 频道中查看此视频和其他内容。

当员工离开公司时,你需要将其从 Microsoft 365 商业版中删除。 在执行此操作之前,应阻止他们访问公司文件、保留他们创建的文档,并执行与删除用户相关的其他几个管理任务。

  1. 在管理中心,选择 “用户”,然后选择 “活动用户”。
  2. 选择要删除的用户,然后选择 “删除用户”。
  3. 选中此框以删除其许可证,然后选中该框以删除其电子邮件别名。
  4. 选中此框可让其他用户访问前员工的电子邮件,然后选择 “选择用户”并设置电子邮件选项
  5. 若要删除关联的电子邮件别名,请选择其别名旁边的 X
  6. 查看共享邮箱信息,然后选择 “完成”。
  7. 确认选项设置正确,然后选择 “分配”和“转换”。
  8. 查看结果,然后选择 “关闭”。

删除用户后,最多需要 30 天的时间来还原其帐户。

还原用户 (文章)
将新员工添加到 Microsoft 365 (文章)
将许可证分配给用户 (文章)
Remove-CalendarEvents
从用户中取消分配许可证 (文章)