SharePoint 系統管理中心的 Copilot 採用生成式 AI，讓您的 SharePoint 管理更具生產力且有效率。 透過自然語言互動、內容相關指導方針與主動建議，Copilot 讓您能專注於策略優先事項。 它利用您來自 SharePoint 和 OneDrive 的組織資料，因此您獲得的建議和深入解析總是相關且可執行。 SharePoint 系統管理員 Agent 建立在 SharePoint 中的 Copilot 技能基礎上，為您提供精簡且專注的方式來處理 Microsoft 365 內容中的治理工作。 使用代理程式，您不需要自行執行搜尋，代理程式會在幕後分析您組織的 SharePoint 與 SharePoint 進階管理 (SAM) 報告，如內容管理評估、網站生命週期報告、資料治理存取報告及目錄管理。 使用這個代理程式，您可以輕鬆解決儲存空間管理、網站生命週期及權限強制執行等挑戰。 只要描述您的治理問題，代理程式就可提供針對性的解決方案，協助您節省時間和精力。 目前，SharePoint 系統管理員 Agent 可協助您管理權限、儲存空間和網站生命週期工作。 未來，它還將支援代理程式管理與目錄管理，使其在治理需求上更加實用。
SharePoint 系統管理員 Agent 所需的項目
授權需求
您的組織需要擁有正確的授權，並符合特定的管理權限或角色，才能使用本文所述的功能。
首先，您的組織必須擁有以下其中一種執照：
- Office 365 E3、E5 或 A5
- Microsoft 365 E1、E3、E5 和 A5
此外，你需要持有 Microsoft 365 Copilot 執照。
注意事項
您組織中至少必須有一位使用者獲指派 Copilot 授權 (這個使用者不需要是 SharePoint 系統管理員)。 如果您的組織擁有 Copilot 授權，且至少有一位成員獲指派 Copilot 授權，SharePoint 系統管理員會自動取得 Copilot 部署所需的 SharePoint 進階管理功能 之存取權。
系統管理員需求
您必須是 SharePoint 系統管理員 或擁有同等權限。
您也應是您組織的 SharePoint 系統管理員。
開始使用 SharePoint 系統管理員 Agent
若要使用 SharePoint 系統管理員 Agent，請遵循以下步驟:
前往 SharePoint 系統管理中心 並登入。
在右上角，選取 [Copilot] 按鈕。
輸入問題。 當您提交問題時，SharePoint 系統管理員 Agent 會收集相關資料與報告，進行回應，以提供分析與建議。 您可以使用 SharePoint 系統管理員 Agent 來:
- 管理您的租用戶儲存空間
- 控制內容生命週期
- 管理內容權限
使用 SharePoint 系統管理員 Agent 來管理網站權限
管理內容權限非常重要。 首先，權限可控制可存取、編輯或共用內容的人員，以協助保護敏感性資訊並支援良好的共同作業。 這可確保符合組織原則的規範。 其次，使用 Copilot 時，它依賴使用者的權限來決定能找到並呈現的資訊。 保持權限正確不僅可保護您的資料，也讓 Copilot 提供安全且相關的回應。
您可以使用 SharePoint 系統管理員 Agent 的權限技能，以自然語言管理您的網站權限，並快速檢視整個租用戶的深入解析，而無需複雜的手動分析。 權限技能可讓您分析網站權限，識別在過度共用上具有高度風險的網站，並發現潛在的根本原因。
以下是您可使用的一些問題:
- 我的租用戶中哪些網站過度共用，原因為何?
- 列出那些私密但與除外部使用者外與所有人共用的網站。
- 列出外部共用為 False，但擁有來賓使用者權限的網站。
- 列出所有超過 1,000 名使用者可存取該網站內容的網站。
根據您的問題，SharePoint 系統管理員 Agent 可分析您組織報告的網站權限，並提供發現摘要及建議的動作。 例如，如果您問「我的租用戶中哪些網站過度共用，原因為何?」您會看到一份過度共用網站清單，並附上過度共用的原因和建議的補救步驟:
如果您要求一份關閉外部共用但有來賓使用者權限的網站清單，您會看到一個包含網站名稱、網站 URL、網站隱私權與外部共用設定，以及擁有權限的來賓使用者數量的回覆:
根據分析結果，您可以採取補救動作，例如執行 網站存取審查 或 限制網站內容發現。
使用 SharePoint 系統管理員 Agent 來設定網站權限的限制
權限技能有以下限制:
- 沒有可用的匯出連結: 您無法取得可匯出所有結果的直接連結。
- 無直接動作: SharePoint 系統管理員 Agent 無法執行 網站存取審查、限制存取控制 (RAC) 或 限制內容發現 (RCD) 等動作。
- 有限的分析範圍: SharePoint 系統管理員 Agent 只能分析 您組織報告的網站權限。
使用 SharePoint 系統管理員 Agent 管理網站生命週期
管理網站生命週期並保持網站活躍，有助於維持安全性、降低成本並保護敏感性資料。 活躍的網站可確保 Copilot 根據準確且相關的資訊提供建議，以促進更有效的共同作業與合規性。
生命週期技能 可讓您利用自然語言管理網站生命週期原則。 您將獲得清晰且可行的深入解析，並能匯出詳細分析，讓您輕鬆快速辨識非活躍或高風險網站，排定清理的優先順序，並維持租用戶健康，而無需處理複雜的設定。 生命週期技能的主要功能包括:
- 最新原則執行的深入解析: 回應基於最近的非活躍報告，並含有引用資料。
- 可匯出報告: 下載 CSV 檔案以供離線分析或與專案關係人共用。
- 快速且進階的分析: 快速配置、切割並篩選資料，以獲得更深入的深入解析。
- 彈性的細分項目與篩選條件: 依範本或敏感度標籤產生分佈情況，並套用所有權狀態、儲存空間使用量、暫停保留等篩選條件。
以下是您可使用的一些問題:
- 列出大量儲存的非活躍網站。
- 依範本顯示非活躍網站的分佈情況。
- 列出熱門的非活躍無擁有者網站。
- 根據敏感度標籤，產生具有一位擁有者且不活躍網站的細分項目。
- 辨識哪些非活躍網站有暫停保留。
根據您的問題，SharePoint 系統管理員 Agent 可分析最新非活躍報告，並提供發現摘要及建議的動作。 例如，當您要求一份儲存空間使用量大的非活躍網站清單時，您可能會看到一份非活躍網站清單，及它們的儲存空間使用量、上次活動日期和擁有者資訊。
如果您要求依範本分類的非活躍網站細分項目，您會看到依範本分類的非活躍網站數量摘要。
如果您要求熱門非活躍無擁有者網站的清單，您會看到一份表格，根據最近執行的網站擁有權原則，摘要列出熱門非活躍網站，以及網站名稱、上次活動日期、網站儲存空間，以及擁有者數量。
針對網站生命週期，使用 SharePoint 系統管理員 Agent 的限制
生命週期技能有以下限制:
- 無直接動作: 生命週期技能僅提供深入解析與可下載報告；它無法代表您執行任何動作。
- 有限範圍: 分析僅基於最新非活躍網站原則執行的非活躍深入解析，且僅限於該原則的範圍。
- 報告大小限制: 只有當非活躍原則報告中包含的網站少於 100,000 個時，深入解析才可供使用；系統無法分析較大的報告。
- CSV 匯出閾值: 可下載的 CSV 檔案適用於 10,000 個網站以下的結果集。 針對較大的集合，僅顯示最佳結果，並提供完整報告供離線分析。
利用 SharePoint 系統管理員 Agent 最佳化儲存空間使用量
最佳化儲存空間使用量非常重要，因為它有助於控制成本、維持系統效能，並確保符合組織原則的規範。 透過定期審查和管理儲存空間，您可以避免不必要的資料累積，降低與過時或重複內容相關的風險，並保持您的 SharePoint 環境高效且安全。
儲存空間技能 可協助分析您的 SharePoint 儲存空間使用情況，並提供可行的儲存空間管理深入解析。
儲存技能的主要功能包括:
- 租用戶層級儲存空間分析: 利用歷史儲存空間資料揭示使用模式——強調顯示使用量高峰與下降
- 網站層級儲存空間分析: 深入探索以識別可進一步最佳化以達到更大影響力的網站子集
- 探索清理機會: 透過審查租用戶設定及網站屬性，如活動層級
以下是一些範例問題，以便您開始使用:
- 您能提供我的儲存空間概觀嗎?
- 協助我清理 SharePoint 儲存空間。
- 審查與儲存空間相關的租用戶設定。
- 哪些網站佔用最多的儲存空間?
- 如何取得更多儲存空間?
例如，當您問「哪些網站佔用最多儲存空間?」時，SharePoint 系統管理員 Agent 會分析您的 SharePoint 儲存空間資料，並提供耗用最多儲存空間的網站之摘要，以及其 URL、建立日期和儲存空間使用情況詳細資料。
當您詢問「審查與儲存空間相關的租用戶設定」時，SharePoint 系統管理員 Agent 會提供您目前儲存空間相關設定的摘要，內容可能包括租用戶的儲存空間配額、配置的儲存空間配額、新網站的預設儲存空間限制、版本設定與保留設定，以及最佳化建議。
當您問「協助我清理 SharePoint 儲存空間」時，SharePoint 系統管理員 Agent 會提供最佳化儲存空間使用量的建議:
使用 SharePoint 系統管理員 Agent 進行儲存空間最佳化的限制
- 無檔案層級或地理層級資料: 檔案層級和地理層級的儲存資料尚無法使用。
- 僅限網站層級版本設定: 版本設定儲存空間資料僅在網站層級提供。
- 不支援集區式儲存空間: 代理程式會專注於 SharePoint 儲存空間使用，並提供 SharePoint 特定的建議。 它無法為集區式儲存空間租用戶提供準確的趨勢分析。
總結
SharePoint 系統管理中心中的 SharePoint 系統管理員 Agent 是功能強大的工具，其使用生成式 AI 簡化 SharePoint 系統管理。 透過使用自然語言問題，SharePoint 系統管理員可取得網站權限的深入解析、管理網站生命週期原則，並更有效率最佳化儲存空間使用。 隨著 SharePoint 系統管理員 Agent 持續演進，將進一步強化 SharePoint 系統管理員的生產力。