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角色、工作和時間軸簡介

  • 發行項

規劃建立或更新貴組織的內部網路時，會涉及數個人員。 最佳的內部網路小組並不大，但包含可為整個組織做出決策的適當合作夥伴和項目關係人。

角色和工作一目了然

您的角色 對齊工作 實作工作 管理工作
組織內部網路擁有者 策略、商標、採用、治理、資訊架構和變更管理
IT 專業人員/系統管理員 平臺整合， 內容移轉， 效能， 延展性， 使用者訓練 網站建立， 導覽， 搜尋， 商標， 發佈
企業擁有者/網站擁有者 商務目標、許可權、內容稽核和移轉 網站建立， 瀏覽， 商標， 目標物件 網站管理，排程的內容稽核
內容作者 內容最佳做法、內容和網站設計 建立和維護內容、內容共同作業 更新現有內容、發佈新內容

查看 內部網路生命周期 的外觀。

深入瞭解基本網站 建置組塊。

組織內部網路擁有者

內部網路擁有者會與企業擁有者和IT合作，為您的組合中的內部網路專案設定優先順序，以獲得最大的商業優勢。

從 SharePoint 外觀簿獲得靈感開始。 此外觀簿提供您可以在 SharePoint 中建置的內部網路頁面範例，並可讓您瞭解可能性。 當您繼續進行規劃和實作程式時，請記住這些資訊。

接下來，請開始規劃 智慧型手機 SharePoint 內部網路 ，方法是與重要項目關係人合作，以瞭解重要的業務和內部網路目標。 與內部網路用戶進行研究，以探索重要角色和案例。 檢閱您現有的內部網路，並判斷要從哪一個計劃開始，以獲得最佳的投資報酬率。 當您排定內部網路方案的優先順序時，請考慮如何從您建置的入口網站取得最佳效能 和延展性 。 如果您現有的內部網路使用 SharePoint 伺服器，請考慮如何將 內容移轉至 SharePoint ，以符合您的整體計劃。 若要針對頁面效能問題進行疑難解答，請使用 頁面診斷工具。

選擇一或多個機會來開始，並與組織中該區域的企業擁有者開會，以規劃解決方案。 某些解決方案可能需要組織不同部分之間的協調。

當您規劃和實作內部網路時，請記住下列主要的成功因素：

  • 針對您的內部網路，整體而言：

    • 為每個方案提供贊助者，並擁有整個內部網路企業中的執行贊助者。
    • 請確定您的內部網路目標直接系結至重要的商務目標。
    • 讓核心小組一起思考治理，請確定您將治理決策與商務目標保持一致。
    • 讓您的內部網路與您的組織品牌和文化特性一致。
    • 不要假設您必須以「大號」啟動，讓通訊和訓練與您的啟動計劃一致。

  • 針對每個方案：

    • 收集結果，而不是需求—請務必與網站使用者交談，而不只是擁有者。
    • 設計以符合您的組織標準，但允許網站「故事」指定導覽和版面配置。
    • 為每個網站建立成功目標，並定期檢閱。
    • 使用網站訪客測試您建議的導覽， 請確定訪客可以輕鬆地進入其最上層工作。

重要工作

組織內部網路

SharePoint 內部網路的重要部分是您的網站架構。 藉由使用一系列的 通訊網站 和 中樞，您可以建立直覺式內部網路，其中包含跨相關網站的一般導覽，以及易於管理的許可權結構。 如需 SharePoint 中網站導覽的詳細資訊，請參閱 規劃新式 SharePoint 體驗的導覽。

*從開始— 瞭解您需要內部網路完成的專案，並開始組織內容資產以符合主要結果目標。 根據企業的需求、區域、部門或功能，以及使用者關心的主題來組織。

您知道您是在 企業擁有者和使用者確認他們可以找到並存取讓工作更具生產力的內容時完成。

為您的內部網路建立品牌

商標可讓您讓內部網路與組織文化一致。 透過 SharePoint，您可以 將商標新增至 SharePoint 網站，也可以 為您的組織自定義 Microsoft 365 主題。

*一開始—回答，您需要跨所有網站的一致品牌，還是貴組織中的不同部門、部門或群組有自己的外觀和風格？ 然後，根據貴組織的品牌需求，收集已核准的品牌資產，例如品牌色彩、標誌和影像。

您知道您已完成此動作 ： 您已決定從首頁到中樞到個別網站的內部網路端對端外觀。

IT 專業人員和系統管理員

IT 專業人員和系統管理員會實作企業擁有者針對其內部網路入口網站所需的平臺整合步驟，例如使用資料庫或企業營運應用程式。 這可能包括從現有系統移轉內容。 他們也會與其他項目關係人和企業合作，以判斷內部網路的治理策略，並訓練組織中的人員使用SharePoint和其他工具來管理內部網路。

當您規劃和實作內部網路時，請記住下列主要的成功因素：

  • 建立支援商務需求和保留、安全性和合規性目標的治理計劃。
  • 請確定所有網站擁有者、內容作者和訪客都瞭解治理如何套用至其角色。
  • 在移轉之前清除現有的內容。 僅移轉相關、目前且支援每個網站結果目標的內容。
  • 啟用鼓勵溝通、參與和共同作業的社交連線。
  • 訓練您的內容作者和使用者。

重要工作

規劃和對齊治理策略

控管是一組原則、角色和流程，可控制貴組織的營業單位和IT小組如何合作以達成其目標，確保組織內容和通訊安全，且檢視者可從一致的體驗獲益。 每家組織都有獨特的需求和目標，而這些會影響控管方法。 規劃治理 策略時要考慮的一些詳細數據：命名慣例、來賓存取、網站、群組和檔案的分類。

從 開始 — 瞭解貴組織的規則和需求，以及企業擁有者和網站擁有者的需求。 然後，與IT、HR和資深領導階層一起開發計劃，讓員工以符合規範的方式，以最低限度的監督將SharePoint的價值最大化。

您知道您是在 治理項目關係人、企業擁有者和內容建立者可以輕鬆地在 SharePoint 中工作，而不會讓企業節奏變慢時完成。

從現有的內部網路移轉內容

您現有的內部網路可能包含不同平台上各種來源的內容。 建立智慧型 SharePoint 內部網路的主要工作是決定現有內容的狀態，以及決定要移轉至新內部網路的內容。

您目前的商務擁有者和網站擁有者可能最適合用來評估是否應移轉內容，而您可能想要讓它們根據涉及的專案執行實際移轉。 視要移動的內容數量和位置而定，可能需要您的協助。 瞭解從檔案共用、SharePoint Server 和其他雲端提供者移轉的選項。

一開始 ： 請與業務領導者和其他內容項目關係人合作，檢閱您現有的內容，以取得相關性和正確性。

您知道您是在 將一組策劃的內容移轉至 SharePoint 時完成。

自訂 SharePoint 以符合您的商務需求

透過 SharePoint 智慧型手機體驗，您可以建立吸引人且容易維護的內部網路，而不需要自定義。 強烈建議您盡可能使用 SharePoint 默認體驗。 這可讓您隨著時間更輕鬆地進行變更管理。

如果您需要自定義 SharePoint，SharePoint 會提供架構解決方案、應用程式、載入宏和解決方案，以協助您符合業務需求。 如需詳細資訊，請參閱 SharePoint 開發。

訓練您的內容作者

根據其背景，組織中的人員可能需要一些 協助才能開始使用 SharePoint。 Microsoft 365 學習路徑 可讓您將一組策劃的 Microsoft 內容帶給您的使用者。 其他可協助內容建立者管理網站更新的參考包括：

從 開始 — 判斷使用者在 SharePoint 上進行訓練的需求，並讓這些參考成為已知的參考。

您知道您已完成： 組織社交媒體通道和技術支援中心上 SharePoint 內部網路使用量的相關問題已降低為中等層級。

企業擁有者和網站擁有者

身為企業擁有者，您可能負責組織特定區域的內部網路內容，例如 HR 或作業。 您也可以是網站擁有者，也就是有權在 SharePoint 中建立及維護網站內容和體驗的人員。 開始設定個別網站之前，如需一些想法，請先查看 SharePoint 外觀簿。 作為整體治理計劃的一部分，您可能會決定網站必須遵循一致的模式，以確保讀者在從網站到網站或主題到內部網路的主題時，不需要花費太多時間將自己導向。

當您規劃和實作內部網路時，請記住這些重要的成功因素：

  • 當您實作網站時，請專注在用戶體驗上 — 檢查標籤是否有相關性、確定影像與內容相關，請勿假設 — 測試！
  • 在移轉之前清除現有的內容。 僅移轉相關、目前且支援網站結果目標的內容。
  • 請讓使用者在建置程式的所有階段取得意見反應。
  • 請確定網站擁有者或聯繫人會顯示在網站首頁的一致位置，讓訪客知道他們應該與誰聯繫以取得意見反應。
  • 規劃啟動通訊，其中可能包含啟動事件或活動。 慶祝您的成功！

重要工作

移轉資料

建立新的內部網路網站時，其中一項最大的工作是將現有的數據遷移至 SharePoint。 強烈建議您執行內容稽核，以查看正在使用的專案、最新功能，以及不再需要且可以刪除或封存的專案。

尋找機會來排除您不再需要的舊版檔。 如果您移轉結尾為 .v1、.v2 等的檔案，則會讓無法依賴搜尋以一致地尋找最新版本檔的用戶產生混淆。

訓練您的使用者利用 SharePoint 的自動化版本設定，並盡可能從檔名中移除版本識別碼和日期，只移轉最新且最精確的版本。 更棒的是，請參閱您是否可以將舊版文件轉換成新式頁面，以建立更吸引人且更輕鬆地取用內容。 您可以移除移轉之前不再需要的內容，以獲得更好的搜尋體驗，並達到更高的用戶滿意度和更輕鬆的維護。

瞭解從檔案共用、SharePoint Server 和其他雲端提供者移轉的選項。

影片是與組織中人員溝通以進行執行簡報，或透過影片分享想法時，可提升參與度的好方法。 使用 Microsoft Stream 來提供即時和隨選會議、活動和訓練。 如果您有想要在新的內部網路網站上提供的現有影片內容，請將它上傳至 Stream 作為內容移轉程式的一部分。

從 開始 — 瞭解可能需要移轉的內容完整範圍，然後定義用來以應移轉的內容為目標的準則，這些準則應該編輯后再移轉，而且應該淘汰。

您知道您已完成， 您有建立與啟動有效 SharePoint 網站所需的最少內容量。

判斷您的許可權和共用策略

SharePoint 許可權 是透過網站內的一組角色來管理， 擁有者、成員和訪客。 視網站類型而定，可能會有更多可用的許可權和共享選項，例如使用 Microsoft 365 群組。

從 開始 — 判斷誰需要存取權、誰不應該有存取權，以及如何授與存取要求。

您知道您已完成 - 所有網站擁有者和使用者都可以存取所需的內容，同時在適當時保護機密內容。

設計內部網路入口網站頁面，也稱為主網站

您組織的主要內部網路入口網站是新 SharePoint 內部網路的一大部分。 您可以在內部網路開發項目期間隨時建立此頁面。 您仍然可以使用智慧型入口網站首頁來指向舊版內部網路網站。 如果您有想要作為主要入口網站頁面的現有通訊網站，您可以 將它移至根網站。

大型功能表、新聞網頁元件和 Viva Engage 摘要都可用來讓您的主要入口網站頁面成為使用者吸引人且具生產力的目的地。 如需建立此頁面的端對端檢視，請參閱 引導式逐步解說：為您的組織建立企業登陸網站。

一開始 - 從貴組織的通訊小組、您的執行贊助者、IT 部門和使用者的角度考慮目標。 在設計入口網站首頁時，請記住簡單性和延展性。

您知道您已完成此 動作： 您已使用入口 網站啟動排程器建立啟動 計劃，以便從目前的入口網站頁面重新導向至新頁面，並已與所有項目關係人和使用者共用此計劃。

設計您的商務或主題特定內部網路網站

當您開始為服務和函式設計內部網路網站時，請確定您已與用戶進行研究，以進一步瞭解其需求，以及使用者目前如何與您的內容互動。 若要建立自定義問卷和問卷，並花時間觀察使用者並與其開會，您可以使用 Forms。

建議您使用 通訊網站來開發內部網路頁面。 透過通訊網站，您可以透過各種範本和網頁元件來共用新聞、報表、狀態和其他資訊。 如需設定通訊網站的端對端檢視，請參閱 引導式逐步解說：為您的組織建立通訊網站。 深入瞭解 如何規劃您的網站。

若要張貼重要或有趣的報導、公告、人員新聞、狀態更新，以及可包含圖形和豐富格式的更多內容，您可以使用 新聞網頁元件。 在新聞網頁元件中，若要為特定物件設定特定內容的優先順序，您可以設定 目標物件。 如需在 SharePoint 中使用新聞的端對端查看，請參閱 引導式逐步解說：為您的組織設定新聞。

若要符合組織的品牌需求，您可以 變更網站的外觀。

從 開始 - 優先處理商務目標，然後決定一開始需要的網站和網頁元件類型。

您知道您是在 商務和網站擁有者擁有 SharePoint 中的專用區域時完成，這些區域可在幾乎不需要監督的情況下擁有和維護。

內容作者

內容作者是在網站上建立內容的人員。 內容作者可以承擔許多責任，例如建立和發佈新聞、建立主題特定頁面，或擔任特殊專案和計劃的主題專家和思考領導者。 內容作者應該熟悉 SharePoint 設計基本概念。

當您建立和管理內部網路的內容時，請記住下列主要的成功因素：

  • 請考慮內容最適合以頁面或文件呈現。 當您的內容是動態的，而且最輕鬆地與影像、影片或連結等吸引人的網頁元件通訊時，請使用頁面。 當您的內容設計為要下載或列印時，請使用檔。
  • 事先摘要： 在您專注於設計之前，請先將資訊讀取器必須具備的資訊放在頁面頂端，才能讓您的通訊成功。
  • 使用章節和標題樣式，以可視化方式分隔主題和概念，讓您的頁面更容易閱讀和存取。
  • 建立自定義頁面範本以推動一致性並簡化頁面建立。
  • 請務必遵循影像和影片指導方針，讓頁面效能保持高。

主要工作：

通知並保持互動

使用 SharePoint 頁面收集和管理內容。 使用 清單 取得您可能在 Excel 中收集的資訊。 清單 可讓您和您的物件收集、追蹤及共用資訊。 使用清單 網頁元件，改善清單的顯示方式，以及數據行和清單檢視格式設定。 使用 連結庫 來儲存檔。 使用文檔庫 網頁元件，輕鬆地新增、重新排序、排序、篩選及建立文檔庫的自定義檢視。

使用醒目提示的內容 網頁元件，動態顯示文檔庫、網站、網站集合或所有網站的內容。

使用新聞 網頁元件建立和策劃與您對象相關的新聞。 快速建立醒目提示的文章，例如公告、人員新聞、狀態更新等等，其中包含圖形和豐富的格式。

使用 目標對象來自定義用戶檢視內容和新聞的方式。 目標物件可讓特定內容優先於 SharePoint 起始頁面上的特定物件、行動應用程式上的新聞，以及啟用目標物件時的新聞網頁元件。

讓用戶能夠在任何裝置上工作。 當使用者將檔案保留在其本機裝置或網路共用上時，當他們沒有裝置，或沒有與您的網路連線時，他們就沒關係了。 如果使用者的裝置發生問題，數據可能無法復原。 取得 SharePoint 行動應用程式。

一開始： 將內容組織成主題，為每個主題建立頁面。 判斷頁面內容是否應該包含文字、鏈接、清單或連結庫。 將內容對齊本文，以確保讀者可以快速掃描或略過頁面，有效率地取得所需的資訊。

您知道您是在何時完成 — 您可以使用 網站使用方式和分析，並要求使用者提供意見反應，以在正確的時間確認使用者可以存取正確的資訊。

建置文化與社群

使用 Viva Engage，協助工作組跨組織進行連線和互動。 深入瞭解 Viva Engage 重點和 Viva Engage 交談網頁元件。 有時需要透過影片傳遞內容，例如在進行全組織公告時，或當資深領導者主持即時活動，或您想要在提供指示的頁面上提供範例時。 Microsoft Stream 是您組織自己的視訊網站。 若要顯示影片內容，請使用您網站上 Stream 網頁元件。

從 開始 — 尋找要在您的網站上放大的新聞、公告和事件。

您知道您已完成這個時機 ： 您會定期宣傳新聞和活動，以開始交談，並吸引和連接廣大的物件。

下一步

深入瞭解如何 開始 建立或更新組織的內部網路。

建立並啟動狀況良好的入口網站

SharePoint 中的新式體驗指南

智慧型內部網路構想工作坊 PowerPoint 簡報

規劃您的內部網路

規劃您的通訊網站 — 開始使用